Verordnung zur elektronischen Aktenführung bei den Gerichten und Staatsanwaltschaften (EAkten-Verordnung - EAktVO M-V) Vom 4. August 2018

§ 2 Bildung elektronischer Akten(1) Elektronische Dokumente sowie in Papierform beibehaltene Schriftstücke und sonstige Unterlagen, die dieselbe Angelegenheit betreffen, sind zu Akten zu vereinigen.(2) Enthält eine elektronisch geführte Akte sowohl elektronische als auch in Papierform beibehaltene Bestandteile, so muss beim Zugriff auf jeden der Teile ein Hinweis auf den jeweils anderen Teil erfolgen.(3) Elektronisch geführte Akten sind so zu strukturieren, dass sie die interne Bearbeitung durch die Gerichte und Staatsanwaltschaften sowie den Aktenaustausch unterstützen.

§ 5 Datenschutz und DatensicherheitDas für Justiz zuständige Ministerium ergreift dem jeweiligen Stand der Technik entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit und zur Sicherstellung des Datenschutzes nach Maßgabe des Landesdatenschutzgesetzes, des Bundesdatenschutzgesetzes und der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) (ABl. L 119 vom 4.5.2016, S. 1, L 314, S. 72). Zur Erfüllung der Verpflichtung nach Satz 1 erstellt es ein Sicherheitskonzept, das festlegt, mit welchen technischen und organisatorischen Maßnahmen die Vorgaben des Datenschutzrechts und dieser Verordnung gewährleistet werden.

§ 6 ErsatzmaßnahmenIm Falle anhaltender technischer Störungen beim Betrieb der elektronischen Akte kann die Leitung des Gerichts oder der Staatsanwaltschaft für die von der Störung betroffenen Sachgebiete anordnen, dass eine Ersatzakte in Papierform geführt wird. Diese ist in die elektronische Form zu übertragen, sobald die Störung behoben ist.

§ 3 Übertragung von Papierdokumenten(1) In Papierform vorliegende Schriftstücke und sonstige Unterlagen sind nach dem Stand der Technik in die elektronische Form zu übertragen. In Straf- und Bußgeldsachen bleibt § 32e der Strafprozessordnung, auch in Verbindung mit § 110c des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten in den jeweils geltenden Fassungen, unberührt. Satz 1 gilt nicht für in Papierform geführte Akten anderer Instanzen und beigezogene Akten.(2) Es ist sicherzustellen, dass das elektronische Dokument mit den Schriftstücken und sonstigen Unterlagen bildlich und inhaltlich übereinstimmt. Die Übertragung hat nach dem Stand der Technik zu erfolgen. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn den Anforderungen der Technischen Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen (TR RESISCAN) des Bundeamtes für Sicherheit in der Informationstechnik genügt wird. Eingescannte Leerseiten werden nicht gespeichert.(3) In Papierform vorliegende Schriftstücke und sonstige Unterlagen sind frühestens nach dem Ablauf von sechs Monaten nach der Übertragung zu vernichten, sofern sie nicht rückgabepflichtig oder aus sonstigen Gründen aufzubewahren sind oder die Aufbewahrung, etwa aufgrund ihrer fortbestehenden Beweiserheblichkeit, im Einzelfall richterlich oder staatsanwaltschaftlich angeordnet wurde. Nicht vernichtet werden dürfen als Beweismittel in Papierform in Urschrift oder Ausfertigung vorgelegte Urkunden. Die Leitung des Gerichts oder der Staatsanwaltschaft trifft nähere Regelungen zu den Aufbewahrungsfristen.

Anlage (zu § 1 Absatz 3)Gerichte, Staatsanwaltschaften, Verfahren und Zeitpunkt der elektronischen Aktenführung Nummer Gericht oder Staatsanwaltschaft Verfahren Stichtag oder Ereignis 1 Amtsgericht Schwerin In Verfahren gemäß § 14 Absatz 6 Satz 1 FamFG i.V.m. § 271 FamFG wird die Hybridaktenführung im Sinne des § 1 Absatz 3 angeordnet. 15. März 2023 2 Amtsgericht Wismar In Verfahren gemäß § 14 Absatz 6 Satz 1 FamFG i.V.m. § 271 FamFG wird die Hybridaktenführung im Sinne des § 1 Absatz 3 angeordnet. 15. März 2023 3 Amtsgericht Ludwigslust In Verfahren gemäß § 14 Absatz 6 Satz 1 FamFG i.V.m. § 271 FamFG wird die Hybridaktenführung im Sinne des § 1 Absatz 3 angeordnet. 15. März 2023 4 Amtsgericht Rostock In Verfahren gemäß § 14 Absatz 6 Satz 1 FamFG i.V.m. §§ 151 Nr. 4, 271 FamFG wird die Hybridaktenführung im Sinne des § 1 Absatz 3 angeordnet. 15. März 2023 5 Amtsgericht Güstrow In Verfahren gemäß § 14 Absatz 6 Satz 1 FamFG i.V.m. § 271 FamFG wird die Hybridaktenführung im Sinne des § 1 Absatz 3 angeordnet. 15. März 2023 6 Amtsgericht Waren (Müritz) In Verfahren gemäß § 14 Absatz 6 Satz 1 FamFG i.V.m. § 271 FamFG wird die Hybridaktenführung im Sinne des § 1 Absatz 3 angeordnet. 15. März 2023 7 Amtsgericht Stralsund In Verfahren gemäß § 14 Absatz 6 Satz 1 FamFG i.V.m. §§ 151 Nr. 4, 271 FamFG wird die Hybridaktenführung im Sinne des § 1 Absatz 3 angeordnet. 15. März 2023 8 Amtsgericht Greifswald In Verfahren gemäß § 14 Absatz 6 Satz 1 FamFG i.V.m. §§ 151 Nr. 4, 271 FamFG wird die Hybridaktenführung im Sinne des § 1 Absatz 3 angeordnet. 15. März 2023 9 Amtsgericht Neubrandenburg In Verfahren gemäß § 14 Absatz 6 Satz 1 FamFG i.V.m. §§ 151 Nr. 4, 271 FamFG wird die Hybridaktenführung im Sinne des § 1 Absatz 3 angeordnet. 15. März 2023 10 Amtsgericht Pasewalk In Verfahren gemäß § 14 Absatz 6 Satz 1 FamFG i.V.m. § 271 FamFG wird die Hybridaktenführung im Sinne des § 1 Absatz 3 angeordnet. 15. März 2023 11 Amtsgericht Güstrow In Verfahren gemäß § 14 Absatz 6 Satz 1 FamFG i.V.m. § 151 Nr. 4 FamFG wird die Hybridaktenführung im Sinne des § 1 Absatz 3 angeordnet. 16. Mai 2023 12 Amtsgericht Waren (Müritz) In Verfahren gemäß § 14 Absatz 6 Satz 1 FamFG i.V.m. § 151 Nr. 4 FamFG wird die Hybridaktenführung im Sinne des § 1 Absatz 3 angeordnet. 16. Mai 2023 13 Amtsgericht Pasewalk In Verfahren gemäß § 14 Absatz 6 Satz 1 FamFG i.V.m. § 151 Nr. 4 FamFG wird die Hybridaktenführung im Sinne des § 1 Absatz 3 angeordnet. 16. Mai 2023 14 Amtsgericht Schwerin In Verfahren gemäß § 14 Absatz 6 Satz 1 FamFG i.V.m. § 151 Nr. 4 FamFG wird die Hybridaktenführung im Sinne des § 1 Absatz 3 angeordnet 15. Juni 2023 15 Amtsgericht Wismar In Verfahren gemäß § 14 Absatz 6 Satz 1 FamFG i.V.m. § 151 Nr. 4 FamFG wird die Hybridaktenführung im Sinne des § 1 Absatz 3 angeordnet. 15. Juni 2023 16 Amtsgericht Ludwigslust In Verfahren gemäß § 14 Absatz 6 Satz 1 FamFG i.V.m. § 151 Nr. 4 FamFG wird die Hybridaktenführung im Sinne des § 1 Absatz 3 angeordnet. 15. Juni 2023 17 Amtsgericht Schwerin In Verfahren gemäß § 14 Absatz 6 Satz 1 FamFG i.V.m. §§ 374, 375 FamFG wird die Hybridaktenführung im Sinne des § 1 Absatz 3 angeordnet. 31. Dezember 2025 18 Amtsgericht Rostock In Verfahren gemäß § 14 Absatz 6 Satz 1 FamFG i.V.m. §§ 374, 375 FamFG wird die Hybridaktenführung im Sinne des § 1 Absatz 3 angeordnet. 31. Dezember 2025 19 Amtsgericht Stralsund In Verfahren gemäß § 14 Absatz 6 Satz 1 FamFG i.V.m. §§ 374, 375 FamFG wird die Hybridaktenführung im Sinne des § 1 Absatz 3 angeordnet. 31. Dezember 2025 20 Amtsgericht Neubrandenburg In Verfahren gemäß § 14 Absatz 6 Satz 1 FamFG i.V.m. §§ 374, 375 FamFG wird die Hybridaktenführung im Sinne des § 1 Absatz 3 angeordnet. 31. Dezember 2025 21 Oberlandesgericht Rostock In Verfahren gemäß § 14 Absatz 6 Satz 1 FamFG i.V.m. §§ 374, 375 FamFG wird die Hybridaktenführung im Sinne des § 1 Absatz 3 angeordnet. 31. Dezember 2025

§ 1 Anordnung der elektronischen Aktenführung(1) Die Akten werden elektronisch geführt. Bei den in der Verwaltungsvorschrift zu dieser Verordnung bezeichneten Gerichten und Staatsanwaltschaften werden die Akten in den dort genannten Verfahren ab dem angegebenen Zeitpunkt im Ganzen elektronisch geführt. Die Verwaltungsvorschrift wird vom für Justiz zuständigen Ministerium erlassen und ist öffentlich bekanntzugeben.(2) Akten, die zum in der Verwaltungsvorschrift angegebenen Zeitpunkt bereits in Papierform angelegt sind, werden im Ganzen in Papierform geführt.(3) Abweichend von Absatz 2 werden die Akten bei den in der Anlage bezeichneten Gerichten und Staatsanwaltschaften in den in der Anlage bezeichneten Verfahren bis zu dem in der Anlage benannten Zeitpunkt in Papierform und ab dem Zeitpunkt nach Maßgabe des Absatzes 2 elektronisch weitergeführt (hybride Aktenführung). Dies gilt auch, soweit Akten von anderen Gerichten, Staatsanwaltschaften oder Spruchkörpern abgegeben und bereits in Papierform angelegt worden sind. Sind aufgrund einer gesetzlichen Vorschrift zwei Dokumente untrennbar miteinander zu verbinden, hat die Verbindung in Papierform zu erfolgen, wenn nicht beide Dokumente Teil der elektronischen Akte sind.(4) Von der elektronischen Aktenführung ausgenommen sind bis zum 31. Dezember 2035 Dokumente und Aktenteile, die gemäß § 2 Absatz 2 des Sicherheitsüberprüfungsgesetzes Mecklenburg-Vorpommern als „VS-VERTRAULICH“, „GEHEIM“ oder „STRENG GEHEIM“ eingestuft sind. Soweit bereits eine elektronische Akte angelegt wurde, ist diese in die Papierform umzuwandeln. Dokumente und Aktenteile, die gemäß § 2 Absatz 2 des Sicherheitsüberprüfungsgesetzes Mecklenburg-Vorpommern als VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestuft sind, werden bis zum 31. Dezember 2035 in Papierform übermittelt.

Aufgrund des 1. § 298a Absatz 1 Satz 2 und 4 der Zivilprozessordnung in der Fassung der Bekanntmachung vom 5. Dezember 2005 (BGBl. I S. 3202; 2006 I S. 431; 2007 I S. 1781), die zuletzt durch Artikel 2 des Gesetzes vom 12. Juli 2018 (BGBl. I S. 1151) geändert worden ist, in Verbindung mit § 1 Nummer 43 der Ermächtigungsübertragungslandesverordnung Justiz vom 11. Oktober 2006 (GVOBl. M-V S. 755), die zuletzt durch die Verordnung vom 19. Juli 2018 (GVOBl. M-V S. 270) geändert worden ist,2. § 14 Absatz 4 Satz 1 und 2 des Gesetzes über das Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit vom 17. Dezember 2008 (BGBl. I S. 2586, 2587), das zuletzt durch Artikel 7 des Gesetzes vom 20. Juli 2017 (BGBl. I S. 2780, 2786) geändert worden ist, in Verbindung mit § 1 Nummer 17 der Ermächtigungsübertragungslandesverordnung Justiz,3. § 46e Absatz 1 Satz 2 des Arbeitsgerichtsgesetzes in der Fassung der Bekanntmachung vom 2. Juli 1979 (BGBl. I S. 853, 1036), das zuletzt durch Artikel 3 des Gesetzes vom 12. Juli 2018 (BGBl. I S. 1151, 1154) geändert worden ist, in Verbindung mit § 1 Nummer 4 der Ermächtigungsübertragungslandesverordnung Justiz,4. § 55b Absatz 1 Satz 2 und 3 der Verwaltungsgerichtsordnung in der Fassung der Bekanntmachung vom 19. März 1991 (BGBl. I S. 686), die zuletzt durch Artikel 7 des Gesetzes vom 12. Juli 2018 (BGBl. I S. 1151, 1154) geändert worden ist, in Verbindung mit § 1 Nummer 39 der Ermächtigungsübertragungslandesverordnung Justiz,5. § 65b Absatz 1 Satz 2 und 3 des Sozialgerichtsgesetzes in der Fassung der Bekanntmachung vom 23. September 1975 (BGBl. I S. 2535), das zuletzt durch Artikel 9 des Gesetzes vom 12. Juli 2018 (BGBl. I S. 1151, 1155) geändert worden ist, in Verbindung mit § 1 Nummer 34 der Ermächtigungsübertragungslandesverordnung Justiz,6. § 52b Absatz 1 Satz 2 und 3 der Finanzgerichtsordnung in der Fassung der Bekanntmachung vom 28. März 2001 (BGBl. I S. 442, 2262; 2002 I S. 679), die zuletzt durch Artikel 8 des Gesetzes vom 12. Juli 2018 (BGBl. I S. 1151, 1154) geändert worden ist, in Verbindung mit § 1 Nummer 18 der Ermächtigungsübertragungslandesverordnung Justiz, verordnet das Justizministerium:

§ 4 Führung und Aufbewahrung elektronischer AktenDie elektronische Akte ist mit einem elektronischen Datenverarbeitungssystem nach dem Stand der Technik zu führen und aufzubewahren. Dieses hat zu gewährleisten, dass 1. die elektronische Akte benutzbar, lesbar und auffindbar ist (Verfügbarkeit),2. die Funktionen der elektronischen Akte nur genutzt werden können, wenn sich der Benutzer dem System gegenüber identifiziert und authentisiert (Identifikation und Authentisierung),3. die eingeräumten Benutzungsrechte im System verwaltet werden (Berechtigungsverwaltung),4. die eingeräumten Benutzungsrechte vom System geprüft werden (Berechtigungsprüfung),5. die Vornahme von Veränderungen und Ergänzungen der elektronischen Akte im System protokolliert wird (Beweissicherung),6. eingesetzte Backup-Systeme ohne Sicherheitsrisiken wiederhergestellt werden können (Wiederaufbereitung),7. etwaige Verfälschungen der gespeicherten Daten durch Fehlfunktionen des Systems durch geeignete technische Prüfmechanismen rechtzeitig bemerkt werden können (Unverfälschtheit),8. die Funktionen des Systems fehlerfrei ablaufen und auftretende Fehlfunktionen unverzüglich gemeldet werden (Verlässlichkeit) und9. der Austausch von Daten im System und bei Einsatz öffentlicher Netze sicher erfolgen kann (Übertragungssicherheit).

§ 7 Geltung der AktenordnungenIm Übrigen bleiben die Aktenordnungen unberührt.

§ 8 InkrafttretenDiese Verordnung tritt am Tag nach der Verkündung in Kraft.