Verordnung über die technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen der elektronischen Aktenführung in Straf- und Bußgeldverfahren des Landes Sachsen-Anhalt (Straf- und Bußgeldaktenführungsverordnung) Vom 17. Dezember 2025

Aufgrund von§ 110a Abs. 2 Satz 1 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten in der Fassung der Bekanntmachung vom 19. Februar 1987 (BGBl. I S. 602), zuletzt geändert durch Artikel 9 des Gesetzes vom 8. Dezember 2025 (BGBl. 2025 I Nr. 319, S. 3),und§ 32 Abs. 2 Satz 1 der Strafprozessordnung in der Fassung der Bekanntmachung vom 7. April 1987 (BGBl. I S. 1074, 1319), zuletzt geändert durch Artikel 2 des Gesetzes vom 17. Juli 2025 (BGBl. 2025 I Nr. 163, S. 1),wird verordnet:

§ 1 AnwendungsbereichDiese Verordnung ist anzuwenden auf elektronisch geführte Akten in Straf- und Bußgeldverfahren bei Behörden im Land Sachsen-Anhalt. Sie findet keine Anwendung auf die elektronische Aktenführung der Zentralen Bußgeldstelle des Landes in der Polizeiinspektion Zentrale Dienste.

§ 2 Bildung elektronischer Akten(1) In der elektronischen Akte werden zur Akte gebrachte elektronische Dokumente einschließlich zugehöriger Signaturdateien sowie sonstige zur Akte gebrachte Dateien und Informationen gespeichert. Elektronische Empfangsbekenntnisse sowie elektronische Formulare, die als strukturierte maschinenlesbare Datensätze übermittelt worden sind, werden als Datensätze in der elektronischen Akte gespeichert.(2) Elektronisch geführte Akten sind so zu strukturieren, dass die interne Bearbeitung und der Aktenaustausch gewährleistet sind. Die in der elektronischen Akte gespeicherten Inhalte müssen jederzeit zusätzlich als elektronische Dokumente in druckbarer, kopierbarer und, soweit technisch möglich, durchsuchbarer Form im Dateiformat PDF/A wiedergegeben werden können. Aus diesen Dokumenten wird das Repräsentat gebildet. Das Repräsentat muss den gesamten zur Akte genommenen Inhalt mit Ausnahme der nur für die Datenverarbeitung notwendigen Struktur-, Definitions- und Schemadateien wiedergeben. Soweit die Wiedergabe eines Inhalts technisch nicht möglich ist, ist ein entsprechender Hinweis in das Repräsentat aufzunehmen. An die Stelle von Signaturdateien treten im Repräsentat Vermerke über das Ergebnis der Signaturprüfung. Das Repräsentat muss druckbar, kopierbar und, soweit technisch möglich, durchsuchbar sein. Die Seiten des Repräsentats sind so zu bezeichnen, dass sie eindeutig zitiert werden können.(3) Liegen zu einer elektronisch geführten Akte1. Aktenbände anderer Behörden, Beiakten oder Schriftstücke und sonstige Unterlagen, die als Beweismittel eingehen, in nichtelektronischer Form oder2. Aktenbestandteile, die Verschlusssachen im Sinne des § 5 der Verschlusssachenanweisung des Landes Sachsen-Anhalt mit dem Geheimhaltungsgrad VS-VERTRAULICH oder höher sind,vor, so muss die elektronische Akte einen Hinweis auf diese Unterlagen oder Aktenbestandteile enthalten.(4) Bei der elektronischen Aktenführung müssen alle Daten vorgehalten werden, die erforderlich sind, um den für die Übermittlung von elektronischen Akten vorgesehenen strukturierten maschinenlesbaren Datensatz im Dateiformat XML gemäß der Bekanntmachung nach § 6 der Strafaktenübermittlungsverordnung sowie nach § 6 der Bußgeldaktenübermittlungsverordnung zu erzeugen und die Bearbeitung zu unterstützen.

§ 3 Übertragung von Papierdokumenten(1) Schriftstücke und sonstige Unterlagen, die zu einer elektronisch geführten Akte in Papierform eingereicht werden, sind in die elektronische Form zu übertragen. Geeignete Beweismittel können in die elektronische Form übertragen werden. Gleiches gilt für Akten oder Beiakten anderer Behörden. Verschlusssachen, die mit dem Geheimhaltungsgrad VS-VERTRAULICH oder höher im Sinne des § 7 der Verschlusssachenanweisung für das Land Sachsen-Anhalt eingestuft sind, sind getrennt von der elektronischen Akte zu führen.(2) Es ist sicherzustellen, dass das elektronische Dokument mit den eingereichten Schriftstücken und sonstigen Unterlagen bildlich und inhaltlich übereinstimmt. Die Übertragung hat nach dem Stand der Technik zu erfolgen. Dies ist insbesondere der Fall, wenn den Anforderungen der Technischen Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen (TR RESISCAN) des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik genügt wird. Eingescannte Leerseiten werden nicht gespeichert.(3) In Papierform eingereichte Schriftstücke und sonstige Unterlagen sind nach einer Frist von mindestens sechs Monaten nach ihrer Übertragung zu vernichten, sofern sie nicht rückgabepflichtig sind, die Aufbewahrung nicht im Einzelfall richterlich oder staatsanwaltlich angeordnet wurde oder sich aus § 32e Abs. 4 der Strafprozessordnung sowie § 110c des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten nicht etwas anderes ergibt.

§ 4 Bearbeitung der elektronischen Akte(1) Elektronische Dokumente sowie sonstige Dateien und Informationen gelten als zur Akte genommen, wenn sie bewusst und dauerhaft in der elektronischen Akte gespeichert worden sind.(2) Es ist sicherzustellen, dass die in der elektronischen Akte enthaltenen Dokumente nicht verändert werden können. Im Falle von ausnahmsweise erforderlichen Löschungen ist insbesondere sicherzustellen, dass diese protokolliert und entsprechende elektronische Fehlblätter eingefügt werden.

§ 5 Datenschutz und Datensicherheit(1) Die aktenführende Stelle hat als verantwortliche Stelle zu gewährleisten, dass die technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Erfüllung der datenschutzrechtlichen Anforderungen getroffen werden. Sie hat die einschlägigen Technischen Richtlinien und Empfehlungen des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik zu berücksichtigen.(2) Elektronische Akten sollen alle wesentlichen Verfahrenshandlungen vollständig, nachvollziehbar und wahrheitsgemäß abbilden. Dazu sind die Integrität, Authentizität, Lesbarkeit und Vertraulichkeit der Dokumente zu gewährleisten.(3) Elektronische Akten sind mit einem elektronischen Datenverarbeitungssystem nach dem Stand der Technik zu führen und aufzubewahren, das selbst oder durch ein anderes System insbesondere gewährleistet, dass1. elektronische Akten benutzbar, lesbar und auffindbar sind (Verfügbarkeit),2. die Funktionen der elektronischen Akten nur genutzt werden können, wenn sich der Benutzer identifiziert und authentisiert (Identifikation und Authentisierung),3. die eingeräumten Benutzungsrechte verwaltet, geprüft und bereitgestellt werden (Berechtigungsverwaltung),4. die Vornahme von Veränderungen und Ergänzungen in elektronischen Akten protokolliert wird (Beweissicherung),5. eingesetzte Backup-Systeme ohne Sicherheitsrisiken eine Wiederherstellung ermöglichen (Wiederherstellbarkeit),6. die Funktionen des Systems fehlerfrei ablaufen und auftretende Fehlfunktionen unverzüglich gemeldet werden (Verlässlichkeit) und7. der Austausch von Daten im System und bei Einsatz öffentlicher Netze sicher erfolgen kann (Übertragungssicherheit).

§ 6 BarrierefreiheitElektronische Akten und Verfahren zur elektronischen Aktenführung und -bearbeitung sollen technisch so gestaltet werden, dass sie, soweit technisch möglich, barrierefrei zugänglich und nutzbar sind. Die Verordnung zur Schaffung barrierefreier Informationstechnik nach dem Behindertengleichstellungsgesetz (Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung - BITV 2.0) ist dabei zu beachten.

§ 7 ErsatzmaßnahmenIm Fall anhaltender technischer Störungen der elektronischen Aktenführung kann die jeweilige Behördenleitung anordnen, dass eine Ersatzakte in Papierform geführt wird. Diese ist in die elektronische Form zu übertragen, sobald die Störung behoben ist.

§ 8 InkrafttretenDiese Verordnung tritt am Tag nach der Verkündung in Kraft.