Sächsische E-Justizverordnung

§ 1 Eröffnung der elektronischen Kommunikation; Verpflichtung zur elektronischen Einreichung und zur Übermittlung von Strukturdaten (1) Die Vorschriften dieses Abschnitts gelten für die Übermittlung elektronischer Dokumente an die sächsischen Gerichte sowie die Bearbeitung elektronischer Dokumente durch diese Gerichte, soweit dafür nicht die Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung vom 24. November 2017 (BGBl. I S. 3803), die zuletzt durch Artikel 6 des Gesetzes vom 5. Oktober 2021 (BGBl. I S. 4607) geändert worden ist, oder die Dokumentenerstellungs- und -übermittlungsverordnung vom 28. Februar 2020 (BGBl. I S. 244), die durch Artikel 10 des Gesetzes vom 25. Juni 2021 (BGBl. I S. 2099) geändert worden ist, in den jeweils geltenden Fassungen, gilt. (2) Bei den Amtsgerichten können in den Verfahren des Handels-, Genossenschafts-, Gesellschafts- und Partnerschaftsregisters, den Grundbuchsachen sowie den Insolvenzverfahren, soweit gemäß § 5 Absatz 4 der Insolvenzordnung Tabellen, Verzeichnisse und die dazugehörigen Dokumente betroffen sind, elektronische Dokumente eingereicht werden. (3) 1In Grundbuchsachen haben Notarinnen und Notare 1. Dokumente elektronisch zu übermitteln und 2. neben den elektronischen Dokumenten auch die darin enthaltenen Angaben in strukturierter maschinenlesbarer Form im Format XML (Extensible Markup Language) zu übermitteln; dazu gehören mindestens die Bezeichnung des Grundbuchamts, des Grundbuchbezirks, des Grundbuchblatts, der Beteiligten und der eingereichten Dokumente. 2Satz 1 Nummer 1 gilt nicht für Pläne und Zeichnungen, die ein größeres Format als DIN A3 aufweisen, und, soweit es sich nicht um Urkunden der oder des antragstellenden oder der oder des mit ihr oder ihm zur gemeinsamen Berufsausübung verbundenen Notarin oder Notars handelt, für die mit den Plänen oder Zeichnungen gemäß § 44 des Beurkundungsgesetzes verbundenen Dokumente, wenn mindestens die in Satz 1 Nummer 2 genannten Angaben in strukturierter maschinenlesbarer Form übermittelt werden. 3§ 137 Absatz 1 Satz 3 der Grundbuchordnung bleibt unberührt.2

§ 1a Elektronischer Rechtsverkehr zum Verfassungsgerichtshof des Freistaates Sachsen Für die Übermittlung elektronischer Dokumente an den Verfassungsgerichtshof des Freistaates Sachsen und die Bearbeitung elektronischer Dokumente durch den Verfassungsgerichtshof des Freistaates Sachsen gelten abweichend von den §§ 2 bis 4 die technischen Rahmenbedingungen der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung entsprechend.3

§ 2 Form der Einreichung (1) 1Zur Entgegennahme elektronischer Dokumente ist die elektronische Poststelle der Gerichte in Sachsen (elektronische Poststelle) bestimmt. 2Die elektronische Poststelle ist über die auf der Internetseite www.justiz.sachsen.de bezeichneten Kommunikationswege erreichbar. 3Zur Entgegennahme elektronischer Dokumente in Grundbuchsachen ist ausschließlich das direkt adressierbare elektronische Postfach des jeweiligen Grundbuchamtes bei der elektronischen Poststelle bestimmt. (2) 1Die Einreichung erfolgt durch die Übertragung des elektronischen Dokuments in die elektronische Poststelle. 2§ 136 der Grundbuchordnung bleibt unberührt. 3Im Fall mehrerer beim selben Gericht anhängiger Verfahren erfolgt die Einreichung elektronischer Dokumente zu jedem Aktenzeichen gesondert. (3) 1Sofern für Einreichungen die Schriftform oder die elektronische Form vorgeschrieben ist, sind, soweit kein Fall des § 12 Absatz 2 Satz 2 Halbsatz 1 des Handelsgesetzbuchs vorliegt, die elektronischen Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen. 2Die qualifizierte elektronische Signatur und das ihr zugrunde liegende Zertifikat müssen durch den Adressaten oder durch eine andere vom Staatsministerium der Justiz mit der automatisierten Überprüfung beauftragte Stelle prüfbar sein. 3Die Eignungsvoraussetzungen für eine Prüfung werden gemäß § 3 Nummer 2 bekannt gegeben. (4) 1Das elektronische Dokument muss eines der folgenden Formate in einer für den Adressaten bearbeitbaren Version aufweisen: 1. ASCII (American Standard Code for Information Interchange) als reiner Text ohne Formatierungscodes und ohne Sonderzeichen, 2. UNICODE als reiner Text ohne Formatierungscodes, 3. PDF (Portable Document Format), 4. XML (Extensible Markup Language). 2Wenn bildliche Darstellungen im Dateiformat PDF nicht verlustfrei wiedergegeben werden können, darf das elektronische Dokument zusätzlich im Dateiformat TIFF (Tag Image File Format) übermittelt werden. 3Nähere Informationen insbesondere zu den bearbeitbaren Versionen der zulässigen Dateiformate werden gemäß § 3 Nummer 3 bekannt gegeben. (5) 1Elektronische Dokumente, die einem der in Absatz 4 genannten Dateiformate in der nach § 3 Nummer 3 bekannt gegebenen Version entsprechen, können auch als Kompressionsdatei im ZIP-Dateiformat (ZIP-Datei) eingereicht werden. 2Die ZIP-Datei darf keine anderen ZIP-Dateien und keine Verzeichnisstrukturen enthalten. 3Werden Dokumente im Sinne von Absatz 3 als ZIP-Datei versandt, muss sich die qualifizierte elektronische Signatur auf das komprimierte Dokument beziehen. 4Die ZIP-Datei darf zusätzlich signiert werden. (6) Sofern strukturierte Daten übermittelt werden, sollen sie im UNICODE-Zeichensatz UTF 8 codiert sein. (7) Die elektronischen Nachrichten und die enthaltenen elektronischen Dokumente dürfen keine Schadsoftware enthalten.4

§ 3 Bekanntgabe der Bearbeitungsvoraussetzungen Im Auftrag des Staatsministeriums der Justiz gibt der Betreiber der elektronischen Poststelle auf der Internetseite www.justiz.sachsen.de bekannt: 1. die Einzelheiten des Verfahrens, das bei einer vorherigen Anmeldung zur Teilnahme am elektronischen Rechtsverkehr sowie für die Echtheitsbestätigung bei der jeweiligen Nutzung der elektronischen Poststelle einzuhalten ist, einschließlich der für die datenschutzgerechte Verwaltung elektronischer Postfächer zu speichernden personenbezogenen Daten, 2. die Zertifikate, Anbieter und Versionen elektronischer Signaturen, die nach seiner Prüfung für die Bearbeitung durch die Justiz oder durch eine andere mit der automatisierten Prüfung beauftragte Stelle geeignet sind; dabei ist mindestens die Prüfbarkeit qualifizierter elektronischer Signaturen sicherzustellen, die dem Profil Industrial-Signature-Interoperability-Specification/MailTrusT (ISIS-MTT) entsprechen, 3. die nach seiner Prüfung den in § 2 Absatz 3 und 4 Satz 1 festgelegten Formatstandards entsprechenden und für die Bearbeitung durch angeschlossene Gerichte geeigneten Versionen der genannten Formate sowie die bei dem in § 1 Absatz 2 Satz 1 Nummer 2 und § 2 Absatz 4 Satz 1 Nummer 5 bezeichneten XML-Format zugrunde zu legenden Definitions- oder Schemadateien, 4. die zusätzlichen Angaben, die bei der Übermittlung oder bei der Bezeichnung des einzureichenden elektronischen Dokuments gemacht werden sollen, um die Zuordnung innerhalb des adressierten Gerichts oder des Grundbuchamts und die Weiterverarbeitung durch dieses zu gewährleisten, 5. die Angaben zur höchstzulässigen Anzahl der elektronischen Dokumente und den Volumengrenzen bei einer Einreichung, 6. die Angaben zu den Datenträgern für die Ersatzeinreichung nach § 4 Absatz 1 Satz 1.5

§ 4 Ersatzeinreichung (1) 1Ist eine Übermittlung an die elektronische Poststelle nicht möglich, insbesondere weil die Grenzen für die Anzahl der einzureichenden Dokumente oder das Volumen der zu übermittelnden Daten nach § 3 Nummer 5 überschritten werden oder weil bei den Einreichenden oder bei der elektronischen Poststelle eine technische Störung vorliegt, kann die Einreichung abweichend von § 2 Absatz 1 und 2 auf einem Datenträger nach § 3 Nummer 6 bei dem Adressaten erfolgen. 2Eine Ersatzeinreichung bei dem Grundbuchamt muss in Papierform erfolgen. 3Die Unmöglichkeit der Übermittlung nach § 2 ist darzulegen. (2) Die Bearbeitungsvoraussetzungen gemäß § 3 Nummer 2 bis 4 sind auch in den Fällen des Absatzes 1 Satz 1 einzuhalten, soweit sie nicht den elektronischen Übermittlungsvorgang betreffen. (3) Ist die Übermittlung elektronischer Dokumente über die elektronische Poststelle und die Einreichung gemäß Absatz 1 Satz 1 nicht möglich, sind die Dokumente in Papierform einzureichen.6

§ 5 Anwendungsbereich (1) 1Die Vorschriften dieses Abschnitts gelten für die Aktenführung bei den Gerichten und Staatsanwaltschaften sowie den Verwaltungsbehörden, soweit sie Aufgaben im Bußgeldverfahren wahrnehmen (Bußgeldbehörden). 2Im Übrigen bleiben die Regelungen in den jeweiligen Aktenordnungen unberührt.8

§ 6 Bildung elektronischer Akten (1) Elektronische Dokumente, die dieselbe Angelegenheit betreffen, sind zu einer elektronisch geführten Akte zusammenzufassen. (2) Elektronisch geführte Akten sind so zu strukturieren, dass sie die gerichtsinterne Bearbeitung sowie den Aktenaustausch unterstützen.9

§ 7 Übertragung von Papierdokumenten (1) 1Schriftstücke und sonstige Unterlagen, die zu einer elektronisch geführten Akte in Papierform vorliegen, sind in elektronische Dokumente zu übertragen. 2Ausgenommen sind Schriftstücke und sonstige Unterlagen, die aus rechtlichen oder tatsächlichen Gründen nicht in elektronische Dokumente übertragen werden dürfen oder können, insbesondere wenn sie als Verschlusssache mit einem strengeren Vermerk als „VS – NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH“ gekennzeichnet sind oder eine Übertragung wegen ihrer besonderen Beschaffenheit unmöglich oder unzweckmäßig wäre. 3§ 97 der Grundbuchverfügung bleibt unberührt. (2) 1Es ist sicherzustellen, dass das elektronische Dokument mit den eingereichten Schriftstücken und sonstigen Unterlagen bildlich und inhaltlich übereinstimmt. 2Die Übertragung hat nach dem Stand der Technik zu erfolgen. 3Dies ist insbesondere der Fall, wenn den Anforderungen der Technischen Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN) des Bundeamtes für Sicherheit in der Informationstechnik vom 15. Juni 2018, in der jeweils gültigen Version10, genügt wird. 4Übertragene Leerseiten werden nicht gespeichert. (3) 1Die in Papierform eingereichten, in elektronische Dokumente übertragenen Schriftstücke und sonstigen Unterlagen sind sechs Monate nach ihrer Übertragung zu vernichten, sofern es sich nicht um Urschriften oder Ausfertigungen einer Urkunde oder sonstige rückgabepflichtige Unterlagen handelt oder im Einzelfall eine längere Aufbewahrungsfrist angeordnet worden ist oder sich aus spezialgesetzlichen Regelungen ergibt. 2§ 138 Absatz 1 Satz 2 der Grundbuchordnung bleibt unberührt.11

§ 8 Datenschutz und Informationssicherheit 1Die elektronisch geführte Akte ist mit einem elektronischen Datenverarbeitungssystem nach dem Stand der Technik zu führen und aufzubewahren. 2Hierbei muss insbesondere gewährleistet werden, dass die nach den Artikeln 24, 25 und 32 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) (ABl. L 119 vom 4.5.2016, S. 1; L 314 vom 22.11.2016, S. 72; L 127 vom 23.5.2018, S. 2) in der jeweils geltenden Fassung erforderlichen Anforderungen erfüllt sind. 3Zur Erfüllung dieser Verpflichtungen ist ein Sicherheitskonzept zu erstellen und fortzuschreiben, welches die zu treffenden technischen und organisatorischen Maßnahmen festlegt.12

§ 9 Barrierefreiheit Elektronische Akten sowie Verfahren zur elektronischen Aktenführung und -bearbeitung sollen technisch so gestaltet werden, dass sie barrierefrei zugänglich und nutzbar sind. Hierzu sollen die Anforderungen an die Barrierefreiheit im Sinne der Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung bereits bei der Planung, Entwicklung, Ausschreibung und Beschaffung beachtet werden.13

§ 10 Ersatzmaßnahmen (1) 1Im Fall technischer Störungen der elektronischen Aktenführung kann durch die Leitungen der jeweils aktenführenden Gerichte, Staatsanwaltschaften oder Bußgeldbehörden oder eine von diesen bestimmte Stelle angeordnet werden, dass eine Ersatzakte in Papierform geführt wird. 2Diese ist in die elektronische Form zu übertragen, sobald die Störung behoben ist. 3Art und Dauer der Störung sind zu dokumentieren. (2) Ist die Erstellung eines Dokuments als elektronisches Dokument vorübergehend unmöglich, sind die in Papier erstellten Dokumente nach Wegfall des Grundes unverzüglich der elektronischen Akte zuzuführen.14

§ 11 Besonderheiten in Straf- und Bußgeldverfahren (1) In Strafverfahren sind die §§ 2 und 3 der Bundesstrafaktenführungsverordnung entsprechend anzuwenden. (2) In Bußgeldverfahren sind die §§ 2 und 3 der Bundesbußgeldaktenführungsverordnung entsprechend anzuwenden.15

§ 12 Ausnahme für die Insolvenztabelle Bei den Insolvenzgerichten ist die Tabelle nach § 178 Absatz 2 der Insolvenzordnung von der elektronischen Aktenführung ausgenommen.16

§ 13 Aktenführung bei den Grundbuchämtern (1) 1Bei den Grundbuchämtern werden die Grundakten, mit Ausnahme der Zwangsgeldverfahren nach § 82 der Grundbuchordnung in Verbindung mit § 35 des Gesetzes über das Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit, elektronisch geführt. 2Entscheidungen und Verfügungen der Grundbuchämter sind in elektronischer Form zu erlassen. 3Das Staatsministerium der Justiz entscheidet nach pflichtgemäßem Ermessen darüber, ob, zu welchem Zeitpunkt und in welchem Umfang der zum Zeitpunkt der Anlegung der elektronischen Grundakte in Papierform vorliegende Inhalt einer Grundakte in elektronische Dokumente übertragen und in dieser Form zur elektronischen Grundakte genommen wird. (2) Grundbuchverfahren über die Bewilligung von Verfahrenskostenhilfe nach den §§ 76 bis 78 des Gesetzes über das Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit und Verfahren zur Erteilung von Unschädlichkeitszeugnissen nach den §§ 46 bis 53 des Sächsischen Justizgesetzes werden bis einschließlich 31. Dezember 2026 in Papierform angelegt sowie von anderer Stelle bis dahin übermittelte elektronische Akten in Papierform geführt oder weitergeführt.17

§ 14 Anordnung der Papieraktenführung bei den Bußgeld- und Strafsachenstellen der Finanzämter sowie den Bußgeldbehörden (1) Bei den Bußgeldbehörden mit Ausnahme der in der Anlage benannten werden in Bußgeldverfahren Akten bis einschließlich 31. März 2026 in Papierform angelegt sowie von anderer Stelle bis dahin übermittelte elektronische Akten in Papierform geführt oder weitergeführt. (2) Bei den durch Verwaltungsvorschrift des Staatsministeriums der Justiz bestimmten Bußgeldbehörden werden die Akten vom 1. April 2026 bis einschließlich 31. August 2026 weiterhin in Papierform angelegt sowie von anderer Stelle übermittelte elektronische Akten in Papierform geführt oder weitergeführt. (3) 1Bei den durch Verwaltungsvorschrift des Staatsministeriums der Justiz zu bestimmenden Bußgeldbehörden werden vom 1. September 2026 bis einschließlich 31. Dezember 2026 die Akten weiterhin in Papierform angelegt sowie von anderer Stelle übermittelte elektronische Akten in Papierform geführt oder weitergeführt. 2Die in Absatz 1 genannten Behörden sollen dem Staatsministerium der Justiz bis zum 15. Juli 2026 mitteilen, falls für sie von dieser Regelungsmöglichkeit Gebrauch gemacht werden soll. (4) Bei den Bußgeld- und Strafsachenstellen der Finanzämter Chemnitz-Süd, Dresden-Nord und Leipzig II werden bis einschließlich 29. Juni 2026 in Straf- und Bußgeldverfahren Akten in Papierform angelegt sowie von anderer Stelle bis dahin übermittelte elektronische Akten in Papierform geführt oder weitergeführt. (5) 1Bei den durch Verwaltungsvorschrift des Staatsministeriums der Justiz zu bestimmenden Bußgeld- und Strafsachenstellen der Finanzämter werden vom 30. Juni 2026 bis einschließlich 31. August 2026 die Akten weiterhin in Papierform angelegt sowie von anderer Stelle übermittelte elektronische Akten in Papierform geführt oder weitergeführt. 2Die in Absatz 4 genannten Behörden sollen dem Staatsministerium der Justiz bis zum 15. Mai 2026 mitteilen, falls für sie von dieser Regelungsmöglichkeit Gebrauch gemacht werden soll. (6) 1Bei den durch Verwaltungsvorschrift des Staatsministeriums der Justiz zu bestimmenden Bußgeld- und Strafsachenstellen der Finanzämter werden vom 1. September 2026 bis einschließlich 31. Dezember 2026 die Akten weiterhin in Papierform angelegt sowie von anderer Stelle übermittelte elektronische Akten in Papierform geführt oder weitergeführt. 2Die in Absatz 4 genannten Behörden sollen dem Staatsministerium der Justiz bis zum 15. Juli 2026 mitteilen, falls für sie von dieser Regelungsmöglichkeit Gebrauch gemacht werden soll. (7) Die in Absatz 2 Satz 1, Absatz 3 Satz 1, Absatz 5 Satz 1 und Absatz 6 Satz 1 genannten Verwaltungsvorschriften sind im Sächsischen Justizministerialblatt zu veröffentlichen.18

§ 15 Führung in maschineller Form (1) Das Vereinsregister einschließlich der zu seiner Führung erforderlichen Verzeichnisse und das Grundbuch werden in maschineller Form als automatisierte Datei geführt. (2) Die elektronische Datenverarbeitung zur Führung des Handels-, Genossenschafts-, Gesellschafts-, Partnerschafts- und Vereinsregisters sowie des Grundbuchs wird im Auftrag des zuständigen Amtsgerichts bei der Leitstelle für Informationstechnologie der sächsischen Justiz vorgenommen.20

§ 16 Automatisiertes Abrufverfahren Für die Erteilung der Genehmigung zur Einrichtung eines automatisierten Abrufverfahrens nach § 133 Absatz 2 Satz 1 und Absatz 4 Satz 2 der Grundbuchordnung ist die Leitstelle für Informationstechnologie der sächsischen Justiz zuständig.21

§ 17 Einsicht in Registerdaten Die Daten des bei einem Gericht geführten Handels-, Genossenschafts-, Gesellschafts-, Partnerschafts- und Vereinsregisters sind auch bei den anderen Registergerichten zur Einsicht zugänglich.22

§ 18 Ersatzregister und Ersatzgrundbuch (1) Ein Ersatzregister oder ein Ersatzgrundbuch in Papierform soll in der Regel angelegt werden, wenn die Vornahme der Eintragungen in das maschinell geführte Register oder Grundbuch länger als zwei Wochen nicht möglich ist. (2) 1Die Anordnung zur Führung des Ersatzregisters trifft die Präsidentin oder der Präsident des Amtsgerichts. 2Vor der Anlegung eines Ersatzregisters in Papierform und nach der Übernahme von Eintragungen aus dem Ersatzregister in das maschinell geführte Register benachrichtigt das Amtsgericht das Staatsministerium der Justiz. 3Dieses hat die Nutzerinnen und Nutzer in geeigneter Weise auf die Anlegung des Ersatzregisters hinzuweisen. (3) 1Bei der Übernahme neuer Eintragungen aus dem Ersatzregister oder Ersatzgrundbuch in das maschinell geführte Register oder Grundbuch ist die Speicherung des Schriftzugs von Unterschriften nicht notwendig. 2Die aus dem Ersatzregister oder Ersatzgrundbuch in die automatisierte Datei übernommene Eintragung ist mit dem Vermerk abzuschließen: „Aus dem Ersatzregister/Ersatzgrundbuch übernommen und freigegeben am/zum ...“. 3In der Aufschrift des Ersatzregisters oder Ersatzgrundbuchs ist folgender Schließungsvermerk deutlich sichtbar einzutragen: „Nach Wiederherstellung des maschinell geführten Registers/Grundbuchs geschlossen am/zum ...“.23

§ 19 Bestimmung des elektronischenInformations- und Kommunikationssystems Das von den Ländern unter der Internetadresse www.handelsregister.de gemeinsam betriebene Registerportal wird bestimmt als Informations- und Kommunikationssystem 1. im Sinne von § 9 Absatz 1 Satz 4 des Handelsgesetzbuchs, über das die Daten aus dem Handels-, Genossenschafts-, Gesellschafts- und Partnerschaftsregister abrufbar sind, 2. im Sinne von § 10 des Handelsgesetzbuchs, über das die Bekanntmachung der Eintragungen aus dem Handels-, Genossenschafts-, Gesellschafts- und Partnerschaftsregister erfolgt.24

Anlage(zu § 14 Absatz 1)25 Von der Anordnung in § 14 Absatz 1 ausgenommene Bußgeldbehörden 1. Erzgebirgskreis 2. Landkreis Görlitz 3. Landkreis Meißen 4. Landkreis Nordsachsen 5. Vogtlandkreis 6. Landkreis Zwickau 7. Stadt Auerbach 8. Stadt Eilenburg 9. Stadt Glauchau 10. Stadt Görlitz 11. Stadt Leipzig 12. Stadt Oelsnitz/Vogtland 13. Stadt Pirna 14. Stadt Riesa 15. Stadt Zittau 16. Stadt Zschopau 17. Verwaltungsverband Weißer Schöps/Neiße 18. Staatsministerium für Wissenschaft, Kultur und Tourismus 19. Landesamt für Umwelt, Landwirtschaft und Geologie 20. Staatsbetrieb für Mess- und Eichwesen 21. Landesärztekammer 22. Landestierärztekammer 23. Rechtsanwaltskammer Sachsen 24. Unfallkasse Sachsen 25. Jobcenter Chemnitz 26. Jobcenter Dresden 27. Jobcenter Leipzig 28. Jobcenter Mittelsachsen 29. Jobcenter Nordsachsen 30. Jobcenter Sächsische Schweiz-Osterzgebirge 31. Jobcenter Vogtland 32. Jobcenter Zwickau.