Verordnung über die Benutzung von Archivgut beim Landesarchiv (Archivbenutzungsordnung - ArchBO) Vom 13. Dezember 2024

Aufgrund des § 12 des Saarländischen Archivgesetzes (SArchG) vom 23. September 1992 (Amtsbl. S. 1094), zuletzt geändert durch das Gesetz vom 22. August 2018 (Amtsbl. I S. 674), verordnet die Ministerpräsidentin:

§ 1 BenutzungsberechtigungDas Archivgut steht nach Maßgabe des Saarländischen Archivgesetzes und dieser Verordnung auf Antrag jedermann zur Benutzung zur Verfügung.

§ 10 Versand und Ausleihe von Archivalien(1) Zum Versand geeignete Archivalien können in Ausnahmefällen zur Benutzung ausgeliehen werden, wenn Benutzung und Aufbewahrung unter vergleichbaren Bedingungen wie im Landesarchiv erfolgen und der Nutzungszweck nicht durch Versendung von Reproduktionen erreicht werden kann.(2) Zur Ausstellung geeignete Archivalien können ausgeliehen werden, wenn die Ausstellungsbedingungen fachlichen Anforderungen entsprechen und der Ausstellungszweck nicht durch Verfügungstellung von Reproduktionen erreicht werden kann.(3) Die Entscheidung über Versand und Ausleihe sowie über die jeweilige Dauer fällt der Leiter oder die Leiterin des Landesarchivs unter fachlichen Gesichtspunkten. Ein Anspruch auf Versand oder Ausleihe besteht nicht.(4) Über die Ausleihe ist zwischen dem Landesarchiv und dem Entleiher oder der Entleiherin ein Leihvertrag abzuschließen.(5) Die Anfertigung von Reproduktionen am fremden Nutzungsort bedarf der vorherigen Einwilligung des Landesarchivs.(6) Die jeweils anfallenden Kosten trägt der Besteller oder die Bestellerin.

§ 11 Ablieferungspflicht(1) Von Veröffentlichungen, die unter Nutzung des Archivgutes des Landesarchivs entstanden sind, steht dem Landesarchiv ein kostenloses Belegexemplar zu. Stellt dies im Einzelfall eine unzumutbare Härte dar, kann das Landesarchiv auf das Belegexemplar verzichten bzw. einvernehmlich einen Ankauf zu einem reduzierten Preis tätigen.(2) Ist für die Benutzung eines Depositums mit dem Eigentümer oder der Eigentümerin die Abgabe eines Belegexemplars vereinbart, steht diesem oder dieser ebenfalls ein Belegexemplar zu.

§ 12 Ergänzende BestimmungenDas Landesarchiv kann zu dieser Verordnung ergänzende Bestimmungen treffen. Insbesondere regelt es die Öffnungszeiten sowie den Schutz des Archiv- und Bibliotheksguts bei der Benutzung und den Ablauf der Benutzung durch eine Lesesaalordnung.

§ 13 Gebühren und AuslagenDie Erhebung von Verwaltungs- und Benutzungsgebühren sowie von Auslagen für die Benutzung des Landesarchivs richtet sich nach der Gebührenordnung für die Benutzung des Landesarchivs in der jeweils geltenden Fassung.

§ 14 Inkrafttreten(1) Diese Verordnung tritt am Tage nach ihrer Verkündigung in Kraft.(2) Gleichzeit tritt die Verordnung über die Benutzung von Archivgut beim Landesarchiv (Archivbenutzungsordnung - ArchBO] vom 10. Dezember 2001) außer Kraft.

§ 2 Benutzungsarten1) Die Benutzung erfolgta. durch persönliche Einsichtnahme im Landesarchiv,b. durch mündliche, fernmündliche oder schriftliche Anfragen,c. durch Anforderung von Reproduktionen von Archivgut,d. durch Versendung von Archivgut zur Einsichtnahme an einem anderen Ort,e. durch Ausleihe von Archivgut für Ausstellungen. 2) Die übliche Benutzungsart ist die persönliche Einsichtnahme im Landesarchiv.

§ 3Benutzungsantrag1) Die Benutzungsgenehmigung ist schriftlich beim Landesarchiv zu beantragen. Im Antrag ist folgendes anzugeben:a. Name, Vorname und Anschrift des Antragstellers oder der Antragstellerin,b. Name, Vorname und Anschrift des Auftraggebers oder der Auftraggeberin, wenn die Benutzung im Auftrag eines oder einer Dritten erfolgt,c. der Benutzungszweck, der Gegenstand der Nachforschungen und die beabsichtigte Auswertung; bei Benutzung zu wissenschaftlichen Zwecken ist die Art der geplanten Arbeit, bei Studien- und Prüfungsarbeiten die Hochschule anzugeben,d. die Art der vorgesehenen Veröffentlichung. 2) Weitere persönliche Angeben (Geburtsjahr, Beruf) können vom Benutzer oder der Benutzerin auf freiwilliger Basis erhoben werden. Bei persönlicher Einsichtnahme ist für die schriftliche Antragstellung ein Vordruck zu verwenden.3) Bei Nutzungen nach § 2 Absatz 1 Buchstabe b) bis e), insbesondere bei schriftlichen oder mündlichen Anfragen, kann auf einen schriftlichen Antrag gemäß Absatz 1 verzichtet werden.4) Der Antrag gilt nur für das laufende Kalenderjahr, das angegebene Nutzungsvorhaben und den angegebenen Nutzungszweck. Wechselt der Nutzer oder die Nutzerin Nutzungsvorhaben oder Nutzungszweck, ist ein erneuter Antrag zu stellen.5) Der Benutzer oder die Benutzerin hat sich auf Verlangen auszuweisen.6) Sollen andere Personen als Hilfskräfte oder Beauftragte zu den Arbeiten herangezogen werden, so ist jeweils ein eigener Antrag zu stellen.7) Mit dem Antrag verpflichtet sich der Benutzer oder die Benutzerin, die Vorschriften dieser Verordnung sowie ergänzende Bestimmungen des Landesarchivs (§ 12) einzuhalten.8) Die Angaben im Antrag und Daten über den Ablauf der Benutzung, besonders über das benutzte Archivgut, können für die Zwecke des Landesarchivs weiterverarbeitet werden.

§ 4 Benutzungsgenehmigung(1) Über den Benutzungsantrag entscheidet der Leiter oder die Leiterin des Landesarchivs.(2) Die Benutzungsgenehmigung kann mit Bedingungen und Auflagen erteilt werden.(3) Die Benutzungsgenehmigung kann gemäß § 11 SArchG eingeschränkt oder versagt werden, wenna. bei früherer Benutzung von Archivgut wiederholt oder schwerwiegend gegen diese Verordnung oder ergänzende Bestimmungen des Landesarchivs (§ 12) verstoßen oder festgelegte Benutzungsbedingungen oder -auflagen nicht eingehalten worden sind,b. der Erhaltungszustand des Archivguts oder Vereinbarungen mit Eigentümern von Archivgut dies erfordern,c. Archivgut aus dienstlichen Gründen oder wegen gleichzeitiger amtlicher oder anderweitiger Nutzung nicht verfügbar ist,d. der mit der Nutzung verfolgte Zweck anderweitig, insbesondere durch Einsichtnahme in Druckwerke oder andere Veröffentlichungen oder in Reproduktionen, erreicht werden kann,e. die Benutzung einen nicht vertretbaren Verwaltungsaufwand verursachen würde.(4) Die Benutzungsgenehmigung kann widerrufen werden, wenna. wiederholt oder schwerwiegend gegen diese Verordnung oder ergänzende Bestimmungen des Landesarchivs (§ 12) verstoßen wird oder festgelegte Nutzungsbedingungen oder -auflagen nicht eingehalten werden,b. nachträglich Gründe bekannt werden, die zur Versagung geführt hätten,c. personenbezogene Schutzrechte oder andere schutzwürdige Belange Dritter nicht beachtet werden.(5) Bei Einschränkung, Versagung oder Widerruf der Benutzungsgenehmigung sind die Gründe - auf Wunsch schriftlich - mitzuteilen.

§ 5 Durchführung der Benutzung(1) Die Archivbenutzung findet grundsätzlich nur in dem hierfür bestimmten Arbeitsraum (Lesesaal) unter fachlicher Aufsicht statt. Für das Verhalten im Lesesaal gelten die Vorschriften der Lesesaalordnung des Landesarchivs (§ 12).(2) Der Benutzer oder die Benutzerin ist verpflichtet, das Archivgut im Lesesaal zu belassen, die innere Ordnung des Archivguts zu bewahren, es nicht zu beschädigen, zu verändern oder in seinem Erhaltungszustand zu gefährden. Das Gleiche gilt entsprechend für Findmittel aller Art und Bibliotheksgut.(3) Die Durchführung der Benutzung bleibt dem Benutzer oder der Benutzerin überlassen. Die Beratung durch das Personal des Archivs beschränkt sich grundsätzlich auf den Nachweis der einschlägigen, im Landesarchiv vorhandenen Archivalien. Der Benutzer oder die Benutzerin hat keinen Anspruch auf umfassende Hilfe beim Lesen oder Übersetzen der Archivalien.(4) Der Benutzer oder die Benutzerin haftet für den Verlust oder jede vorsätzliche oder fahrlässige Beschädigung von Archiv- und Bibliotheksgut.(5) Die Archivbibliothek steht Benutzern oder Benutzerinnen zur Verfügung, soweit dienstliche Interessen nicht entgegenstehen. Sie ist eine Präsenzbibliothek.(6) Die Benutzung privater technischer Hilfsmittel im Zusammenhang mit der Archivaliennutzung ist grundsätzlich gestattet, soweit die Archivalien nicht gefährdet und die Ordnung im Lesesaal nicht gestört wird. Das Landesarchiv kann dazu auch eigene Räume oder Kabinen zur Verfügung stellen.(7) Wird Archivgut oder sein Inhalt veröffentlicht, ist eine angemessene Zitation unter Angabe der zum Zeitpunkt der Nutzung aktuellen Bestandsbezeichnung, der Signatur und bei paginierten oder foliierten Unterlagen auch der Seitenzahl sicherzustellen.

§ 6 Benutzung fremden Archivguts(1) Für die Benutzung von Archivalien, die von anderen Archiven oder Institutionen übersandt werden, gelten dieselben Bedingungen wie für das Archivgut des Landesarchivs, sofern die übersendende Stelle nicht anderslautende Auflagen macht.(2) Gebühren und Auslagen tragen diejenigen, die die Versendung veranlasst haben.

§ 7 Öffnungszeiten des Lesesaales(1) Die Öffnungszeiten werden durch das Landesarchiv gesondert festgesetzt und bekannt gegeben.(2) Der Lesesaal kann aus besonderem Anlass zeitweilig geschlossen werden.

§ 8 Reproduktionen(1) Auf schriftlichen Antrag stellt das Landesarchiv oder eine von ihm beauftragte Stelle Reproduktionen von Archivalien her, sofern nicht fachliche Gründe entgegenstehen. Über das jeweilige Reproduktionsverfahren entscheidet das Landesarchiv. Ein Anspruch auf die Anfertigung von Reproduktionen besteht nicht.(2) Der Benutzer oder die Benutzerin kann im Lesesaal fotografische Reproduktionen selbst anfertigen, sofern fachliche Gründe dem nicht entgegenstehen.(3) Reproduktionen dürfen nur für den im Benutzungsantrag bezeichneten Zweck unter Angabe der Herkunft aus dem Landesarchiv verwendet werden. Bestehende urheberrechtlich geschützte Verwertungsrechte, auch des Landesarchivs, sind zu wahren.(4) Für die Veröffentlichung von Archivalienreproduktionen ist keine vorherige Genehmigung des Landesarchivs erforderlich, sofern das betroffene Archivgut keinen personenbezogenen Schutzfristen, allgemeinen oder besonderen Sperrfristen nach § 11 SArchG oder urheberrechtlichen Beschränkungen mehr unterliegt. Eine angemessene Zitation nach § 5 Nummer 7 ist sicherzustellen. Die Regelungen zur Abgabe von Belegexemplaren nach § 11 bleiben hiervon unberührt.

§ 9 Schriftliche AuskünfteSchriftliche Auskünfte auf Anfragen beschränken sich grundsätzlich auf die Mitteilung von Art, Umfang, Zustand und Benutzbarkeit einschlägiger Archivalien im Landesarchiv.