Landesverordnung über die Aufbewahrung von Schriftgut in der Justiz und der Justizverwaltung (Justizschriftgutaufbewahrungsverordnung - JSchrAufbVO) Vom 16. Dezember 2022

AnlageAnlage zur Justizschriftgutaufbewahrungsverordnung - Vom 16. Dezember 2022 -

Aufgrund des § 27 Absatz 1 des Landesjustizgesetzes vom 17. April 2018 (GVOBl. Schl.-H. S. 231, ber. 441), zuletzt geändert durch Artikel 1 des Gesetzes vom 17. März 2022 (GVOBl. Schl.-H. S. 301), verordnet das Ministerium für Justiz und Gesundheit:

§ 1 Anwendungsbereich(1) Diese Verordnung regelt die Aufbewahrung und Speicherung des Schriftguts im Sinne von § 26 Absatz 2 des Landesjustizgesetzes (LJG) vom 17. April 2018 (GVOBl. Schl.-H. S. 231, ber. 441), zuletzt geändert durch Artikel 1 des Gesetzes vom 17. März 2022 (GVOBl. Schl.-H. S. 301),1. in Verwaltungssachen der Gerichte, Staatsanwaltschaften, Justizvollzugseinrichtungen, Aus- und Fortbildungseinrichtungen und Landesjustizverwaltung,2. in Rechtssachen der Gerichte und Staatsanwaltschaften, die auf Landesrecht beruhen,die für das Verfahren nicht mehr erforderlich sind (Schriftgut), und die hierbei zu beachtenden Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen. Die Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen der Akten, Aktenregister, Karteien, Namens- und sonstigen Verzeichnisse der Gerichte und Staatsanwaltschaften in Rechtssachen im Übrigen bestimmen sich nach der Justizaktenaufbewahrungsverordnung vom 8. November 2021 (BGBl. I S. 4834).(2) Die Bestimmungen dieser Verordnung finden auch Anwendung, wenn Schriftgut zur Ersetzung der Urschrift als Wiedergabe auf einem Bildträger, auf anderen Datenträgern oder in elektronisch geführten Akten aufbewahrt wird, soweit nichts abweichend geregelt ist.(3) Für das Schriftgut, deren Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist vor Inkrafttreten dieser Verordnung bereits begonnen hatte, ist die Justizschriftgutaufbewahrungsverordnung vom 20. Dezember 2011 (GVOBl. Schl.-H. 2012 S. 1), zuletzt geändert durch Verordnung vom 5. Dezember 2016 (GVOBl. Schl.-H. S. 1008), in der am 30. Dezember 2021 geltenden Fassung anzuwenden.Dies gilt auch für die Akten, Aktenregister, Karteien, Namens- und sonstigen Verzeichnisse der Gerichte und der Staatsanwaltschaften, deren Aufbewahrungs- und Speicherfristen zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Justizaktenaufbewahrungsverordnung bereits begonnen hatte.

§ 2 Durchführung der Aufbewahrung und Speicherung(1) Das weggelegte oder abschließend bearbeitete Schriftgut ist bis zum Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen vollständig aufzubewahren, vor unbefugtem Zugriff zu sichern und vor Beschädigung und Verfall zu schützen. Die Lesbarkeit des Schriftguts ist zu gewährleisten.(2) Bei elektronisch gespeichertem Schriftgut ist die Vertraulichkeit, die Integrität, die Verfügbarkeit und die Authentizität durch geeignete Maßnahmen zu gewährleisten.

§ 3 Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen(1) Die Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen bestimmen sich, mit Ausnahme des in Absatz 2 bis 6 genannten Schriftgutes, nach der Anlage. Die Anlage ist Bestandteil dieser Verordnung. Für in der Anlage nicht ausdrücklich bezeichnetes Schriftgut gelten die für Schriftgut in vergleichbaren Angelegenheiten bestimmten Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen.(2) Aktenregister, Karteien, Namens- und sonstige Verzeichnisse sind dauernd aufzubewahren, soweit in ihnen Schriftgut verzeichnet ist, das dauernd aufzubewahren ist. Im Übrigen sind Aktenregister und Karteien auszusondern, sobald die darin verzeichneten Dokumente vollständig ausgesondert wurden. Daten in Namens- und sonstigen Verzeichnissen sind zu löschen oder unkenntlich zu machen, sobald sie für abgeschlossene und laufende Verfahren nicht mehr benötigt werden.(3) Die Aufbewahrung und Speicherung der Personalakten, der Unterlagen über Beihilfen, Heilfürsorge, Heilverfahren, Unterstützungen, Erholungsurlaub, Erkrankungen, Umzugs- und Reisekosten und der Versorgungsakten der Richterinnen und Richter, Beamtinnen und Beamten bestimmt sich nach § 91 des Landesbeamtengesetzes vom 26. März 2009 (GVOBl. Schl.-H. S. 93), zuletzt geändert durch Artikel 1 des Gesetzes vom 3. Mai 2022 (GVOBl. Schl.-H. S. 551). Satz 1 gilt für nicht beamtete Beschäftigten entsprechend, soweit nicht die Besonderheiten des Tarif- oder Arbeitsrechts hinsichtlich der Aufnahme und Entfernung von bestimmten Vorgängen und Vermerken eine abweichende Behandlung erfordern.(4) Die Aufbewahrung und Speicherung für Schriftgut über Disziplinarsachen bestimmen sich nach § 16 des Landesdisziplinargesetzes vom 18. März 2003 (GVOBl. Schl.-H. S. 154), zuletzt geändert durch Gesetz vom 10. April 2017 (GVOBl. Schl.-H. S. 222), Ressortbezeichnungen ersetzt durch Artikel 18 der Verordnung vom 16. Januar 2019 (GVOBl. Schl.-H. S. 30).(5) Die Aufbewahrung und Speicherung für die von dem Amtsgericht bis zum 31. Dezember 2021 in Verwahrung genommenen Akten, Bücher und Verzeichnisse der Notare bestimmen sich nach § 118 Absatz 3 der Bundesnotarordnung in der Fassung der Bekanntmachung vom 24. Februar 1961 (BGBl. I S. 97), zuletzt geändert durch Artikel 2 des Gesetzes vom 15. Juli 2022 (BGBl. I S. 1146).(6) Die Aufbewahrung und Speicherung von Akten über die Beantragung von Registrierungen nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz vom 12. Dezember 2007 (BGBl. I S. 2840), zuletzt geändert durch Artikel 32 des Gesetzes vom 10. August 2021 (BGBl. I S. 3436, 3450), bestimmt sich nach § 7 der Rechtsdienstleistungsverordnung vom 19. Juni 2008 (BGBl. I S. 1069), zuletzt geändert durch Artikel 4 des Gesetzes vom 10. August 2021 (BGBl. I S. 3415, 3418).(7) Werden in Papierform geführte Teile einer Akte, für die jeweils unterschiedliche Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen gelten, in die elektronische Form oder in eine Mikroform übertragen und ist damit ihre jeweils fristgerechte Löschung nicht mehr oder nur noch mit unvertretbarem Aufwand möglich, so bestimmt sich die Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist nach der längsten Frist.(8) Die Leitung der für die Aktenaufbewahrung oder -speicherung zuständigen Stelle kann von Amts wegen im Einzelfall eine längere oder kürzere Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist für einzelne Akten oder Aktenteile anordnen, soweit dies aufgrund besonderer Umstände erforderlich ist. Die Anordnung kann auch auf Antrag einer am Verfahren beteiligten oder einer sonstigen Person erfolgen, sofern diese ein berechtigtes Interesse darlegt. Der Anordnung dürfen weder schutzwürdige Interessen von Verfahrensbeteiligten oder sonstigen Personen noch öffentliche Interessen entgegenstehen. Die Anordnung ist zu begründen und zu dokumentieren. Im Fall einer Verkürzung der Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist ist die Dokumentation bis zum Ablauf der ursprünglichen Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist aufzubewahren oder zu speichern.

§ 4 Beginn der Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen(1) Die Aufbewahrungs- und Speicherfrist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die Weglegung der Akten angeordnet wurde. Für Personalakten beginnt sie mit deren Abschluss.(2) Als Jahr der Anordnung der Weglegung gilt1. bei Prüfungsarbeiten und sonstigen Prüfungsunterlagen das Jahr, in dem die Bekanntgabe des Prüfungsergebnisses an den Prüfling erfolgt ist, im Falle der Wiederholungsprüfung das Jahr, in dem das Ergebnis der letzten Prüfung bekannt gegeben worden ist;2. bei Hinterlegungen das Jahr, in dem die Hinterlegung beendet worden ist oder die nach dem Hinterlegungsgesetz vom 3. November 2010 (GVOBl. Schl.-H. S. 685), zuletzt geändert durch Artikel 20 des Gesetzes vom 17. März 2022 (GVOBl. Schl.-H. S. 301, 307) zu beachtenden Fristen abgelaufen sind;3. bei Büchern über Urkundenverwahrungen nach Nummer 1.1.10 des Abschnitts 1 der Anlage zu dieser Verordnung das Jahr, in dem alle darin verzeichneten Fälle erledigt sind;4. bei Gefangenen- und Untergebrachtenbüchern mit den dazugehörigen Gefangenen- und Untergebrachtenkarteien, bei den Listen, Büchern und Nachweisen über die den Gefangenen und Untergebrachten abgenommenen Gegenstände und Gelder das Jahr, in dem der Vollzug bezüglich aller der darin aufgeführten Gefangenen und Untergebrachten beendet ist;5. für Akten und Sammelakten mit den Unterlagen über die Wahl, Ernennung, Berufung oder Bestellung und Heranziehung ehrenamtlicher Richterinnen und Richter das Jahr des Ablaufs der jeweiligen Wahl- beziehungsweise Amtsperiode und;6. für Akten über sonstige Angelegenheiten, für die die Weglegung nicht durch besondere Vorschrift geregelt ist, das Jahr, in dem die letzte Verfügung zur Sache ergangen ist.(3) Personalakten von Notarinnen und Notaren sowie Notarassessorinnen und Notarassessoren sind abgeschlossen, im Fall1. des Ausscheidens aus dem Amt oder dem Beruf mit Ablauf des Jahres der Vollendung des 70. Lebensjahres,2. der Tätigkeit über das 70. Lebensjahr hinaus mit Ablauf des Jahres, in dem das Amts- oder Berufsverhältnis endet,3. des vorherigen Todes mit Ablauf des Todesjahres,4. einer Notariatsverwaltung nach § 56 Bundesnotarordnung nach deren Abwicklung.(4) Soweit sich aus dem Landesbeamtengesetz nichts anderes ergibt, sind Personalakten von Beschäftigten abgeschlossen1. im Falle des Ausscheidens aus dem öffentlichen Dienst mit Ablauf des Kalenderjahres des Erreichens der gesetzlichen Altersgrenze,2. im Falle der Weiterbeschäftigung über die gesetzliche Altersgrenze hinaus mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Beschäftigungsverhältnis endet,3. im Falle des vorherigen Todes mit dem Ablauf des Todesjahres.(5) Für Akten, die nach einem wieder aufgenommenen oder fortgesetzten Verfahren erneut weggelegt werden, beginnt mit Ablauf des Jahres der erneuten Weglegung eine neue Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist.(6) Beträgt die Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist weniger als ein Jahr, beginnt sie abweichend von Absatz 1 mit Ablauf des Monats, in dem die Weglegung der Akten angeordnet wird oder die letzte Verfügung zur Sache ergangen ist. Absatz 5 gilt mit der Maßgabe, dass die neue Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist mit Ablauf des Monats der erneuten Weglegung beginnt.

§ 5 Abweichende Bestimmung des Beginns der Aufbewahrungs- und SpeicherungsfristDie Leitung der für die Aktenaufbewahrung oder -speicherung zuständigen Stelle kann anordnen, dass die Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist allgemein oder für einzelne Angelegenheiten abweichend von § 4 unmittelbar mit dem Ereignis beginnt, das dem Fristbeginn zugrunde liegt. Die Anordnung ist zu dokumentieren. Sie kann auch von einer übergeordneten Stelle erlassen werden.

§ 6 Aussetzung der Aussonderung, Aussonderung, Ablieferung und Vernichtung des Schriftguts(1) Die Leitung der für die Aktenaufbewahrung oder -speicherung zuständigen Stelle kann für eine Gruppe von Akten anordnen, dass deren Aussonderung bis zum Ablauf einer von ihr bestimmten Frist auszusetzen ist, wenn ein öffentliches Interesse dies erfordert. Die Frist darf höchstens vier Jahre betragen. Sie kann einmalig um bis zu zwei Jahre verlängert werden. Ein öffentliches Interesse besteht insbesondere dann, wenn Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass die Akten für einen parlamentarischen Untersuchungsausschuss von Bedeutung sein können.(2) Spätestens zwei Jahre nach der Anordnung nach Absatz 1 Satz 1 ist zu prüfen, ob die Voraussetzungen der Anordnung weiterhin vorliegen. Ist dies nicht der Fall, ist die Anordnung aufzuheben.(3) Entscheidungen nach den Absätzen 1 und 2 sind zu begründen und zu dokumentieren. § 5 Satz 3 gilt entsprechend.(4) Im Übrigen gelten die für die Aussonderung, Ablieferung und Vernichtung von Schriftgut erlassenen besonderen Vorschriften.

§ 7 InkrafttretenDiese Verordnung tritt am Tag nach ihrer Verkündung in Kraft.