Landesverordnung über die Aufbewahrungsfristen für das Schriftgut in der Justiz und der Justizverwaltung (Justizschriftgutaufbewahrungsverordnung - JSchrAufbVO) Vom 20. Dezember 2011

AnlageAnlage zur Justizschriftgutaufbewahrungsverordnung - Vom 16. Dezember 2022 -

Aufgrund des § 27 Absatz 1 des Landesjustizgesetzes vom 17. April 2018 (GVOBl. Schl.-H. S. 231, ber. 441), zuletzt geändert durch Artikel 1 des Gesetzes vom 17. März 2022 (GVOBl. Schl.-H. S. 301), verordnet das Ministerium für Justiz und Gesundheit:

§ 1 Anwendungsbereich(1) Diese Verordnung regelt die Aufbewahrung und Speicherung des Schriftguts im Sinne von § 26 Absatz 2 des Landesjustizgesetzes (LJG) vom 17. April 2018 (GVOBl. Schl.-H. S. 231, ber. 441), zuletzt geändert durch Artikel 1 des Gesetzes vom 17. März 2022 (GVOBl. Schl.-H. S. 301),1. in Verwaltungssachen der Gerichte, Staatsanwaltschaften, Justizvollzugseinrichtungen, Aus- und Fortbildungseinrichtungen und Landesjustizverwaltung,2. in Rechtssachen der Gerichte und Staatsanwaltschaften, die auf Landesrecht beruhen,die für das Verfahren nicht mehr erforderlich sind (Schriftgut), und die hierbei zu beachtenden Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen. Die Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen der Akten, Aktenregister, Karteien, Namens- und sonstigen Verzeichnisse der Gerichte und Staatsanwaltschaften in Rechtssachen im Übrigen bestimmen sich nach der Justizaktenaufbewahrungsverordnung vom 8. November 2021 (BGBl. I S. 4834).(2) Die Bestimmungen dieser Verordnung finden auch Anwendung, wenn Schriftgut zur Ersetzung der Urschrift als Wiedergabe auf einem Bildträger, auf anderen Datenträgern oder in elektronisch geführten Akten aufbewahrt wird, soweit nichts abweichend geregelt ist.(3) Für das Schriftgut, deren Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist vor Inkrafttreten dieser Verordnung bereits begonnen hatte, ist die Justizschriftgutaufbewahrungsverordnung vom 20. Dezember 2011 (GVOBl. Schl.-H. 2012 S. 1), zuletzt geändert durch Verordnung vom 5. Dezember 2016 (GVOBl. Schl.-H. S. 1008), in der am 30. Dezember 2021 geltenden Fassung anzuwenden.Dies gilt auch für die Akten, Aktenregister, Karteien, Namens- und sonstigen Verzeichnisse der Gerichte und der Staatsanwaltschaften, deren Aufbewahrungs- und Speicherfristen zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Justizaktenaufbewahrungsverordnung bereits begonnen hatte.

§ 2 Durchführung der Aufbewahrung und Speicherung(1) Das weggelegte oder abschließend bearbeitete Schriftgut ist bis zum Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen vollständig aufzubewahren, vor unbefugtem Zugriff zu sichern und vor Beschädigung und Verfall zu schützen. Die Lesbarkeit des Schriftguts ist zu gewährleisten.(2) Bei elektronisch gespeichertem Schriftgut ist die Vertraulichkeit, die Integrität, die Verfügbarkeit und die Authentizität durch geeignete Maßnahmen zu gewährleisten.

§ 3 Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen(1) Die Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen bestimmen sich, mit Ausnahme des in Absatz 2 bis 6 genannten Schriftgutes, nach der Anlage. Die Anlage ist Bestandteil dieser Verordnung. Für in der Anlage nicht ausdrücklich bezeichnetes Schriftgut gelten die für Schriftgut in vergleichbaren Angelegenheiten bestimmten Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen.(2) Aktenregister, Karteien, Namens- und sonstige Verzeichnisse sind dauernd aufzubewahren, soweit in ihnen Schriftgut verzeichnet ist, das dauernd aufzubewahren ist. Im Übrigen sind Aktenregister und Karteien auszusondern, sobald die darin verzeichneten Dokumente vollständig ausgesondert wurden. Daten in Namens- und sonstigen Verzeichnissen sind zu löschen oder unkenntlich zu machen, sobald sie für abgeschlossene und laufende Verfahren nicht mehr benötigt werden.(3) Die Aufbewahrung und Speicherung der Personalakten, der Unterlagen über Beihilfen, Heilfürsorge, Heilverfahren, Unterstützungen, Erholungsurlaub, Erkrankungen, Umzugs- und Reisekosten und der Versorgungsakten der Richterinnen und Richter, Beamtinnen und Beamten bestimmt sich nach § 91 des Landesbeamtengesetzes vom 26. März 2009 (GVOBl. Schl.-H. S. 93), zuletzt geändert durch Artikel 1 des Gesetzes vom 3. Mai 2022 (GVOBl. Schl.-H. S. 551). Satz 1 gilt für nicht beamtete Beschäftigten entsprechend, soweit nicht die Besonderheiten des Tarif- oder Arbeitsrechts hinsichtlich der Aufnahme und Entfernung von bestimmten Vorgängen und Vermerken eine abweichende Behandlung erfordern.(4) Die Aufbewahrung und Speicherung für Schriftgut über Disziplinarsachen bestimmen sich nach § 16 des Landesdisziplinargesetzes vom 18. März 2003 (GVOBl. Schl.-H. S. 154), zuletzt geändert durch Gesetz vom 10. April 2017 (GVOBl. Schl.-H. S. 222), Ressortbezeichnungen ersetzt durch Artikel 18 der Verordnung vom 16. Januar 2019 (GVOBl. Schl.-H. S. 30).(5) Die Aufbewahrung und Speicherung für die von dem Amtsgericht bis zum 31. Dezember 2021 in Verwahrung genommenen Akten, Bücher und Verzeichnisse der Notare bestimmen sich nach § 118 Absatz 3 der Bundesnotarordnung in der Fassung der Bekanntmachung vom 24. Februar 1961 (BGBl. I S. 97), zuletzt geändert durch Artikel 2 des Gesetzes vom 15. Juli 2022 (BGBl. I S. 1146).(6) Die Aufbewahrung und Speicherung von Akten über die Beantragung von Registrierungen nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz vom 12. Dezember 2007 (BGBl. I S. 2840), zuletzt geändert durch Artikel 32 des Gesetzes vom 10. August 2021 (BGBl. I S. 3436, 3450), bestimmt sich nach § 7 der Rechtsdienstleistungsverordnung vom 19. Juni 2008 (BGBl. I S. 1069), zuletzt geändert durch Artikel 4 des Gesetzes vom 10. August 2021 (BGBl. I S. 3415, 3418).(7) Werden in Papierform geführte Teile einer Akte, für die jeweils unterschiedliche Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen gelten, in die elektronische Form oder in eine Mikroform übertragen und ist damit ihre jeweils fristgerechte Löschung nicht mehr oder nur noch mit unvertretbarem Aufwand möglich, so bestimmt sich die Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist nach der längsten Frist.(8) Die Leitung der für die Aktenaufbewahrung oder -speicherung zuständigen Stelle kann von Amts wegen im Einzelfall eine längere oder kürzere Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist für einzelne Akten oder Aktenteile anordnen, soweit dies aufgrund besonderer Umstände erforderlich ist. Die Anordnung kann auch auf Antrag einer am Verfahren beteiligten oder einer sonstigen Person erfolgen, sofern diese ein berechtigtes Interesse darlegt. Der Anordnung dürfen weder schutzwürdige Interessen von Verfahrensbeteiligten oder sonstigen Personen noch öffentliche Interessen entgegenstehen. Die Anordnung ist zu begründen und zu dokumentieren. Im Fall einer Verkürzung der Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist ist die Dokumentation bis zum Ablauf der ursprünglichen Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist aufzubewahren oder zu speichern.

§ 4 Beginn der Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen(1) Die Aufbewahrungs- und Speicherfrist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die Weglegung der Akten angeordnet wurde. Für Personalakten beginnt sie mit deren Abschluss.(2) Als Jahr der Anordnung der Weglegung gilt1. bei Prüfungsarbeiten und sonstigen Prüfungsunterlagen das Jahr, in dem die Bekanntgabe des Prüfungsergebnisses an den Prüfling erfolgt ist, im Falle der Wiederholungsprüfung das Jahr, in dem das Ergebnis der letzten Prüfung bekannt gegeben worden ist;2. bei Hinterlegungen das Jahr, in dem die Hinterlegung beendet worden ist oder die nach dem Hinterlegungsgesetz vom 3. November 2010 (GVOBl. Schl.-H. S. 685), zuletzt geändert durch Artikel 20 des Gesetzes vom 17. März 2022 (GVOBl. Schl.-H. S. 301, 307) zu beachtenden Fristen abgelaufen sind;3. bei Büchern über Urkundenverwahrungen nach Nummer 1.1.10 des Abschnitts 1 der Anlage zu dieser Verordnung das Jahr, in dem alle darin verzeichneten Fälle erledigt sind;4. bei Gefangenen- und Untergebrachtenbüchern mit den dazugehörigen Gefangenen- und Untergebrachtenkarteien, bei den Listen, Büchern und Nachweisen über die den Gefangenen und Untergebrachten abgenommenen Gegenstände und Gelder das Jahr, in dem der Vollzug bezüglich aller der darin aufgeführten Gefangenen und Untergebrachten beendet ist;5. für Akten und Sammelakten mit den Unterlagen über die Wahl, Ernennung, Berufung oder Bestellung und Heranziehung ehrenamtlicher Richterinnen und Richter das Jahr des Ablaufs der jeweiligen Wahl- beziehungsweise Amtsperiode und;6. für Akten über sonstige Angelegenheiten, für die die Weglegung nicht durch besondere Vorschrift geregelt ist, das Jahr, in dem die letzte Verfügung zur Sache ergangen ist.(3) Personalakten von Notarinnen und Notaren sowie Notarassessorinnen und Notarassessoren sind abgeschlossen, im Fall1. des Ausscheidens aus dem Amt oder dem Beruf mit Ablauf des Jahres der Vollendung des 70. Lebensjahres,2. der Tätigkeit über das 70. Lebensjahr hinaus mit Ablauf des Jahres, in dem das Amts- oder Berufsverhältnis endet,3. des vorherigen Todes mit Ablauf des Todesjahres,4. einer Notariatsverwaltung nach § 56 Bundesnotarordnung nach deren Abwicklung.(4) Soweit sich aus dem Landesbeamtengesetz nichts anderes ergibt, sind Personalakten von Beschäftigten abgeschlossen1. im Falle des Ausscheidens aus dem öffentlichen Dienst mit Ablauf des Kalenderjahres des Erreichens der gesetzlichen Altersgrenze,2. im Falle der Weiterbeschäftigung über die gesetzliche Altersgrenze hinaus mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Beschäftigungsverhältnis endet,3. im Falle des vorherigen Todes mit dem Ablauf des Todesjahres.(5) Für Akten, die nach einem wieder aufgenommenen oder fortgesetzten Verfahren erneut weggelegt werden, beginnt mit Ablauf des Jahres der erneuten Weglegung eine neue Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist.(6) Beträgt die Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist weniger als ein Jahr, beginnt sie abweichend von Absatz 1 mit Ablauf des Monats, in dem die Weglegung der Akten angeordnet wird oder die letzte Verfügung zur Sache ergangen ist. Absatz 5 gilt mit der Maßgabe, dass die neue Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist mit Ablauf des Monats der erneuten Weglegung beginnt.

§ 5 Abweichende Bestimmung des Beginns der Aufbewahrungs- und SpeicherungsfristDie Leitung der für die Aktenaufbewahrung oder -speicherung zuständigen Stelle kann anordnen, dass die Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist allgemein oder für einzelne Angelegenheiten abweichend von § 4 unmittelbar mit dem Ereignis beginnt, das dem Fristbeginn zugrunde liegt. Die Anordnung ist zu dokumentieren. Sie kann auch von einer übergeordneten Stelle erlassen werden.

§ 6 Aussetzung der Aussonderung, Aussonderung, Ablieferung und Vernichtung des Schriftguts(1) Die Leitung der für die Aktenaufbewahrung oder -speicherung zuständigen Stelle kann für eine Gruppe von Akten anordnen, dass deren Aussonderung bis zum Ablauf einer von ihr bestimmten Frist auszusetzen ist, wenn ein öffentliches Interesse dies erfordert. Die Frist darf höchstens vier Jahre betragen. Sie kann einmalig um bis zu zwei Jahre verlängert werden. Ein öffentliches Interesse besteht insbesondere dann, wenn Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass die Akten für einen parlamentarischen Untersuchungsausschuss von Bedeutung sein können.(2) Spätestens zwei Jahre nach der Anordnung nach Absatz 1 Satz 1 ist zu prüfen, ob die Voraussetzungen der Anordnung weiterhin vorliegen. Ist dies nicht der Fall, ist die Anordnung aufzuheben.(3) Entscheidungen nach den Absätzen 1 und 2 sind zu begründen und zu dokumentieren. § 5 Satz 3 gilt entsprechend.(4) Im Übrigen gelten die für die Aussonderung, Ablieferung und Vernichtung von Schriftgut erlassenen besonderen Vorschriften.

§ 7 InkrafttretenDiese Verordnung tritt am Tag nach ihrer Verkündung in Kraft.

AnlageAufbewahrungsfristen für das Schriftgut der Justiz und der JustizverwaltungLink auf Abbildung. Ihr Browser kann leider keine eingebetteten Frames anzeigen; Sie können die eingebettete Seite unter folgendem Link abrufen: /jportal/docs/anlage/norm/sh/c1105ab8-3b4c-4eb5-b9be-179eb4b47bd6-sh315-4-1+2012+1+anlage.v1.pdf

§ 1(1) Für das Schriftgut der Gerichte, der Staatsanwaltschaften, der Justizvollzugsbehörden und der Justizverwaltung mit Ausnahme des in Absatz 2 genannten Schriftgutes sind die in der Anlage aufgeführten Aufbewahrungsfristen anzuwenden. Die Anlage ist Bestandteil dieser Verordnung. (2) Die Aufbewahrung der Personalakten, der Unterlagen über Beihilfen, Heilfürsorge, Heilverfahren, Unterstützungen, Erholungsurlaub, Erkrankungen, Umzugs- und Reisekosten und der Versorgungsakten der Richterinnen und Richter, der Beamtinnen und Beamten sowie der Beschäftigten bestimmt sich nach § 91 des Landesbeamtengesetzes. (3) Die Aufbewahrung von Akten über die Beantragung von Registrierungen nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz bestimmt sich nach § 7 Rechtsdienstleistungsverordnung vom 19. Juni 2008 (BGBl. I S. 1069), geändert durch Gesetz vom 25. Juli 2013 (BGBl. I S. 2749).

§ 2(1) Die Aufbewahrungsbestimmungen finden grundsätzlich auch Anwendung, wenn Schriftgut zur Ersetzung der Urschrift als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt wird. Im Übrigen sind die insoweit getroffenen besonderen Bestimmungen zu beachten. (2) Gelten für Akten und Aktenteile (z.B. Urteile, Beschlüsse) unterschiedliche Aufbewahrungsfristen, bestimmt sich die Aufbewahrungsfrist für den die Urschriften dieser Akten oder Aktenteile ersetzenden Bild- oder anderen Datenträger nach der jeweils längsten Aufbewahrungsfrist, sofern eine fristgerechte Sperrung oder Löschung einzelner Aktenteile nicht oder nur mit unvertretbarem Aufwand möglich ist. (3) Erscheint eine Aufbewahrungsfrist im Einzelfall aus besonderen Gründen zu kurz, kann bei dem Weglegen eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmt werden. Dasselbe gilt, wenn Personen, die ein berechtigtes Interesse nachweisen, einen Antrag auf längere Aufbewahrung stellen. Über die Anträge nach Satz 2 entscheidet die Behördenleitung. (4) Soweit in Spalte 4 der Anlage eine Aufbewahrungsfrist nicht angeordnet ist („keine“), ist das Schriftgut unmittelbar nach seiner Weglegung nach den dazu erlassenen besonderen Vorschriften auszusondern.

§ 3(1) Die Aufbewahrungsfrist für das Schriftgut in Straf- und Bußgeldsachen beginnt mit dem Ablauf des Tages, an dem die verfahrensbeendende Entscheidung, bei mehreren Beschuldigten oder Betroffenen die letzte Entscheidung, rechtskräftig geworden ist. Ist das Verfahren ohne eine Entscheidung beendet worden, die nach § 7 Abs. 1 Aktenordnung (nicht veröffentlicht) der Rechtskraftbescheinigung bedarf, beginnt die Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Tages, an dem die das Verfahren beendende Entscheidung getroffen worden ist. (2) Wird nachträglich auf eine Gesamtstrafe erkannt, ist die Aufbewahrungsfrist für das Schriftgut über die in die Entscheidung einbezogenen Verurteilungen nach dem Tage der Rechtskraft der Gesamtstrafenentscheidung neu zu bestimmen. (3) Ist zum Zeitpunkt des Weglegens der Akten die in der Anlage bestimmte, vom Tage der Rechtskraft an berechnete, Frist für die Aufbewahrung des Schriftgutes bereits abgelaufen, oder endet diese mit Ablauf des Jahres der Weglegung oder der beiden darauf folgenden Jahre, ist das Schriftgut vom Beginn des auf die Weglegung folgenden Jahres für drei weitere Jahre aufzubewahren. Dies gilt nicht in den Fällen der Nummer 46 Buchstabe a des Abschnitts 1 der Anlage.(4) Erfolgt die Schriftgutverwaltung nicht automationsgestützt, kann die Behördenleitung bestimmen, dass die Aufbewahrungsfrist abweichend von Absatz 1 mit dem Ablauf des Jahres beginnt, in dem die verfahrensbeendende Entscheidung rechtskräftig wird.

§ 4(1) Die Aufbewahrungsfrist für das in § 3 nicht genannte Schriftgut beginnt mit Ablauf des Tages, an dem die das Verfahren beendende Entscheidung getroffen worden ist. Für Personalakten beginnt sie mit deren Abschluss. Erfolgt die Schriftgutverwaltung nicht automationsunterstützt, ist § 3 Abs. 4 entsprechend anzuwenden. (2) Als Jahr der Weglegung gilt 1. bei Prüfungsarbeiten und sonstigen Prüfungsunterlagen das Jahr, in dem die Bekanntgabe des Prüfungsergebnisses an den Prüfling erfolgt ist, im Falle der Wiederholungsprüfung das Jahr, in dem das Ergebnis der letzten Prüfung bekannt gegeben worden ist;2. bei Hinterlegungen das Jahr, in dem die Hinterlegung beendet worden ist oder die Fristen der §§ 27 und 28 des Hinterlegungsgesetzes vom 3. November 2010 (GVOBl. Schl.-H. S. 685) abgelaufen sind;3. bei Büchern über Urkundenverwahrungen (Abschnitt I Nr. 225 der Anlage) das Jahr, in dem alle darin verzeichneten Fälle erledigt sind;4. bei Gefangenenbüchern mit den dazugehörigen Gefangenenkarteien und bei den Listen über die den Gefangenen abgenommenen Gegenstände sowie bei Büchern und Nachweisen über die den Gefangenen abgenommenen Gelder das Jahr, in dem der Vollzug bezüglich aller darin aufgeführten Gefangenen beendet ist;5. für (Sammel)Akten mit den Unterlagen über die Wahl, Ernennung, Berufung oder Bestellung und Heranziehung ehrenamtlicher Richterinnen und Richter das Jahr des Ablaufs der jeweiligen Wahl- oder Amtsperiode;6. für Akten über sonstige Angelegenheiten, für die die Weglegung nicht durch besondere Vorschrift geregelt ist, das Jahr, in dem die letzte Verfügung zur Sache ergangen ist. (3) Soweit sich aus dem Landesbeamtengesetz nichts anderes ergibt, sind Personalakten abgeschlossen, 1. bei Beschäftigten a) im Falle des Ausscheidens aus dem öffentlichen Dienst mit Ablauf des Kalenderjahres des Erreichens der gesetzlichen Altersgrenze,b) im Falle der Weiterbeschäftigung über die gesetzliche Altersgrenze hinaus mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Beschäftigungsverhältnis endet,c) im Falle des vorherigen Todes mit dem Ablauf des Todesjahres; 2. bei Notarinnen und Notaren, Notarassessorinnen und Notarassessoren, Rechtsbeiständen und sonstigen Inhaberinnen und Inhabern einer Rechtsberatungserlaubnis a) im Falle des Ausscheidens aus dem Amt oder dem Beruf mit Ablauf des Kalenderjahres der Vollendung des 70. Lebensjahres,b) im Falle der Tätigkeit über das 70. Lebensjahr hinaus mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Amts- oder Berufsverhältnis endet,c) im Falle des vorherigen Todes mit dem Ablauf des Todesjahres,d) im Falle einer Notariatsverwaltung (§ 56 der Bundesnotarordnung in der Fassung der Bekanntmachung vom 24. Februar 1961 (BGBl. I S. 97), zuletzt geändert durch Artikel 1 des Gesetzes vom 22. Dezember 2010 (BGBl. I S. 2255)) nach deren Abwicklung; wegen der Aufbewahrungsfristen für Akten und elektronische Akten über registrierte Personen nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz vom 12. Dezember 2007 (BGBl. I S. 2840), zuletzt geändert durch Artikel 2 des Gesetzes vom 22. Dezember 2010 (BGBl. I S. 2248), wird auf § 7 der Rechtsdienstleistungsverordnung vom 19. Juni 2008 (BGBl. I S. 1069) verwiesen;3. bei juristischen Personen und Personenvereinigungen mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Löschung im Handelsregister oder Partnerschaftsregister eingetragen oder die Auseinandersetzung abgeschlossen ist. (4) Für Vormundschaften, Pflegschaften und Beistandschaften über Minderjährige sowie für die zur Zuständigkeit des Familiengerichts (bis zum 31. August 2009: gegebenenfalls Zuständigkeit des Vormundschaftsgerichts) gehörenden Angelegenheiten sonstiger Fürsorge für ein unter elterlicher Sorge stehendes Kind beginnt die Aufbewahrungsfrist abweichend von Absatz 1 mit dem Jahr, das auf das Jahr folgt, in dem die ehemals minderjährige Person, soweit mehrere Geschwister vorhanden sind, die jüngste an der Angelegenheit beteiligte, ehemals minderjährige Person, das 21. Lebensjahr vollendet hat, auch wenn die Sache auf andere Weise vorher endete. (5) Wird ein Verfahren aufgenommen oder fortgesetzt, nachdem die Akten bereits weggelegt sind (z.B. durch einen Antrag auf Wiederaufnahme des Verfahrens), beginnt mit dem Ablauf des Jahres, in dem sie erneut weggelegt worden sind, eine neue Aufbewahrungsfrist.

§ 6(1) Diese Verordnung tritt vorbehaltlich des Absatzes 4 am 1. Januar 2012 in Kraft.(2) Gleichzeitig treten die Aufbewahrungsbestimmungen vom 23. August 2004 - II 423/1452-208 SH -(SchlHA S. 244), zuletzt geändert durch Erlass vom 15. Januar 2007 - II 173/1452-208 SH - (nicht veröffentlicht), die Allgemeine Verfügung vom 27. Oktober 1982 - V 120/1452-124 - (SchlHA S. 182) über die Aufbewahrungsfristen für das Schriftgut in Justizverwaltungssachen bei den Gerichten der allgemeinen und besonderen Verwaltungsgerichtsbarkeit des Landes Schleswig-Holstein, geändert durch Allgemeine Verfügung vom 12. März 1991 - V 100 b/1452-124 - (SchlHA S. 62), sowie die Allgemeine Verfügung vom 24. Oktober 1996 - II 120 a/1452-39 SH -(SchlHA S. 314) über die Aufbewahrungsfristen für Personalakten der Richterinnen und Richter, der Angestellten, Arbeiterinnen und Arbeiter, der Rechtsanwälte, Notare, Rechtsbeistände und Prozessagenten außer Kraft.(3) Die Bestimmungen über die Aufbewahrung, die Aussonderung, die Ablieferung und die Vernichtung des Schriftgutes in Rechtssachena) des Schleswig-Holsteinischen Finanzgerichts (Allgemeine Verfügung vom 20. September 1971 - V/12/1452 FG-1 - <SchlHA S. 222>),b) bei den Gerichten der Sozialgerichtsbarkeit des Landes Schleswig-Holstein (Allgemeine Verfügung vom 3. Juni 1970 - V/120/1452 Soz.-3 -<SchlHA S. 133>, geändert durch Allgemeine Verfügung vom 12. November 1973 - V/12/1452 Soz.-3- <SchlHA 1974 S. 14>),c) bei den Gerichten der allgemeinen Verwaltungsgerichtsbarkeit des Landes Schleswig-Holstein (Allgemeine Verfügung vom 1. Juni 1970 - V/120/1452 Verw.-3 - <SchlHA S. 131>, geändert durch Allgemeine Verfügung vom 12. März 1991 - V 100 b/1452 Verw.-3 - <SchlHA S. 58>)sowie die Verwaltungsvorschrift der Präsidentin des Landesarbeitsgerichts Schleswig-Holstein über die Aufbewahrung und Aussonderung von Unterlagen in Rechts- und Verwaltungssachen bei den Gerichten für Arbeitssachen vom 11. November 2013 (nicht veröffentlicht) sind weiterhin anzuwenden, sofern diese Verordnung keine anderen Bestimmungen enthält.(4) Für das am 1. Januar 2012 bereits weggelegte oder abgeschlossene Schriftgut sind die Regelungen dieser Verordnung spätestens am 1. Januar 2015 anzuwenden.(5) Diese Verordnung tritt mit Ablauf von fünf Jahren nach ihrem Inkrafttreten außer Kraft.

AnlageAufbewahrungsfristen für das Schriftgut der Justiz und der JustizverwaltungLink auf Abbildung. Ihr Browser kann leider keine eingebetteten Frames anzeigen; Sie können die eingebettete Seite unter folgendem Link abrufen: /jportal/docs/anlage/norm/sh/4dd8ddd8-30b0-4c3a-995c-2eba3531eb74-sh315-4-1+2012+1+anlage.v2.pdf

§ 4(1) Die Aufbewahrungsfrist für das in § 3 nicht genannte Schriftgut beginnt mit Ablauf des Tages, an dem die das Verfahren beendende Entscheidung getroffen worden ist. Für Personalakten beginnt sie mit deren Abschluss. Erfolgt die Schriftgutverwaltung nicht automationsunterstützt, ist § 3 Abs. 4 entsprechend anzuwenden. (2) Als Jahr der Weglegung gilt 1. bei Prüfungsarbeiten und sonstigen Prüfungsunterlagen das Jahr, in dem die Bekanntgabe des Prüfungsergebnisses an den Prüfling erfolgt ist, im Falle der Wiederholungsprüfung das Jahr, in dem das Ergebnis der letzten Prüfung bekannt gegeben worden ist;2. bei Hinterlegungen das Jahr, in dem die Hinterlegung beendet worden ist oder die Fristen der §§ 27 und 28 des Hinterlegungsgesetzes vom 3. November 2010 (GVOBl. Schl.-H. S. 685) abgelaufen sind;3. bei Büchern über Urkundenverwahrungen (Abschnitt I Nr. 225 der Anlage) das Jahr, in dem alle darin verzeichneten Fälle erledigt sind;4. bei Gefangenenbüchern mit den dazugehörigen Gefangenenkarteien und bei den Listen über die den Gefangenen abgenommenen Gegenstände sowie bei Büchern und Nachweisen über die den Gefangenen abgenommenen Gelder das Jahr, in dem der Vollzug bezüglich aller darin aufgeführten Gefangenen beendet ist;5. für (Sammel)Akten mit den Unterlagen über die Wahl, Ernennung, Berufung oder Bestellung und Heranziehung ehrenamtlicher Richterinnen und Richter das Jahr des Ablaufs der jeweiligen Wahl- oder Amtsperiode;6. für Akten über sonstige Angelegenheiten, für die die Weglegung nicht durch besondere Vorschrift geregelt ist, das Jahr, in dem die letzte Verfügung zur Sache ergangen ist. (3) Soweit sich aus dem Landesbeamtengesetz nichts anderes ergibt, sind Personalakten abgeschlossen, 1. bei Beschäftigten a) im Falle des Ausscheidens aus dem öffentlichen Dienst mit Ablauf des Kalenderjahres des Erreichens der gesetzlichen Altersgrenze,b) im Falle der Weiterbeschäftigung über die gesetzliche Altersgrenze hinaus mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Beschäftigungsverhältnis endet,c) im Falle des vorherigen Todes mit dem Ablauf des Todesjahres; 2. bei Notarinnen und Notaren, Notarassessorinnen und Notarassessoren, Rechtsbeiständen und sonstigen Inhaberinnen und Inhabern einer Rechtsberatungserlaubnis a) im Falle des Ausscheidens aus dem Amt oder dem Beruf mit Ablauf des Kalenderjahres der Vollendung des 70. Lebensjahres,b) im Falle der Tätigkeit über das 70. Lebensjahr hinaus mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Amts- oder Berufsverhältnis endet,c) im Falle des vorherigen Todes mit dem Ablauf des Todesjahres,d) im Falle einer Notariatsverwaltung (§ 56 der Bundesnotarordnung in der Fassung der Bekanntmachung vom 24. Februar 1961 (BGBl. I S. 97), zuletzt geändert durch Artikel 1 des Gesetzes vom 22. Dezember 2010 (BGBl. I S. 2255)) nach deren Abwicklung; wegen der Aufbewahrungsfristen für Akten und elektronische Akten über registrierte Personen nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz vom 12. Dezember 2007 (BGBl. I S. 2840), zuletzt geändert durch Artikel 2 des Gesetzes vom 22. Dezember 2010 (BGBl. I S. 2248), wird auf § 7 der Rechtsdienstleistungsverordnung vom 19. Juni 2008 (BGBl. I S. 1069) verwiesen;3. bei juristischen Personen und Personenvereinigungen mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Löschung im Handelsregister oder Partnerschaftsregister eingetragen oder die Auseinandersetzung abgeschlossen ist. (4) Für Vormundschaften, Pflegschaften und Beistandschaften über Minderjährige sowie für die zur Zuständigkeit des Familiengerichts (bis zum 31. August 2009: gegebenenfalls Zuständigkeit des Vormundschaftsgerichts) gehörenden Angelegenheiten sonstiger Fürsorge für ein unter elterlicher Sorge stehendes Kind beginnt die Aufbewahrungsfrist abweichend von Absatz 1 sowie unabhängig von der tatsächlichen Beendigung der Sache mit dem Jahr, das auf das Jahr folgt, in dem die ehemals minderjährige Person, soweit mehrere Geschwister vorhanden sind, die jüngste an der Angelegenheit beteiligte, ehemals minderjährige Person, das 21. Lebensjahr vollendet hat. (5) Wird ein Verfahren aufgenommen oder fortgesetzt, nachdem die Akten bereits weggelegt sind (z.B. durch einen Antrag auf Wiederaufnahme des Verfahrens), beginnt mit dem Ablauf des Jahres, in dem sie erneut weggelegt worden sind, eine neue Aufbewahrungsfrist.

§ 6(1) Diese Verordnung tritt vorbehaltlich des Absatzes 4 am 1. Januar 2012 in Kraft.(2) Gleichzeitig treten die Aufbewahrungsbestimmungen vom 23. August 2004 - II 423/1452-208 SH -(SchlHA S. 244), zuletzt geändert durch Erlass vom 15. Januar 2007 - II 173/1452-208 SH - (nicht veröffentlicht), die Allgemeine Verfügung vom 27. Oktober 1982 - V 120/1452-124 - (SchlHA S. 182) über die Aufbewahrungsfristen für das Schriftgut in Justizverwaltungssachen bei den Gerichten der allgemeinen und besonderen Verwaltungsgerichtsbarkeit des Landes Schleswig-Holstein, geändert durch Allgemeine Verfügung vom 12. März 1991 - V 100 b/1452-124 - (SchlHA S. 62), sowie die Allgemeine Verfügung vom 24. Oktober 1996 - II 120 a/1452-39 SH -(SchlHA S. 314) über die Aufbewahrungsfristen für Personalakten der Richterinnen und Richter, der Angestellten, Arbeiterinnen und Arbeiter, der Rechtsanwälte, Notare, Rechtsbeistände und Prozessagenten außer Kraft.(3) Die Bestimmungen über die Aufbewahrung, die Aussonderung, die Ablieferung und die Vernichtung des Schriftgutes in Rechtssachena) des Schleswig-Holsteinischen Finanzgerichts (Allgemeine Verfügung vom 20. September 1971 - V/12/1452 FG-1 - <SchlHA S. 222>),b) bei den Gerichten der Sozialgerichtsbarkeit des Landes Schleswig-Holstein (Allgemeine Verfügung vom 3. Juni 1970 - V/120/1452 Soz.-3 -<SchlHA S. 133>, geändert durch Allgemeine Verfügung vom 12. November 1973 - V/12/1452 Soz.-3- <SchlHA 1974 S. 14>),c) bei den Gerichten der allgemeinen Verwaltungsgerichtsbarkeit des Landes Schleswig-Holstein (Allgemeine Verfügung vom 1. Juni 1970 - V/120/1452 Verw.-3 - <SchlHA S. 131>, geändert durch Allgemeine Verfügung vom 12. März 1991 - V 100 b/1452 Verw.-3 - <SchlHA S. 58>)sowie die Verwaltungsvorschrift der Präsidentin des Landesarbeitsgerichts Schleswig-Holstein über die Aufbewahrung und Aussonderung von Unterlagen in Rechts- und Verwaltungssachen bei den Gerichten für Arbeitssachen vom 11. November 2013 (nicht veröffentlicht) sind weiterhin anzuwenden, sofern diese Verordnung keine anderen Bestimmungen enthält.(4) Für das am 1. Januar 2012 bereits weggelegte oder abgeschlossene Schriftgut sind die Regelungen dieser Verordnung spätestens am 1. Januar 2015 anzuwenden.(5) Diese Verordnung tritt mit Ablauf des 30. Dezember 2021 außer Kraft.

AnlageAufbewahrungsfristen für das Schriftgut der Justiz und der JustizverwaltungLink auf Abbildung. Ihr Browser kann leider keine eingebetteten Frames anzeigen; Sie können die eingebettete Seite unter folgendem Link abrufen: /jportal/docs/anlage/norm/sh/ddcc9673-c0fb-4776-8fc4-735efdf77299-sh315-4-1+2012+1+anlage.pdf

Aufgrund des § 2 Abs. 1 des Justizschriftgutaufbewahrungsgesetzes vom 30. Juli 2009 (GVOBl. Schl.-H. S. 503) verordnet das Ministerium für Justiz, Gleichstellung und Integration:

§ 1(1) Für das Schriftgut der Gerichte, der Staatsanwaltschaften, der Justizvollzugsbehörden und der Justizverwaltung mit Ausnahme des in Absatz 2 genannten Schriftgutes sind die in der Anlage aufgeführten Aufbewahrungsfristen anzuwenden. Die Anlage ist Bestandteil dieser Verordnung. (2) Die Aufbewahrung der Personalakten, der Unterlagen über Beihilfen, Heilfürsorge, Heilverfahren, Unterstützungen, Erholungsurlaub, Erkrankungen, Umzugs- und Reisekosten und der Versorgungsakten der Richterinnen und Richter, der Beamtinnen und Beamten sowie der Beschäftigten bestimmt sich nach § 91 des Landesbeamtengesetzes.

§ 2(1) Die Aufbewahrungsbestimmungen finden grundsätzlich auch Anwendung, wenn Schriftgut zur Ersetzung der Urschrift als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt wird. Im Übrigen sind die insoweit getroffenen besonderen Bestimmungen zu beachten. (2) Gelten für Akten und Aktenteile (z.B. Urteile, Beschlüsse) unterschiedliche Aufbewahrungsfristen und sind die Akten und Aktenteile auf einem Bild- oder Datenträger untrennbar verbunden, richtet sich die Dauer der Aufbewahrung des Bild- oder Datenträgers, der an die Stelle der Urschriften tritt, nach der jeweils längsten Aufbewahrungsfrist. (3) Erscheint eine Aufbewahrungsfrist im Einzelfall aus besonderen Gründen zu kurz, kann bei dem Weglegen eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmt werden. Dasselbe gilt, wenn Personen, die ein berechtigtes Interesse nachweisen, einen Antrag auf längere Aufbewahrung stellen. Über die Anträge nach Satz 2 entscheidet die Behördenleitung. (4) Soweit in Spalte 4 der Anlage eine Aufbewahrungsfrist nicht angeordnet ist („keine“), ist das Schriftgut unmittelbar nach seiner Weglegung nach den dazu erlassenen besonderen Vorschriften auszusondern.

§ 3(1) Die Aufbewahrungsfrist für das Schriftgut in Straf- und Bußgeldsachen beginnt mit dem Ablauf des Tages, an dem die verfahrensbeendende Entscheidung, bei mehreren Beschuldigten oder Betroffenen die letzte Entscheidung, rechtskräftig geworden ist. Ist das Verfahren ohne eine Entscheidung beendet worden, die nach § 7 Abs. 1 Aktenordnung (nicht veröffentlicht) der Rechtskraftbescheinigung bedarf, beginnt die Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Tages, an dem die das Verfahren beendende Entscheidung getroffen worden ist. (2) Wird nachträglich auf eine Gesamtstrafe erkannt, ist die Aufbewahrungsfrist für das Schriftgut über die in die Entscheidung einbezogenen Verurteilungen nach dem Tage der Rechtskraft der Gesamtstrafenentscheidung neu zu bestimmen. (3) Ist zum Zeitpunkt des Weglegens der Akten die in der Anlage bestimmte, vom Tage der Rechtskraft an berechnete, Frist für die Aufbewahrung des Schriftgutes bereits abgelaufen, oder endet diese mit Ablauf des Jahres der Weglegung oder der beiden darauf folgenden Jahre, ist das Schriftgut vom Beginn des auf die Weglegung folgenden Jahres für drei weitere Jahre aufzubewahren. Dies gilt nicht in den Fällen der Nummern 46 Buchst. a und 628 Buchst. a des Abschnitts I der Anlage.(4) Erfolgt die Schriftgutverwaltung nicht automationsgestützt, kann die Behördenleitung bestimmen, dass die Aufbewahrungsfrist abweichend von Absatz 1 mit dem Ablauf des Jahres beginnt, in dem die verfahrensbeendende Entscheidung rechtskräftig wird.

§ 4(1) Die Aufbewahrungsfrist für das in § 3 nicht genannte Schriftgut beginnt mit Ablauf des Tages, an dem die das Verfahren beendende Entscheidung getroffen worden ist. Für Personalakten beginnt sie mit deren Abschluss. Erfolgt die Schriftgutverwaltung nicht automationsunterstützt, ist § 3 Abs. 4 entsprechend anzuwenden. (2) Als Jahr der Weglegung gilt 1. bei Prüfungsarbeiten und sonstigen Prüfungsunterlagen das Jahr, in dem die Bekanntgabe des Prüfungsergebnisses an den Prüfling erfolgt ist, im Falle der Wiederholungsprüfung das Jahr, in dem das Ergebnis der letzten Prüfung bekannt gegeben worden ist;2. bei Hinterlegungen das Jahr, in dem die Hinterlegung beendet worden ist oder die Fristen der §§ 27 und 28 des Hinterlegungsgesetzes vom 3. November 2010 (GVOBl. Schl.-H. S. 685) abgelaufen sind;3. bei Büchern über Urkundenverwahrungen (Abschnitt I Nr. 225 der Anlage) das Jahr, in dem alle darin verzeichneten Fälle erledigt sind;4. bei Gefangenenbüchern mit den dazugehörigen Gefangenenkarteien und bei den Listen über die den Gefangenen abgenommenen Gegenstände sowie bei Büchern und Nachweisen über die den Gefangenen abgenommenen Gelder das Jahr, in dem der Vollzug bezüglich aller darin aufgeführten Gefangenen beendet ist;5. für (Sammel)Akten mit den Unterlagen über die Schöffenwahl, Schöffenauslosung und Schöffengeschäftsstelle (§ 1 Abs. 4 Aktenordnung) das Jahr des Ablaufs der jeweiligen Wahlperiode;6. für Akten über sonstige Angelegenheiten, für die die Weglegung nicht durch besondere Vorschrift geregelt ist, das Jahr, in dem die letzte Verfügung zur Sache ergangen ist. (3) Soweit sich aus dem Landesbeamtengesetz nichts anderes ergibt, sind Personalakten abgeschlossen, 1. bei Beschäftigten a) im Falle des Ausscheidens aus dem öffentlichen Dienst mit Ablauf des Kalenderjahres des Erreichens der gesetzlichen Altersgrenze,b) im Falle der Weiterbeschäftigung über die gesetzliche Altersgrenze hinaus mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Beschäftigungsverhältnis endet,c) im Falle des vorherigen Todes mit dem Ablauf des Todesjahres; 2. bei Notarinnen und Notaren, Notarassessorinnen und Notarassessoren, Rechtsbeiständen und sonstigen Inhaberinnen und Inhabern einer Rechtsberatungserlaubnis a) im Falle des Ausscheidens aus dem Amt oder dem Beruf mit Ablauf des Kalenderjahres der Vollendung des 70. Lebensjahres,b) im Falle der Tätigkeit über das 70. Lebensjahr hinaus mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Amts- oder Berufsverhältnis endet,c) im Falle des vorherigen Todes mit dem Ablauf des Todesjahres,d) im Falle einer Notariatsverwaltung (§ 56 der Bundesnotarordnung in der Fassung der Bekanntmachung vom 24. Februar 1961 (BGBl. I S. 97), zuletzt geändert durch Artikel 1 des Gesetzes vom 22. Dezember 2010 (BGBl. I S. 2255)) nach deren Abwicklung; wegen der Aufbewahrungsfristen für Akten und elektronische Akten über registrierte Personen nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz vom 12. Dezember 2007 (BGBl. I S. 2840), zuletzt geändert durch Artikel 2 des Gesetzes vom 22. Dezember 2010 (BGBl. I S. 2248), wird auf § 7 der Rechtsdienstleistungsverordnung vom 19. Juni 2008 (BGBl. I S. 1069) verwiesen;3. bei juristischen Personen und Personenvereinigungen mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Löschung im Handelsregister oder Partnerschaftsregister eingetragen oder die Auseinandersetzung abgeschlossen ist. (4) Für Vormundschaften, Pflegschaften und Beistandschaften über Minderjährige sowie für die zur Zuständigkeit des Familiengerichts (bis zum 31. August 2009: gegebenenfalls Zuständigkeit des Vormundschaftsgerichts) gehörenden Angelegenheiten sonstiger Fürsorge für ein unter elterlicher Sorge stehendes Kind beginnt die Aufbewahrungsfrist abweichend von Absatz 1 Satz 1 mit dem Jahr, das auf das Jahr folgt, in dem das Kind, soweit mehrere Geschwister vorhanden sind, das jüngste an der Angelegenheit beteiligte Kind, volljährig geworden ist, auch wenn die Sache auf andere Weise vorher geendet hat. (5) Wird ein Verfahren aufgenommen oder fortgesetzt, nachdem die Akten bereits weggelegt sind (z.B. durch einen Antrag auf Wiederaufnahme des Verfahrens), beginnt mit dem Ablauf des Jahres, in dem sie erneut weggelegt worden sind, eine neue Aufbewahrungsfrist.

§ 5Für die Ablichtung von Schriftgut an das Landesarchiv gelten die dafür erlassenen besonderen Vorschriften.

§ 6(1) Diese Verordnung tritt vorbehaltlich des Absatzes 4 am 1. Januar 2012 in Kraft.(2) Gleichzeitig treten die Aufbewahrungsbestimmungen vom 23. August 2004 - II 423/1452-208 SH -(SchlHA S. 244), zuletzt geändert durch Erlass vom 15. Januar 2007 - II 173/1452-208 SH - (nicht veröffentlicht), die Allgemeine Verfügung vom 27. Oktober 1982 - V 120/1452-124 - (SchlHA S. 182) über die Aufbewahrungsfristen für das Schriftgut in Justizverwaltungssachen bei den Gerichten der allgemeinen und besonderen Verwaltungsgerichtsbarkeit des Landes Schleswig-Holstein, geändert durch Allgemeine Verfügung vom 12. März 1991 - V 100 b/1452-124 - (SchlHA S. 62), sowie die Allgemeine Verfügung vom 24. Oktober 1996 - II 120 a/1452-39 SH -(SchlHA S. 314) über die Aufbewahrungsfristen für Personalakten der Richterinnen und Richter, der Angestellten, Arbeiterinnen und Arbeiter, der Rechtsanwälte, Notare, Rechtsbeistände und Prozessagenten außer Kraft.(3) Die Bestimmungen über die Aufbewahrung, die Aussonderung, die Ablieferung und die Vernichtung des Schriftgutes in Rechtssachena) des Schleswig-Holsteinischen Finanzgerichts (Allgemeine Verfügung vom 20. September 1971 - V/12/1452 FG-1 - <SchlHA S. 222>),b) bei den Gerichten der Sozialgerichtsbarkeit des Landes Schleswig-Holstein (Allgemeine Verfügung vom 3. Juni 1970 - V/120/1452 Soz.-3 -<SchlHA S. 133>, geändert durch Allgemeine Verfügung vom 12. November 1973 - V/12/1452 Soz.-3- <SchlHA 1974 S. 14>),c) bei den Gerichten der allgemeinen Verwaltungsgerichtsbarkeit des Landes Schleswig-Holstein (Allgemeine Verfügung vom 1. Juni 1970 - V/120/1452 Verw.-3 - <SchlHA S. 131>, geändert durch Allgemeine Verfügung vom 12. März 1991 - V 100 b/1452 Verw.-3 - <SchlHA S. 58>)sowie die Verwaltungsvorschrift der Präsidentin des Landesarbeitsgerichts Schleswig-Holstein über die Aufbewahrung und Aussonderung von Unterlagen in Rechts- und Verwaltungssachen bei den Gerichten für Arbeitssachen vom 19. November 1997 (nicht veröffentlicht) sind weiterhin anzuwenden, sofern diese Verordnung keine anderen Bestimmungen enthält.(4) Für das am 1. Januar 2012 bereits weggelegte oder abgeschlossene Schriftgut sind die Regelungen dieser Verordnung spätestens am 1. Januar 2015 anzuwenden.(5) Diese Verordnung tritt mit Ablauf von fünf Jahren nach ihrem Inkrafttreten außer Kraft.