Landesverordnung über die Kita-Datenbank (Kita-Datenbankverordnung - KitaDBVO) Vom 6. Januar 2021

§ 1 Aufgaben der Kita-Datenbank, Zuständigkeit von Dataport(1) Das Onlineportal der Kita-Datenbank informiert die Personensorgeberechtigten über das Platzangebot und die pädagogische Konzeption und ermöglicht beiderseits unverbindliche Voranmeldungen bei den Kindertageseinrichtungen und zur Vermittlung in Kindertagespflegestellen.(2) Das Verwaltungssystem der Kita-Datenbank stellt die für die Förderung von Kindertageseinrichtungen und die Abrechnung der Finanzierungsbeiträge des Landes und der Wohngemeinden nach Teil 5 und 7 des Kindertagesförderungsgesetzes (KiTaG) vom 12. Dezember 2019, zuletzt geändert durch Gesetz vom 10. Dezember 2020 (GVOBl. Schl.-H. S. 998), erforderlichen Daten bereit und unterstützt die örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe sowie die kreisangehörigen Gemeinden bei der Erfüllung der Ansprüche nach §§ 5 und 7 KiTaG, bei der Vermittlung von Plätzen nach § 6 KiTaG und der Bestandserfassung und Bedarfsermittlung nach § 9 KiTaG.(3) Zuständig für die Abwicklung der technischen Prozesse, der Unterstützung der Benutzerinnen und Benutzer sowie der Personensorgeberechtigten ist Dataport.

§ 10 Verfahrensmanagement der StammdatenpflegeDie für das Verfahrensmanagement der Stammdatenpflege zuständige Stelle nach § 8 Absatz 3 hat1. Stammdaten für die Mandanten anzulegen,2. die Benutzerrollen der Mandanten anzulegen und zu verwalten,3. die Namens- und Adressdaten der Kinder aus dem Verwaltungssystem wöchentlich mit den nach § 3 Absatz 7 KiTaG übermittelten Meldedatensätzen abzugleichen,4. die Namens- und Adressdaten der Kinder nach der Voranmeldung zeitnah mit der landesweiten Spiegeldatenbank der örtlichen Melderegister abzugleichen,5. personenbezogene Daten der Personensorgeberechtigten und deren Kinder unter Beachtung der gesetzlichen Bestimmungen zu anonymisieren oder zu löschen,6. das Ministerium als zentrale Stelle bei der Erfüllung der Rechte nach § 9 Absatz 1 Nummer 3 und der Anforderungen nach § 9 Absatz 1 Nummer 4 zu unterstützen,7. nach einer Mitteilung nach § 5 Absatz 5 Satz 2 die Beteiligten auf die Anforderungen an eine Auftragsdatenverarbeitung, insbesondere auf den Abschluss einer Vereinbarung nach Artikel 28 Absatz 3 der Verordnung (EU) 679/2016, hinzuweisen und8. nach einer Mitteilung nach § 13 Absatz 2 Satz 2 die Datensätze zu löschen.

§ 11 Datenverarbeitung durch Verantwortliche(1) Das Ministerium darf1. den Namen, den Vornamen, die Anschrift, das Geburtsdatum und den vereinbarten zeitlichen Förderungsumfang des Kindes sowie den Namen, den Vornamen und die Betreuungsanschrift der Kindertagespflegeperson zur Abrechnung der Finanzierungsbeiträge des Landes nach Teil 7 des KiTaG verarbeiten und2. die E-Mail-Adressen der Kindertageseinrichtungen nach § 5 Absatz 6 zur Übermittlung von Zugangsdaten für eine elektronische Erhebung zur Angabe der Kosten nach § 58 Absatz 2 KiTaG für die Evaluation der Wirkungen des KiTaG verarbeiten.(2) Die örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe dürfen1. den Namen, den Vornamen, die Anschrift und das Geburtsdatum des Kindes, die Namen, die Vornamen, die Anschriften, die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer der Eltern sowie die gewünschte Betreuungszeit und den gewünschten Aufnahmetermin zur Erfüllung der Ansprüche nach § 5 KiTaG und zur Vermittlung von Plätzen nach § 6 KiTaG verarbeiten,2. den Namen, den Vornamen, die Anschrift und das Geburtsdatum des Kindes, die Namen, die Vornamen, die Anschriften, die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer der Eltern zur Erfüllung der Ansprüche nach § 7 KiTaG verarbeiten,3. den Namen, den Vornamen, Geburtsdatum und die Anschrift des Kindes zur Fortschreibung nach § 3 Absatz 6 Satz 1 Nummer 1 KiTaG bei erkannter Identität mit einem übermittelten Meldedatensatz nach § 10 Nummer 3 und nach einem nicht erfolgreichen Abgleich mit der landesweiten Spiegeldatenbank der örtlichen Melderegister nach § 10 Nummer 4 verarbeiten,4. die von den einzelnen Kindern besuchten Gruppen zur Bestandserfassung nach § 9 Absatz 1 KiTaG verarbeiten,5. den Namen, den Vornamen, das Geburtsdatum und die in Anspruch genommenen Förderungszeit des Kindes zur Förderung von Kindertageseinrichtungen nach Teil 5 des KiTaG verarbeiten,6. den Namen, den Vornamen, die Anschrift und das Geburtsdatum des Kindes, die Namen, die Vornamen und die Anschriften der Eltern sowie den vereinbarten zeitlichen Förderungsumfang des Kindes zur Abrechnung der laufenden Geldleistung nach § 44 und § 45 KiTaG und zur Kostenbeteiligung nach § 50 KiTaG verarbeiten,7. den Namen der Kindertagespflegestelle, den Namen, den Vornamen, die Betreuungsanschrift und die gegebenenfalls abweichende Postanschrift der Kindertagespflegeperson, ihre Qualifikation und den Ort der Betreuung zur Abrechnung der laufenden Geldleistung nach § 44 und § 45 KiTaG verarbeiten,8. den Namen, den Vornamen, die Anschrift, das Geburtsdatum sowie den vereinbarten zeitlichen Förderungsumfang des Kindes zur Abrechnung der Finanzierungsbeiträge des Landes und der Wohngemeinden nach Teil 7 des KiTaG verarbeiten und9. den Namen, den Vornamen und die Betreuungsanschrift der Kindertagespflegeperson zur Abrechnung der Finanzierungsbeiträge des Landes und der Wohngemeinden nach Teil 7 des KiTaG verarbeiten.(3) Die Gemeinden und Ämter dürfen1. den Namen, den Vornamen, die Anschrift und das Geburtsdatum des Kindes, die Namen, die Vornamen, die Anschriften, die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer der Eltern sowie die gewünschte Betreuungszeit und den gewünschten Aufnahmetermin zur Vermittlung von Plätzen nach § 6 KiTaG verarbeiten,2. den Namen, den Vornamen, die Anschrift und das Geburtsdatum des Kindes, die Namen, die Vornamen, die Anschriften, die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer der Eltern zur Erfüllung der Ansprüche nach § 7 KiTaG verarbeiten,3. den Namen, den Vornamen, Geburtsdatum und die Anschrift des Kindes zur Fortschreibung nach § 3 Absatz 6 Satz 1 Nummer 1 KiTaG bei erkannter Identität mit einem übermittelten Meldedatensatz nach § 10 Nummer 3 und nach einem nicht erfolgreichen Abgleich mit der landesweiten Spiegeldatenbank der örtlichen Melderegister nach § 10 Nummer 4 verarbeiten,4. die von den einzelnen Kindern besuchten Gruppen zur Bestandserfassung nach § 9 Absatz 1 KiTaG verarbeiten,5. den Namen, den Vornamen, das Geburtsdatum und die in Anspruch genommenen Förderungszeit des Kindes zur Förderung von Kindertageseinrichtungen nach Teil 5 des KiTaG verarbeiten,6. den Namen, den Vornamen, die Anschrift und das Geburtsdatum des Kindes, die Namen, die Vornamen und die Anschriften der Eltern sowie den vereinbarten zeitlichen Förderungsumfang des Kindes zur Abrechnung der laufenden Geldleistung nach § 44 und § 45 KiTaG und zur Kostenbeteiligung nach § 50 KiTaG verarbeiten,7. den Namen, den Vornamen, die Anschrift, das Geburtsdatum sowie den vereinbarten zeitlichen Förderungsumfang des Kindes zur Abrechnung der Finanzierungsbeiträge der Wohngemeinden nach Teil 7 des KiTaG verarbeiten.8. den Namen der Kindertagespflegestelle, den Namen, den Vornamen, die Betreuungsanschrift und die gegebenenfalls abweichende Postanschrift der Kindertagespflegeperson, ihre Qualifikation und den Ort der Betreuung zur Abrechnung der laufenden Geldleistung nach § 44 und § 45 KiTaG verarbeiten,9. den Namen, den Vornamen, die Anschrift, das Geburtsdatum sowie den vereinbarten zeitlichen Förderungsumfang des Kindes zur Abrechnung der Finanzierungsbeiträge der Wohngemeinden nach Teil 7 des KiTaG verarbeiten und10. den Namen, den Vornamen und die Betreuungsanschrift der Kindertagespflegeperson zur Abrechnung der Finanzierungsbeiträge der Wohngemeinden nach Teil 7 des KiTaG verarbeiten.

§ 13 Löschungsfristen(1) Die für das Verfahrensmanagement der Stammdatenpflege zuständige Stelle führt automatisierte Löschungen durch, wenn personenbezogene Daten für die Erfüllung der Aufgaben nach § 3 Absatz 6 KiTaG nicht mehr erforderlich sind. Die fehlende Erforderlichkeit liegt insbesondere vor, wenn1. nach Beendigung des Betreuungsverhältnisses eine Frist von einem Jahr abgelaufen ist,2. nach Erstellung von finanzierungsbegründenden Unterlagen für die Abrechnung der Finanzierungsbeiträge des Landes und der Wohngemeinden nach Teil 7 des KiTaG und die Förderung für Kinder in Randzeitenangeboten nach § 41 Absatz 2 KiTaG eine Frist von sechs Jahren ab dem übernächsten dem Erstellungszeitpunkt folgenden Jahresanfang abgelaufen ist,3. nach der Erstellung eines Eintrags auf der Warteliste für eine Kindertageseinrichtung oder zur Vermittlung zu einer Kindertagespflegeperson eine Frist von drei Jahren abgelaufen ist,4. nach der Absage eines Eintrags auf der Warteliste für eine Kindertageseinrichtung oder zur Vermittlung zu einer Kindertagespflegeperson eine Frist von sechs Monaten abgelaufen ist oder5. ein übermittelter Meldedatensatz nach § 10 Nummer 3 keine Übereinstimmung mit Namens- und Adressdaten eines zu diesem Zeitpunkt geförderten Kindes aufweist.(2) Der Träger einer Kindertageseinrichtung und die oder das nach § 5 Absatz 5 mit den Aufgaben nach § 5 Absatz 4 betraute Standortgemeinden oder Amt können die Datensätze nach Absatz 1 Satz 2 Nummer 1, 3 und 4 vor dem Ablauf der genannten Fristen eigenständig löschen. Dies setzt eine Mitteilung an die für das Verfahrensmanagement der Stammdatenpflege zuständigen Stelle nach § 8 Absatz 3 voraus. Sie sollen dieses Verfahren anstoßen, wenn in Abstimmung mit anderen Mandanten absehbar ist, dass die Erforderlichkeit der Verarbeitung der jeweiligen Datensätze zu eigenen oder den in § 11 genannten Zwecken vor dem jeweiligen Fristende nicht mehr besteht.

§ 5 Nutzung durch Träger von Kindertageseinrichtungen(1) Träger von Kindertageseinrichtungen richten ihr Aufnahmeersuchen über ein online zur Verfügung gestelltes Formblatt an das Ministerium und werden durch die für das Verfahrensmanagement der Stammdatenpflege zuständige Stelle nach § 8 Absatz 3 in das Verwaltungssystem aufgenommen.(2) Nach Zugang des Aufnahmeersuchens legt die für das Verfahrensmanagement der Stammdatenpflege zuständige Stelle die Stammdaten und die Benutzerrollen für die benannten Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter an.(3) Der Träger der Kindertageseinrichtung ist für die Einrichtung, Aktualisierung einschließlich der Löschung nicht mehr erforderlicher Inhalte (Pflege) der Angebotsinformationsseite der Kindertageseinrichtung im Onlineportal verantwortlich. Der Träger der Kindertageseinrichtung kann Informationen zu1. der Art und Ausgestaltung des Kinderförderungsangebots, seinem Konzept und den pädagogischen Schwerpunkten,2. den Öffnungszeiten und den Zeiten, zu denen eine Anmeldung vor Ort vorgenommen werden kann,3. den Schließtagen,4. den Aufnahmekriterien,5. den Angeboten zur Integration von Kindern mit Behinderung,6. den Elternbeiträgen und Verpflegungskostenbeiträgen,7. der Verpflegung,8. der Satzung beziehungsweise der Entgeltordnung sowie den Benutzungsregeln und9. den Kontaktdaten,sowie Bilder der Räumlichkeiten der Kindertageseinrichtung einpflegen. Das Veröffentlichen von Personenfotos von Kindern ist unzulässig, wenn die Betroffenen eindeutig erkennbar sind. Werden auf der Angebotsinformationsseite Personenfotos von Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern veröffentlicht, so hat der Einrichtungsträger dem Ministerium auf Anforderung die Einwilligung der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters vorzulegen.(4) Träger von Kindertageseinrichtungen haben1. alle Voranmeldungen, die durch Personensorgeberechtigte außerhalb des Onlineportals unmittelbar beim Träger vorgenommen werden, in das Verwaltungssystem zu importieren beziehungsweise in dem Verwaltungssystem zu erfassen,2. den Abschluss eines Betreuungsvertrages oder die Begründung eines Benutzungsverhältnisses mit den Personensorgeberechtigten eines Kindes unter Angabe der Daten nach § 3 Absatz 4 Satz 1 KiTaG in dem Verwaltungssystem per Eingabebestätigung zu registrieren.Die Registrierung des Abschlusses eines Betreuungsvertrages oder die Begründung eines Benutzungsverhältnisses führt in dem Verwaltungssystem zur Löschung der gegenüber anderen Kindertageseinrichtungen für das betreute Kind abgegebenen Voranmeldungen sowie zum Ausschluss der Abgabe einer erneuten Voranmeldung für die Einrichtung, mit der der Betreuungsvertrag oder das Benutzungsverhältnis besteht. Ein Ausschluss erfolgt nicht, wenn der Anmeldewunsch den Übergang von einer Krippen- in eine Kindergarten-Förderung oder den Übergang von einer Kindergarten- in eine Hort-Förderung betrifft.(5) Der Träger der Kindertageseinrichtung kann im Einvernehmen mit der Standortgemeinde oder dem Amt, in welcher die Kindertageseinrichtung liegt, seine Verantwortlichkeit für die Pflege der Angebotsinformationsseite und die Aufgaben nach Absatz 4 auf die Standortgemeinde beziehungsweise das Amt übertragen. Dies setzt eine Mitteilung an die für das Verfahrensmanagement der Stammdatenpflege zuständigen Stelle nach § 8 Absatz 3 voraus. § 5 Absatz 2 gilt entsprechend.(6) Träger von Kindertageseinrichtungen haben für jede ihrer Einrichtungen im Verwaltungssystem eine E-Mail-Adresse zur Kontaktaufnahme zu hinterlegen.

§ 7 Nutzung durch die örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe, die Gemeinden und Ämter(1) Die örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe, die Gemeinden und die Ämter übermitteln für ihr Aufnahmeersuchen online ihre Kontaktdaten an das Ministerium und werden im Anschluss in das Verwaltungssystem nach § 3 Absatz 1 Satz 3 KiTaG aufgenommen. § 5 Absatz 2 gilt entsprechend.(2) Die örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe haben den Abschluss eines Betreuungsvertrags zwischen einem Personensorgeberechtigten und einer Kindertagespflegeperson oder ihrem Anstellungsträger unter Angabe der Daten nach § 3 Absatz 3 Satz 1 Nummer 1 bis 3 KitaG und des vereinbarten zeitlichen Förderungsumfangs des Kindes nach § 3 Absatz 4 Satz 2 KiTaG in dem Verwaltungssystem zu registrieren. Sie können diese Aufgabe an Vermittlungsstellen für die Kindertagespflege übertragen.(3) Die örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe, die Gemeinden und die Ämter haben die Namens- und Adressdaten der Kinder bei erkannter Identität mit einem übermittelten Meldedatensatz nach § 10 Nummer 3 und nach einem fehlgeschlagenen Abgleich mit der landesweiten Spiegeldatenbank der örtlichen Melderegister nach § 10 Nummer 4 zu korrigieren.

Aufgrund des § 3 Absatz 6 des Kindertagesförderungsgesetzes (KiTaG) vom 12. Dezember 2019, zuletzt geändert durch Gesetz vom 10. Dezember 2020 (GVOBl. Schl.-H. S. 998), und § 7 Absatz 4 des Landesdatenschutzgesetzes (LDSG) vom 2. Mai 2018 (GVOBl. Schl.-H. S. 162), verordnet das Ministerium für Soziales, Gesundheit, Jugend, Familie und Senioren:

§ 1 Aufgaben der Kita-Datenbank(1) Das Onlineportal der Kita-Datenbank informiert die Personensorgeberechtigten über das Platzangebot und die pädagogische Konzeption und ermöglicht beiderseits unverbindliche Voranmeldungen bei den Kindertageseinrichtungen und zur Vermittlung in Kindertagespflegestellen.(2) Das Verwaltungssystem der Kita-Datenbank stellt die für die Förderung von Kindertageseinrichtungen und die Abrechnung der Finanzierungsbeiträge des Landes und der Wohngemeinden nach Teil 5 und 7 des Kindertagesförderungsgesetzes (KiTaG) vom 12. Dezember 2019, zuletzt geändert durch Gesetz vom 10. Dezember 2020 (GVOBl. Schl.-H. S. 998), erforderlichen Daten bereit und unterstützt die örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe sowie die kreisangehörigen Gemeinden bei der Erfüllung der Ansprüche nach §§ 5 und 7 KiTaG, bei der Vermittlung von Plätzen nach § 6 KiTaG und der Bestandserfassung und Bedarfsermittlung nach § 9 KiTaG.

§ 10 Verfahrensmanagement der StammdatenpflegeDie für das Verfahrensmanagement der Stammdatenpflege zuständige Stelle nach § 8 Absatz 3 hat1. Stammdaten für die Mandanten anzulegen,2. die Benutzerrollen der Mandanten anzulegen und zu verwalten,3. die Namens- und Adressdaten der Personensorgeberechtigten und deren Kinder aus dem Verwaltungssystem zum fünften eines jeden Monats mit der landesweiten Spiegeldatenbank der örtlichen Melderegister abzugleichen,4. die Namens- und Adressdaten der Personensorgeberechtigten und deren Kinder nach der Voranmeldung zeitnah mit der landesweiten Spiegeldatenbank der örtlichen Melderegister abzugleichen,5. personenbezogene Daten der Personensorgeberechtigten und deren Kinder unter Beachtung der gesetzlichen Bestimmungen zu anonymisieren oder zu löschen,6. das Ministerium als zentrale Stelle bei der Erfüllung der Rechte nach § 9 Absatz 1 Nummer 3 und der Anforderungen nach § 9 Absatz 1 Nummer 4 zu unterstützen,7. nach einer Mitteilung nach § 5 Absatz 5 Satz 2 die Beteiligten auf die Anforderungen an eine Auftragsdatenverarbeitung, insbesondere auf den Abschluss einer Vereinbarung nach Artikel 28 Absatz 3 der Verordnung (EU) 679/2016, hinzuweisen und8. nach einer Mitteilung nach § 13 Absatz 2 Satz 2 die Datensätze zu löschen.

§ 11 Datenverarbeitung durch Verantwortliche(1) Das Ministerium darf den Namen, den Vornamen, das Geburtsdatum sowie den vereinbarten zeitlichen Förderungsumfang des Kindes zum Zwecke der Abrechnung der Finanzierungsbeiträge des Landes nach Teil 7 des KiTaG verarbeiten.(2) Die örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe dürfen1. den Namen, den Vornamen, die Anschrift und das Geburtsdatum des Kindes, die Namen, die Vornamen, die Anschriften, die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer der Eltern sowie die gewünschte Betreuungszeit und den gewünschten Aufnahmetermin zur Erfüllung der Ansprüche nach § 5 KiTaG und zur Vermittlung von Plätzen nach § 6 KiTaG verarbeiten,2. den Namen, den Vornamen, die Anschrift und das Geburtsdatum des Kindes, die Namen, die Vornamen, die Anschriften, die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer der Eltern zur Erfüllung der Ansprüche nach § 7 KiTaG verarbeiten,3. den Namen, den Vornamen und das Geburtsdatum des Kindes sowie die Namen, die Vornamen und die Anschriften der Eltern zur Korrektur nach § 3 Absatz 5 Satz 2 KiTaG nach einem nicht erfolgreichen Abgleich mit der landesweiten Spiegeldatenbank der örtlichen Melderegister nach § 10 Nummer 3 und 4 verarbeiten,4. die von den einzelnen Kindern besuchten Gruppen zur Bestandserfassung nach § 9 Absatz 1 KiTaG verarbeiten,5. den Namen, den Vornamen, das Geburtsdatum und die in Anspruch genommenen Förderungszeit zur Förderung von Kindertageseinrichtungen nach Teil 5 des KiTaG verarbeiten,6. den Namen, den Vornamen, die Anschrift und das Geburtsdatum des Kindes, die Namen, die Vornamen und die Anschriften der Eltern sowie den vereinbarten zeitlichen Förderungsumfang des Kindes zur Abrechnung der laufenden Geldleistung nach § 44 und § 45 KiTaG und zur Kostenbeteiligung nach § 50 KiTaG verarbeiten,7. den Namen, den Vornamen, die Anschrift, das Geburtsdatum sowie den vereinbarten zeitlichen Förderungsumfang des Kindes zur Abrechnung der Finanzierungsbeiträge der Wohngemeinden nach Teil 7 des KiTaG verarbeiten.(3) Die Gemeinden und Ämter dürfen1. den Namen, den Vornamen, die Anschrift und das Geburtsdatum des Kindes, die Namen, die Vornamen, die Anschriften, die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer der Eltern sowie die gewünschte Betreuungszeit und den gewünschten Aufnahmetermin zur Vermittlung von Plätzen nach § 6 KiTaG verarbeiten,2. den Namen, den Vornamen, die Anschrift und das Geburtsdatum des Kindes, die Namen, die Vornamen, die Anschriften, die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer der Eltern zur Erfüllung der Ansprüche nach § 7 KiTaG verarbeiten,3. den Namen, den Vornamen und das Geburtsdatum des Kindes sowie die Namen, die Vornamen und die Anschriften der Eltern zur Korrektur nach § 3 Absatz 5 Satz 2 KiTaG nach einem nicht erfolgreichen Abgleich mit der landesweiten Spiegeldatenbank der örtlichen Melderegister nach § 10 Nummer 3 und 4 verarbeiten,4. die von den einzelnen Kindern besuchten Gruppen zur Bestandserfassung nach § 9 Absatz 1 KiTaG verarbeiten,5. den Namen, den Vornamen, das Geburtsdatum und die in Anspruch genommenen Förderungszeit zur Förderung von Kindertageseinrichtungen nach Teil 5 des KiTaG verarbeiten,6. den Namen, den Vornamen, die Anschrift und das Geburtsdatum des Kindes, die Namen, die Vornamen und die Anschriften der Eltern sowie den vereinbarten zeitlichen Förderungsumfang des Kindes zur Abrechnung der laufenden Geldleistung nach § 44 und § 45 KiTaG und zur Kostenbeteiligung nach § 50 KiTaG verarbeiten,7. den Namen, den Vornamen, die Anschrift, das Geburtsdatum sowie den vereinbarten zeitlichen Förderungsumfang des Kindes zur Abrechnung der Finanzierungsbeiträge der Wohngemeinden nach Teil 7 des KiTaG verarbeiten.

§ 12 DatensicherheitMit der Aufnahme in das Verwaltungssystem sind die Verantwortlichen nach § 8 Absatz 1 verpflichtet:1. an Arbeitsplätzen, von denen aus das Verwaltungssystem genutzt wird, alle erforderlichen und angemessenen Maßnahmen zu treffen, um einen Fremdzugriff und eine Kenntnisnahme der Daten durch unbefugte Dritte auszuschließen sowie die von der für das Verfahrensmanagement zuständigen Stelle zur Verfügung gestellten digitalen Ausweise zur weitergehenden Authentifizierung (Client-Zertifikate) zu nutzen und2. den Verdacht einer Datenschutzverletzung, die bewusste und unbewusste Weitergabe eines zugeteilten Client-Zertifikats an oder das Bestehen eines Zugangs zu einem Client-Zertifikat durch unbefugte Dritte sowie sonstige erhebliche Verstöße gegen die Datensicherheit, unverzüglich dem Ministerium als zentrale Stelle und der für das Verfahrensmanagement der Stammdatenpflege zuständige Stelle mitzuteilen.

§ 13 Löschungsfristen(1) Die für das Verfahrensmanagement der Stammdatenpflege zuständige Stelle führt automatisierte Löschungen durch, wenn personenbezogene Daten für die Erfüllung der Aufgaben nach § 3 Absatz 5 KiTaG nicht mehr erforderlich sind. Die fehlende Erforderlichkeit liegt insbesondere vor, wenn1. nach Beendigung des Betreuungsverhältnisses eine Frist von sechs Monaten abgelaufen ist,2. nach Erstellung von finanzierungsbegründenden Unterlagen für die Abrechnung der Finanzierungsbeiträge des Landes und der Wohngemeinden nach Teil 7 des KiTaG und die Förderung für Kinder in Randzeitenangeboten nach § 41 Absatz 2 KiTaG eine Frist von sechs Jahren ab dem übernächsten dem Erstellungszeitpunkt folgenden Jahresanfang abgelaufen ist,3. nach der Erstellung eines Eintrags auf der Warteliste für eine Kindertageseinrichtung oder zur Vermittlung zu einer Kindertagespflegeperson eine Frist von drei Jahren abgelaufen ist und4. nach der Absage eines Eintrags auf der Warteliste für eine Kindertageseinrichtung oder zur Vermittlung zu einer Kindertagespflegeperson eine Frist von sechs Monaten abgelaufen ist.(2) Der Träger einer Kindertageseinrichtung und die oder das nach § 5 Absatz 5 mit den Aufgaben nach § 5 Absatz 4 betraute Standortgemeinden oder Amt können die Datensätze nach Absatz 1 Satz 2 Nummer 1, 3 und 4 vor dem Ablauf der genannten Fristen eigenständig löschen. Dies setzt eine Mitteilung an die für das Verfahrensmanagement der Stammdatenpflege zuständigen Stelle nach § 8 Absatz 3 voraus.

§ 14 InkrafttretenDiese Verordnung tritt mit Wirkung vom 1. Januar 2021 in Kraft.

§ 2 Begriffe(1) Mandanten sind das für die Kindertageseinrichtungen und die Kindertagespflege zuständige Ministerium (Ministerium) und an der Kita-Datenbank teilnehmende örtliche Träger der öffentlichen Jugendhilfe, Gemeinden, Ämter, Träger von Kindertageseinrichtungen und die gegebenenfalls mit der Vermittlung von Kindertagespflegepersonen betrauten Stellen.(2) Benutzerin oder Benutzer ist, wer als einem Mandanten zugeordnete natürliche Person über eine Berechtigung zur Nutzung des Verwaltungssystems (Benutzerrolle) verfügt.

§ 3 Beirat(1) Das Ministerium richtet zum Zwecke des gegenseitigen Erfahrungsaustauschs einen Beirat ein. Dem Beirat gehören Vertreterinnen und Vertreter des Ministeriums, der kommunalen Landesverbände, der Landes-Arbeitsgemeinschaft der Freien Wohlfahrtsverbände, der Landeselternvertretung und des Landesverbands Kindertagespflege an. Der Beirat tritt anlassbezogen, jedoch mindestens einmal im Jahr zusammen. Die Ergebnisse der Sitzungen des Beirats sind bei der Weiterentwicklung der Kita-Datenbank zu berücksichtigen.(2) Dem Beirat nach Absatz 1 und dem Fachgremium nach § 56 KiTaG werden auf Anfrage anonymisierte Statistiken aus der Kita-Datenbank zur Verfügung gestellt.

§ 4 Nutzung der Kita-Datenbank(1) Das Onlineportal nach § 3 Absatz 1 Satz 2 KiTaG steht allen Personensorgeberechtigten zum Zweck der Information über das bestehende Angebot und zur unverbindlichen Voranmeldung in Kindertageseinrichtungen offen. Wird eine Kindertagespflegeperson oder ihr Anstellungsträger nach Absatz 3 Satz 1 in das Onlineportal aufgenommen, kann der zuständige örtliche Träger der öffentlichen Jugendhilfe oder die zuständige Vermittlungsstelle für die Kindertagespflege die Möglichkeit der unverbindlichen Voranmeldung zur Vermittlung an die Kindertagespflegeperson eröffnen.(2) Einrichtungsträger werden mit ihren nach dem KiTaG geförderten Kindertageseinrichtungen in das Onlineportal aufgenommen. Sie präsentieren ihr Angebot auf einer Angebotsinformationsseite und nehmen an dem Voranmeldeverfahren teil.(3) Kindertagespflegepersonen und ihre Anstellungsträger werden auf Wunsch in das Onlineportal aufgenommen. Vermittlungsstellen für die Kindertagespflege werden auf Antrag des zuständigen örtlichen Trägers der öffentlichen Jugendhilfe in das Verwaltungssystem nach § 3 Absatz 1 Satz 3 KiTaG aufgenommen.(4) Die örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe, die Gemeinden, die Ämter und die Träger von Kindertageseinrichtungen, die nach dem KiTaG gefördert werden, nehmen an dem Verwaltungssystem nach § 3 Absatz 1 Satz 3 KiTaG teil.(5) Träger von Kindertageseinrichtungen, Kindertagespflegepersonen und ihre Anstellungsträger sowie Vermittlungsstellen können gegenüber dem Ministerium ohne Angabe von Gründen und ohne Einhaltung einer Frist die Beendigung der Teilnahme an der Kita-Datenbank erklären.(6) Stellt das Ministerium einen Verstoß gegen Pflichten, die sich aus der Nutzung des Verwaltungssystems ergeben, fest, weist es den Mandanten auf diesen hin. Dauert der Verstoß an, soll es dem Mandanten eine angemessene Frist zur Beseitigung einräumen. Kommt der Mandant der Aufforderung zur Beseitigung nicht nach, so kann ihn das Ministerium von der Teilnahme an dem Verwaltungssystem ausschließen.

§ 5 Nutzung durch Träger von Kindertageseinrichtungen(1) Träger von Kindertageseinrichtungen richten ihr Aufnahmeersuchen über ein online zur Verfügung gestelltes Formblatt an das Ministerium und werden durch die für das Verfahrensmanagement der Stammdatenpflege zuständige Stelle nach § 8 Absatz 3 in das Verwaltungssystem aufgenommen.(2) Nach Zugang des Aufnahmeersuchens legt die für das Verfahrensmanagement der Stammdatenpflege zuständige Stelle die Stammdaten und die Benutzerrollen für die benannten Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter an.(3) Der Träger der Kindertageseinrichtung ist für die Einrichtung, Aktualisierung einschließlich der Löschung nicht mehr erforderlicher Inhalte (Pflege) der Angebotsinformationsseite der Kindertageseinrichtung im Onlineportal verantwortlich. Der Träger der Kindertageseinrichtung kann Informationen zu1. der Art und Ausgestaltung des Kinderförderungsangebots, seinem Konzept und den pädagogischen Schwerpunkten,2. den Öffnungszeiten und den Zeiten, zu denen eine Anmeldung vor Ort vorgenommen werden kann,3. den Schließtagen,4. den Aufnahmekriterien,5. den Angeboten zur Integration von Kindern mit Behinderung,6. den Elternbeiträgen und Verpflegungskostenbeiträgen,7. der Verpflegung,8. der Satzung beziehungsweise der Entgeltordnung sowie den Benutzungsregeln und9. den Kontaktdaten,sowie Bilder der Räumlichkeiten der Kindertageseinrichtung einpflegen. Das Veröffentlichen von Personenfotos von Kindern ist unzulässig, wenn die Betroffenen eindeutig erkennbar sind. Werden auf der Angebotsinformationsseite Personenfotos von Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern veröffentlicht, so hat der Einrichtungsträger dem Ministerium auf Anforderung die Einwilligung der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters vorzulegen.(4) Träger von Kindertageseinrichtungen haben1. alle Voranmeldungen, die durch Personensorgeberechtigte außerhalb des Onlineportals unmittelbar beim Träger vorgenommen werden, in das Verwaltungssystem zu importieren beziehungsweise in dem Verwaltungssystem zu erfassen,2. den Abschluss eines Betreuungsvertrages oder die Begründung eines Benutzungsverhältnisses mit den Personensorgeberechtigten eines Kindes unter Angabe der Daten nach § 3 Absatz 4 Satz 1 KiTaG in dem Verwaltungssystem per Eingabebestätigung zu registrieren.Die Registrierung des Abschlusses eines Betreuungsvertrages oder die Begründung eines Benutzungsverhältnisses führt in dem Verwaltungssystem zur Löschung der gegenüber anderen Kindertageseinrichtungen für das betreute Kind abgegebenen Voranmeldungen sowie zum Ausschluss der Abgabe einer erneuten Voranmeldung für die Einrichtung, mit der der Betreuungsvertrag oder das Benutzungsverhältnis besteht. Ein Ausschluss erfolgt nicht, wenn der Anmeldewunsch den Übergang von einer Krippen- in eine Kindergarten-Förderung oder den Übergang von einer Kindergarten- in eine Hort-Förderung betrifft.(5) Der Träger der Kindertageseinrichtung kann im Einvernehmen mit der Standortgemeinde oder dem Amt, in welcher die Kindertageseinrichtung liegt, seine Verantwortlichkeit für die Pflege der Angebotsinformationsseite und die Aufgaben nach Absatz 4 auf die Standortgemeinde beziehungsweise das Amt übertragen. Dies setzt eine Mitteilung an die für das Verfahrensmanagement der Stammdatenpflege zuständigen Stelle nach § 8 Absatz 3 voraus. § 5 Absatz 2 gilt entsprechend.

§ 6 Nutzung durch Kindertagespflegepersonen, Anstellungsträger und VermittlungsstellenKindertagespflegepersonen und Anstellungsträger richten ihren Wunsch auf Aufnahme in das Onlineportal unter Nutzung eines von dem Ministerium zur Verfügung gestellten Formblatts an den zuständigen örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe. Hierzu teilen sie die von ihnen zur Veröffentlichung bestimmten Daten mit; § 5 Absatz 3 Satz 2 und 3 gilt entsprechend. Je nach Wunsch der Kindertagespflegeperson werden ihre Kontaktdaten, die ihres Anstellungsträgers oder die einer Vermittlungsstelle für die Kindertagespflege angegeben.

§ 7 Nutzung durch die örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe, die Gemeinden und Ämter(1) Die örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe, die Gemeinden und die Ämter übermitteln für ihr Aufnahmeersuchen online ihre Kontaktdaten an das Ministerium und werden im Anschluss in das Verwaltungssystem nach § 3 Absatz 1 Satz 3 KiTaG aufgenommen. § 5 Absatz 2 gilt entsprechend.(2) Die örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe haben den Abschluss eines Betreuungsvertrags zwischen einem Personensorgeberechtigten und einer Kindertagespflegeperson oder ihrem Anstellungsträger unter Angabe der Daten nach § 3 Absatz 4 Satz 2 KiTaG in dem Verwaltungssystem zu registrieren. Sie können diese Aufgabe an Vermittlungsstellen für die Kindertagespflege übertragen.(3) Die örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe, die Gemeinden und die Ämter haben die Namens- und Adressdaten der Personensorgeberechtigten und deren Kinder nach einem fehlgeschlagenen Abgleich mit der landesweiten Spiegeldatenbank der örtlichen Melderegister nach § 10 Nummer 3 und 4 zu korrigieren.

§ 8 Bestimmung der Verantwortlichen, der zentralen Stelle und der für das Verfahrensmanagement der Stammdatenpflege zuständigen Stelle(1) Verantwortliche sind das Ministerium, die örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe, die Gemeinden und die Ämter, soweit diese Aufgaben anstelle der Gemeinden wahrnehmen, die Vermittlungsstellen für die Kindertagespflege sowie die Träger von Kindertageseinrichtungen.(2) Zentrale Stelle nach § 7 Absatz 4 Landesdatenschutzgesetz für das automatisierte Verfahren des Verwaltungssystems ist das Ministerium.(3) Die für das Verfahrensmanagement der Stammdatenpflege zuständige Stelle ist Dataport.

§ 9 Ordnungsmäßigkeit des automatisierten Verfahrens(1) Das Ministerium gewährleistet als zentrale Stelle die Ordnungsmäßigkeit des automatisierten Verfahrens wie folgt:1. es stellt das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Artikel 30 der Verordnung (EU) 679/20161 auf und führt es fort,2. es ist federführend verantwortlich für die Dokumentation und Durchführung des Testes gemäß § 7 Absatz 1 Landesdatenschutzgesetz, zu denen sie von ihr ausgewählte Verantwortliche hinzuzieht, und erteilt die Freigabe mit Wirkung für die Verantwortlichen,3. es erfüllt die Rechte nach den Artikeln 13 bis 18 und 20 der Verordnung (EU) 679/2016,4. es ist für die Erfüllung der Anforderungen nach Artikel 32 der Verordnung (EU) 679/2016 verantwortlich,5. es informiert Verantwortliche unverzüglich über ihr bekannt gewordene Verfahrensmängel und die voraussichtliche Dauer der Mängelbeseitigung,6. es erlässt Nutzungsbestimmungen zur ordnungsmäßigen Nutzung des Verfahrens durch die Verantwortlichen,7. es ist bei Auftragsdatenverarbeitung durch die für das Verfahrensmanagement der Stammdatenpflege zuständigen Stelle die verantwortliche Stelle.Erhebt ein Verantwortlicher nach § 8 Absatz 1 personenbezogene Daten, die nicht in § 3 Absatz 3 bis 5 KiTaG enthalten sind, erfüllt er abweichend von Absatz 1 Nummer 3 für diese personenbezogenen Daten die Rechte nach den Artikeln 13 und 14 der Verordnung (EU) 679/2016.(2) Wird einem Verantwortlichen nach § 8 Absatz 1 oder der für das Verfahrensmanagement der Stammdatenpflege zuständigen Stelle nach § 8 Absatz 3 eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten bekannt, informiert dieser oder diese unverzüglich das Ministerium als zentrale Stelle, welches die Meldepflichten nach Artikel 33 der Verordnung (EU) 679/2016 erfüllt. Wird das Ministerium als zentrale Stelle über eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten informiert, welche voraussichtlich ein hohes Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat, erfüllt es die Benachrichtigungspflichten nach Artikel 34 Absatz 1 bis 3 der Verordnung (EU) 679/2016.(3) Die Verantwortlichen nutzen das Verfahren gemäß den von dem Ministerium als der zentralen Stelle erlassenen Nutzungsbestimmungen. Werden seitens eines Verantwortlichen Verfahrensfehler festgestellt, informiert dieser unverzüglich das Ministerium als zentrale Stelle und die für das Verfahrensmanagement der Stammdatenpflege zuständige Stelle.