Landesverordnung über die Errichtung einer landesweiten Kita-Datenbank (Kitadatenbankverordnung - KiTaDBVO) Vom 17. Juni 2016

§ 1 Aufgaben der Kita-Datenbank, Zuständigkeit von Dataport(1) Das Onlineportal der Kita-Datenbank informiert die Personensorgeberechtigten über das Platzangebot und die pädagogische Konzeption und ermöglicht beiderseits unverbindliche Voranmeldungen bei den Kindertageseinrichtungen und zur Vermittlung in Kindertagespflegestellen.(2) Das Verwaltungssystem der Kita-Datenbank stellt die für die Förderung von Kindertageseinrichtungen und die Abrechnung der Finanzierungsbeiträge des Landes und der Wohngemeinden nach Teil 5 und 7 des Kindertagesförderungsgesetzes (KiTaG) vom 12. Dezember 2019, zuletzt geändert durch Gesetz vom 10. Dezember 2020 (GVOBl. Schl.-H. S. 998), erforderlichen Daten bereit und unterstützt die örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe sowie die kreisangehörigen Gemeinden bei der Erfüllung der Ansprüche nach §§ 5 und 7 KiTaG, bei der Vermittlung von Plätzen nach § 6 KiTaG und der Bestandserfassung und Bedarfsermittlung nach § 9 KiTaG.(3) Zuständig für die Abwicklung der technischen Prozesse, der Unterstützung der Benutzerinnen und Benutzer sowie der Personensorgeberechtigten ist Dataport.

§ 10 Verfahrensmanagement der StammdatenpflegeDie für das Verfahrensmanagement der Stammdatenpflege zuständige Stelle nach § 8 Absatz 3 hat1. Stammdaten für die Mandanten anzulegen,2. die Benutzerrollen der Mandanten anzulegen und zu verwalten,3. die Namens- und Adressdaten der Kinder aus dem Verwaltungssystem wöchentlich mit den nach § 3 Absatz 7 KiTaG übermittelten Meldedatensätzen abzugleichen,4. die Namens- und Adressdaten der Kinder nach der Voranmeldung zeitnah mit der landesweiten Spiegeldatenbank der örtlichen Melderegister abzugleichen,5. personenbezogene Daten der Personensorgeberechtigten und deren Kinder unter Beachtung der gesetzlichen Bestimmungen zu anonymisieren oder zu löschen,6. das Ministerium als zentrale Stelle bei der Erfüllung der Rechte nach § 9 Absatz 1 Nummer 3 und der Anforderungen nach § 9 Absatz 1 Nummer 4 zu unterstützen,7. nach einer Mitteilung nach § 5 Absatz 5 Satz 2 die Beteiligten auf die Anforderungen an eine Auftragsdatenverarbeitung, insbesondere auf den Abschluss einer Vereinbarung nach Artikel 28 Absatz 3 der Verordnung (EU) 679/2016, hinzuweisen und8. nach einer Mitteilung nach § 13 Absatz 2 Satz 2 die Datensätze zu löschen.

§ 11 Datenverarbeitung durch Verantwortliche(1) Das Ministerium darf1. den Namen, den Vornamen, die Anschrift, das Geburtsdatum und den vereinbarten zeitlichen Förderungsumfang des Kindes sowie den Namen, den Vornamen und die Betreuungsanschrift der Kindertagespflegeperson zur Abrechnung der Finanzierungsbeiträge des Landes nach Teil 7 des KiTaG verarbeiten und2. die E-Mail-Adressen der Kindertageseinrichtungen nach § 5 Absatz 6 zur Übermittlung von Zugangsdaten für eine elektronische Erhebung zur Angabe der Kosten nach § 58 Absatz 2 KiTaG für die Evaluation der Wirkungen des KiTaG verarbeiten.(2) Die örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe dürfen1. den Namen, den Vornamen, die Anschrift und das Geburtsdatum des Kindes, die Namen, die Vornamen, die Anschriften, die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer der Eltern sowie die gewünschte Betreuungszeit und den gewünschten Aufnahmetermin zur Erfüllung der Ansprüche nach § 5 KiTaG und zur Vermittlung von Plätzen nach § 6 KiTaG verarbeiten,2. den Namen, den Vornamen, die Anschrift und das Geburtsdatum des Kindes, die Namen, die Vornamen, die Anschriften, die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer der Eltern zur Erfüllung der Ansprüche nach § 7 KiTaG verarbeiten,3. den Namen, den Vornamen, Geburtsdatum und die Anschrift des Kindes zur Fortschreibung nach § 3 Absatz 6 Satz 1 Nummer 1 KiTaG bei erkannter Identität mit einem übermittelten Meldedatensatz nach § 10 Nummer 3 und nach einem nicht erfolgreichen Abgleich mit der landesweiten Spiegeldatenbank der örtlichen Melderegister nach § 10 Nummer 4 verarbeiten,4. die von den einzelnen Kindern besuchten Gruppen zur Bestandserfassung nach § 9 Absatz 1 KiTaG verarbeiten,5. den Namen, den Vornamen, das Geburtsdatum und die in Anspruch genommenen Förderungszeit des Kindes zur Förderung von Kindertageseinrichtungen nach Teil 5 des KiTaG verarbeiten,6. den Namen, den Vornamen, die Anschrift und das Geburtsdatum des Kindes, die Namen, die Vornamen und die Anschriften der Eltern sowie den vereinbarten zeitlichen Förderungsumfang des Kindes zur Abrechnung der laufenden Geldleistung nach § 44 und § 45 KiTaG und zur Kostenbeteiligung nach § 50 KiTaG verarbeiten,7. den Namen der Kindertagespflegestelle, den Namen, den Vornamen, die Betreuungsanschrift und die gegebenenfalls abweichende Postanschrift der Kindertagespflegeperson, ihre Qualifikation und den Ort der Betreuung zur Abrechnung der laufenden Geldleistung nach § 44 und § 45 KiTaG verarbeiten,8. den Namen, den Vornamen, die Anschrift, das Geburtsdatum sowie den vereinbarten zeitlichen Förderungsumfang des Kindes zur Abrechnung der Finanzierungsbeiträge des Landes und der Wohngemeinden nach Teil 7 des KiTaG verarbeiten und9. den Namen, den Vornamen und die Betreuungsanschrift der Kindertagespflegeperson zur Abrechnung der Finanzierungsbeiträge des Landes und der Wohngemeinden nach Teil 7 des KiTaG verarbeiten.(3) Die Gemeinden und Ämter dürfen1. den Namen, den Vornamen, die Anschrift und das Geburtsdatum des Kindes, die Namen, die Vornamen, die Anschriften, die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer der Eltern sowie die gewünschte Betreuungszeit und den gewünschten Aufnahmetermin zur Vermittlung von Plätzen nach § 6 KiTaG verarbeiten,2. den Namen, den Vornamen, die Anschrift und das Geburtsdatum des Kindes, die Namen, die Vornamen, die Anschriften, die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer der Eltern zur Erfüllung der Ansprüche nach § 7 KiTaG verarbeiten,3. den Namen, den Vornamen, Geburtsdatum und die Anschrift des Kindes zur Fortschreibung nach § 3 Absatz 6 Satz 1 Nummer 1 KiTaG bei erkannter Identität mit einem übermittelten Meldedatensatz nach § 10 Nummer 3 und nach einem nicht erfolgreichen Abgleich mit der landesweiten Spiegeldatenbank der örtlichen Melderegister nach § 10 Nummer 4 verarbeiten,4. die von den einzelnen Kindern besuchten Gruppen zur Bestandserfassung nach § 9 Absatz 1 KiTaG verarbeiten,5. den Namen, den Vornamen, das Geburtsdatum und die in Anspruch genommenen Förderungszeit des Kindes zur Förderung von Kindertageseinrichtungen nach Teil 5 des KiTaG verarbeiten,6. den Namen, den Vornamen, die Anschrift und das Geburtsdatum des Kindes, die Namen, die Vornamen und die Anschriften der Eltern sowie den vereinbarten zeitlichen Förderungsumfang des Kindes zur Abrechnung der laufenden Geldleistung nach § 44 und § 45 KiTaG und zur Kostenbeteiligung nach § 50 KiTaG verarbeiten,7. den Namen, den Vornamen, die Anschrift, das Geburtsdatum sowie den vereinbarten zeitlichen Förderungsumfang des Kindes zur Abrechnung der Finanzierungsbeiträge der Wohngemeinden nach Teil 7 des KiTaG verarbeiten.8. den Namen der Kindertagespflegestelle, den Namen, den Vornamen, die Betreuungsanschrift und die gegebenenfalls abweichende Postanschrift der Kindertagespflegeperson, ihre Qualifikation und den Ort der Betreuung zur Abrechnung der laufenden Geldleistung nach § 44 und § 45 KiTaG verarbeiten,9. den Namen, den Vornamen, die Anschrift, das Geburtsdatum sowie den vereinbarten zeitlichen Förderungsumfang des Kindes zur Abrechnung der Finanzierungsbeiträge der Wohngemeinden nach Teil 7 des KiTaG verarbeiten und10. den Namen, den Vornamen und die Betreuungsanschrift der Kindertagespflegeperson zur Abrechnung der Finanzierungsbeiträge der Wohngemeinden nach Teil 7 des KiTaG verarbeiten.

§ 13 Löschungsfristen(1) Die für das Verfahrensmanagement der Stammdatenpflege zuständige Stelle führt automatisierte Löschungen durch, wenn personenbezogene Daten für die Erfüllung der Aufgaben nach § 3 Absatz 6 KiTaG nicht mehr erforderlich sind. Die fehlende Erforderlichkeit liegt insbesondere vor, wenn1. nach Beendigung des Betreuungsverhältnisses eine Frist von einem Jahr abgelaufen ist,2. nach Erstellung von finanzierungsbegründenden Unterlagen für die Abrechnung der Finanzierungsbeiträge des Landes und der Wohngemeinden nach Teil 7 des KiTaG und die Förderung für Kinder in Randzeitenangeboten nach § 41 Absatz 2 KiTaG eine Frist von sechs Jahren ab dem übernächsten dem Erstellungszeitpunkt folgenden Jahresanfang abgelaufen ist,3. nach der Erstellung eines Eintrags auf der Warteliste für eine Kindertageseinrichtung oder zur Vermittlung zu einer Kindertagespflegeperson eine Frist von drei Jahren abgelaufen ist,4. nach der Absage eines Eintrags auf der Warteliste für eine Kindertageseinrichtung oder zur Vermittlung zu einer Kindertagespflegeperson eine Frist von sechs Monaten abgelaufen ist oder5. ein übermittelter Meldedatensatz nach § 10 Nummer 3 keine Übereinstimmung mit Namens- und Adressdaten eines zu diesem Zeitpunkt geförderten Kindes aufweist.(2) Der Träger einer Kindertageseinrichtung und die oder das nach § 5 Absatz 5 mit den Aufgaben nach § 5 Absatz 4 betraute Standortgemeinden oder Amt können die Datensätze nach Absatz 1 Satz 2 Nummer 1, 3 und 4 vor dem Ablauf der genannten Fristen eigenständig löschen. Dies setzt eine Mitteilung an die für das Verfahrensmanagement der Stammdatenpflege zuständigen Stelle nach § 8 Absatz 3 voraus. Sie sollen dieses Verfahren anstoßen, wenn in Abstimmung mit anderen Mandanten absehbar ist, dass die Erforderlichkeit der Verarbeitung der jeweiligen Datensätze zu eigenen oder den in § 11 genannten Zwecken vor dem jeweiligen Fristende nicht mehr besteht.

§ 5 Nutzung durch Träger von Kindertageseinrichtungen(1) Träger von Kindertageseinrichtungen richten ihr Aufnahmeersuchen über ein online zur Verfügung gestelltes Formblatt an das Ministerium und werden durch die für das Verfahrensmanagement der Stammdatenpflege zuständige Stelle nach § 8 Absatz 3 in das Verwaltungssystem aufgenommen.(2) Nach Zugang des Aufnahmeersuchens legt die für das Verfahrensmanagement der Stammdatenpflege zuständige Stelle die Stammdaten und die Benutzerrollen für die benannten Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter an.(3) Der Träger der Kindertageseinrichtung ist für die Einrichtung, Aktualisierung einschließlich der Löschung nicht mehr erforderlicher Inhalte (Pflege) der Angebotsinformationsseite der Kindertageseinrichtung im Onlineportal verantwortlich. Der Träger der Kindertageseinrichtung kann Informationen zu1. der Art und Ausgestaltung des Kinderförderungsangebots, seinem Konzept und den pädagogischen Schwerpunkten,2. den Öffnungszeiten und den Zeiten, zu denen eine Anmeldung vor Ort vorgenommen werden kann,3. den Schließtagen,4. den Aufnahmekriterien,5. den Angeboten zur Integration von Kindern mit Behinderung,6. den Elternbeiträgen und Verpflegungskostenbeiträgen,7. der Verpflegung,8. der Satzung beziehungsweise der Entgeltordnung sowie den Benutzungsregeln und9. den Kontaktdaten,sowie Bilder der Räumlichkeiten der Kindertageseinrichtung einpflegen. Das Veröffentlichen von Personenfotos von Kindern ist unzulässig, wenn die Betroffenen eindeutig erkennbar sind. Werden auf der Angebotsinformationsseite Personenfotos von Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern veröffentlicht, so hat der Einrichtungsträger dem Ministerium auf Anforderung die Einwilligung der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters vorzulegen.(4) Träger von Kindertageseinrichtungen haben1. alle Voranmeldungen, die durch Personensorgeberechtigte außerhalb des Onlineportals unmittelbar beim Träger vorgenommen werden, in das Verwaltungssystem zu importieren beziehungsweise in dem Verwaltungssystem zu erfassen,2. den Abschluss eines Betreuungsvertrages oder die Begründung eines Benutzungsverhältnisses mit den Personensorgeberechtigten eines Kindes unter Angabe der Daten nach § 3 Absatz 4 Satz 1 KiTaG in dem Verwaltungssystem per Eingabebestätigung zu registrieren.Die Registrierung des Abschlusses eines Betreuungsvertrages oder die Begründung eines Benutzungsverhältnisses führt in dem Verwaltungssystem zur Löschung der gegenüber anderen Kindertageseinrichtungen für das betreute Kind abgegebenen Voranmeldungen sowie zum Ausschluss der Abgabe einer erneuten Voranmeldung für die Einrichtung, mit der der Betreuungsvertrag oder das Benutzungsverhältnis besteht. Ein Ausschluss erfolgt nicht, wenn der Anmeldewunsch den Übergang von einer Krippen- in eine Kindergarten-Förderung oder den Übergang von einer Kindergarten- in eine Hort-Förderung betrifft.(5) Der Träger der Kindertageseinrichtung kann im Einvernehmen mit der Standortgemeinde oder dem Amt, in welcher die Kindertageseinrichtung liegt, seine Verantwortlichkeit für die Pflege der Angebotsinformationsseite und die Aufgaben nach Absatz 4 auf die Standortgemeinde beziehungsweise das Amt übertragen. Dies setzt eine Mitteilung an die für das Verfahrensmanagement der Stammdatenpflege zuständigen Stelle nach § 8 Absatz 3 voraus. § 5 Absatz 2 gilt entsprechend.(6) Träger von Kindertageseinrichtungen haben für jede ihrer Einrichtungen im Verwaltungssystem eine E-Mail-Adresse zur Kontaktaufnahme zu hinterlegen.

§ 7 Nutzung durch die örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe, die Gemeinden und Ämter(1) Die örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe, die Gemeinden und die Ämter übermitteln für ihr Aufnahmeersuchen online ihre Kontaktdaten an das Ministerium und werden im Anschluss in das Verwaltungssystem nach § 3 Absatz 1 Satz 3 KiTaG aufgenommen. § 5 Absatz 2 gilt entsprechend.(2) Die örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe haben den Abschluss eines Betreuungsvertrags zwischen einem Personensorgeberechtigten und einer Kindertagespflegeperson oder ihrem Anstellungsträger unter Angabe der Daten nach § 3 Absatz 3 Satz 1 Nummer 1 bis 3 KitaG und des vereinbarten zeitlichen Förderungsumfangs des Kindes nach § 3 Absatz 4 Satz 2 KiTaG in dem Verwaltungssystem zu registrieren. Sie können diese Aufgabe an Vermittlungsstellen für die Kindertagespflege übertragen.(3) Die örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe, die Gemeinden und die Ämter haben die Namens- und Adressdaten der Kinder bei erkannter Identität mit einem übermittelten Meldedatensatz nach § 10 Nummer 3 und nach einem fehlgeschlagenen Abgleich mit der landesweiten Spiegeldatenbank der örtlichen Melderegister nach § 10 Nummer 4 zu korrigieren.

Aufgrund des § 3 Absatz 6 des Kindertagesförderungsgesetzes (KiTaG) vom 12. Dezember 2019, zuletzt geändert durch Gesetz vom 10. Dezember 2020 (GVOBl. Schl.-H. S. 998), und § 7 Absatz 4 des Landesdatenschutzgesetzes (LDSG) vom 2. Mai 2018 (GVOBl. Schl.-H. S. 162), verordnet das Ministerium für Soziales, Gesundheit, Jugend, Familie und Senioren:

§ 1 Aufgaben der Kita-Datenbank(1) Das Onlineportal der Kita-Datenbank informiert die Personensorgeberechtigten über das Platzangebot und die pädagogische Konzeption und ermöglicht beiderseits unverbindliche Voranmeldungen bei den Kindertageseinrichtungen und zur Vermittlung in Kindertagespflegestellen.(2) Das Verwaltungssystem der Kita-Datenbank stellt die für die Förderung von Kindertageseinrichtungen und die Abrechnung der Finanzierungsbeiträge des Landes und der Wohngemeinden nach Teil 5 und 7 des Kindertagesförderungsgesetzes (KiTaG) vom 12. Dezember 2019, zuletzt geändert durch Gesetz vom 10. Dezember 2020 (GVOBl. Schl.-H. S. 998), erforderlichen Daten bereit und unterstützt die örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe sowie die kreisangehörigen Gemeinden bei der Erfüllung der Ansprüche nach §§ 5 und 7 KiTaG, bei der Vermittlung von Plätzen nach § 6 KiTaG und der Bestandserfassung und Bedarfsermittlung nach § 9 KiTaG.

§ 10 Verfahrensmanagement der StammdatenpflegeDie für das Verfahrensmanagement der Stammdatenpflege zuständige Stelle nach § 8 Absatz 3 hat1. Stammdaten für die Mandanten anzulegen,2. die Benutzerrollen der Mandanten anzulegen und zu verwalten,3. die Namens- und Adressdaten der Personensorgeberechtigten und deren Kinder aus dem Verwaltungssystem zum fünften eines jeden Monats mit der landesweiten Spiegeldatenbank der örtlichen Melderegister abzugleichen,4. die Namens- und Adressdaten der Personensorgeberechtigten und deren Kinder nach der Voranmeldung zeitnah mit der landesweiten Spiegeldatenbank der örtlichen Melderegister abzugleichen,5. personenbezogene Daten der Personensorgeberechtigten und deren Kinder unter Beachtung der gesetzlichen Bestimmungen zu anonymisieren oder zu löschen,6. das Ministerium als zentrale Stelle bei der Erfüllung der Rechte nach § 9 Absatz 1 Nummer 3 und der Anforderungen nach § 9 Absatz 1 Nummer 4 zu unterstützen,7. nach einer Mitteilung nach § 5 Absatz 5 Satz 2 die Beteiligten auf die Anforderungen an eine Auftragsdatenverarbeitung, insbesondere auf den Abschluss einer Vereinbarung nach Artikel 28 Absatz 3 der Verordnung (EU) 679/2016, hinzuweisen und8. nach einer Mitteilung nach § 13 Absatz 2 Satz 2 die Datensätze zu löschen.

§ 11 Datenverarbeitung durch Verantwortliche(1) Das Ministerium darf den Namen, den Vornamen, das Geburtsdatum sowie den vereinbarten zeitlichen Förderungsumfang des Kindes zum Zwecke der Abrechnung der Finanzierungsbeiträge des Landes nach Teil 7 des KiTaG verarbeiten.(2) Die örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe dürfen1. den Namen, den Vornamen, die Anschrift und das Geburtsdatum des Kindes, die Namen, die Vornamen, die Anschriften, die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer der Eltern sowie die gewünschte Betreuungszeit und den gewünschten Aufnahmetermin zur Erfüllung der Ansprüche nach § 5 KiTaG und zur Vermittlung von Plätzen nach § 6 KiTaG verarbeiten,2. den Namen, den Vornamen, die Anschrift und das Geburtsdatum des Kindes, die Namen, die Vornamen, die Anschriften, die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer der Eltern zur Erfüllung der Ansprüche nach § 7 KiTaG verarbeiten,3. den Namen, den Vornamen und das Geburtsdatum des Kindes sowie die Namen, die Vornamen und die Anschriften der Eltern zur Korrektur nach § 3 Absatz 5 Satz 2 KiTaG nach einem nicht erfolgreichen Abgleich mit der landesweiten Spiegeldatenbank der örtlichen Melderegister nach § 10 Nummer 3 und 4 verarbeiten,4. die von den einzelnen Kindern besuchten Gruppen zur Bestandserfassung nach § 9 Absatz 1 KiTaG verarbeiten,5. den Namen, den Vornamen, das Geburtsdatum und die in Anspruch genommenen Förderungszeit zur Förderung von Kindertageseinrichtungen nach Teil 5 des KiTaG verarbeiten,6. den Namen, den Vornamen, die Anschrift und das Geburtsdatum des Kindes, die Namen, die Vornamen und die Anschriften der Eltern sowie den vereinbarten zeitlichen Förderungsumfang des Kindes zur Abrechnung der laufenden Geldleistung nach § 44 und § 45 KiTaG und zur Kostenbeteiligung nach § 50 KiTaG verarbeiten,7. den Namen, den Vornamen, die Anschrift, das Geburtsdatum sowie den vereinbarten zeitlichen Förderungsumfang des Kindes zur Abrechnung der Finanzierungsbeiträge der Wohngemeinden nach Teil 7 des KiTaG verarbeiten.(3) Die Gemeinden und Ämter dürfen1. den Namen, den Vornamen, die Anschrift und das Geburtsdatum des Kindes, die Namen, die Vornamen, die Anschriften, die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer der Eltern sowie die gewünschte Betreuungszeit und den gewünschten Aufnahmetermin zur Vermittlung von Plätzen nach § 6 KiTaG verarbeiten,2. den Namen, den Vornamen, die Anschrift und das Geburtsdatum des Kindes, die Namen, die Vornamen, die Anschriften, die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer der Eltern zur Erfüllung der Ansprüche nach § 7 KiTaG verarbeiten,3. den Namen, den Vornamen und das Geburtsdatum des Kindes sowie die Namen, die Vornamen und die Anschriften der Eltern zur Korrektur nach § 3 Absatz 5 Satz 2 KiTaG nach einem nicht erfolgreichen Abgleich mit der landesweiten Spiegeldatenbank der örtlichen Melderegister nach § 10 Nummer 3 und 4 verarbeiten,4. die von den einzelnen Kindern besuchten Gruppen zur Bestandserfassung nach § 9 Absatz 1 KiTaG verarbeiten,5. den Namen, den Vornamen, das Geburtsdatum und die in Anspruch genommenen Förderungszeit zur Förderung von Kindertageseinrichtungen nach Teil 5 des KiTaG verarbeiten,6. den Namen, den Vornamen, die Anschrift und das Geburtsdatum des Kindes, die Namen, die Vornamen und die Anschriften der Eltern sowie den vereinbarten zeitlichen Förderungsumfang des Kindes zur Abrechnung der laufenden Geldleistung nach § 44 und § 45 KiTaG und zur Kostenbeteiligung nach § 50 KiTaG verarbeiten,7. den Namen, den Vornamen, die Anschrift, das Geburtsdatum sowie den vereinbarten zeitlichen Förderungsumfang des Kindes zur Abrechnung der Finanzierungsbeiträge der Wohngemeinden nach Teil 7 des KiTaG verarbeiten.

§ 12 DatensicherheitMit der Aufnahme in das Verwaltungssystem sind die Verantwortlichen nach § 8 Absatz 1 verpflichtet:1. an Arbeitsplätzen, von denen aus das Verwaltungssystem genutzt wird, alle erforderlichen und angemessenen Maßnahmen zu treffen, um einen Fremdzugriff und eine Kenntnisnahme der Daten durch unbefugte Dritte auszuschließen sowie die von der für das Verfahrensmanagement zuständigen Stelle zur Verfügung gestellten digitalen Ausweise zur weitergehenden Authentifizierung (Client-Zertifikate) zu nutzen und2. den Verdacht einer Datenschutzverletzung, die bewusste und unbewusste Weitergabe eines zugeteilten Client-Zertifikats an oder das Bestehen eines Zugangs zu einem Client-Zertifikat durch unbefugte Dritte sowie sonstige erhebliche Verstöße gegen die Datensicherheit, unverzüglich dem Ministerium als zentrale Stelle und der für das Verfahrensmanagement der Stammdatenpflege zuständige Stelle mitzuteilen.

§ 13 Löschungsfristen(1) Die für das Verfahrensmanagement der Stammdatenpflege zuständige Stelle führt automatisierte Löschungen durch, wenn personenbezogene Daten für die Erfüllung der Aufgaben nach § 3 Absatz 5 KiTaG nicht mehr erforderlich sind. Die fehlende Erforderlichkeit liegt insbesondere vor, wenn1. nach Beendigung des Betreuungsverhältnisses eine Frist von sechs Monaten abgelaufen ist,2. nach Erstellung von finanzierungsbegründenden Unterlagen für die Abrechnung der Finanzierungsbeiträge des Landes und der Wohngemeinden nach Teil 7 des KiTaG und die Förderung für Kinder in Randzeitenangeboten nach § 41 Absatz 2 KiTaG eine Frist von sechs Jahren ab dem übernächsten dem Erstellungszeitpunkt folgenden Jahresanfang abgelaufen ist,3. nach der Erstellung eines Eintrags auf der Warteliste für eine Kindertageseinrichtung oder zur Vermittlung zu einer Kindertagespflegeperson eine Frist von drei Jahren abgelaufen ist und4. nach der Absage eines Eintrags auf der Warteliste für eine Kindertageseinrichtung oder zur Vermittlung zu einer Kindertagespflegeperson eine Frist von sechs Monaten abgelaufen ist.(2) Der Träger einer Kindertageseinrichtung und die oder das nach § 5 Absatz 5 mit den Aufgaben nach § 5 Absatz 4 betraute Standortgemeinden oder Amt können die Datensätze nach Absatz 1 Satz 2 Nummer 1, 3 und 4 vor dem Ablauf der genannten Fristen eigenständig löschen. Dies setzt eine Mitteilung an die für das Verfahrensmanagement der Stammdatenpflege zuständigen Stelle nach § 8 Absatz 3 voraus.

§ 14 InkrafttretenDiese Verordnung tritt mit Wirkung vom 1. Januar 2021 in Kraft.

§ 2 Begriffe(1) Mandanten sind das für die Kindertageseinrichtungen und die Kindertagespflege zuständige Ministerium (Ministerium) und an der Kita-Datenbank teilnehmende örtliche Träger der öffentlichen Jugendhilfe, Gemeinden, Ämter, Träger von Kindertageseinrichtungen und die gegebenenfalls mit der Vermittlung von Kindertagespflegepersonen betrauten Stellen.(2) Benutzerin oder Benutzer ist, wer als einem Mandanten zugeordnete natürliche Person über eine Berechtigung zur Nutzung des Verwaltungssystems (Benutzerrolle) verfügt.

§ 3 Beirat(1) Das Ministerium richtet zum Zwecke des gegenseitigen Erfahrungsaustauschs einen Beirat ein. Dem Beirat gehören Vertreterinnen und Vertreter des Ministeriums, der kommunalen Landesverbände, der Landes-Arbeitsgemeinschaft der Freien Wohlfahrtsverbände, der Landeselternvertretung und des Landesverbands Kindertagespflege an. Der Beirat tritt anlassbezogen, jedoch mindestens einmal im Jahr zusammen. Die Ergebnisse der Sitzungen des Beirats sind bei der Weiterentwicklung der Kita-Datenbank zu berücksichtigen.(2) Dem Beirat nach Absatz 1 und dem Fachgremium nach § 56 KiTaG werden auf Anfrage anonymisierte Statistiken aus der Kita-Datenbank zur Verfügung gestellt.

§ 4 Nutzung der Kita-Datenbank(1) Das Onlineportal nach § 3 Absatz 1 Satz 2 KiTaG steht allen Personensorgeberechtigten zum Zweck der Information über das bestehende Angebot und zur unverbindlichen Voranmeldung in Kindertageseinrichtungen offen. Wird eine Kindertagespflegeperson oder ihr Anstellungsträger nach Absatz 3 Satz 1 in das Onlineportal aufgenommen, kann der zuständige örtliche Träger der öffentlichen Jugendhilfe oder die zuständige Vermittlungsstelle für die Kindertagespflege die Möglichkeit der unverbindlichen Voranmeldung zur Vermittlung an die Kindertagespflegeperson eröffnen.(2) Einrichtungsträger werden mit ihren nach dem KiTaG geförderten Kindertageseinrichtungen in das Onlineportal aufgenommen. Sie präsentieren ihr Angebot auf einer Angebotsinformationsseite und nehmen an dem Voranmeldeverfahren teil.(3) Kindertagespflegepersonen und ihre Anstellungsträger werden auf Wunsch in das Onlineportal aufgenommen. Vermittlungsstellen für die Kindertagespflege werden auf Antrag des zuständigen örtlichen Trägers der öffentlichen Jugendhilfe in das Verwaltungssystem nach § 3 Absatz 1 Satz 3 KiTaG aufgenommen.(4) Die örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe, die Gemeinden, die Ämter und die Träger von Kindertageseinrichtungen, die nach dem KiTaG gefördert werden, nehmen an dem Verwaltungssystem nach § 3 Absatz 1 Satz 3 KiTaG teil.(5) Träger von Kindertageseinrichtungen, Kindertagespflegepersonen und ihre Anstellungsträger sowie Vermittlungsstellen können gegenüber dem Ministerium ohne Angabe von Gründen und ohne Einhaltung einer Frist die Beendigung der Teilnahme an der Kita-Datenbank erklären.(6) Stellt das Ministerium einen Verstoß gegen Pflichten, die sich aus der Nutzung des Verwaltungssystems ergeben, fest, weist es den Mandanten auf diesen hin. Dauert der Verstoß an, soll es dem Mandanten eine angemessene Frist zur Beseitigung einräumen. Kommt der Mandant der Aufforderung zur Beseitigung nicht nach, so kann ihn das Ministerium von der Teilnahme an dem Verwaltungssystem ausschließen.

§ 5 Nutzung durch Träger von Kindertageseinrichtungen(1) Träger von Kindertageseinrichtungen richten ihr Aufnahmeersuchen über ein online zur Verfügung gestelltes Formblatt an das Ministerium und werden durch die für das Verfahrensmanagement der Stammdatenpflege zuständige Stelle nach § 8 Absatz 3 in das Verwaltungssystem aufgenommen.(2) Nach Zugang des Aufnahmeersuchens legt die für das Verfahrensmanagement der Stammdatenpflege zuständige Stelle die Stammdaten und die Benutzerrollen für die benannten Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter an.(3) Der Träger der Kindertageseinrichtung ist für die Einrichtung, Aktualisierung einschließlich der Löschung nicht mehr erforderlicher Inhalte (Pflege) der Angebotsinformationsseite der Kindertageseinrichtung im Onlineportal verantwortlich. Der Träger der Kindertageseinrichtung kann Informationen zu1. der Art und Ausgestaltung des Kinderförderungsangebots, seinem Konzept und den pädagogischen Schwerpunkten,2. den Öffnungszeiten und den Zeiten, zu denen eine Anmeldung vor Ort vorgenommen werden kann,3. den Schließtagen,4. den Aufnahmekriterien,5. den Angeboten zur Integration von Kindern mit Behinderung,6. den Elternbeiträgen und Verpflegungskostenbeiträgen,7. der Verpflegung,8. der Satzung beziehungsweise der Entgeltordnung sowie den Benutzungsregeln und9. den Kontaktdaten,sowie Bilder der Räumlichkeiten der Kindertageseinrichtung einpflegen. Das Veröffentlichen von Personenfotos von Kindern ist unzulässig, wenn die Betroffenen eindeutig erkennbar sind. Werden auf der Angebotsinformationsseite Personenfotos von Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern veröffentlicht, so hat der Einrichtungsträger dem Ministerium auf Anforderung die Einwilligung der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters vorzulegen.(4) Träger von Kindertageseinrichtungen haben1. alle Voranmeldungen, die durch Personensorgeberechtigte außerhalb des Onlineportals unmittelbar beim Träger vorgenommen werden, in das Verwaltungssystem zu importieren beziehungsweise in dem Verwaltungssystem zu erfassen,2. den Abschluss eines Betreuungsvertrages oder die Begründung eines Benutzungsverhältnisses mit den Personensorgeberechtigten eines Kindes unter Angabe der Daten nach § 3 Absatz 4 Satz 1 KiTaG in dem Verwaltungssystem per Eingabebestätigung zu registrieren.Die Registrierung des Abschlusses eines Betreuungsvertrages oder die Begründung eines Benutzungsverhältnisses führt in dem Verwaltungssystem zur Löschung der gegenüber anderen Kindertageseinrichtungen für das betreute Kind abgegebenen Voranmeldungen sowie zum Ausschluss der Abgabe einer erneuten Voranmeldung für die Einrichtung, mit der der Betreuungsvertrag oder das Benutzungsverhältnis besteht. Ein Ausschluss erfolgt nicht, wenn der Anmeldewunsch den Übergang von einer Krippen- in eine Kindergarten-Förderung oder den Übergang von einer Kindergarten- in eine Hort-Förderung betrifft.(5) Der Träger der Kindertageseinrichtung kann im Einvernehmen mit der Standortgemeinde oder dem Amt, in welcher die Kindertageseinrichtung liegt, seine Verantwortlichkeit für die Pflege der Angebotsinformationsseite und die Aufgaben nach Absatz 4 auf die Standortgemeinde beziehungsweise das Amt übertragen. Dies setzt eine Mitteilung an die für das Verfahrensmanagement der Stammdatenpflege zuständigen Stelle nach § 8 Absatz 3 voraus. § 5 Absatz 2 gilt entsprechend.

§ 6 Nutzung durch Kindertagespflegepersonen, Anstellungsträger und VermittlungsstellenKindertagespflegepersonen und Anstellungsträger richten ihren Wunsch auf Aufnahme in das Onlineportal unter Nutzung eines von dem Ministerium zur Verfügung gestellten Formblatts an den zuständigen örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe. Hierzu teilen sie die von ihnen zur Veröffentlichung bestimmten Daten mit; § 5 Absatz 3 Satz 2 und 3 gilt entsprechend. Je nach Wunsch der Kindertagespflegeperson werden ihre Kontaktdaten, die ihres Anstellungsträgers oder die einer Vermittlungsstelle für die Kindertagespflege angegeben.

§ 7 Nutzung durch die örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe, die Gemeinden und Ämter(1) Die örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe, die Gemeinden und die Ämter übermitteln für ihr Aufnahmeersuchen online ihre Kontaktdaten an das Ministerium und werden im Anschluss in das Verwaltungssystem nach § 3 Absatz 1 Satz 3 KiTaG aufgenommen. § 5 Absatz 2 gilt entsprechend.(2) Die örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe haben den Abschluss eines Betreuungsvertrags zwischen einem Personensorgeberechtigten und einer Kindertagespflegeperson oder ihrem Anstellungsträger unter Angabe der Daten nach § 3 Absatz 4 Satz 2 KiTaG in dem Verwaltungssystem zu registrieren. Sie können diese Aufgabe an Vermittlungsstellen für die Kindertagespflege übertragen.(3) Die örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe, die Gemeinden und die Ämter haben die Namens- und Adressdaten der Personensorgeberechtigten und deren Kinder nach einem fehlgeschlagenen Abgleich mit der landesweiten Spiegeldatenbank der örtlichen Melderegister nach § 10 Nummer 3 und 4 zu korrigieren.

§ 8 Bestimmung der Verantwortlichen, der zentralen Stelle und der für das Verfahrensmanagement der Stammdatenpflege zuständigen Stelle(1) Verantwortliche sind das Ministerium, die örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe, die Gemeinden und die Ämter, soweit diese Aufgaben anstelle der Gemeinden wahrnehmen, die Vermittlungsstellen für die Kindertagespflege sowie die Träger von Kindertageseinrichtungen.(2) Zentrale Stelle nach § 7 Absatz 4 Landesdatenschutzgesetz für das automatisierte Verfahren des Verwaltungssystems ist das Ministerium.(3) Die für das Verfahrensmanagement der Stammdatenpflege zuständige Stelle ist Dataport.

§ 9 Ordnungsmäßigkeit des automatisierten Verfahrens(1) Das Ministerium gewährleistet als zentrale Stelle die Ordnungsmäßigkeit des automatisierten Verfahrens wie folgt:1. es stellt das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Artikel 30 der Verordnung (EU) 679/20161 auf und führt es fort,2. es ist federführend verantwortlich für die Dokumentation und Durchführung des Testes gemäß § 7 Absatz 1 Landesdatenschutzgesetz, zu denen sie von ihr ausgewählte Verantwortliche hinzuzieht, und erteilt die Freigabe mit Wirkung für die Verantwortlichen,3. es erfüllt die Rechte nach den Artikeln 13 bis 18 und 20 der Verordnung (EU) 679/2016,4. es ist für die Erfüllung der Anforderungen nach Artikel 32 der Verordnung (EU) 679/2016 verantwortlich,5. es informiert Verantwortliche unverzüglich über ihr bekannt gewordene Verfahrensmängel und die voraussichtliche Dauer der Mängelbeseitigung,6. es erlässt Nutzungsbestimmungen zur ordnungsmäßigen Nutzung des Verfahrens durch die Verantwortlichen,7. es ist bei Auftragsdatenverarbeitung durch die für das Verfahrensmanagement der Stammdatenpflege zuständigen Stelle die verantwortliche Stelle.Erhebt ein Verantwortlicher nach § 8 Absatz 1 personenbezogene Daten, die nicht in § 3 Absatz 3 bis 5 KiTaG enthalten sind, erfüllt er abweichend von Absatz 1 Nummer 3 für diese personenbezogenen Daten die Rechte nach den Artikeln 13 und 14 der Verordnung (EU) 679/2016.(2) Wird einem Verantwortlichen nach § 8 Absatz 1 oder der für das Verfahrensmanagement der Stammdatenpflege zuständigen Stelle nach § 8 Absatz 3 eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten bekannt, informiert dieser oder diese unverzüglich das Ministerium als zentrale Stelle, welches die Meldepflichten nach Artikel 33 der Verordnung (EU) 679/2016 erfüllt. Wird das Ministerium als zentrale Stelle über eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten informiert, welche voraussichtlich ein hohes Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat, erfüllt es die Benachrichtigungspflichten nach Artikel 34 Absatz 1 bis 3 der Verordnung (EU) 679/2016.(3) Die Verantwortlichen nutzen das Verfahren gemäß den von dem Ministerium als der zentralen Stelle erlassenen Nutzungsbestimmungen. Werden seitens eines Verantwortlichen Verfahrensfehler festgestellt, informiert dieser unverzüglich das Ministerium als zentrale Stelle und die für das Verfahrensmanagement der Stammdatenpflege zuständige Stelle.

Aufgrund von § 8a Absatz 5 des Kindertagesstättengesetzes (KiTaG) vom 12. Dezember 1991 (GVOBl. Schl.-H. S. 651), zuletzt geändert durch das Gesetz vom 29. Mai 2015 (GVOBl. Schl.-H. S. 134), verordnet das Ministerium für Soziales, Gesundheit, Wissenschaft und Gleichstellung:

§ 1 Anwendungsbereich; Zweck(1) Die nachfolgenden Vorschriften dieses Abschnitts finden Anwendung auf das für die Kindertageseinrichtungen und für die Tagespflege zuständige Ministerium sowie die örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe, die Gemeinden, die Träger von Kindertageseinrichtungen und die Tagespflegepersonen, die an der landesweiten Kita-Datenbank (nachfolgend: Softwarelösung) freiwillig teilnehmen, und auf Personensorgeberechtigte, welche die Softwarelösung nutzen.(2) Die Softwarelösung ist ein Onlineportal, welches aus einer Informationsplattform und einem Verwaltungssystem besteht. Die Informationsplattform stellt die für die Kinderbetreuungsangebote relevanten Daten dar und vernetzt diese, um die Personensorgeberechtigten bei der Suche nach einem Betreuungsplatz für ihre Kinder zu unterstützen. Das Verwaltungssystem hält ein elektronisches Datenverarbeitungsprogramm vor, um die örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe, die Gemeinden, die Träger von Kindertageseinrichtungen und die Tagespflegepersonen bei der Erfüllung ihrer gesetzlichen und vertraglichen Aufgaben zu unterstützen.

§ 10 Löschungsfristen(1) Personenbezogene Daten sind zu löschen, wenn sie für die Erfüllung der Aufgaben nach § 8a Absatz 1 des Kindertagesstättengesetzes nicht mehr erforderlich sind. Die fehlende Erforderlichkeit liegt insbesondere vor, wenn nach Beendigung des Betreuungsverhältnisses eine Frist von sechs Monaten abgelaufen ist.(2) Die für das Verfahrensmanagement der Stammdatenpflege zuständige Stelle führt automatisierte Löschungen durch,1. wenn Personensorgeberechtigte eine unverbindliche Anfrage an die Kindertageseinrichtungen oder Tagespflegestelle (Voranmeldung) senden und eine Anmeldung in der Kindertageseinrichtung oder Tagespflegestelle vier Wochen nach dem Sendevorgang noch nicht erfolgt ist,2. bei Vollendung des 15. Lebensjahres des betreuten Kindes,3. wenn das Nutzungsverhältnis gemäß § 4 Absatz 3 oder 4 beendet wird.

§ 11 VerwaltungsvorschriftenDas für Kindertageseinrichtungen und für die Tagespflege zuständige Ministerium kann die technische Ausgestaltung der Softwarelösung näher bestimmen.

§ 12 Aufgaben der Zentralen StelleDie zentrale Stelle ist zuständig1. für die Aufnahme von Antragstellern nach § 4 Absatz 1, Absatz 4 Satz 2 als Mandanten,2. für die Entgegennahme und Bearbeitung der Erklärung der Beendigung der Teilnahme an der Softwarelösung durch einen Mandanten nach § 4 Absatz 3 und3. für den Ausschluss eines Mandanten von der Teilnahme an der Softwarelösung nach § 4 Absatz 4 Satz 1,4. den Erlass von Nutzungsbestimmungen,5. für die Ordnungsmäßigkeit des Verfahrens.

§ 13 Ordnungsmäßigkeit des Verfahrens(1) Die zentrale Stelle gewährleistet die Ordnungsmäßigkeit des automatisierten Verfahrens wie folgt:1. Sie gewährleistet die Erfüllung der Verpflichtungen aus § 8 Absatz 4 und 5 Landesdatenschutzgesetz;2. sie stellt im Benehmen mit den beteiligten Stellen das Verfahrensverzeichnis nach § 7 Absatz 1 in Verbindung mit § 8 Absatz 3 Satz 1 Landesdatenschutzgesetz auf und führt es fort;3. sie erstellt die Verfahrens- und Sicherheitsdokumentation nach §§ 3 und 4 der Datenschutzverordnung vom 5. Dezember 2013 (GOVBl. Schl.-H. S. 554); dabei berücksichtigt sie alle Aspekte, die innerhalb ihres Verantwortungsbereiches einschließlich der Auftragsdatenverarbeitung nach § 17 Absatz 1 Satz 1 Landesdatenschutzgesetz liegen;4. sie ist federführend verantwortlich für die Dokumentation und Durchführung des Testes gemäß § 5 Datenschutzverordnung, zu denen sie von ihr ausgewählte beteiligte Stellen hinzuzieht, und erteilt die Freigabe mit Wirkung für die beteiligten Stellen;5. sie informiert die beteiligten Stellen über ihr bekannt gewordene Verfahrensmängel und die voraussichtliche Dauer der Mängelbeseitigung;6. sie erlässt Nutzungsbestimmungen zur ordnungsmäßigen Nutzung des Verfahrens durch die beteiligten Stellen;7. sie ist bei Auftragsdatenverarbeitung durch die für das Verfahrensmanagement der Stammdatenpflege zuständige Stelle die verantwortliche Stelle nach § 17 Absatz 1 Landesdatenschutzgesetz;8. sie ist verantwortlich für die Vorabkontrolle nach § 9 Landesdatenschutzgesetz.(2) Die zentrale Stelle kann zur Erfüllung ihrer Aufgaben nach Nummer 1 und Nummer 7 personenbezogene Daten nach Maßgabe des § 13 Absatz 6 Landesdatenschutzgesetz einsehen und auswerten.(3) Eine nach Absatz 1 Nummer 4 ausgewählte beteiligte Stelle kann die im Zusammenhang mit dem Test- und Freigabeverfahren entstehenden Sach- und Personalkosten auf die anderen beteiligten Stellen umlegen. Die Summe fließt in den Gesamtfinanzierungsplan der Softwarelösung und wird erstattet.(4) Die beteiligten Stellen nutzen das Verfahren gemäß den von der zentralen Stelle erlassenen Nutzungsbestimmungen. Im Rahmen der Nutzung sind sie für die gespeicherten Daten verantwortlich. Werden seitens einer beteiligten Stelle Verfahrensfehler festgestellt, informiert diese unverzüglich die zentrale Stelle und die für das Verfahrensmanagement der Stammdatenpflege zuständige Stelle.

§ 14 Inkrafttreten und BefristungDiese Verordnung tritt am Tage nach ihrer Verkündung in Kraft. Sie tritt mit Ablauf von fünf Jahren nach ihrem Inkrafttreten außer Kraft.

§ 2 Begriffe(1) Mandant ist neben dem für Kindertageseinrichtungen und für die Tagespflege zuständigen Ministerium, wer als örtlicher Träger der öffentlichen Jugendhilfe, als Gemeinde, als Träger von Kindertageseinrichtungen oder als Tagespflegeperson in Schleswig-Holstein an der Softwarelösung freiwillig teilnimmt.(2) Benutzerin bzw. Benutzer ist, wer als einem Mandanten zugeordnete natürliche Person oder als Personensorgeberechtigte bzw. Personensorgeberechtigter über eine Berechtigung zur Nutzung der Softwarelösung (Benutzerrolle) verfügt.

§ 3 Bestimmung der beteiligten Stellen, der Zentralen Stelle und der für das Verfahrensmanagement der Stammdatenpflege zuständigen Stelle(1) Beteiligte Stellen sind die örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe sowie die Gemeinden. Dies schließt die Ämter und Zweckverbände als öffentliche Träger von Kindertageseinrichtungen ein. Das für Kindertageseinrichtungen und für die Tagespflege zuständige Ministerium gilt als beteiligte Stelle.(2) Zentrale Stelle für die Softwarelösung ist das für die Kindertageseinrichtungen und für die Tagespflege zuständige Ministerium.(3) Die zentrale Stelle ersucht Dataport AöR um Wahrnehmung der Aufgaben der für das Verfahrensmanagement der Stammdatenpflege zuständigen Stelle. Im Rahmen eines Vertrages sind die Bestimmungen dieser Verordnung zu beachten.

§ 4 Nutzungsverhältnis(1) Die örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe, die Gemeinden und die Träger von Kindertageseinrichtungen und Tagespflegepersonen in Schleswig-Holstein sind auf Antrag als Mandanten aufzunehmen.(2) Die örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe, die Gemeinden und die Träger von Kindertageseinrichtungen richten ihre Anträge direkt an die zentrale Stelle. Tagespflegepersonen übersenden ihren Antrag an die Stellen, welche sie als Tagespflegepersonen vermitteln. Die Stellen, welche die Tagespflegepersonen vermitteln, leiten die Anträge der Tagespflegepersonen einmal monatlich als Sammelantrag an die zentrale Stelle weiter.(3) Ein Mandant kann gegenüber der zentralen Stelle ohne Angabe von Gründen und ohne Einhaltung einer Frist die Beendigung der Teilnahme an der Softwarelösung erklären.(4) Die zentrale Stelle kann einen Mandanten bei Verstößen gegen Pflichten, die sich aus der Nutzung der Softwarelösung ergeben, insbesondere bei Verstößen gegen § 5 Absatz 2 und § 9, von der Teilnahme an der Softwarelösung ausschließen. Die zentrale Stelle entscheidet bei einem gemäß Satz 1 ausgeschlossenen Mandanten nach pflichtgemäßem Ermessen über dessen erneuten Antrag auf Aufnahme als Mandant; Absatz 1 Satz 1 gilt in diesem Fall nicht.

§ 5 Onlineportal für Personensorgeberechtigte(1) Die Funktion „Onlineportal für Personensorgeberechtigte“ ermöglicht Personensorgeberechtigten den Erhalt von Informationen und Formularen zu den Angeboten von Kindertageseinrichtungen und Tagespflegestellen sowie die Abgabe von Voranmeldungen.(2) Der Träger der Kindertageseinrichtung ist für die Einrichtung, Aktualisierung einschließlich der Löschung nicht mehr erforderlicher Inhalte (im folgenden Pflege) der Angebotsinformationsseite der Kindertageseinrichtung verantwortlich. Der Träger der Kindertageseinrichtung kann im Einvernehmen mit der Standortgemeinde, in welcher die Kindertageseinrichtung liegt, seine Verantwortlichkeit auf die Standortgemeinde übertragen. Die Stelle, welche die Tagespflegeperson vermittelt, ist für die Pflege der Angebotsinformationsseite der durch sie vermittelten Tagespflegeperson verantwortlich. Der Träger der Kindertageseinrichtung bzw. die Standortgemeinde der Kindertageseinrichtung und die Stelle, welche die Tagespflegeperson vermittelt, sollen Informationen zu1. den Anmeldezeiten,2. den Angeboten zur Integration von Kindern mit Behinderung,3. der Art des Kinderbetreuungsangebots,4. den Benutzungsregeln,5. den Betreuungszeiten,6. den Kontaktdaten, welche auch zur grafischen Darstellung des Standortes der Kindertageseinrichtung oder der Tagespflegestelle auf einer Karte verwendet werden dürfen,7. den besonderen - auch konfessionellen oder weltanschaulichen - Konzeptionen,8. den Kosten,9. den pädagogischen Schwerpunkten,10. zu der das Tagespflegeangebot vermittelnden Stelle,11. der Verpflegungsowie Bilder der Räumlichkeiten der Kindertageseinrichtung oder der Tagespflegestelle einpflegen. Das Speichern und Übermitteln von Personenfotos von Kindern zum Zwecke der Verbreitung über die Angebotsinformationsseite ist untersagt, soweit die Betroffenen eindeutig erkennbar sind. Das Speichern und Übermitteln von Personenfotos von Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeitern des Trägers darf nur mit dem Einverständnis der Betroffenen erfolgen. Der Träger der Kindertageseinrichtung kann die jeweilige Kindertageseinrichtung mit der Pflege der ihr zugeordneten Angebotsinformationsseite beauftragen, indem er der für das Verfahrensmanagement der Stammdatenpflege zuständigen Stelle die Beauftragung mitteilt. Nach Zugang der Mitteilung legt die für das Verfahrensmanagement der Stammdatenpflege zuständige Stelle die Stammdaten und die Benutzerrolle für die Leiterin bzw. den Leiter der Kindertageseinrichtung oder für eine beauftragte Mitarbeiterin bzw. einen beauftragten Mitarbeiter als Benutzerin bzw. Benutzer an.(3) Personensorgeberechtigte können1. mittels miteinander kombinierbarer Suchkriterien eine individualisierte Auflistung von Kinderbetreuungsangeboten erhalten,2. eine unverbindliche Anfrage an die Kindertageseinrichtung oder Tagespflegestelle senden (Voranmeldung), um die Gelegenheit zum Abschluss eines Betreuungsvertrages zu erhalten,3. bei einer Mehrzahl von Anfragen diese in einer Rangfolge, die nachträglich änderbar ist, ordnen.Vor der Bestätigung der Übersendung der Voranmeldung wird den Personensorgeberechtigten ein Hinweis auf die datenschutzrechtlichen Bestimmungen angezeigt. Die Voranmeldung wird an die Kindertageseinrichtungen und Tagespflegestellen pseudonymisiert gesendet.

§ 6 Verfahrensmanagement der Stammdatenpflege(1) Die für das Verfahrensmanagement der Stammdatenpflege zuständige Stelle hat1. Stammdaten für die Mandanten anzulegen,2. die Benutzerrollen der Mandanten anzulegen und zu verwalten,3. die Namens- und Adressdaten der Personensorgeberechtigten und deren Kinder aus der Softwarelösung mit der landesweiten Spiegeldatenbank abzugleichen, sofern sie durch einen örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe oder eine Gemeinde beauftragt wird,4. Anträge der Mandanten, bei denen es um die Erfüllung von Aufgaben nach den Ziffern 1 bis 3 dieses Absatzes geht, entgegen zu nehmen und selbständig zu bearbeiten,5. personenbezogene Daten der Personensorgeberechtigten und deren Kinder unter Beachtung der gesetzlichen Bestimmungen zu anonymisieren oder zu löschen.(2) Die für das Verfahrensmanagement der Stammdatenpflege zuständige Stelle kann mit den Mandanten in Kontakt treten. Das Nähere regelt ein Vertrag mit der für das Verfahrensmanagement der Stammdatenpflege zuständigen Stelle.

§ 7 Prüfung von Doppelanmeldungen(1) Die Funktion „Prüfung von Doppelanmeldungen“ gleicht die bei den Kindertageseinrichtungen und Tagespflegestellen, die an der Softwarelösung teilnehmen, die Voranmeldedaten und die gespeicherten Anmeldedaten ab, um festzustellen, ob Personensorgeberechtigte einen ihr Kind betreffenden Anmeldewunsch gegenüber mehreren Kindertageseinrichtungen oder Tagespflegestellen abgegeben haben.(2) Für die Prüfung von Doppelanmeldungen sind die Träger der Kindertageseinrichtungen und die Standortgemeinden der Kindertageseinrichtungen und der Tagespflegestellen zuständig. Die für das Verfahrensmanagement der Stammdatenpflege zuständige Stelle führt für die Standortgemeinden automatisierte und manuelle Prüfungen durch und benachrichtigt diese, wenn eine Doppelanmeldung ermittelt worden ist, die nicht unter Absatz 4 fällt.(3) Träger von Kindertageseinrichtungen bzw. die Standortgemeinden der Kindertageseinrichtungen oder die Stellen, welche Tagespflegepersonen vermitteln, haben den Abschluss eines Betreuungsvertrages mit den Personensorgeberechtigten eines Kindes in der Softwarelösung per Eingabebestätigung zu registrieren, sofern die Träger von Kindertageseinrichtungen oder die Tagespflegepersonen an der Softwarelösung teilnehmen. Die Registrierung des Abschlusses eines Betreuungsvertrages führt in der Softwarelösung zur Löschung der gegenüber anderen Kindertageseinrichtungen oder Tagespflegepersonen für das betreute Kind abgegebenen Voranmeldungen sowie zum Ausschluss der Abgabe einer erneuten Voranmeldung für das betreute Kind. Der Träger der Kindertageseinrichtung kann die jeweilige Kindertageseinrichtung mit der Übernahme der Registrierungspflicht nach Satz 1 beauftragen, indem er der für das Verfahrensmanagement der Stammdatenpflege zuständigen Stelle die Beauftragung mitteilt. Nach Zugang der Mitteilung legt die für das Verfahrensmanagement der Stammdatenpflege zuständige Stelle die Stammdaten und die Benutzerrolle für die Leiterin bzw. den Leiter der Kindertageseinrichtung oder für eine beauftragte Mitarbeiterin bzw. einen beauftragten Mitarbeiter als Benutzerin bzw. Benutzer an.(4) Ein Ausschluss nach Absatz 3 Satz 2 erfolgt nicht, wenn der Anmeldewunsch1. den Übergang von einer Krippen- in eine Kindergarten-Betreuung,2. den Übergang von einer Kindergarten- in eine Hort-Betreuung oder3. den Wechsel in eine andere Kindertageseinrichtung oder zu einer anderen Tagespflegepersonbetrifft. Ein Wechsel von einer Kindertageseinrichtung zu einer Tagespflegeperson oder von einer Tagespflegeperson zu einer Kindertageseinrichtung ist ein Fall von Satz 1 Ziffer 3.

§ 8 Statistik(1) Die Funktion „Statistik“ ermittelt die Auslastung der Kindertageseinrichtungen und Tagespflegestellen (Belegungsstatistik) sowie den ungedeckten Bedarf an Betreuungsplätzen und unterstützt die örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe bei der Bedarfsplanung sowie die Kindertageseinrichtungen und ihre Träger bei der Erstellung der Kinder- und Jugendhilfestatistik gemäß §§ 98 ff. SGB VIII.(2) Die Kindertageseinrichtungen und ihre Träger können die elektronische Übermittlung der für die Erstellung der Kinder- und Jugendhilfestatistik relevanten Daten an das Statistische Amt für Hamburg und Schleswig-Holstein per Eingabebestätigung anweisen.

§ 9 Datenschutz und DatensicherheitBei der Datenverarbeitung sind dem jeweiligen Stand der Technik entsprechende Maßnahmen zur Gewährleistung von Datenschutz und Datensicherheit zu treffen, die insbesondere die Vertraulichkeit und Integrität der Daten gemäß der §§ 5, 6 Landesdatenschutzgesetz gewährleisten.