Landesverordnung über die Benutzung von Archivgut im Landesarchiv Schleswig-Holstein (Archivbenutzungsverordnung) Vom 7. Januar 2020

Aufgrund des § 13 des Landesarchivgesetzes (LArchG) vom 11. August 1992 (GVOBl. Schl.-H. S. 444, ber. S. 498), zuletzt geändert durch Artikel 8 des Gesetzes vom 2. Mai 2018 (GVOBl. Schl.-H. S. 162), verordnet das Ministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur:

§ 1 GeltungsbereichDiese Benutzungsverordnung regelt die Benutzung des vom Landesarchiv Schleswig-Holstein verwalteten Archivguts. Sie gilt auch für die Benutzung von Reproduktionen des Archivguts und der Findhilfsmittel.

§ 10 Gebühren und AuslagenDie Erhebung von Verwaltungs- und Benutzungsgebühren sowie von Auslagen für die Benutzung des Landesarchivs richtet sich nach der Gebührenordnung für das Landesarchiv Schleswig-Holstein in der jeweils geltenden Fassung.

§ 11 Inkrafttreten, AußerkrafttretenDiese Verordnung tritt am Tage nach ihrer Verkündung in Kraft. Sie tritt mit Ablauf von fünf Jahren nach ihrem Inkrafttreten außer Kraft.

§ 2 Arten der Benutzung(1) Die Benutzung erfolgt durch persönliche Einsichtnahme im Lesesaal des Landesarchivs. Eine Versendung von Archivgut zur Einsichtnahme an einem anderen Ort ist nicht vorgesehen.(2) Die Benutzung kann abweichend von Absatz 1 außerdem erfolgen durch1. die Abgabe von Reproduktionen des Archivguts,2. die Ausleihe an öffentliche Stellen zu amtlichen Zwecken,3. die Ausleihe zu Ausstellungszwecken.

§ 3 Archivfachliche BeratungDie Benutzenden werden archivfachlich beraten. Die Beratung bezieht sich vornehmlich auf die Möglichkeiten des Zugangs zum Archivgut. Ein Anspruch auf weitergehende Unterstützung besteht nicht.

§ 4 Nutzungsvoraussetzungen(1) Zwischen dem Landesarchiv und den Benutzenden wird ein öffentlich-rechtliches Benutzungsverhältnis begründet.(2) Die Benutzung ist beim Landesarchiv unter Verwendung des vom Landesarchiv hierfür bestimmten elektronischen Formulars zu beantragen. Der Antrag ist dabei mit Angaben zur Person (Name, Vorname, Anschrift) und zum Benutzungsvorhaben (Thema, Zweck) zu versehen.(3) Für jedes Benutzungsvorhaben (Thema, Zweck) ist ein gesonderter Antrag zu stellen.(4) Sollen andere Personen als Beauftragte oder Hilfskräfte zu den Arbeiten herangezogen werden, ist von diesen jeweils ein eigener Antrag zu stellen. Erfolgt die Benutzung im Auftrage, kann das Landesarchiv von der Auftraggeberin oder dem Auftraggeber eine Bestätigung über die Kenntnisnahme der Archivbenutzungsverordnung in Textform verlangen.(5) Die antragstellende Person ist verpflichtet, die Angaben im Antrag in zutreffender Art und Weise und der Wahrheit entsprechend zu machen und sich auf Verlangen auszuweisen. Ansonsten kann die Genehmigung widerrufen werden. Vor Einsichtnahme in das Archivgut müssen minderjährige antragstellende Personen die Einwilligungserklärung ihrer gesetzlichen Vertreterin oder ihres gesetzlichen Vertreters vorlegen. Für Schülergruppen stellt die betreuende Lehrkraft einen Sammelantrag.(6) Über den Antrag entscheidet das Landesarchiv. Die Genehmigung gilt nur für das laufende Kalenderjahr.(7) Die Genehmigung kann unter Bedingungen und mit Auflagen erteilt werden. Die Kenntnisnahme der Nebenbestimmungen ist auf Verlangen des Landesarchivs in Textform zu bestätigen. Das betrifft insbesondere die Wahrung schutzwürdiger Belange Betroffener oder Dritter sowie die eigenverantwortliche Einholung aller eventuell erforderlichen Genehmigungen Dritter. Auf eine bestimmte Form oder einen bestimmten Umfang der Nutzung besteht kein Rechtsanspruch.(8) Die Genehmigung kann außer den in § 9 Absatz 2 LArchG genannten Fällen auch eingeschränkt oder versagt werden, wenn1. die antragstellende Person bei früherer Nutzung von Archivgut schwerwiegend gegen diese Verordnung verstoßen oder festgelegte Nutzungsbedingungen oder -auflagen nicht eingehalten hat,2. die personellen und sachlichen Kapazitäten des Landesarchivs vorübergehend eine Nutzung nicht zulassen oder3. das Archivgut aus dienstlichen Gründen, mangels Erschließung, wegen der Durchführung einer konservatorischen Behandlung oder wegen gleichzeitiger anderweitiger Nutzung nicht verfügbar oder nutzbar ist.(9) Von Arbeiten, die unter maßgeblicher Benutzung von Archivgut des Landesarchivs hergestellt und vervielfältigt werden, steht diesem nach § 13 Nummer 2 LArchG ein kostenloses Belegexemplar zu. Stellt die unentgeltliche Abgabe im Einzelfall eine unzumutbare Härte für die Verpflichtete oder den Verpflichteten dar, ist dem Landesarchiv entweder ein Exemplar des Druckwerkes zur Herstellung einer Vervielfältigung für einen angemessenen Zeitraum zu überlassen oder das Landesarchiv kann einvernehmlich mit der oder dem Verpflichteten einen Ankauf zu einem reduzierten Preis vereinbaren.

§ 5 Antrag auf Verkürzung von Schutzfristen(1) Eine Verkürzung der Schutzfristen nach § 9 Absatz 5 LArchG ist in Textform zu beantragen.(2) Über die im Benutzungsantrag genannten Angaben hinaus hat die Antragstellerin oder der Antragsteller im Falle einer gewünschten Fristverkürzung für personenbezogenes Archivgut entweder die schriftliche Einwilligungserklärung der Personen, auf die sich die Unterlagen beziehen oder ihrer Angehörigen beizufügen oder im Antrag zu begründen, warum die Einsichtnahme für ein wissenschaftliches Forschungsvorhaben oder zur Wahrnehmung von Belangen, die im überwiegenden Interesse Betroffener oder Dritter liegen, unerlässlich ist und auf welche Weise die Antragstellerin oder der Antragsteller die schutzwürdigen Belange der betroffenen Personen und Dritter wahren will (§ 9 Absatz 6 LArchG). Für einen Antrag zu Archivgut ohne Personenbezug ist eine Begründung erforderlich, warum die Einsichtnahme für ein wissenschaftliches Forschungsvorhaben oder zur Wahrnehmung von Belangen, die im überwiegenden Interesse Betroffener oder Dritter liegen, unerlässlich ist. Auf Verlangen des Landesarchivs sind dem Antrag ergänzende Angaben und Unterlagen, bei Hochschularbeiten insbesondere Stellungnahmen der wissenschaftlich Betreuenden, beizufügen.(3) Über den Antrag entscheidet das Landesarchiv auf Grundlage des § 9 Absatz 6 LArchG. Bei Archivgut ohne Personenbezug gilt § 9 Absatz 6 Nummer 2, erster Halbsatz LArchG entsprechend. Die Genehmigung des Antrags kann mit Nebenbestimmungen verbunden werden.

§ 6 Benutzung in den Räumen des Landesarchivs(1) Das Archivgut wird im Lesesaal während der Öffnungszeiten vorgelegt. Es ist den Benutzenden untersagt, Archivgut aus dem Lesesaal zu entfernen. Die Öffnungszeiten des Lesesaals sowie die Bestell- und Ausgabezeiten werden durch Aushang und auf andere geeignete Weise bekannt gegeben. Das Landesarchiv kann die Anzahl der vorzulegenden Archivguteinheiten begrenzen.(2) Das vorgelegte Archivgut ist mit größter Sorgfalt zu behandeln. Insbesondere ist es nicht gestattet,1. den Ordnungszustand zu verändern,2. Bestandteile zu entfernen,3. Markierungen und Anmerkungen anzubringen oder vorhandene zu tilgen,4. Archivgut als Schreib- oder Durchzeichnungsunterlage zu verwenden oder sich darauf zu stützen.Die Anweisungen des Lesesaalpersonals müssen beachtet werden.(3) Das Archivgut kann in Form von Reproduktionen vorgelegt werden, wenn dies zu seinem Schutz erforderlich ist und der Zweck der Benutzung durch die Auswertung der Reproduktionen zu erreichen ist. Über die Art der Vorlage entscheidet das Landesarchiv.(4) Die Verwendung technischer Geräte bedarf der Genehmigung durch das Landesarchiv. Diese Genehmigung kann insbesondere abgelehnt oder widerrufen werden, wenn durch die Verwendung technischer Geräte Archivgut gefährdet, der Lesesaalbetrieb beeinträchtigt wird oder wenn sie aus rechtlichen Gründen nicht zulässig ist.(5) Das Landesarchiv kann auch die Benutzung von Archivgut ermöglichen, das von anderen Archiven oder sonstigen Stellen zur Benutzung durch Dritte übersandt wurde. Soweit die versendende Stelle nichts Anderes verfügt hat, gelten die Bestimmungen dieser Benutzungsverordnung entsprechend.(6) Einzelheiten der Benutzung in den Räumen des Landesarchivs regelt die Lesesaalordnung.

§ 7 Reproduktionen(1) Reproduktionen können auf Antrag und auf Kosten der Benutzenden vom Landesarchiv angefertigt werden.(2) Das Landesarchiv entscheidet über die jeweils geeigneten Reproduktionsverfahren.(3) Reproduktionen dürfen nur mit vorheriger Zustimmung des Landesarchivs in Textform, nur zu dem angegebenen Zweck und unter Angabe der Herkunft aus dem Landesarchiv und der von ihm festgelegten Signatur veröffentlicht, vervielfältigt oder an Dritte weitergegeben werden.(4) Die Genehmigung einer Reproduktion kann außer in den Fällen des § 9 Absatz 2 LArchG und des § 4 Absatz 8 dieser Verordnung auch versagt werden, wenn andere Sachgründe dies in Abwägung mit dem Reproduktionsinteresse rechtfertigen.(5) Die eigene Herstellung von Reproduktionen durch die Benutzenden mittels technischer Geräte unterliegt der Regelung des § 6 Absatz 4 dieser Verordnung sowie dazu getroffenen Regelungen in der Lesesaalordnung.

§ 8 Ausleihe von Archivgut an öffentliche Stellen zu amtlichen Zwecken(1) Die Ausleihe von Archivgut an öffentliche Stellen ist zu amtlichen Zwecken möglich.(2) Soweit die Ausleihe ihre Grundlage nicht in einer gesetzlichen Bestimmung findet, kann sie außer in den Fällen des § 9 Absatz 2 LArchG und des § 4 Absatz 8 dieser Verordnung auch versagt werden, wenn andere Sachgründe dies in Abwägung mit dem Ausleihinteresse rechtfertigen.(3) Die ausleihende öffentliche Stelle ist verpflichtet, das Archivgut vor Verlust, Beschädigung und unbefugter Nutzung zu schützen und es innerhalb eines angemessenen Zeitraums zurückzugeben. Die ausleihende öffentliche Stelle hat zudem sicherzustellen, dass der Ordnungszustand des Archivguts nicht verändert wird und insbesondere keine Unterlagen entfernt oder hinzugefügt werden.

§ 9 Ausleihe zu Ausstellungszwecken(1) Auf die Ausleihe von Archivalien zu Zwecken der Öffentlichkeitsarbeit, insbesondere für Ausstellungen, besteht kein Rechtsanspruch.(2) Archivgut, das noch den Schutzfristen nach § 9 Absatz 3 LArchG unterliegt, darf nicht ausgeliehen werden.(3) Eine Ausleihe ist nur möglich, wenn insbesondere Gründe des § 9 Absatz 2 LArchG oder des § 4 Absatz 8 dieser Verordnung nicht dagegensprechen, wenn gewährleistet ist, dass das ausgeliehene Archivgut wirksam vor Verlust, Beschädigung und unbefugter Nutzung geschützt wird und der Ausstellungszweck nicht durch Reproduktionen erreicht werden kann.(4) Über die Ausleihe ist zwischen dem Leihgeber und der Entleiherin oder dem Entleiher ein Leihvertrag nach dem von dem Landesarchiv vorgegebenen Muster abzuschließen.