Landesverordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Landes Rheinland-Pfalz (E-Rechnungsverordnung Rheinland-Pfalz - ERechVORP) Vom 22. Dezember 2023

Aufgrund des § 3 des E-Rechnungs-Gesetzes Rheinland-Pfalz (ERechGRP) vom 3. Juni 2020 (GVBl. S. 211, BS 70-32) wird im Einvernehmen mit dem Ministerium der Finanzen verordnet:

§ 1 Anwendungs- und Geltungsbereich(1) Diese Verordnung gilt unabhängig vom Auftragswert für alle Rechnungen aufgrund von öffentlichen Aufträgen und Konzessionen über Lieferungen oder sonstige Leistungen mit Auftraggebern im Sinne des § 98 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) in der Fassung vom 26. Juni 2013 (BGBl. I S. 1750, 3245) in der jeweils geltenden Fassung, soweit diese Verordnung keine abweichenden Bestimmungen enthält.(2) Abweichend von Absatz 1 ist diese Verordnung nicht anzuwenden auf1. Bar- und Sofortzahlungen, bei denen die schuldbefreiende Wirkung mit dem Zahlungsvorgang eintritt und2. Rechnungsdaten, die nach § 5 Abs. 2 des Landessicherheitsüberprüfungsgesetzes vom 8. März 2000 (GVBl. S. 70), zuletzt geändert durch § 41 des Gesetzes vom 11. Februar 2020 (GVBl. S. 43), in der jeweils geltenden Fassung geheimhaltungsbedürftig sind.Im Falle des Satzes 1 Nr. 2 ist die Vereinbarung einer elektronischen Rechnungsstellung unzulässig.

§ 10 InkrafttretenDiese Verordnung tritt mit Ausnahme des § 3 Abs. 2 Satz 1 am Tage nach der Verkündung in Kraft. § 3 Abs. 2 Satz 1 tritt am 1. April 2025 in Kraft.

§ 2 Begriffsbestimmungen(1) Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem eine Lieferung oder eine sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.(2) Eine elektronische Rechnung ist jedes Dokument im Sinne von Absatz 1, wenn1. es in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und2. das Format die automatische und elektronische Verarbeitung des Dokuments ermöglicht.(3) Rechnungssteller sind alle Unternehmer im Sinne von § 14 Abs. 1 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB), die eine Rechnung an Rechnungsempfänger im Sinne von Absatz 4 ausstellen und übermitteln.(4) Rechnungsempfänger sind alle Auftraggeber im Sinne von § 98 GWB, soweit diese Verordnung keine abweichenden Bestimmungen enthält.(5) Rechnungssender sind alle Unternehmer im Sinne von § 14 Abs. 1 BGB, die eine elektronische Rechnung im Auftrag eines Rechnungsstellers ausstellen und übermitteln.

§ 3 Verbindlichkeit der elektronischen Form(1) Rechnungsempfänger sind zum Empfang und zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen verpflichtet, die nach Maßgabe dieser Verordnung ausgestellt und übermittelt werden. Dies gilt auch für elektronische Rechnungen aus Vergaben, für die gemäß § 159 Abs. 1 Nr. 5 GWB die Vergabekammer des Bundes zuständig ist.(2) Rechnungssteller müssen elektronische Rechnungen gegenüber Rechnungsempfängern nach Maßgabe dieser Verordnung ausstellen und übermitteln.* Sie können sich hierbei der Dienstleistung von Rechnungssendern bedienen. Die Verpflichtung des Satzes 1 gilt unabhängig vom Auftragswert nicht für Rechnungen aufgrund von öffentlichen Aufträgen, die aufgrund von Ausnahmetatbeständen von der Anwendung des Teils 4 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen in der jeweils geltenden Fassung, ausgenommen sind.(3) Auf Antrag können Rechnungssteller durch das für die zentrale Steuerung von E-Government und der IT-Angelegenheiten der Landesverwaltung zuständige Ministerium von der Verpflichtung des Absatzes 2 befreit werden, wenn die Erfüllung der Anforderungen dieser Verordnung an die Ausstellung und Übermittlung elektronischer Rechnungen eine unzumutbare Härte darstellt.(4) Rechnungsempfänger sollen im Rahmen der Auftragsvergabe die Erteilung elektronischer Rechnungen vorsehen.

§ 4 RechnungsdatenmodellFür die Ausstellung elektronischer Rechnungen haben Rechnungssteller und Rechnungssender die gemäß § 2 Abs. 1 Satz 2 des E-Rechnungs-Gesetzes Rheinland-Pfalz vom 3. Juni 2020 (GVBl. S. 211, BS 70-32) in der jeweils geltenden Fassung festgelegten Rechnungsdatenmodelle zu verwenden.

§ 5 Zentraler elektronischer RechnungseingangDas Land Rheinland-Pfalz realisiert einen zentralen elektronischen Rechnungseingang als Basisdienst gemäß § 25 Abs. 4 Nr. 9 des E-Government-Gesetzes Rheinland-Pfalz (EGovGRP) vom 15. Oktober 2020 (GVBl. S. 573, BS 206-1) in der jeweils geltenden Fassung und stellt diesen den Behörden des Landes, der Gemeinden und der Gemeindeverbände sowie den sonstigen der Aufsicht des Landes unterstehenden Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts im Sinne von § 1 Abs. 1 EGovGRP kostenfrei zur Verfügung, sofern diese nicht nach § 1 Abs. 2 bis 4 EGovGRP vom Geltungsbereich des E-Government-Gesetzes Rheinland-Pfalz ausgenommen sind. Zur Realisierung des zentralen elektronischen Rechnungseingangs kann das Land Dienstleister, insbesondere den Landesbetrieb Daten und Information, beauftragen. Ist der Rechnungsempfänger eine Behörde des Landes, der Gemeinden oder der Gemeindeverbände im Sinne von § 1 Abs. 1 EGovGRP und nicht nach § 1 Abs. 2 bis 4 EGovGRP vom Geltungsbereich des E-Government-Gesetzes Rheinland-Pfalz ausgenommen, ist er zur Nutzung des zentralen elektronischen Rechnungseingangs für den Empfang elektronischer Rechnungen verpflichtet.

§ 6 Übermittlung und Empfang elektronischer Rechnungen(1) Rechnungssteller und Rechnungssender haben für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen den zentralen elektronischen Rechnungseingang nach § 5 Satz 1 zu nutzen, wenn der Rechnungsempfänger eine nach § 5 Satz 3 verpflichtete Behörde ist; andernfalls haben sie einen vom Rechnungsempfänger unter Berücksichtigung der Vorgaben nach Absatz 4 vorgegebenen Übermittlungsweg zu nutzen.(2) Voraussetzung für die Übermittlung einer elektronischen Rechnung über den zentralen elektronischen Rechnungseingang im Sinne des § 6 Satz 1 ist, dass der Rechnungssteller oder der Rechnungssender sich zuvor registriert. Dies gilt nicht im Falle der Übermittlung einer elektronischen Rechnung über die Infrastruktur von Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL) gemäß Absatz 3 Satz 3.(3) Die elektronische Rechnung kann beim zentralen elektronischen Rechnungseingang mindestens durch E-Mail eingebracht werden. Es können weitere Übermittlungswege eingerichtet werden. Sofern ein Webservice für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen angeboten wird, ist dieser über die Infrastruktur von PEPPOL anzubieten. Die Nutzungsbedingungen für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen werden durch das für die zentrale Steuerung von E-Government und der IT-Angelegenheiten der Landesverwaltung zuständige Ministerium geregelt und im E-Rechnungsportal Rheinland-Pfalz veröffentlicht.(4) Rechnungsempfänger, die den zentralen elektronischen Eingang weder verpflichtend nach § 5 Satz 3 noch freiwillig nutzen, haben nach pflichtgemäßem Ermessen die erforderlichen Vorkehrungen für den Empfang elektronischer Rechnungen zu treffen. Sofern für die Einbringung von elektronischen Rechnungen ein Webservice zur Verfügung gestellt wird, ist dieser zumindest auch über die Infrastruktur von PEPPOL anzubieten.(5) Elektronische Rechnungen, die über den zentralen elektronischen Rechnungseingang im Sinne des § 6 Satz 1 übermittelt werden, sind automationsunterstützt auf ihre formale Fehlerlosigkeit zu prüfen. Sobald die ordnungsgemäße Übermittlung einer elektronischen Rechnung festgestellt ist, ist der Rechnungssteller oder der Rechnungssender automationsunterstützt davon zu benachrichtigen. Eine formal fehlerhafte elektronische Rechnung ist automationsunterstützt abzulehnen und der Rechnungssteller oder Rechnungssender ist über die Ablehnung zu informieren.(6) Eine elektronische Rechnung, die1. nicht gemäß den Vorgaben dieser Verordnung über den zentralen elektronischen Rechnungseingang übermittelt oder2. nicht entsprechend des vom Rechnungsempfänger vorgegebenen Übermittlungsweges eingebracht wurde,darf der Rechnungsempfänger ablehnen.

§ 7 Inhalt der elektronischen Rechnung(1) Die elektronische Rechnung hat neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen mindestens folgende Angaben zu enthalten:1. eine Leitweg-Identifikationsnummer zur Adressierung des Rechnungsempfängers,2. die Bankverbindungsdaten,3. die Zahlungsbedingungen und4. die De-Mail-Adresse oder eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers.Die Angabe zu Satz 1 Nr. 1 ist nur im Falle der Übermittlung einer Rechnung über den zentralen elektronischen Rechnungseingang erforderlich; sie ist dem Rechnungssteller bereits bei Beauftragung mitzuteilen.(2) Die elektronische Rechnung hat zusätzlich zu den Angaben nach Absatz 1 eine Lieferantennummer und eine Bestellnummer zu enthalten, wenn diese dem Rechnungssteller bereits vor der Rechnungsstellung mitgeteilt wurden.

§ 8 Verarbeitung und Schutz personenbezogener Daten(1) Personenbezogene Daten, die durch die elektronische Rechnungsstellung übermittelt und empfangen werden, dürfen durch den zentralen elektronischen Rechnungseingang sowie vom Rechnungsempfänger nur zur Erfüllung der sich aus dieser Verordnung ergebenden Verpflichtungen sowie zur Erfüllung haushaltsrechtlicher Vorgaben verarbeitet werden.(2) Die Rechnungsempfänger treffen die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen, um die Verfügbarkeit, die Integrität, die Authentizität und die Vertraulichkeit der in ihren Systemen gespeicherten oder abgerufenen Rechnungsdaten entsprechend dem jeweiligen Stand der Technik sicherzustellen. Dabei ist die besondere Schutzbedürftigkeit der in den elektronischen Rechnungen enthaltenen personenbezogenen Daten zu berücksichtigen.

§ 9 PrüfungDas für die zentrale Steuerung von E-Government und der IT-Angelegenheiten der Landesverwaltung zuständige Ministerium prüft die Anwendung dieser Rechtsverordnung und deren Auswirkung auf die elektronische Rechnungsstellung im Rahmen des Geltungsbereichs spätestens bis zum 31. Dezember 2028. Die Prüfung nach Satz 1 soll die Weiterentwicklung der technischen Möglichkeiten angemessen berücksichtigen. Über das Ergebnis der Prüfung ist der Landesregierung Bericht zu erstatten.