Verordnung über die Aufbewahrung von Schriftgut der Gerichte, der Staatsanwaltschaften und der Justizvollzugsbehörden des Landes Mecklenburg-Vorpommern (Schriftgutaufbewahrungsverordnung - SchAufbewVO M-V) Vom 28. Januar 2025

Anlage (zu § 3 Absatz 1 Satz 1)

Aufgrund des § 2 Absatz 1 Satz 1 in Verbindung mit Satz 2 und 3 sowie Absatz 2 des Landesjustizschriftgutaufbewahrungsgesetzes vom 5. Oktober 2010 (GVOBl. M-V S. 598; 2013 S. 461), und des § 2 Absatz 3 des Justizaktenaufbewahrungsgesetzes vom 22. März 2005 (BGBl. I S. 837, 852), das durch Artikel 3 des Gesetzes vom 16. Oktober 2020 (BGBl. I S. 2187, 2194) geändert worden ist, verordnet das Ministerium für Justiz, Gleichstellung und Verbraucherschutz:

§ 1 Anwendungsbereich(1) Diese Verordnung gilt für nicht mehr verfahrensrelevante Akten, Aktenregister, Karteien, Namens- und sonstige Verzeichnisse der Gerichte, Staatsanwaltschaften und Justizvollzugsbehörden in Verwaltungssachen sowie der Gerichte und Staatsanwaltschaften in Rechtssachen, soweit diese auf Landesrecht beruhen. Im Übrigen bestimmen sich die Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen der Akten, Aktenregister, Karteien, Namens- und sonstigen Verzeichnisse der Gerichte und Staatsanwaltschaften in Rechtssachen nach der Justizaktenaufbewahrungsverordnung.(2) Die Bestimmungen dieser Verordnung finden auch Anwendung, wenn in Papierform vorliegende Schriftstücke oder sonstige Unterlagen zur Ersetzung der Urschrift als Wiedergabe auf einem Bildträger, auf anderen Datenträgern oder in elektronisch geführten Akten aufbewahrt werden, soweit nichts abweichend geregelt ist.

§ 2 Durchführung der Aufbewahrung und Speicherung(1) Die weggelegten oder abschließend bearbeiteten Akten, Aktenregister, Karteien, Namens- und sonstigen Verzeichnisse sind bis zum Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen vollständig aufzubewahren, vor unbefugtem Zugriff zu sichern und vor Beschädigung und Verfall zu schützen. Die Lesbarkeit der Akten ist zu gewährleisten.(2) Bei elektronisch gespeicherten Akten, Aktenregistern, Karteien, Namens- und sonstigen Verzeichnissen sind die Vertraulichkeit, die Integrität, die Verfügbarkeit und die Authentizität durch geeignete Maßnahmen zu gewährleisten.

§ 3 Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen(1) Die Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen bestimmen sich nach der Anlage zu dieser Verordnung. Für in der Anlage nicht ausdrücklich bezeichnete Akten gelten die für Akten in vergleichbaren Angelegenheiten bestimmten Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen entsprechend.(2) Werden in Papierform geführte Teile einer Akte, für die jeweils unterschiedliche Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen gelten, in die elektronische Form oder in eine Mikroform übertragen und ist damit ihre jeweils fristgerechte Löschung nicht mehr oder nur noch mit unvertretbarem Aufwand möglich, so bestimmt sich die Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist nach der längsten Frist.(3) Die Leitung der für die Aktenaufbewahrung oder -speicherung zuständigen Stelle kann von Amts wegen im Einzelfall eine längere oder kürzere Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist für einzelne Akten oder Aktenteile anordnen, soweit dies aufgrund besonderer Umstände erforderlich ist. Die Anordnung kann auch auf Antrag einer am Verfahren beteiligten oder einer sonstigen Person erfolgen, sofern diese ein berechtigtes Interesse darlegt. Der Anordnung dürfen weder schutzwürdige Interessen von Verfahrensbeteiligten oder sonstigen Personen noch öffentliche Interessen entgegenstehen. Die Anordnung ist zu begründen und zu dokumentieren. Im Fall einer Verkürzung der Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist ist die Dokumentation bis zum Ablauf der ursprünglichen Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist aufzubewahren oder zu speichern.(4) Aktenregister, Karteien, Namens- und sonstige Verzeichnisse sind dauernd aufzubewahren, soweit in ihnen Akten oder Aktenteile verzeichnet sind, die dauernd aufzubewahren sind. Im Übrigen sind Aktenregister und Karteien auszusondern, sobald die darin verzeichneten Dokumente vollständig ausgesondert wurden. Daten in Namens- und sonstigen Verzeichnissen sind zu löschen oder unkenntlich zu machen, sobald sie für abgeschlossene und laufende Verfahren nicht mehr benötigt werden.(5) Die Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen der Personalakten der Richterinnen und Richter, Beamtinnen und Beamten, der Unterlagen über Beihilfen, Heilfürsorge, Heilverfahren, Unterstützungen, Erholungsurlaub, Erkrankungen, Umzugs- und Reisekosten und der Versorgungsakten bestimmt sich nach § 90 des Landesbeamtengesetzes. Dies gilt für die Personalakten der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer entsprechend, es sei denn, besondere Rechtsvorschriften oder tarifliche Vereinbarungen gehen vor.(6) Die Aufbewahrungs- und Speicherfristen für Schriftgut in Disziplinarsachen bestimmen sich nach § 18 des Landesdisziplinargesetzes.(7) Die Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen von Akten über die Beantragung von Registrierungen nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz bestimmt sich nach § 7 Rechtsdienstleistungsverordnung.

§ 4 Beginn der Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen(1) Die Aufbewahrungs- und Speicherfrist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die Weglegung der Akten angeordnet wurde. Für Personalakten beginnt sie mit deren Abschluss.(2) Als Jahr der Weglegung gilt1. bei Prüfungsarbeiten und sonstigen Prüfungsunterlagen das Jahr, in dem die Bekanntgabe des Prüfungsergebnisses an den Prüfling erfolgt ist, im Falle der Wiederholungsprüfung das Jahr, in dem das Ergebnis der letzten Prüfung bekannt gegeben worden ist;2. bei Hinterlegungen das Jahr, in dem die Hinterlegung beendet worden ist oder die nach §§ 27 bis 29 des Hinterlegungsgesetzes zu beachtenden Fristen abgelaufen sind;3. bei Büchern über Urkundenverwahrungen das Jahr, in dem alle darin verzeichneten Fälle erledigt sind;4. bei Gefangenen- und Untergebrachtenbüchern mit den dazugehörigen Gefangenen- und Untergebrachtenkarteien und bei den Listen über die den Gefangenen und Untergebrachten abgenommenen Gegenständen sowie bei Büchern und Nachweisen über die den Gefangenen und Untergebrachten abgenommenen Geldern das Jahr, in dem der Vollzug bezüglich aller darin aufgeführten Gefangenen und Untergebrachten beendet ist;5. für Sammelakten und Akten mit den Unterlagen über die Wahl, Ernennung, Berufung oder Bestellung und Heranziehung ehrenamtlicher Richterinnen und Richter das Jahr des Ablaufs der jeweiligen Wahl- beziehungsweise Amtsperiode;6. für Akten über sonstige Angelegenheiten, für die die Weglegung nicht durch besondere Vorschrift geregelt ist, das Jahr, in dem die letzte Verfügung zur Sache ergangen ist.(3) Personalakten von Notarinnen und Notaren sowie Notarassessorinnen und Notarassessoren sind abgeschlossen, im Fall1. des Ausscheidens aus dem Amt oder dem Beruf, mit Ablauf des Jahres der Vollendung des 70. Lebensjahres,2. der Tätigkeit über das 70. Lebensjahr hinaus mit Ablauf des Jahres, in dem das Amts- oder Berufsverhältnis endet,3. des vorherigen Todes mit Ablauf des Todesjahres,4. einer Notariatsverwalterschaft gemäß § 56 Bundesnotarordnung nach deren Abwicklung.(4) Für Akten, die nach einem wieder aufgenommenen oder fortgesetzten Verfahren erneut weggelegt werden, beginnt mit Ablauf des Jahres der erneuten Weglegung eine neue Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist.(5) Beträgt die Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist weniger als ein Jahr, beginnt sie abweichend von Absatz 1 mit Ablauf des Monats, in dem die Weglegung der Akten angeordnet wurde oder die letzte Verfügung zur Sache ergangen ist. Absatz 4 gilt mit der Maßgabe, dass die neue Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist mit Ablauf des Monats der erneuten Weglegung beginnt.

§ 5 Abweichende Bestimmung des Beginns der Aufbewahrungs- und SpeicherungsfristDie Leitung der für die Aktenaufbewahrung oder -speicherung zuständigen Stelle kann anordnen, dass die Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist allgemein oder für einzelne Angelegenheiten abweichend von § 4 unmittelbar mit dem Ereignis beginnt, das dem Fristbeginn zugrunde liegt. Die Anordnung ist zu dokumentieren. Sie kann auch von einer übergeordneten Stelle erlassen werden.

§ 6 Aussonderung, Aussetzung der Aussonderung, Ablieferung und Vernichtung des Schriftguts(1) Die Leitung der für die Aktenaufbewahrung oder -speicherung zuständigen Stelle kann für eine Gruppe von Akten anordnen, dass deren Aussonderung bis zum Ablauf einer von ihr bestimmten Frist auszusetzen ist, wenn ein öffentliches Interesse dies erfordert. Die Frist darf höchstens vier Jahre betragen. Sie kann einmalig um bis zu zwei Jahre verlängert werden. Ein öffentliches Interesse besteht insbesondere dann, wenn Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass die Akten für einen parlamentarischen Untersuchungsausschuss von Bedeutung sein können.(2) Spätestens zwei Jahre nach der Anordnung nach Absatz 1 Satz 1 ist zu prüfen, ob die Voraussetzungen der Anordnung weiterhin vorliegen. Ist dies nicht der Fall, ist die Anordnung aufzuheben.(3) Entscheidungen nach den Absätzen 1 und 2 sind zu begründen und zu dokumentieren. Sie können auch von einer übergeordneten Stelle erlassen werden.(4) Im Übrigen gelten die für die Aussonderung, Ablieferung und Vernichtung von Schriftgut erlassenen besonderen Vorschriften.

§ 7 ÜbergangsvorschriftFür die Akten, Aktenregister, Karteien, Namens- und sonstigen Verzeichnisse der Gerichte und Staatsanwaltschaften in Rechtssachen, die auf Bundesrecht beruhen und die bereits vor dem Inkrafttreten der Justizaktenaufbewahrungsverordnung vom 8. November 2021 (BGBl. I S. 4834) weggelegt worden sind, gelten die Aufbewahrungsfristen der Schriftgutaufbewahrungsverordnung vom 5. April 2011 (GVOBl. M-V S. 240), die durch die Verordnung vom 7. Dezember 2021 (GVOBl. M-V S. 1798) geändert worden ist, fort.

§ 8 Inkrafttreten, AußerkrafttretenDiese Verordnung tritt am 1. März 2025 in Kraft. Gleichzeitig tritt die Schriftgutaufbewahrungsverordnung vom 5. April 2011 (GVOBl. M-V S. 240), die durch die Verordnung vom 7. Dezember 2021 (GVOBl. M-V S. 1798) geändert worden ist, außer Kraft.