Verordnung zur elektronischen Aktenführung in Steuerstrafverfahren und Verfahren wegen Steuerordnungswidrigkeiten und gleichgestellten Ordnungswidrigkeiten des Landes Mecklenburg-Vorpommern (eAktStStrfVO M-V) Vom 10. März 2026

Das Ministerium für Finanzen und Digitalisierung verordnet aufgrund der Nummern 4, 5 und 6 der Finanzverwaltungsermächtigungslandesverordnung vom 11. Februar 2026 (GVOBl. M-V S. 90):

§ 1 AnwendungsbereichDiese Verordnung ist anzuwenden auf elektronisch geführte Akten der Finanzbehörden in1. Ermittlungsverfahren nach § 386 Absatz 2 der Abgabenordnung und2. Verfahren wegen Steuerordnungswidrigkeiten nach § 409 der Abgabenordnung.

§ 2 Weiterführung von Akten in PapierformAbweichend von § 32 Absatz 1 Satz 1 und 2 der Strafprozeßordnung und § 110a Absatz 1 Satz 1 und 2 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten werden die Akten bis einschließlich 30. Juni 2026 in Papierform angelegt. Die bis zu dem nach Satz 1 bestimmten Datum angelegten Akten werden auch in Papierform weitergeführt. Satz 1 und 2 gelten entsprechend für in Papierform angelegte Akten sowie in elektronischer Form übermittelte Akten anderer Stellen und Behörden.

§ 3 Bildung der elektronischen Akte, Übertragung von Papierdokumenten(1) Schriftstücke und sonstige Unterlagen, die zu einer elektronisch geführten Akte in Papierform eingereicht werden, sind nach dem Stand der Technik in die elektronische Form zu übertragen und zur Akte zu nehmen. Beweismittel können in die elektronische Form übertragen werden. Satz 1 gilt nicht für in Papierform geführte Akten anderer Behörden, Beiakten und diejenigen sonstigen Papierdokumente, deren Übertragung wegen ihres Umfangs oder ihrer sonstigen Beschaffenheit einen unvertretbaren Aufwand verursacht.(2) Liegen zu einer elektronischen Akte Schriftstücke oder sonstige Unterlagen in Papierform im Sinne von Absatz 1 Satz 3 vor, muss die elektronische Akte einen Hinweis auf diese Unterlagen enthalten.(3) Bei der Übertragung in Papierform eingehender Schriftstücke und sonstiger Unterlagen in elektronische Dokumente ist sicherzustellen, dass das elektronische Dokument mit den eingereichten Schriftstücken und sonstigen Unterlagen bildlich und inhaltlich übereinstimmt. Die Übertragung hat nach dem Stand der Technik zu erfolgen. Eingescannte Leerseiten werden nicht gespeichert.

§ 4 Struktur und Format der elektronischen Akten und von Repräsentaten(1) Elektronisch geführte Akten sind so zu strukturieren, dass sie die dienststelleninterne Bearbeitung sowie den Aktenaustausch unterstützen. In der elektronischen Akte werden zur Akte gebrachte elektronische Dokumente einschließlich zugehöriger Signaturdateien sowie sonstige zur Akte gebrachte Dateien und Informationen gespeichert. Elektronische Empfangsbekenntnisse und in elektronischen Formularen enthaltene Angaben, die aufgrund einer Verordnung nach § 32c der Strafprozeßordnung oder nach § 110b Satz 1 bis 4 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten als strukturierte maschinenlesbare Datensätze übermittelt worden sind, werden als Datensätze in der elektronischen Akte gespeichert.(2) Die in der elektronischen Akte gespeicherten Inhalte müssen jederzeit zusätzlich als elektronische Dokumente im Format PDF/A wiedergegeben werden können. Aus diesen Dokumenten wird das Repräsentat gebildet. Das Repräsentat muss den gesamten zur Akte genommenen Inhalt wiedergeben. Ausgenommen sind die nur für die Datenverarbeitung notwendigen Struktur-, Definitions- und Schemadateien. Soweit die Wiedergabe eines Inhalts technisch nicht möglich ist, ist ein entsprechender Hinweis in das Repräsentat aufzunehmen. Signaturdateien werden im Repräsentat nicht wiedergegeben; wiedergegeben werden nur die Vermerke über das Ergebnis der Signaturprüfung. Der Inhalt des Repräsentats muss druckbar, kopierbar und, soweit dies technisch möglich ist, durchsuchbar sein. Die Seiten des Repräsentats sind so zu nummerieren, dass sie eindeutig zitiert werden können.(3) Bei der elektronischen Aktenführung sind alle Daten vorzuhalten, die erforderlich sind, um den für die Übermittlung von elektronischen Akten vorgesehenen strukturierten maschinenlesbaren Datensatz im Dateiformat XML zu erzeugen und die Bearbeitung zu unterstützen.

§ 5 Bearbeitung elektronischer Akten(1) Elektronische Dokumente und sonstige Dateien und Informationen gelten als zur Akte genommen, wenn sie bewusst und dauerhaft in der elektronischen Akte gespeichert worden sind.(2) Es ist sicherzustellen, dass in der elektronischen Akte alle Bearbeitungsvorgänge nachvollziehbar sind. Insbesondere muss nachvollziehbar sein, welche Stelle die Akte zu welchem Zeitpunkt bearbeitet hat.(3) Es ist sicherzustellen, dass nur die jeweils lese- und schreibberechtigte Stelle die elektronische Akte einsehen und bearbeiten kann. Dies gilt auch, wenn die Lese- und Schreibrechte nur teilweise auf eine andere Stelle übergehen.

§ 6 Datenschutz und DatensicherheitDie aktenführende Stelle hat als verantwortliche Stelle zu gewährleisten, dass die technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Erfüllung der datenschutzrechtlichen Anforderungen getroffen werden.

§ 7 BarrierefreiheitElektronische Akten und Verfahren zur elektronischen Aktenführung und -bearbeitung sollen technisch so gestaltet werden, dass sie, soweit dies technisch möglich ist, barrierefrei zugänglich und nutzbar sind.

§ 8 ErsatzmaßnahmenIm Fall einer anhaltenden Einschränkung der elektronischen Aktenführung kann die Amtsleitung des betroffenen Finanzamtes anordnen, dass eine Ersatzakte in Papierform geführt wird. Diese Ersatzakte ist in die elektronische Form zu übertragen, sobald die Einschränkung behoben ist. Art und Dauer der Einschränkung sind zu dokumentieren. Bei anhaltenden technischen Störungen ist das Ministerium für Finanzen und Digitalisierung zu unterrichten.

§ 9 InkrafttretenDiese Verordnung tritt am Tag nach der Verkündung in Kraft.