Verordnung über die Aufbewahrung von Schriftgut der Hamburgischen Justiz (Justizschriftgutaufbewahrungsverordnung - JSchrAufbVO) Vom 12. April 2011

§ 1(1) Die Aufbewahrungsfristen bestimmen sich nach der Anlage. Dabei handelt es sich um Höchstfristen. (2) Die Aufbewahrungsfristen für die Personalakten der Beschäftigten, der Beamten und Beamtinnen, der Richter und Richterinnen sowie der Referendare und Referendarinnen richten sich nach § 91 des Hamburgisches Beamtengesetzes vom 15. Dezember 2009 (HmbGVBl. S. 405), zuletzt geändert am 11. Mai 2010 (HmbGVBl. S. 346, 348), in der jeweils geltenden Fassung, auch in Verbindung mit 1. § 8 des Hamburgisches Richtergesetzes vom 2. Mai 1991 (HmbGVBl. S. 169), zuletzt geändert am 15. Dezember 2009 (HmbGVBl. S. 405, 436),2. § 28 Absatz 3 des Hamburgischen Datenschutzgesetzes vom 5. Juli 1990 (HmbGVBl. S. 133, 165, 226), zuletzt geändert am 21. September 2010 (HmbGVBl. S. 545), und3. § 37 Absatz 1 des Hamburgischen Justizausbildungsgesetzes vom 11. Juni 2003 (HmbGVBl. S. 156), zuletzt geändert am 15. Dezember 2009 (HmbGVBl. S. 405, 438), in der jeweils geltenden Fassung.(3) Die Aufbewahrungsfristen für das Disziplinarvorgänge betreffende Schriftgut der Justizverwaltung bestimmen sich nach § 79 des Hamburgischen Disziplinargesetzes vom 18. Februar 2004 (HmbGVBl. S. 69), zuletzt geändert am 26. Januar 2010 (HmbGVBl. S. 23, 105), in der jeweils geltenden Fassung. (4) Für Aufbewahrungsfristen für Akten und elektronische Akten nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz gilt § 7 der Rechtsdienstleistungsverordnung vom 19. Juni 2008 (BGBl. I S. 1069), geändert am 25. Juli 2013 (BGBl. I S. 2749, 2757), in der jeweils geltenden Fassung.

§ 3(1) Die Aufbewahrungsfrist für das Schriftgut in Straf- und Bußgeldsachen beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die verfahrensbeendende Entscheidung - bei mehreren Beschuldigten oder Betroffenen die letzte Entscheidung - rechtskräftig geworden ist. Sofern die verfahrensbeendende Entscheidung keiner Rechtskraftbescheinigung bedarf, beginnt die Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die das Verfahren beendende Entscheidung getroffen worden ist. (2) Wird nachträglich auf eine Gesamtstrafe erkannt, ist die Aufbewahrungsfrist für das Schriftgut über die in die Entscheidung einbezogenen Verurteilungen nach dem Tage der Rechtskraft der Gesamtstrafenentscheidung neu zu bestimmen. (3) Ist zum Zeitpunkt des Weglegens der Akten die nach Maßgabe des Absatzes 1 Satz 1 oder des Absatzes 2 bestimmte Aufbewahrungsfrist für die Aufbewahrung des Schriftgutes bereits abgelaufen, oder endet diese mit Ablauf des Kalenderjahres der Weglegung oder der beiden darauf folgenden Kalenderjahre, so ist das Schriftgut vom Beginn des auf die Weglegung folgenden Kalenderjahres für drei weitere Kalenderjahre aufzubewahren. Dies gilt nicht in den Fällen der Nummer 46 Buchstabe a des Abschnitts I der Anlage.

Anlage

§ 4(1) Die Aufbewahrungsfristen für das in § 3 nicht genannte Schriftgut beginnen mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem nach Beendigung des Verfahrens das Weglegen der Akten angeordnet worden ist. Für Personalakten beginnen sie mit deren Abschluss. (2) Als Kalenderjahr der Weglegung gilt 1. bei Prüfungsarbeiten und sonstigen Prüfungsunterlagen das Kalenderjahr, in dem die Bekanntgabe des Prüfungsergebnisses an den Prüfling erfolgt ist, im Falle der Wiederholungsprüfung das Kalenderjahr, in dem das Ergebnis der letzten Prüfung bekannt gegeben worden ist;2. bei Hinterlegungen das Kalenderjahr, in dem die Hinterlegung beendet worden oder der Anspruch auf Herausgabe erloschen ist;3. bei Büchern über Urkundenverwahrungen (Nummer 225 des Abschnitts I der Anlage) das Kalenderjahr, in dem alle darin verzeichneten Fälle erledigt sind;4. bei Gefangenenbüchern mit den dazugehörigen Gefangenenkarteien und bei den Listen über die den Gefangenen abgenommenen Gegenstände sowie bei Büchern und Nachweisen über die den Gefangenen abgenommenen Gelder das Kalenderjahr, in dem der Vollzug bezüglich aller darin aufgeführten Gefangenen beendet ist;5. für Sammelakten oder Akten mit den Unterlagen über die Schöffenwahl, Schöffenauslosung und Schöffengeschäftsstelle (§ 1 Absatz 4 der Aktenordnung mit ergänzenden Vorschriften; Anweisungen für die Verwaltung des Schriftguts bei den Geschäftsstellen der Gerichte und Staatsanwaltschaften - AktO Amtliche Ausgabe der Justizbehörde vom 3. Januar 1977 in der ab dem 1. Januar 2011 geltenden Fassung, zuletzt geändert am 25. März 2014 - HmbJVBl. S. 58 das Kalenderjahr des Ablaufs der jeweiligen Wahlperiode;6. für Akten über sonstige Angelegenheiten, für die die Weglegung nicht durch besondere Vorschrift geregelt oder verfügt ist, das Kalenderjahr, in dem die letzte Verfügung zur Sache ergangen ist oder die Angelegenheit ihre Erledigung gefunden hat;7. bei Aktenregistern mit den dazugehörigen Namensverzeichnissen und sonstigen Verzeichnissen das Kalenderjahr, in dem alle darin verzeichneten oder dazugehörigen Akten und die aus diesen zur längeren Aufbewahrung herausgenommenen Schriftstücke vernichtet oder an das Staatsarchiv abgeliefert worden sind. (3) Soweit sich aus dem Hamburgischen Beamtengesetz, auch in Verbindung mit anderen Vorschriften, die auf das Hamburgische Beamtengesetz Bezug nehmen, nichts anderes ergibt, sind Personalakten abgeschlossen, 1. wenn die beziehungsweise der Beschäftigte a) aus dem öffentlichen Dienst ausgeschieden ist, mit Ablauf des Kalenderjahres des Erreichens der gesetzlichen Altersgrenze;b) im Falle der Weiterbeschäftigung über das Erreichen der gesetzlichen Altersgrenze hinaus gilt die Personalakte als abgeschlossen mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Beschäftigungsverhältnis endet;c) im Falle des vorherigen Todes gilt die Personalakte als abgeschlossen mit dem Ablauf des Todesjahres; 2. wenn die Notarin beziehungsweise der Notar, die Notarassessorin beziehungsweise der Notarassessor oder der Rechtsbeistand a) aus dem Amt oder dem Beruf ausgeschieden ist, mit Ablauf des Kalenderjahres der Vollendung des 70. Lebensjahres;b) im Falle der Tätigkeit über das 70. Lebensjahr hinaus mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Amts- oder Berufsverhältnis endet;c) im Falle des vorherigen Todes mit Ablauf des Todesjahres;d) im Falle einer Notariatsverwaltung - § 56 der Bundesnotarordnung (BNotO) vom 13. Februar 1937 (BGBl. III 303-1), zuletzt geändert am 22. Dezember 2010 (BGBl. I S. 2255), in der jeweils geltenden Fassung - nach deren Abwicklung; 3. wenn es sich um eine juristische Person oder eine Personenvereinigung handelt, mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Löschung im Handelsregister oder Partnerschaftsregister eingetragen oder die Auseinandersetzung abgeschlossen ist;4. wenn der Referendar beziehungsweise die Referendarin aus dem Vorbereitungsdienst ausgeschieden ist beziehungsweise diesen beendet hat. (4) Bei automationsunterstützter Schriftgutverwaltung kann abweichend von Absatz 1 Satz 1 die Aufbewahrungsfrist auch von einem früheren Zeitpunkt (zum Beispiel vom Datum der Weglegungsverfügung) an berechnet werden. Die Entscheidung hierüber trifft die Behördenleitung. Entsprechendes gilt auch bei der automationsunterstützten Schriftgutverwaltung in Straf- und Bußgeldsachen. (5) Soweit eine Aufbewahrungsfrist von unter einem Jahr bestimmt wurde, beginnt die Aufbewahrungsfrist abweichend von Absatz 1 mit Ablauf des Monats, in dem die verfahrensbeendende Entscheidung ergangen ist. (6) Für Vormundschaften, Pflegschaften und Beistandschaften über Minderjährige sowie für die zur Zuständigkeit des Familiengerichts (bis zum 31. August 2009: gegebenenfalls Zuständigkeit des Vormundschaftsgerichts) gehörenden Angelegenheiten sonstiger Fürsorge für ein unter elterlicher Sorge stehendes Kind beginnt die Aufbewahrungsfrist abweichend von Absatz 1 mit dem Kalenderjahr, das auf das Kalenderjahr folgt, in dem die ehemals minderjährige Person - soweit mehrere Geschwister vorhanden sind, die jüngste, an der Angelegenheit beteiligte, ehemals minderjährige Person - das 21. Lebensjahr vollendet hat, auch wenn die Sache auf andere Weise vorher endete. (7) Wird ein Verfahren aufgenommen oder fortgesetzt, nachdem die Akten bereits weggelegt sind (zum Beispiel durch einen Antrag auf Wiederaufnahme des Verfahrens), so beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem sie erneut weggelegt worden sind, eine neue Aufbewahrungsfrist.

Auf Grund von § 3 Absatz 1 Satz 1 des Hamburgischen Justizschriftgutaufbewahrungsgesetzes vom 8. Juni 2010 (HmbGVBl. S. 430) in Verbindung mit der Weiterübertragungsverordnung - Justizschriftgutaufbewahrung vom 3. August 2010 (HmbGVBl. S. 504) wird verordnet:

§ 2(1) Die Aufbewahrungsbestimmungen finden auch Anwendung, wenn Schriftgut zur Ersetzung der Urschrift als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt wird, soweit in dieser Verordnung keine abweichenden Regelungen getroffen sind. Gelten für Akten und Aktenteile unterschiedliche Aufbewahrungsfristen, so bestimmt sich die Aufbewahrungsfrist für den die Urschriften dieser Akten oder Aktenteile ersetzenden Bild- oder anderen Datenträger nach der jeweils längsten Aufbewahrungsfrist. Daher sollen nur Akten und Aktenteile, deren Aufbewahrungsfrist zu einem ähnlichen Zeitpunkt endet, auf einem Bild- beziehungsweise anderen Datenträger zusammen aufbewahrt werden. (2) Erscheint eine Aufbewahrungsfrist im Einzelfall aus besonderen Gründen zu kurz, so kann bei der Weglegung eine längere Aufbewahrungsfrist durch die Richterin beziehungsweise den Richter oder die Sachbearbeiterin beziehungsweise den Sachbearbeiter bestimmt werden. Dasselbe gilt, wenn Personen, die ein berechtigtes Interesse nachweisen, einen Antrag auf längere Aufbewahrung stellen. Die Behördenleitung kann auf Antrag eines Verfahrensbeteiligten auch eine kürzere Aufbewahrungsfrist anordnen, wenn Belange anderer Verfahrensbeteiligter oder Dritter nicht berührt sind und das öffentliche Interesse einer solchen Anordnung nicht entgegensteht. Die Entscheidung zur Fristverlängerung beziehungsweise -verkürzung ist zu begründen und zu dokumentieren. (3) Soweit nach der Anlage eine Aufbewahrungsfrist nicht angeordnet ist, ist das Schriftgut unmittelbar nach seiner Weglegung nach den dazu erlassenen besonderen Vorschriften auszusondern. (4) Schriftgut im Sinne dieser Verordnung sind Aktenregister, öffentliche Register, Grundbücher, Namensverzeichnisse, Kalender, Karteien, Urkunden, Akten und Blattsammlungen sowie einzelne Schriftstücke, Bücher, Drucksachen, Karten, Pläne, Zeichnungen, Lichtbilder, Filme, Schallplatten, Tonbänder und sonstige Gegenstände, die Bestandteile oder Anlagen der Akten geworden sind.

§ 5Für die Ablieferung von Schriftgut an das Staatsarchiv gelten die dafür erlassenen besonderen Vorschriften.

§ 6Diese Verordnung tritt am Tage nach ihrer Bekanntmachung in Kraft. Hamburg, den 12. April 2011. Die Justizbehörde