Satzung der Hamburg Port Authority Anstalt öffentlichen Rechts

§ 1 Aufgaben des Aufsichtsrates(1) Der Zustimmung des Aufsichtsrates bedürfen in Ergänzung zu § 7 Absatz 4 des Gesetzes über die Hamburg Port Authority (HPAG)1. der Abschluss, die Änderung und die Aufhebung von Verträgen mit besonderer Bedeutung, namentlich von solchen mit der Freien und Hansestadt Hamburg,2. der Abschluss oder die Änderung von Anstellungsverträgen mit Beschäftigten der zweiten Führungsebene, soweit sich diese außerhalb vom Aufsichtsrat beschlossener allgemeiner Regelungen und Grenzen bewegen (Gehaltsbänder),3. die Gewährung von Spenden, Schenkungen oder sonstigen Zuwendungen von mehr als 500 Euro im Einzelfall oder wenn ein Gesamtwert in Höhe von 2500 Euro jährlich überschritten wird,4. die Aufnahme neuer Geschäftszweige im Rahmen des Anstaltszwecks oder die Übernahme neuer Aufgaben sowie die Aufgabe vorhandener Tätigkeitsgebiete,5. die Übernahme von Nebentätigkeiten, insbesondere von Aufsichtsratsmandaten außerhalb der Anstalt, durch Mitglieder der Geschäftsführung,6. die Festlegung und Änderung von Grundsätzen für derivative Finanzgeschäfte,7. die Vereinbarung von Abfindungen bei Dienstbeendigung, sofern diese bei Personen mit besonderer Vertretungsbefugnis gemäß Vollmachtsverzeichnis für die Hamburg Port Authority drei Bruttomonatsgehälter bzw. bei den übrigen Beschäftigten den Wert von 50.000 Euro und die Summe von 0,5 Bruttomonatsgehältern für jedes Jahr des Bestehens des Beschäftigungsverhältnisses übersteigen,8. der Abschluss, wesentliche Änderungen und die Aufhebung von Unternehmensverträgen.(2) Die Wertgrenze für die Aufnahme von Krediten außerhalb des Wirtschaftsplans wird auf 150.000 Euro festgelegt (§ 7 Absatz 4 Nummer 6 HPAG).(3) Als Wertgrenzen werden festgesetzt,1. für Grundstücksgeschäfte 10.000.000 Euro,2. für den Abschluss von Miet- und Pachtverträgen eine jährliche Nettokaltmiete von 1.000.000 Euro,3. für die Änderung von Miet- und Pachtverträgen eine Änderung der jährlichen Nettokaltmiete von 1.000.000 Euro,4. für die Aufhebung von Miet- und Pachtverträgen nach Saldierung der Leistungen 7.000.000 Euro (§ 7 Absatz 4 Nummer 5 HPAG).(4) Die Wertgrenze für den durch einen Vergleich gewährten Nachlass oder den Nennwert erlassener Forderungen wird auf EUR 50.000 Euro festgelegt (§ 7 Absatz 4 Nummer 14 HPAG).(5) Der Aufsichtsrat behält sich vor, weitere bestimmte Arten von Geschäften von seiner Zustimmung abhängig zu machen.(6) Für die Gewährung von Krediten an Geschäftsführerinnen bzw. Geschäftsführer, bevollmächtigte Personen gemäß § 3 Absatz 1 sowie an Aufsichtsratsmitglieder gelten sinngemäß die Bestimmungen der §§ 89 und 115 des Aktiengesetzes vom 6. September 1965 (BGBl. I S. 1089), zuletzt geändert am 15. Dezember 2004 (BGBl. I S. 3408, 3414), in der jeweils geltenden Fassung.

§ 10 Tochtergesellschaften(1) Die Geschäftsführung hat dafür zu sorgen, dass die Bestimmungen dieser Satzung auch von den Geschäftsführungen der Tochtergesellschaften beachtet werden.(2) Bei Tochtergesellschaften ohne Aufsichtsrat sind die Geschäfte, die nach dem Gesetz über die Hamburg Port Authority und nach dieser Satzung zustimmungspflichtig wären, stets dem Aufsichtsrat der Hamburg Port Authority zur Beschlussfassung vorzulegen. Das gilt auch für Maßnahmen, die nach den Gesellschafterverträgen der Tochtergesellschaften der Zustimmung der Gesellschafterversammlung bedürfen.(3) Bei Tochtergesellschaften und wichtigen Beteiligungen mit Aufsichtsrat sind die Maßnahmen, die in personeller oder finanzieller Hinsicht von besonderer Bedeutung sind, dem Aufsichtsrat der Hamburg Port Authority vorzulegen.

§ 11 Verkehr mit Presse, Rundfunk und FernsehenAuskünfte an Presse, Rundfunk und Fernsehen in Angelegenheiten von grundsätzlicher Bedeutung bedürfen der vorherigen Zustimmung der oder des Vorsitzenden des Aufsichtsrates.

§ 12 DienstsiegelDie Hamburg Port Authority führt ein Dienstsiegel mit dem Admiralitätswappen und der Umschrift „Hamburg Port Authority“.

§ 13 Einigungsstelle, LetztentscheidungDie Einigungsstelle nach § 82 des Hamburgischen Personalvertretungsgesetzes (HmbPersVG) in der Fassung vom 8. Juli 2014 (HmbGVBl. S. 299) in der jeweils geltenden Fassung wird bei der Geschäftsführung gebildet. Der Aufsichtsrat ist oberstes Organ im Sinne des § 82 Absatz 8 HmbPersVG.

§ 14 InkrafttretenDiese Satzung tritt mit Wirkung vom 1. Januar 2025 in Kraft.

§ 2 Geschäftsführung(1) Die Geschäftsführung führt die Geschäfte der Hamburg Port Authority verantwortlich nach den gesetzlichen Vorschriften, den Bestimmungen dieser Satzung sowie unter Beachtung des von der Aufsichtsbehörde vorgegebenen Zielbildes. Die Mitglieder der Geschäftsführung haben bei ihrer Geschäftsführung die Sorgfalt einer ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsleiterin beziehungsweise eines ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsleiters anzuwenden. Sie haben die vom Senat festgelegten öffentlichen Interessen und hafenpolitischen Zielsetzungen zu beachten.(2) Die Geschäftsführung hat geeignete Maßnahmen zu treffen, insbesondere ein angemessenes Risikomanagementsystem einzurichten, damit Entwicklungen früh erkannt werden, die den Fortbestand beziehungsweise die wirtschaftliche Lage der Hamburg Port Authority gefährden.(3) Die Mitglieder der Geschäftsführung tragen für die gesamte Geschäftsführung gemeinschaftlich die Verantwortung. Der Aufsichtsrat bestimmt eines der Mitglieder der Geschäftsführung zur bzw. zum Vorsitzenden der Geschäftsführung. Die bzw. der Vorsitzende der Geschäftsführung repräsentiert die Geschäftsführung gegenüber der Öffentlichkeit, Behörden, Verbänden, Wirtschaftsorganisationen und Publikationsorganen bzw. Medien. Sie bzw. er kann diese Aufgaben für bestimmte Arten von Angelegenheiten oder im Einzelfall auf andere Mitglieder der Geschäftsführung übertragen. Die bzw. der Vorsitzende der Geschäftsführung leitet die Sitzungen der Geschäftsführung und koordiniert die Geschäftsführungsarbeit. Sie bzw. er hat darauf hinzuwirken, dass die Führung der Geschäftsbereiche auf die durch die Beschlüsse der Geschäftsführung festgelegten Ziele ausgerichtet wird. Von den weiteren Mitgliedern der Geschäftsführung kann sie bzw. er jederzeit Auskunft über einzelne Angelegenheiten ihrer bzw. seiner Geschäftsbereiche verlangen und bestimmen, dass sie bzw. er über bestimmte Arten von Geschäften im Vorhinein unterrichtet wird.(4) Aufgabengebiet und Geschäftsbereich der Mitglieder der Geschäftsführung, ihre Vertretung sowie die Organisation und Geschäftsverteilung innerhalb der Hamburg Port Authority ergeben sich aus dem Organisations- und Geschäftsverteilungsplan, der von der Geschäftsführung mit Zustimmung des Aufsichtsrates aufgestellt und geändert wird. Die Verteilung der Aufgabenbereiche gemäß Organisations- und Geschäftsverteilungsplan befreit keine Geschäftsführerin bzw. keinen Geschäftsführer von der gemeinsamen Verantwortung für die Geschäftsführung der Anstalt.(5) Die Mitglieder der Geschäftsführung unterrichten sich gegenseitig über wichtige Vorgänge innerhalb ihrer Geschäftsbereiche. Angelegenheiten von größerer Bedeutung sind gemeinsam zu erörtern und zu entscheiden.(6) Die Mitglieder der Geschäftsführung beschließen einstimmig über Angelegenheiten,1. die nach dem Gesetz über die Hamburg Port Authority oder dieser Satzung dem Aufsichtsrat zur Beschlussfassung vorzulegen sind,2. die die Geschäftsbereiche von zwei oder mehr Mitgliedern der Geschäftsführung betreffen,3. für die eines der Mitglieder der Geschäftsführung eine gemeinschaftliche Beschlussfassung wünscht.Kommt eine einstimmige Beschlussfassung nicht zustande, kann jedes Mitglied der Geschäftsführung die Vorsitzende bzw. den Vorsitzenden des Aufsichtsrates um Vermittlung anrufen. Die Beschlüsse sind in einer Niederschrift festzuhalten.(7) Jedes Mitglied der Geschäftsführung soll Interessenkonflikte dem Aufsichtsrat gegenüber unverzüglich offenlegen und die übrigen Mitglieder der Geschäftsführung hierüber informieren. Alle Geschäfte zwischen der Anstalt einerseits und den Mitgliedern der Geschäftsführung sowie ihnen nahestehenden Personen oder ihnen persönlich nahestehenden Unternehmungen andererseits haben branchenüblichen Standards zu entsprechen.

§ 3 Vertretungs- und Zeichnungsbefugnisse(1) Zwei Mitglieder der Geschäftsführung vertreten die HPA gemeinschaftlich. Die Geschäftsführung kann die Vertretung so regeln, dass neben einem Mitglied der Geschäftsführung eine bevollmächtigte Person oder zwei andere von der Geschäftsführung bevollmächtigte Personen ohne ein Mitglied der Geschäftsführung gemeinsam zeichnen können. Für den laufenden Geschäftsverkehr kann die Geschäftsführung eine andere Regelung treffen. Sie kann insbesondere für bestimmte Willenserklärungen vorsehen, dass sie von nur einer vertretungsberechtigten Person rechtsverbindlich abgegeben werden können.(2) Bei der Ausgestaltung der Vertretungsbefugnisse hat die Geschäftsführung sicherzustellen, dass die gesetzlichen Formerfordernisse beispielsweise für Grundstücksgeschäfte (§ 311b BGB) oder langfristige Mietverträge (§ 550 BGB) eingehalten werden. Grundsätzlich hat die Geschäftsführung sicherzustellen, dass die jeweiligen Willenserklärungen so dokumentiert werden, dass ein nach dem Vertragsinhalt angemessenes Maß an Beweiskraft hergestellt wird.(3) Ist eine Willenserklärung gegenüber der Hamburg Port Authority abzugeben, so genügt die Abgabe gegenüber einem Mitglied der Geschäftsführung oder einer sonstigen vertretungsbefugten Person.(4) Die Vertretungsbefugnisse werden einmal jährlich vollständig im Amtlichen Anzeiger veröffentlicht. Änderungen sind unverzüglich bekannt zu machen.(5) Die Geschäftsführung ist verpflichtet, die Zeichnungsbefugnis für den Erlass von Verwaltungsakten zu regeln.

§ 4 Abwesenheit der Geschäftsführung(1) Die Mitglieder der Geschäftsführung teilen der oder dem Vorsitzenden des Aufsichtsrates Dienstreisen oder Urlaub von mehr als drei Tagen rechtzeitig mit.(2) Dienstreisen in das Ausland von mehr als zwei Tagen bedürfen der vorherigen Zustimmung der oder des Vorsitzenden des Aufsichtsrates.(3) Dienstreisen und Urlaub dürfen nur angetreten werden, wenn für die Zeit der Abwesenheit eine ausreichende Vertretung sichergestellt ist.(4) Ist ein Mitglied der Geschäftsführung aus anderen als den in Absatz 1 genannten Gründen an einer ordnungsgemäßen Wahrnehmung der Geschäfte nicht nur vorübergehend gehindert, ist dies der oder dem Vorsitzenden des Aufsichtsrates unverzüglich mitzuteilen.

§ 5 Zusammenarbeit mit dem Aufsichtsrat(1) Jedem Aufsichtsratsmitglied sind zu Beginn seiner Tätigkeit auszuhändigen:1. das Gesetz über die Hamburg Port Authority,2. das Zielbild und das Unternehmenskonzept,3. der Organisations- und Geschäftsverteilungsplan,4. die Satzung,5. die Geschäftsordnung des Aufsichtsrates,6. der neueste Geschäftsbericht,7. der Wirtschaftsplan für das laufende Geschäftsjahr,8. die mittelfristige Finanzplanung,9. der letzte Quartalsbericht,10. der Hamburger Corporate Governance Kodex,11. wichtige Verträge.(2) Die Geschäftsführung hat dem Aufsichtsrat zu berichten:1. über die beabsichtigte Geschäftspolitik und andere grundsätzliche Fragen der künftigen Geschäftspolitik, und zwar mindestens einmal jährlich sowie bei wesentlichen wirtschaftlichen Änderungen,2. über die Rentabilität der Hamburg Port Authority, und zwar in der Sitzung des Aufsichtsrates, in der auch der Jahresabschluss behandelt wird,3. regelmäßig, mindestens vierteljährlich, über den Gang der Geschäfte und die Lage der Hamburg Port Authority,4. über Geschäfte, die für die Rentabilität oder Liquidität der Hamburg Port Authority von erheblicher Bedeutung sein können, und zwar so rechtzeitig, dass der Aufsichtsrat vor Aufnahme der Geschäfte Gelegenheit hat, Stellung zu nehmen,5. über Angelegenheiten der Tochtergesellschaften und Beteiligungen, soweit sie von finanzieller, personeller oder grundsätzlicher Bedeutung sind,6. im Zusammenhang mit der Behandlung des Jahresabschlusses über die im jeweils abgelaufenen Geschäftsjahr angefallenen folgenden nach Sparten differenzierten Kosten für extern in Auftrag gegebene Leistungen:- Rechtsanwaltskosten (insbesondere für Rechtsberatungsleistungen, Rechtsgutachten, Stellungnahmen und sonstige Prüfungen),- Kosten für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer (insbesondere für Beratungsleistungen, Gutachten, Stellungnahmen und sonstige Prüfungen), Kosten für betriebswirtschaftliche Beratungsleistungen, Gutachten, Stellungnahmen und sonstige Prüfungen,- Kosten für sonstige Gutachten, Stellungnahmen und Studien.Nicht unter die Berichtspflicht gemäß Nummer 6 fallen Kosten für projektbezogene Planungsleistungen von Ingenieuren sowie ärztliche Gutachten.(3) Die Geschäftsführung hat grundsätzliche und wichtige Angelegenheiten unverzüglich der oder dem Vorsitzenden des Aufsichtsrates mitzuteilen. Dazu gehören auch Betriebsstörungen und rechtswidrige Handlungen zum Nachteil der Hamburg Port Authority sowie Fälle, in denen der Verdacht einer solchen Handlung besteht, sofern sie von wesentlicher Bedeutung sind, ferner Rechtsstreitigkeiten zwischen der Freien und Hansestadt Hamburg beziehungsweise ihren Unternehmen und der Hamburg Port Authority sowie sonstige Vorgänge, die auf die Lage der Hamburg Port Authority von erheblichem Einfluss sein können.(4) Die Geschäftsführung hat den Aufsichtsratsmitgliedern jeweils innerhalb von vier Wochen nach Ablauf des Quartals auf der Grundlage eines internen monatlichen Soll-Ist-Vergleichs und entsprechend der Gliederung der Gewinn- und Verlustrechnung einen Bericht über die Entwicklung des Geschäftsverlaufs im Vergleich zum Wirtschaftsplan vorzulegen. Es sind die quartalsmäßigen Soll-Werte und die Ist-Werte darzustellen und die wesentlichen Abweichungen für das jeweilige Berichtsquartal und den abgelaufenen Jahreszeitraum zu erläutern. Außerdem ist eine Hochrechnung des Jahresergebnisses anhand der Ist-Werte vorzunehmen. Die spezifischen Unternehmenskennzahlen sind zu ermitteln.(5) Die Geschäftsführung hat dafür zu sorgen, dass nach einem zu Beginn des Geschäftsjahres in Abstimmung mit der oder dem Vorsitzenden des Aufsichtsrates aufzustellenden Zeitplan in regelmäßigen Abständen Sitzungen des Aufsichtsrates stattfinden. Der Aufsichtsrat soll einmal im Kalendervierteljahr, er muss einmal im Kalenderhalbjahr zusammentreten. Der Geschäftsführung obliegt die Vorbereitung der Sitzungen. Die Einladungen zu den Sitzungen sind den Mitgliedern des Aufsichtsrates möglichst frühzeitig zuzuleiten. Die von der oder dem Vorsitzenden des Aufsichtsrates zu billigenden Tagesordnungen sowie erläuternde Unterlagen sollen spätestens zwölf Werktage vor der Sitzung den Mitgliedern des Aufsichtsrates vorliegen.

§ 6 UnternehmensplanungDie Geschäftsführung hat dem Aufsichtsrat ein Unternehmenskonzept (mittelfristiges Handlungsprogramm zur Umsetzung der Unternehmensziele auf Basis des Zielbilds) zur Kenntnisnahme vorzulegen. Es ist mindestens alle fünf Jahre sowie bei wesentlichen Änderungen fortzuschreiben.

§ 7 AuftragsvergabeEs gelten die gesetzlichen Bestimmungen.

§ 8 Wirtschaftsplan(1) Die Geschäftsführung hat für jedes Geschäftsjahr einen Wirtschaftsplan (Gewinn- und Verlustrechnung, Plan-Bilanz, Finanzplan mit Personalbestandsübersicht und Investitionsplan) aufzustellen und dem Aufsichtsrat so rechtzeitig vorzulegen, dass er vor dem Beginn des Geschäftsjahres darüber beschließen kann. Für den Wirtschaftsplan gelten folgende Anforderungen:1. die Gewinn- und Verlustrechnung soll neben den einzelnen Planansätzen die voraussichtlichen Vorjahresergebnisse sowie die absoluten und relativen Veränderungen enthalten; die Ansätze und Veränderungen sind nach ihrer Bedeutung zu erläutern,2. im Investitionsplan sind die Ansätze für wesentliche Ersatz- und Erweiterungsinvestitionen gegliedert aufzuführen und zu erläutern; Vorhaben sollen grundsätzlich nur dann in den Investitionsplan aufgenommen werden, wenn Erläuterungen (Pläne, Kostenübersichten, Wirtschaftlichkeitsberechnungen) vorliegen, aus denen die Notwendigkeit der Maßnahmen, die Art der Ausführung, die Bau- oder Beschaffungskosten und die wirtschaftlichen Auswirkungen ersichtlich sind,3. in den Finanzierungsplan sind der im Geschäftsjahr zu erwartende Finanzbedarf und die zu seiner Deckung vorgesehenen Finanzierungsmittel aufzunehmen; die Ansätze sind zu erläutern.(2) Vorhaben, für die im Zeitpunkt der Beschlussfassung über den Wirtschaftsplan die für die Aufnahme in den Investitionsplan erforderlichen Unterlagen noch nicht vorhanden sind, dürfen erst dann begonnen werden, wenn die Unterlagen vollständig vorliegen und der Aufsichtsrat zugestimmt hat.(3) Vorhaben, zu deren Finanzierung im Finanzplan Haushaltsmittel der Freien und Hansestadt Hamburg vorgesehen sind, dürfen erst begonnen werden, wenn diese Mittel eingegangen sind oder der rechtzeitige Eingang gegenüber der Anstalt sichergestellt ist. Dies gilt sinngemäß auch für Vorhaben, deren Finanzierung mit einer Bürgschaft der Freien und Hansestadt Hamburg gesichert werden soll.(4) Ergibt sich im Laufe des Geschäftsjahres, dass die Ansätze des Wirtschaftsplanes voraussichtlich wesentlich über- oder unterschritten werden, ist ein Nachtrag zum Wirtschaftsplan aufzustellen und dem Aufsichtsrat zur Beschlussfassung vorzulegen. Für neue Ansätze und Maßnahmen ist die Einwilligung des Aufsichtsrates einzuholen.

§ 9 Mittelfristige FinanzplanungZusammen mit dem Wirtschaftsplan ist dem Aufsichtsrat eine mittelfristige Finanzplanung (Erfolgs-, Investitions- und Finanzierungsvorschau) zur Kenntnisnahme vorzulegen, die das Planjahr und mindestens vier darauffolgende Geschäftsjahre umfasst. Die den Vorlagen zu Grunde liegenden Annahmen und die wesentlichen Plandaten sind zu erläutern.