Verordnung über die Satzung der Freie und Hansestadt Hamburg FinanzServiceAgentur - Anstalt öffentlichen Rechts - Vom 5. November 2024

AnlageSatzung der Freie und Hansestadt Hamburg FinanzServiceAgentur - Anstalt öffentlichen Rechts -

§ 1 Errichtung, Rechtsform, Zweck(1) Die Freie und Hansestadt Hamburg FinanzServiceAgentur - Anstalt öffentlichen Rechts - (FinanzServiceAgentur) ist eine von der Freien und Hansestadt Hamburg durch Gesetz errichtete rechtsfähige Anstalt des öffentlichen Rechts mit Sitz in Hamburg.(2) Die FinanzServiceAgentur führt im Namen den Zusatz Anstalt öffentlichen Rechts oder eine allgemein verständliche Abkürzung und tritt im Rechtsverkehr mit diesem Namen auf.(3) Die FinanzServiceAgentur hat die gesetzlich bestimmten Aufgaben zum Gegenstand und nimmt insoweit auch hoheitliche Aufgaben wahr.

§ 10 Vertretungs- und Zeichnungsbefugnisse(1) Privatrechtlich verpflichtende Erklärungen im Namen der FinanzServiceAgentur werden unter der Zeichnung „Freie und Hansestadt Hamburg FinanzServiceAgentur“ abgegeben und bedürfen der Unterschrift des gesamten Vorstands. Im Falle einer nach § 7 Absatz 3 Satz 2 FSAG getroffenen Vertretungsregelung bedürfen sie der Unterschrift aller von der Vertretungsregelung umfassten Personen. Ist eine Willenserklärung gegenüber der FinanzServiceAgentur abzugeben, so genügt die Abgabe gegenüber einem Vorstandsmitglied oder einer sonstigen vertretungsbefugten Person. Die Vertretungsbefugnisse werden einmal jährlich vollständig im Amtlichen Anzeiger veröffentlicht. Änderungen sind unverzüglich im Amtlichen Anzeiger bekannt zu machen.(2) Für den laufenden Geschäftsverkehr kann der Vorstand eine andere Regelung der Vertretung treffen. Geschäfte im Rahmen des laufenden Geschäftsverkehrs im Sinne des Satzes 1 sind Rechtsgeschäfte, die eine vom Vorstand festzulegende und im Amtlichen Anzeiger zu veröffentlichende Wertgrenze nicht übersteigen. Die Regelung kann insbesondere für bestimmte Fälle vorsehen, dass nur eine vertretungsberechtigte Person rechtsverbindliche Erklärungen abgeben darf. Die Regelung kann ferner vorsehen, dass bestimmte durch Datenverarbeitungsanlagen erstellte Schriftstücke nicht unterschrieben werden, sofern sie einen dahingehenden Hinweis enthalten.(3) Der Vorstand ist verpflichtet, die Zeichnungsbefugnis für den Erlass von Verwaltungsakten zu regeln.

§ 11 Interessenkonflikte und Abwesenheit(1) Jedes Vorstandsmitglied hat Interessenkonflikte dem Aufsichtsrat gegenüber unverzüglich offenzulegen und den übrigen Vorstand hierüber zu informieren. Das gilt insbesondere für Geschäfte zwischen der FinanzServiceAgentur einerseits und Vorstandsmitgliedern sowie ihnen nahestehenden Personen oder ihnen persönlich nahestehenden Unternehmungen andererseits.(2) Die Vorstandsmitglieder teilen der oder dem Aufsichtsratsvorsitzenden Dienstreisen oder Urlaub von mehr als drei Tagen rechtzeitig mit. Dienstreisen in das Ausland von mehr als zwei Tagen bedürfen der vorherigen Zustimmung der oder des Aufsichtsratsvorsitzenden. Dienstreisen und Urlaub dürfen nur angetreten werden, wenn für die Zeit der Abwesenheit eine Vertretung sichergestellt ist.(3) Ist ein Vorstandsmitglied aus anderen Gründen an einer ordnungsgemäßen Wahrnehmung der Geschäfte nicht nur vorübergehend gehindert, ist dies der oder dem Aufsichtsratsvorsitzenden unverzüglich mitzuteilen.

§ 12 DienstsiegelDie FinanzServiceAgentur führt ein Dienstsiegel mit Wappen und der Umschrift „Freie und Hansestadt Hamburg FinanzServiceAgentur“.

§ 13 Verkehr mit Presse, Rundfunk, Fernsehen und DigitalmedienAuskünfte an Presse, Rundfunk, Fernsehen und Digitalmedien in Angelegenheiten von grundsätzlicher Bedeutung bedürfen der vorherigen Zustimmung der oder des Aufsichtsratsvorsitzenden.

§ 14 HandelsregisterDie FinanzServiceAgentur wird in das Handelsregister eingetragen. Für den Geschäftsverkehr bedeutsame Veränderungen in der Anstalt sind unverzüglich zum Handelsregister anzumelden. Die Satzung ist in ihrer aktuellen Fassung vom Vorstand zum Handelsregister einzureichen.

§ 15 Erklärung zum Hamburger Corporate Governance KodexVorstand und Aufsichtsrat erklären jährlich,1. es wurde und werde den Empfehlungen des Hamburger Corporate Governance Kodexes entsprochen oder2. welche Empfehlungen mit Abweichungen angewendet wurden oder werden oder3. welche Empfehlungen nicht angewendet wurden.Eventuelle Nichtanwendungen oder Abweichungen von den Empfehlungen sind zu erläutern.

§ 16 InkrafttretenDiese Satzung tritt am 1. Januar 2025 in Kraft.

§ 2 OrganeAls Organe der FinanzServiceAgentur geben Aufsichtsrat und Vorstand sich jeweils eine Geschäftsordnung nach § 6 Absatz 3 Nummer 9 und Absatz 4 Satz 1 Nummer 1 des Gesetzes über die Freie und Hansestadt Hamburg FinanzServiceAgentur - Anstalt öffentlichen Rechts - (FSAG) vom 16. Juli 2024 (HmbGVBl. S. 166) in der jeweils geltenden Fassung.

§ 3 Aufsichtsrat(1) Die Aufgaben des Aufsichtsrates ergeben sich aus § 6 FSAG und den Vorgaben dieser Satzung. Die Mitglieder des Aufsichtsrates haben bei der Erfüllung ihrer Aufgaben die Sorgfalt einer ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsführung zu beachten.(2) Der Zustimmung des Aufsichtsrates bedürfen in Ergänzung zu § 6 Absatz 4 FSAG1. der Abschluss, die Änderung und die Aufhebung von Verträgen mit besonderer Bedeutung,2. die Aufnahme eigener Kredite für die FinanzServiceAgentur,3. der Abschluss oder die Änderung von Anstellungsverträgen mit Beschäftigten der zweiten Führungsebene,4. die Gewährung von Spenden, Schenkungen oder sonstigen Zuwendungen von mehr als 500 Euro im Einzelfall oder wenn ein Gesamtwert in Höhe von 2 500 Euro jährlich überschritten wird,5. die Aufnahme neuer Geschäftszweige im Rahmen der zugewiesenen Aufgaben nach § 2 FSAG,6. die Übernahme von Nebentätigkeiten, insbesondere von Aufsichtsratsmandaten außerhalb der Anstalt, durch Mitglieder des Vorstands,7. die Festlegung und Änderung von Grundsätzen für derivative Finanzgeschäfte,8. die Vereinbarung von Abfindungen bei der Beendigung von Arbeitsverhältnissen mit Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern, sofern diese drei Bruttomonatsgehälter übersteigen,9. der Abschluss, wesentliche Änderungen und die Aufhebung von Unternehmensverträgen,10. Geschäfte zwischen der Anstalt einerseits und den Mitgliedern des Vorstands sowie ihnen nahestehenden Personen oder ihnen persönlich nahestehenden Unternehmungen andererseits, sowie11. weitere für die Anstalt bedeutende Geschäfte.Der Aufsichtsrat behält sich vor, weitere bestimmte Arten von Geschäften von seiner Zustimmung abhängig zu machen.(3) Der Aufsichtsrat vertritt die FinanzServiceAgentur gegenüber dem Vorstand.(4) Im Übrigen bestimmen sich die Rechte und Pflichten des Aufsichtsrates nach den aktienrechtlichen Vorschriften.

§ 4 Vorbereitung und Sitzungen(1) Der Vorstand hat dafür zu sorgen, dass nach einem zu Beginn des Geschäftsjahres in Abstimmung mit der oder dem Vorsitzenden des Aufsichtsrates aufzustellenden Zeitplan in regelmäßigen Abständen Sitzungen des Aufsichtsrates stattfinden. Der Aufsichtsrat soll einmal im Kalendervierteljahr und muss einmal im Kalenderhalbjahr zusammentreten. Dem Vorstand obliegt die Vorbereitung der Sitzungen. Die Einladungen zu den Sitzungen sind den Mitgliedern des Aufsichtsrates möglichst frühzeitig zuzuleiten. Die von der oder dem Vorsitzenden des Aufsichtsrates zu billigenden Tagesordnungen sowie erläuternde Unterlagen sollen spätestens zwölf Werktage vor der Sitzung den Mitgliedern des Aufsichtsrates vorliegen. Das Nähere regelt die Geschäftsordnung des Aufsichtsrates.(2) Der Aufsichtsrat ist beschlussfähig, wenn sämtliche Mitglieder ordnungsgemäß geladen sind und mindestens die Hälfte der Mitglieder, darunter die oder der Vorsitzende oder die oder der stellvertretende Vorsitzende, an der Beschlussfassung teilnehmen. Kann der Aufsichtsrat mangels Beschlussfähigkeit nicht entscheiden, ist er binnen vierzehn Tagen erneut einzuberufen. In dieser Sitzung ist der Aufsichtsrat ohne Rücksicht auf die Zahl der anwesenden Mitglieder beschlussfähig, sofern hierauf in der Ladung hingewiesen worden ist.(3) Beschlüsse des Aufsichtsrates werden mit einfacher Mehrheit gefasst. Gegen die Stimme der oder des Vorsitzenden oder im Verhinderungsfall der oder des stellvertretenden Vorsitzenden darf ein Aufsichtsratsbeschluss nicht gefasst werden; bei Stimmengleichheit gibt die Stimme der oder des Vorsitzenden oder im Verhinderungsfall der oder des stellvertretenden Vorsitzenden den Ausschlag. Stimmenthaltungen werden nicht gezählt.(4) Mitglieder des Aufsichtsrates können an der Beschlussfassung dadurch teilnehmen, dass sie ihre schriftlichen Stimmabgaben durch ein anderes Mitglied des Aufsichtsrates überreichen lassen. Die so verfahrenden Mitglieder gelten in diesem Fall als Teilnehmende im Sinne des Absatzes 2.(5) Auf Einladung des Aufsichtsrates können Gäste an den Sitzungen des Aufsichtsrates teilnehmen.

§ 5 Vorstand(1) Der Vorstand führt die Geschäfte der FinanzServiceAgentur unter Einhaltung aller gesetzlichen Bestimmungen, nach den Bestimmungen dieser Satzung sowie unter Beachtung eines von der Freien und Hansestadt Hamburg vorgegebenen Zielbildes. Die Vorstandsmitglieder haben dabei die Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsleiters anzuwenden.(2) Der Vorstand hat geeignete Maßnahmen zu treffen, insbesondere ein angemessenes Risikomanagementsystem einzurichten, damit Entwicklungen früh erkannt werden, die den Fortbestand und die wirtschaftliche Lage der FinanzServiceAgentur gefährden.(3) Aufgabengebiet und Geschäftsbereich der Vorstandsmitglieder, ihre Vertretung sowie die Organisation und Geschäftsverteilung innerhalb der FinanzServiceAgentur ergeben sich aus dem Organisations- und Geschäftsverteilungsplan, der vom Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrates aufgestellt und geändert wird. Die Vorstandsmitglieder unterrichten sich gegenseitig über wichtige Vorgänge innerhalb ihrer Geschäftsbereiche. Angelegenheiten von größerer Bedeutung sind gemeinsam zu erörtern und zu entscheiden. Die Verteilung der Aufgabenbereiche gemäß Organisations- und Geschäftsverteilungsplan befreit kein Vorstandsmitglied von der gemeinsamen Verantwortung des Vorstands.(4) Die Vorstandsmitglieder beschließen einstimmig über Angelegenheiten,1. die nach dem Gesetz über die Freie und Hansestadt Hamburg FinanzServiceAgentur - Anstalt öffentlichen Rechts - oder dieser Satzung dem Aufsichtsrat zur Beschlussfassung vorzulegen sind,2. die die Geschäftsbereiche von mehr als einem Vorstandsmitglied betreffen, oder3. für die ein Vorstandsmitglied eine gemeinschaftliche Beschlussfassung wünscht.Kommt eine einstimmige Beschlussfassung nicht zustande, kann jedes Vorstandsmitglied den Aufsichtsratsvorsitzenden um Vermittlung anrufen. Beschlüsse des Vorstands sind in einer Niederschrift festzuhalten.(5) Der Aufsichtsrat kann ein Vorstandsmitglied zum Vorsitzenden des Vorstands bestimmen. Die oder der Vorsitzende des Vorstands repräsentiert den Vorstand, leitet die Vorstandssitzungen und koordiniert die Geschäftsleitung.(6) Im Übrigen richten sich die Rechte und Pflichten des Vorstands nach den aktienrechtlichen Vorschriften.

§ 6 Berichterstattung(1) Der Vorstand hat dem Aufsichtsrat zu berichten:1. über die beabsichtigte Geschäftspolitik und andere grundsätzliche Fragen der künftigen Geschäftsführung, und zwar mindestens einmal jährlich sowie bei wesentlichen wirtschaftlichen Änderungen,2. über die Rentabilität der Anstalt, und zwar in der Sitzung des Aufsichtsrates, in der über den Jahresabschluss verhandelt wird,3. halbjährlich über den Gang der Geschäfte und die Lage der FinanzServiceAgentur,4. regelmäßig über Abschluss und Verlauf derivativer Finanzgeschäfte,5. über Geschäfte, die für die Rentabilität oder Liquidität der Anstalt von erheblicher Bedeutung sein können, und zwar möglichst so rechtzeitig, dass der Aufsichtsrat vor Vornahme der Geschäfte Gelegenheit hat, zu ihnen Stellung zu nehmen,6. über Angelegenheiten von Beteiligungen, soweit sie von finanzieller, personeller oder grundsätzlicher Bedeutung sind.(2) Der Vorstand hat grundsätzliche und wichtige Angelegenheiten unverzüglich dem oder der Vorsitzenden des Aufsichtsrates mitzuteilen. Dazu gehören auch Betriebsstörungen und rechtswidrige Handlungen zum Nachteil der Anstalt sowie Fälle, in denen der Verdacht einer solchen Handlung besteht, sofern sie von wesentlicher Bedeutung sind, ferner Rechtsstreitigkeiten zwischen der Freien und Hansestadt Hamburg beziehungsweise ihren Unternehmen und der Anstalt sowie sonstige Vorgänge, die auf die Lage der Anstalt von erheblichem Einfluss sein können.(3) Der Vorstand hat den Aufsichtsratsmitgliedern jeweils innerhalb von sechs Wochen nach Ablauf des Quartals auf der Grundlage eines internen monatlichen Soll-Ist-Vergleichs einen Bericht über die Entwicklung des Geschäftsverlaufs im Vergleich zum Wirtschaftsplan vorzulegen. Dem ersten Quartalsbericht eines jeden Jahres sind Personal-Ist-Zahlen zum letzten Bilanzstichtag beizufügen.

§ 7 UnternehmensplanungDer Vorstand hat dem Aufsichtsrat ein Unternehmenskonzept (mittelfristiges Handlungsprogramm zur Umsetzung der Unternehmensziele) zur Kenntnisnahme vorzulegen. Es ist bei wesentlichen Änderungen fortzuschreiben.

§ 8 Wirtschaftsplan(1) Der Vorstand hat für jedes Geschäftsjahr einen Wirtschaftsplan (Gewinn- und Verlustrechnungsplan, Plan-Bilanz, Finanzplan mit Personalbestandsübersicht und Investitionsplan) aufzustellen und dem Aufsichtsrat so rechtzeitig vorzulegen, dass dieser vor dem Beginn des Geschäftsjahres darüber beschließen kann. Für den Wirtschaftsplan gelten folgende Anforderungen:1. der Gewinn- und Verlustplan soll neben den einzelnen Planansätzen die voraussichtlichen Vorjahresergebnisse sowie die absoluten und relativen Veränderungen enthalten; die Ansätze und Veränderungen sind nach ihrer Bedeutung zu erläutern,2. im Investitionsplan sind die Ansätze für wesentliche Ersatz- und Erweiterungsinvestitionen gegliedert aufzuführen und zu erläutern; Vorhaben sollen grundsätzlich nur dann in den Investitionsplan aufgenommen werden, wenn Erläuterungen (Pläne, Kostenübersichten, Wirtschaftlichkeitsberechnungen) vorliegen, aus denen die Notwendigkeit der Maßnahmen, die Art der Ausführung, die Bau- oder Beschaffungskosten und die wirtschaftlichen Auswirkungen ersichtlich sind,3. in den Finanzierungsplan sind der im Geschäftsjahr zu erwartende Finanzbedarf der Anstalt und die zu seiner Deckung vorgesehenen Finanzierungsmittel aufzunehmen; die Ansätze sind zu erläutern.(2) Vorhaben, für die im Zeitpunkt der Beschlussfassung über den Wirtschaftsplan die für die Aufnahme in den Investitionsplan erforderlichen Unterlagen noch nicht vorhanden sind, dürfen erst dann begonnen werden, wenn die Unterlagen vollständig vorliegen und der Aufsichtsrat zugestimmt hat.(3) Vorhaben, zu deren Finanzierung im Finanzplan Haushaltsmittel der Freien und Hansestadt Hamburg vorgesehen sind, dürfen erst begonnen werden, wenn diese Mittel eingegangen sind oder der rechtzeitige Eingang gegenüber der Anstalt sichergestellt ist.(4) Ergibt sich im Laufe des Geschäftsjahres, dass die Ansätze des Wirtschaftsplanes voraussichtlich wesentlich über- oder unterschritten werden, ist ein Nachtrag zum Wirtschaftsplan aufzustellen und dem Aufsichtsrat zur Beschlussfassung vorzulegen. Für neue Ansätze und Maßnahmen ist die Einwilligung des Aufsichtsrates einzuholen.

§ 9 FinanzplanungZusammen mit dem Wirtschaftsplan ist dem Aufsichtsrat eine mittelfristige Finanzplanung (Gewinn- und Verlust-, Investitions- und Finanzierungsvorschau) zur Kenntnisnahme vorzulegen, die das Planjahr und mindestens vier auf dieses folgende Geschäftsjahre umfasst. Die den Vorlagen zu Grunde liegenden Annahmen und die wesentlichen Plandaten sind zu erläutern.

Auf Grund von § 9 Absatz 3 des Gesetzes über die Freie und Hansestadt Hamburg FinanzServiceAgentur - Anstalt öffentlichen Rechts - vom 16. Juli 2024 (HmbGVBl. S. 166) wird verordnet: