Verordnung über die elektronische Aktenführung in Steuerstraf- und Steuerbußgeldverfahren und gleichgestellten Ordnungswidrigkeiten (EAktfSteuerStrafBußVO) Vom 15. Oktober 2025

§ 2 Elektronische Aktenführung(1) Beim Finanzamt für Prüfungsdienste und Strafsachen in Hamburg werden die Akten, die in Steuerstrafverfahren, Steuerordnungswidrigkeitenverfahren und in Verfahren wegen gleichgestellter Ordnungswidrigkeiten ab dem 1. Januar 2026 neu angelegt werden, im Ganzen elektronisch geführt. Akten, die vor dem 1. Januar 2026 in Papierform angelegt wurden, werden im Ganzen in Papierform weitergeführt.(2) Abweichend von Absatz 1 können Akten bis zum 31. Dezember 2026 in Papierform angelegt sowie von anderer Stelle bis einschließlich 31. Dezember 2026 übermittelte elektronische Akten in Papierform geführt oder weitergeführt werden, soweit die technischen Voraussetzungen zur Führung einer elektronischen Akte noch nicht gegeben sind. Die Behörde für Finanzen und Bezirke gibt den Zeitpunkt bekannt, zu dem die technischen Voraussetzungen zur Führung einer elektronischen Akte vorliegen.

Auf Grund von- § 32 Absatz 1 Sätze 2 und 3 und Absatz 2 Sätze 1 und 2 der Strafprozessordnung in der Fassung vom 7. April 1987 (BGBl. I S. 1075, 1319), zuletzt geändert am 7. November 2024 (BGBl. I Nr. 351 S. 1, 4), in Verbindung mit Nummer 1 des Einzigen Paragraphen der Weiterübertragungsverordnung-elektronische Aktenführung in Steuerstraf- und Steuerbußgeldverfahren vom 8. Juli 2025 (HmbGVBl. S. 469),- § 110a Absatz 1 Sätze 2 und 3 und Absatz 2 Sätze 1 und 2 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten in der Fassung vom 19. Februar 1987 (BGBl. I S. 603), zuletzt geändert am 12. Juli 2024 (BGBl. I Nr. 234 S. 1, 5), in Verbindung mit Nummer 2 des Einzigen Paragraphen der Weiterübertragungsverordnung-elektronische Aktenführung in Steuerstraf- und Steuerbußgeldverfahrenwird verordnet:

§ 1 AnwendungsbereichDiese Verordnung ist anzuwenden auf die in den Bußgeld- und Strafsachenstellen des Finanzamts für Prüfungsdienste und Strafsachen in Hamburg geführten Akten1. in Ermittlungsverfahren nach § 386 Absatz 2 der Abgabenordnung (AO) in der Fassung vom 23. Januar 2025 (BGBl. I Nr. 24 S. 5) und2. in Verfahren wegen Steuerordnungswidrigkeiten nach § 409 AO.

§ 3 Bildung der elektronischen Akte, Übertragung von Papierdokumenten(1) Schriftstücke und sonstige Unterlagen, die zu einer elektronisch geführten Akte in Papierform eingereicht werden, sind in die elektronische Form zu übertragen und zur Akte zu nehmen. Beweismittel können in die elektronische Form übertragen werden. Ausgenommen sind in Papierform geführte Akten anderer Behörden und Beiakten sowie sonstige Papierdokumente, deren Übertragung wegen ihres Umfangs oder ihrer sonstigen Beschaffenheit einen unvertretbaren Aufwand verursacht. § 4 Absatz 4 bleibt unberührt.(2) Es ist sicherzustellen, dass das elektronische Dokument mit den eingereichten Schriftstücken und sonstigen Unterlagen bildlich und inhaltlich übereinstimmt. Die Übertragung hat nach dem Stand der Technik zu erfolgen. Dies ist insbesondere der Fall, wenn den Anforderungen der Technischen Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN) des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik in der zum Zeitpunkt der Übertragung aktuellen Fassung genügt wird. Eingescannte Leerseiten werden nicht gespeichert.

§ 4 Struktur und Format der elektronischen Akten, Repräsentat, Nutzung von KONSENS-Verfahren(1) Elektronisch geführte Akten sind so zu strukturieren, dass sie die dienststelleninterne Bearbeitung sowie den Aktenaustausch unterstützen. Elektronische Dokumente sowie sonstige Dateien und Informationen gelten als zur Akte genommen, wenn sie bewusst und dauerhaft in der elektronischen Akte gespeichert worden sind. In der elektronischen Akte werden zur Akte gebrachte elektronische Dokumente einschließlich zugehöriger Signaturdateien sowie sonstige zur Akte gebrachte Dateien und Informationen gespeichert. Elektronische Empfangsbekenntnisse sowie elektronische Formulare, die als strukturierte maschinenlesbare Datensätze übermittelt worden sind, werden als Datensätze in der elektronischen Akte gespeichert.(2) Die nach Absatz 1 in der elektronischen Akte gespeicherten Inhalte müssen jederzeit zusätzlich als elektronische Dokumente im Format PDF/A wiedergegeben werden können; diese Dokumente bilden das Repräsentat. Das Repräsentat muss den gesamten zur Akte gebrachten Inhalt mit Ausnahme der nur für die Datenverarbeitung notwendigen Struktur-, Definitions- und Schemadateien wiedergeben. Soweit die Wiedergabe eines Inhalts technisch nicht möglich ist, ist ein entsprechender Hinweis in das Repräsentat aufzunehmen. An die Stelle von Signaturdateien treten im Repräsentat Vermerke über das Ergebnis der Signaturprüfung. Das Repräsentat muss druckbar, kopierbar und durchsuchbar sein. Die Seiten des Repräsentats sind so zu nummerieren, dass sie eindeutig zitiert werden können.(3) Bei der elektronischen Aktenführung sind alle Daten vorzuhalten, die erforderlich sind, um den für die Übermittlung von elektronischen Akten vorgesehenen strukturierten maschinenlesbaren Datensatz im Dateiformat XML gemäß der jeweils anwendbaren und durch die Bundesregierung bekannt gemachten technischen Anforderungen an die Übermittlung elektronischer Dokumente und Akten zu erzeugen und die Bearbeitung zu unterstützen.(4) Liegen zu einer elektronisch geführten Akte in Papierform geführte Akten anderer Behörden und Beiakten sowie sonstige Papierdokumente vor, so muss die elektronische Akte einen Hinweis auf diese enthalten.(5) Zur elektronischen Aktenführung und zur elektronischen Übermittlung werden IT-Verfahren oder Software des Gesamtvorhabens KONSENS genutzt, für welche gemäß § 5 Absatz 2 Satz 3 des KONSENS-Gesetzes vom 14. August 2017 (BGBl. I S. 3122, 3129) eine gesetzliche Einsatzverpflichtung besteht.

§ 5 Ersatzmaßnahmen(1) Im Fall technischer Störungen beim Betrieb der elektronischen Akte kann die Amtsleitung des betroffenen Finanzamts für Prüfungsdienste und Strafsachen in Hamburg anordnen, dass eine Ersatzakte in Papierform geführt wird. Diese ist auf Anordnung der Amtsleitung in die elektronische Form zu übertragen, sobald die Störung behoben ist.(2) Bei technischen Störungen im Sinne von Absatz 1 ist die Behörde für Finanzen und Bezirke zu unterrichten.