Verordnung über die elektronische Aktenführung im Bußgeldverfahren Vom 11. November 2025

Auf Grund von § 110a Absatz 1 Sätze 2 und 3 und Absatz 2 Satz 1 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten in der Fassung vom 19. Februar 1987 (BGBl. I S. 603), zuletzt geändert am 17. Juli 2025 (BGBl. I Nr. 163 S. 1, 2), wird verordnet:

§ 1 AnwendungsbereichDiese Verordnung ist anzuwenden auf elektronisch geführte Bußgeldakten der Verwaltungsbehörden der Freien und Hansestadt Hamburg, die als Bußgeldbehörden tätig sind, mit Ausnahme der in den Bußgeldstellen des Finanzamts für Prüfungsdienste und Strafsachen in Hamburg sowie bei der Behörde für Inneres und Sport geführten Akten.

§ 2 Weiterführung von PapieraktenAkten, die vor dem 1. Januar 2026 in Papierform angelegt wurden, werden im Ganzen als Papierakten weitergeführt. Dies gilt entsprechend auch für in Papierform angelegte Akten in Verfahren, die von einer anderen Behörde übernommen werden. § 110a Absatz 1b des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten bleibt unberührt.

§ 3 Übertragung von PapierdokumentenSchriftstücke und sonstige Unterlagen, die in Papierform eingereicht werden, sind in die elektronische Form zu übertragen und zur Akte zu nehmen. Es ist sicherzustellen, dass das elektronische Dokument mit den eingereichten Schriftstücken und sonstigen Unterlagen bildlich und inhaltlich übereinstimmt. Die Übertragung hat nach dem Stand der Technik zu erfolgen. Dies ist insbesondere der Fall, wenn den Anforderungen der Technischen Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN) des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik, in der zum Zeitpunkt der Übertragung aktuellen Fassung genügt wird. Eingescannte Leerseiten sollen nicht gespeichert werden.

§ 4 Struktur und Format elektronischer Akten; Repräsentat(1) In der elektronischen Akte werden zur Akte gebrachte elektronische Dokumente einschließlich zugehöriger Signaturdateien sowie sonstige zur Akte gebrachte Dateien und Informationen gespeichert. Elektronische Empfangsbekenntnisse sowie elektronische Formulare, die als strukturierte maschinenlesbare Datensätze übermittelt worden sind (§ 110b des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten), werden als Datensätze in der elektronischen Akte gespeichert.(2) Die nach Absatz 1 in der elektronischen Akte gespeicherten Inhalte sollen jederzeit zusätzlich als elektronische Dokumente im Format PDF/A wiedergegeben werden können; diese Dokumente bilden das Repräsentat. Das Repräsentat soll den gesamten zur Akte gebrachten Inhalt mit Ausnahme der nur für die Datenverarbeitung notwendigen Struktur-, Definitions- und Schemadateien wiedergeben. Soweit die Wiedergabe eines Inhalts technisch nicht möglich ist, soll ein entsprechender Hinweis in das Repräsentat aufgenommen werden. An die Stelle von Signaturdateien sollen im Repräsentat Vermerke über das Ergebnis der Signaturprüfung treten. Das Repräsentat soll druckbar, kopierbar und, soweit technisch möglich, durchsuchbar sein. Die Seiten des Repräsentats sollen so nummeriert werden, dass sie eindeutig zitiert werden können.(3) Bei der elektronischen Aktenführung sollen alle Daten vorgehalten werden, die erforderlich sind, um den für die Übermittlung von elektronischen Akten vorgesehenen strukturierten maschinenlesbaren Datensatz im Dateiformat XML gemäß der Bekanntmachung nach § 6 der Bußgeldaktenübermittlungsverordnung vom 6. April 2020 (BGBl. I S. 765), geändert am 12. Juli 2024 (BGBl. I Nr. 234 S. 1, 18), in der jeweils geltenden Fassung zu erzeugen und die Bearbeitung zu unterstützen.

§ 5 Bearbeitung der elektronischen Akte(1) Elektronische Dokumente sowie sonstige Dateien und Informationen gelten als zur Akte genommen, wenn sie bewusst und dauerhaft in der elektronischen Akte gespeichert worden sind.(2) Es ist sicherzustellen, dass in der elektronischen Akte alle Bearbeitungsvorgänge nachvollzogen werden können. Es ist insbesondere sicherzustellen, dass nachvollzogen werden kann, welche Stelle die Akte zu welchem Zeitpunkt bearbeitet hat.(3) Es ist sicherzustellen, dass die elektronische Akte nur von der jeweils lese- und schreibberechtigten Stelle eingesehen und bearbeitet werden kann. Dies gilt auch, wenn die Lese- und Schreibrechte nur teilweise auf eine andere Stelle übergehen.

§ 6 BarrierefreiheitElektronische Akten und Verfahren zur elektronischen Aktenführung und -bearbeitung sollen technisch so gestaltet werden, dass sie, soweit technisch möglich, barrierefrei zugänglich und nutzbar sind.

§ 7 ErsatzmaßnahmenIm Fall technischer Störungen der elektronischen Aktenführung kann die Leitung der von der Störung betroffenen Verwaltungsbehörde anordnen, dass eine Ersatzakte in Papierform geführt wird. Diese ist in die elektronische Form zu übertragen, sobald die Störung behoben ist. Art und Dauer der Störung sind zu dokumentieren. Bei anhaltenden technischen Störungen ist die zuständige Fachbehörde zu unterrichten.