Auf Grund des § 19 Abs. 1 Nr. 2 und Nr. 3 und Abs. 2 des Hessischen Archivgesetzes vom 18. Oktober 1989 (GVBl. I S. 270) wird verordnet:

§ 1
Art der Benutzung

(1) Archivgut wird grundsätzlich durch persönliche Einsichtnahme im Archiv benutzt.

(2) Die Staatsarchive können die Benutzung auch durch Vorlage oder Abgabe von Reproduktionen oder durch Versendung oder Ausleihe von Archivgut ermöglichen.

(3) Die Beantwortung von Anfragen kann sich auf Hinweise zu einschlägigem Archivgut beschränken.

§ 10
Inkrafttreten

(1) Diese Verordnung tritt am Tage nach der Verkündung in Kraft.

(2) Gleichzeitig tritt die Benutzungsordnung für die Staatsarchive des Landes Hessen vom 8. November 1973 (StAnz. 1974 S. 113), geändert durch Erlaß vom 21. Juli 1977 (StAnz. S. 1691), außer Kraft.

§ 2
Benutzungsantrag

(1) Die Benutzung ist schriftlich bei dem Staatsarchiv zu beantragen.

(2) In dem Benutzungsantrag ist anzugeben:

1.

Name, Vorname und Anschrift der Antragstellerin oder des Antragstellers;

2.

Name, Vorname und Anschrift der Auftraggeberin oder des Auftraggebers, wenn die Benutzung im Auftrag erfolgt;

3.

das Benutzungsvorhaben mit möglichst genauer zeitlicher und sachlicher Eingrenzung;

4.

der Benutzungszweck; bei Benutzung zu wissenschaftlichen Zwecken ist die Art der geplanten Arbeit, bei Studien- und Prüfungsarbeiten die Hochschule anzugeben;

5.

die Absicht der Veröffentlichung.

Das berechtigte Interesse an der Benutzung ist glaubhaft zu machen.

(3) Die Benutzerin oder der Benutzer hat sich auf Verlangen auszuweisen.

(4) Sollen dritte Personen als Hilfskräfte oder Beauftragte zu den Arbeiten herangezogen werden, so ist von diesen jeweils ein eigener Antrag zu stellen.

(5) Wird eine Auskunft nach § 17 Abs. 1 des Hessischen Archivgesetzes beantragt, soll in dem Antrag die Art der personenbezogenen Daten, über die Auskunft erteilt werden soll, näher bezeichnet werden.

§ 3
Benutzungsgenehmigung

(1) Die Benutzungsgenehmigung wird durch das Staatsarchiv schriftlich erteilt. Die Genehmigung ist beschränkt auf das Benutzungsvorhaben und den Benutzungszweck und gilt für das laufende und das darauf folgende Kalenderjahr. Das Benutzungsverhältnis ist öffentlich-rechtlicher Natur.

(2) Die Benutzungsgenehmigung kann mit Bedingungen und Auflagen versehen werden. Dies gilt insbesondere, wenn gesetzliche Schutzfristen nach § 4 verkürzt werden oder wenn eine Vereinbarung mit dem Eigentümer privaten Archivgutes vorliegt. Als Auflage kommt insbesondere die Verpflichtung in Betracht, Ergebnisse aus dem Archivgut ohne personenbezogene Angaben zu veröffentlichen.

(3) Werden durch die Benutzung und Veröffentlichung von Archivgut Rechte oder schutzwürdige Belange von Personen berührt, kann die Genehmigung von einer Zustimmung der Betroffenen oder ihrer Rechtsnachfolger abhängig gemacht werden.

(4) Bei der Verwertung der aus Archivgut gewonnenen Erkenntnisse sind die Rechte und schutzwürdigen Belange Betroffener und Dritter zu wahren. Im Falle der Verletzung dieser Rechte und Belange haftet die Benutzerin oder der Benutzer.

(5) Die Benutzung kann auf die Erteilung von Auskünften oder auf besondere Forschungszwecke beschränkt werden.

(6) Ist die Benutzung nach § 16 Abs. 1 des Hessischen Archivgesetzes einzuschränken oder zu versagen, so entscheidet in den Fällen des § 16 Abs. 1 Nr. 1 das Hessische Ministerium für Wissenschaft und Kunst, in allen anderen Fällen das Staatsarchiv.

(7) Das Staatsarchiv kann die Benutzung versagen, wenn

1.

die Benutzerin oder der Benutzer wiederholt oder schwerwiegend gegen die archivrechtlichen Bestimmungen verstoßen oder erteilte Auflagen nicht eingehalten hat oder

2.

der Benutzungszweck anderweitig, insbesondere durch Einsichtnahme in Druckwerke oder in Reproduktionen, erreicht werden kann.

(8) Die Benutzungsgenehmigung ist zu widerrufen oder nachträglich mit Auflagen zu versehen, wenn

1.

Gründe bekannt werden, die zur Versagung oder Einschränkung der Benutzung geführt hätten, oder

2.

wenn schutzwürdige Belange Dritter nicht beachtet werden.

(9) Die Benutzungsgenehmigung kann widerrufen oder nachträglich mit Auflagen versehen werden, wenn

1.

die Benutzerin oder der Benutzer wiederholt oder schwerwiegend gegen archivrechtliche Bestimmungen verstößt oder

2.

die Benutzerin oder der Benutzer gegen Benutzungsauflagen verstößt oder von dem Benutzungszweck abweicht.

(10) Von Druckwerken, die unter maßgeblicher Benutzung von Archivalien verfaßt worden sind, ist an das jeweilige Archiv ein kostenloses Belegexemplar abzugeben.

§ 4
Antrag auf Verkürzung der Schutzfristen

(1) Archivgut ist von der Benutzung ausgeschlossen, solange es einer Schutzfrist unterliegt und eine Verkürzung der Schutzfrist nicht erfolgt ist oder keine Einwilligung der Betroffenen vorliegt. Das Staatsarchiv teilt der Antragstellerin oder dem Antragsteller das Bestehen von Schutzfristen unverzüglich mit.

(2) Eine Verkürzung der Schutzfristen ist bei dem Staatsarchiv zu beantragen. Es erteilt den Bescheid und verbindet ihn gegebenenfalls mit der Benutzungsgenehmigung.

(3) Liegt bei personenbezogenem Archivgut eine Einwilligung der Betroffenen oder ihrer nach § 15 Abs. 4 Satz 3 des Hessischen Archivgesetzes berechtigten Angehörigen nicht vor, ist das öffentliche Interesse an einer Verkürzung der Schutzfristen darzulegen. Es ist zu erläutern, warum schutzwürdige Belange der betroffenen Personen oder Dritter nicht beeinträchtigt werden oder warum das öffentliche Interesse an der Durchführung des Forschungsvorhabens die schutzwürdigen Belange erheblich überwiegt. Hierzu können ergänzende Angaben und Unterlagen verlangt werden. Bei Studien- und Prüfungsarbeiten ist eine Stellungnahme der betreuenden Hochschullehrerin oder des betreuenden Hochschullehrers beizufügen.

(4) Ist eine Veröffentlichung der Forschungsergebnisse mit personenbezogenen Angaben beabsichtigt, muß dargelegt werden, warum der Forschungsgegenstand die Angaben der personenbezogenen Daten notwendig macht und welche Personen von der Veröffentlichung betroffen sind.

§ 5
Benutzung in den Benutzerräumen

(1) Die Archivalien sind grundsätzlich in den dafür bestimmten Räumen der Archive zu benutzen. Das Staatsarchiv ist berechtigt, Kontrollen durchzuführen.

(2) Öffnungszeiten der Benutzerräume sowie sonstige Regelungen, die dem Schutz des Archivguts und einem geordneten Ablauf der Benutzung dienen, werden unter Berücksichtigung der örtlichen Gegebenheiten in der Hausordnung des Staatsarchivs festgelegt.

(3) Das Staatsarchiv ist behilflich bei der Ermittlung der Archivalien und berät insoweit die Benutzerin oder den Benutzer. Es besteht kein Anspruch, beim Lesen der Archivalien unterstützt zu werden.

(4) Die Benutzerin oder der Benutzer ist im Umgang mit den Archivalien zu äußerster Sorgfalt verpflichtet und haftet für jede Fahrlässigkeit. Insbesondere ist es nicht gestattet,

1.

Archivalien sowie ihre Reihenfolge und Ordnung zu verändern; hierauf ist vor allem bei der Benutzung von losen Akten zu achten;

2.

Bestandteile des Archivguts, wie Blätter, Zettel, Umschläge, Siegel, Stempelabdrucke und Briefmarken zu entfernen;

3.

Vermerke im Archivgut anzubringen oder vorhandene zu tilgen;

4.

Archivgut als Schreib- oder Durchzeichnungsunterlage zu verwenden.

(5) Die Verwendung technischer Geräte bei der Benutzung bedarf der Genehmigung. Diese kann versagt werden, wenn dadurch das Archivgut gefährdet oder andere Benutzerinnen oder Benutzer gestört werden.

(6) Das Staatsarchiv ermöglicht auch die Vorlage von Archivgut, das von anderen Archiven oder sonstigen Stellen zur Benutzung durch Dritte übersandt wird. Soweit die versendende Stelle nichts anderes verfügt hat, gelten die Vorschriften dieser Benutzungsordnung entsprechend.

§ 6
Versendung und Ausleihe

(1) Auf begründeten Antrag können in Ausnahmefällen Archivalien an hauptamtlich verwaltete auswärtige Archive oder, wenn solche am Ort nicht vorhanden sind, an wissenschaftliche Bibliotheken versandt werden, sofern diese eine ordnungsgemäße Benutzung und Aufbewahrung gewährleisten und sich verpflichten,

1.

das Archivgut in den Diensträumen unter ständiger fachlicher Aufsicht nur der Antragstellerin oder dem Antragsteller vorzulegen;

2.

es den üblichen konservatorischen Anordnungen entsprechend sowie diebstahl- und feuersicher zu verwahren und

3.

das Archivgut nach Ablauf der vom verwahrenden Staatsarchiv bestimmten Ausleihfrist in der von diesem bestimmten Versendungsart zurückzusenden. Die Ausleihfrist soll sechs Wochen nicht überschreiten. Sie kann auf Antrag verlängert werden.

(2) Die Benutzerin oder der Benutzer soll das in Frage kommende Archivgut im Lesesaal des verwahrenden Staatsarchivs durchsehen und auf die Archivalieneinheiten reduzieren, deren Benutzung im verwahrenden Staatsarchiv nicht zumutbar erscheint. Vor der Versendung ist zu prüfen, ob der Benutzungszweck nicht durch die Übersendung von Reproduktionen erreicht werden kann.

(3) Die Versendung von Archivalien zur amtlichen Benutzung im Lande Hessen erfolgt im Rahmen der Amtshilfe.

(4) Aus dienstlichen Gründen können versandte Archivalien jederzeit zurückgefordert werden.

(5) Archivalien können zu Ausstellungszwecken ausgeliehen werden, wenn der Ausstellungszweck nicht durch Reproduktionen oder Nachbildungen erreicht werden kann und gewährleistet ist, daß das ausgeliehene Archivgut wirksam vor Verlust, Beschädigung und unbefugter Benutzung geschützt wird. Die Herstellung von Reproduktionen von ausgestelltem Archivgut bedarf der Zustimmung des verwahrenden Staatsarchivs.

(6) Für die Ausleihe zu Ausstellungszwecken ist ein Leihvertrag abzuschließen.

(7) Auf die Versendung oder Ausleihe von Archivgut besteht kein Anspruch.

(8) Das verwahrende Staatsarchiv kann die Versendung oder Ausleihe mit Bedingungen oder Auflagen verbinden, insbesondere kann eine Versicherung wertvoller Archivalien gegen Beschädigungen und gegen Verlust verlangt werden.

§ 7
Reproduktionen und Nachbildungen

(1) Die Benutzerin oder der Benutzer kann Reproduktionen von Archivalien in den Werkstätten des Archivs herstellen lassen, soweit die Archivalien keinen Schutzfristen unterliegen und schutzwürdige Belange von Betroffenen und Dritten nicht berührt werden. Sind die Werkstätten dazu technisch oder personell nicht in der Lage, kann das Staatsarchiv in Ausnahmefällen der Benutzerin oder dem Benutzer gestatten, Reproduktionen selbst herzustellen oder bei einer vom Staatsarchiv zu benennenden Stelle herstellen zu lassen. Das Staatsarchiv kann die Herstellung der Reproduktionen beaufsichtigen.

(2) Reproduktionen von Archivgut dürfen nur hergestellt werden, soweit dabei eine Gefährdung oder Schädigung des Archivgutes ausgeschlossen werden kann. Dies gilt insbesondere für Siegelabgüsse und Siegelabdrücke sowie für Schnellkopien. Über die jeweils geeigneten Reproduktionsverfahren entscheidet das Staatsarchiv. Mit Ausnahme der zur unmittelbaren Abgabe bestimmten Bildträger verbleibt das Reproduktionsmaterial dem Staatsarchiv.

(3) Reproduktionen dürfen nur mit Zustimmung des Staatsarchivs, nur zu dem angegebenen Zweck und nur unter Angabe des Staatsarchivs und der von diesem festgelegten Signatur sowie unter Hinweis auf die dem Staatsarchiv zustehenden Veröffentlichungs- und Vervielfältigungsrechte veröffentlicht, vervielfältigt oder an Dritte weitergegeben werden.

(4) Das Staatsarchiv kann ausnahmsweise die Herstellung von Reproduktionen von Archivalien gestatten, die schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter berühren oder noch der Schutzfrist unterliegen. Eine Weitergabe an Dritte ist nur zulässig, wenn diesen ebenfalls eine Benutzungsgenehmigung erteilt wurde. Das Staatsarchiv kann die Auflage machen, daß ihm die Reproduktionen nach Abschluß des Forschungsvorhabens zurückzugeben sind.

§ 8
Gebühren und Auslagen

Verwaltungs- und Benutzungsgebühren sowie Auslagen für die Inanspruchnahme der Staatsarchive richten sich nach dem Hessischen Verwaltungskostengesetz in der Fassung vom 3. Januar 1995 (GVBl. I S. 2) und der Allgemeinen Verwaltungskostenordnung vom 1. Februar 1995 (GVBl. I S. 67) und der Verwaltungskostenordnung für den Geschäftsbereich des Ministeriums für Wissenschaft und Kunst vom 3. September 1996 (GVBl. I S. 361), in den jeweils geltenden Fassungen.

§ 9
Benutzung durch abgebende Stellen

Für die Benutzung von Archivgut durch Behörden, Gerichte und sonstige Stellen des Landes, bei denen es entstanden ist oder die es abgegeben haben, finden die Vorschriften dieser Benutzungsordnung keine Anwendung, sofern es sich nicht um Schriftgut handelt, das bei ihnen auf Grund besonderer Vorschriften hätte gesperrt, gelöscht oder vernichtet werden müssen. Die Art und Weise der Benutzung wird zwischen der abgebenden Stelle und dem Staatsarchiv vereinbart. Dabei ist sicherzustellen, daß das Archivgut gegen Verlust, Beschädigung und unbefugte Benutzung geschützt und innerhalb eines angemessenen Zeitraums zurückgegeben wird.