Verordnung zur Aufbewahrung von Schriftgut der Justiz (Aufbewahrungsverordnung - AufbewVO)*) Vom 23. November 2022

Anlage (zu § 2 Abs. 1 Satz 1)

Aufgrund des § 5 Abs. 3 und 4 in Verbindung mit § 7 des Gesetzes zur Errichtung der Informationstechnik-Stelle der hessischen Justiz (IT-Stelle) und zur Regelung justizorganisatorischer Angelegenheiten vom 16. Dezember 2011 (GVBl. I S. 778), zuletzt geändert durch Gesetz vom 7. Juli 2021 (GVBl. S. 346), und § 2 Abs. 3 des Justizaktenaufbewahrungsgesetzes vom 22. März 2005 (BGBl. I S. 837, 852), zuletzt geändert durch Gesetz vom 16. Oktober 2020 (BGBl. I S. 2187), verordnet der Minister der Justiz:

§ 1 AnwendungsbereichDiese Verordnung regelt die Aufbewahrungsfristen für das Schriftgut nach § 5 Abs. 1 des Gesetzes zur Errichtung der Informationstechnik-Stelle der hessischen Justiz (IT-Stelle) und zur Regelung justizorganisatorischer Angelegenheiten, soweit sich aus Rechtsvorschriften des Bundes oder des Landes nichts anderes ergibt. Satz 1 gilt für Rechtssachen der Gerichte und Staatsanwaltschaften nur, soweit diese auf Landesrecht beruhen; für Rechtssachen, die nicht auf Landesrecht beruhen, gelten die Aufbewahrungsfristen der Justizaktenaufbewahrungsverordnung vom 8. November 2021 (BGBl. I S. 4834), geändert durch Gesetz vom 31. Oktober 2022 (BGBl. I S. 1966).

§ 2 Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen(1) Die Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen bestimmen sich nach der Anlage, soweit sich nicht aus Abs. 2 oder § 6 etwas anderes ergibt. Für in der Anlage nicht ausdrücklich bezeichnete Akten gelten die für Akten in vergleichbaren Angelegenheiten bestimmten Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen.(2) Für die Akten, Aktenregister, Karteien, Namens- und sonstigen Verzeichnisse der Gerichte und Staatsanwaltschaften in Rechtssachen, die auf Bundesrecht beruhen und die bereits vor dem 1. Januar 2022 weggelegt worden sind, gelten die Bestimmungen der Verordnung zur Aufbewahrung von Schriftgut der Justiz vom 5. März 2012, zuletzt geändert durch Verordnung vom 19. April 2017 (GVBl. S. 79), in der am 31. Dezember 2021 geltenden Fassung fort.(3) Werden in Papierform geführte Teile einer Akte, für die jeweils unterschiedliche Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen gelten, in die elektronische Form oder in eine Mikroform übertragen und ist damit ihre jeweils fristgerechte Löschung nicht mehr oder nur noch mit unvertretbarem Aufwand möglich, so bestimmt sich die Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist nach der längsten Frist.(4) Die Leitung der für die Aktenaufbewahrung oder -speicherung zuständigen Stelle kann von Amts wegen im Einzelfall eine längere oder kürzere Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist für einzelne Akten oder Aktenteile anordnen, soweit dies aufgrund besonderer Umstände erforderlich ist. Die Anordnung kann auch auf Antrag einer am Verfahren beteiligten oder einer sonstigen Person erfolgen, sofern diese ein berechtigtes Interesse darlegt. Der Anordnung dürfen weder schutzwürdige Interessen von Verfahrensbeteiligten oder sonstigen Personen noch öffentliche Interessen entgegenstehen. Die Anordnung ist zu begründen und zu dokumentieren. Im Fall einer Verkürzung der Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist ist die Dokumentation bis zum Ablauf der ursprünglichen Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist aufzubewahren oder zu speichern.

§ 3 Beginn der Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen(1) Die Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die Weglegung der Akten angeordnet wurde. Für Personalakten beginnt sie mit deren Abschluss.(2) Als Jahr der Weglegung gilt1. bei Prüfungsarbeiten und sonstigen Prüfungsunterlagen das Jahr, in dem die Bekanntgabe des Prüfungsergebnisses an den Prüfling erfolgt ist, im Falle der Wiederholungsprüfung das Jahr, in dem das Ergebnis der letzten Prüfung bekannt gegeben worden ist;2. bei Hinterlegungen das Jahr, in dem die Hinterlegung beendet worden ist oder die nach dem Hinterlegungsgesetz vom 8. Oktober 2010 (GVBl. I 2010, 306), zuletzt geändert durch Gesetz vom 24. September 2022 (GVBl. S. 458), in der jeweils geltenden Fassung zu beachtenden Fristen abgelaufen sind;3. bei Büchern über Urkundenverwahrungen nach der Anlage, Abschnitt 1, Nr. 1.1.10 das Jahr, in dem alle darin verzeichneten Fälle erledigt sind;4. bei Gefangenen- und Untergebrachtenbüchern mit den dazugehörigen Gefangenen- und Untergebrachtenkarteien und bei den Listen über die den Gefangenen und Untergebrachten abgenommenen Gegenstände sowie bei Büchern und Nachweisen über die den Gefangenen und Untergebrachten abgenommenen Gelder das Jahr, in dem der Vollzug bezüglich aller darin aufgeführten Gefangenen und Untergebrachten beendet ist;5. für (Sammel)Akten mit den Unterlagen über die Wahl, Ernennung, Berufung oder Bestellung und Heranziehung ehrenamtlicher Richterinnen und Richter das Jahr des Ablaufs der jeweiligen Wahl- beziehungsweise Amtsperiode;6. für Akten über sonstige Angelegenheiten, für die die Weglegung nicht durch besondere Vorschrift geregelt ist, das Jahr, in dem die letzte Verfügung zur Sache ergangen ist.(3) Personalakten von Notarinnen und Notaren sind abgeschlossen, im Fall1. des Ausscheidens aus dem Amt oder dem Beruf, mit Ablauf des Jahres der Vollendung des 70. Lebensjahres,2. der Tätigkeit über das 70. Lebensjahr hinaus mit Ablauf des Jahres, in dem das Amts- oder Berufsverhältnis endet,3. des vorherigen Todes mit Ablauf des Todesjahres,4. einer Notariatsverwalterschaft nach § 56 der Bundesnotarordnung in der im Bundesgesetzblatt Teil III, Gliederungsnummer 303-1, veröffentlichten bereinigten Fassung, zuletzt geändert durch Gesetz vom 15. Juli 2022 (BGBl. I S. 1146), nach deren Abwicklung.(4) Bei elektronischer Schriftgutverwaltung kann die Behördenleitung anordnen, dass die Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist allgemein oder für einzelne Angelegenheiten abweichend von Abs. 1 unmittelbar mit dem Ereignis beginnt, das dem Fristbeginn zugrunde liegt. Die Anordnung ist zu dokumentieren.(5) Für Akten, die nach einem wieder aufgenommenen oder fortgesetzten Verfahren erneut weggelegt werden, beginnt mit Ablauf des Jahres der erneuten Weglegung eine neue Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist.(6) Beträgt die Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist weniger als ein Jahr, beginnt sie abweichend von Abs. 1 mit Ablauf des Monats, in dem die Weglegung der Akten angeordnet wurde oder die letzte Verfügung zur Sache ergangen ist. Abs. 5 gilt mit der Maßgabe, dass die neue Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist mit Ablauf des Monats der erneuten Weglegung beginnt.

§ 4 Abweichende Bestimmung des Beginns der Aufbewahrungs- und SpeicherungsfristenDie Leitung der für die Aktenaufbewahrung oder -speicherung zuständigen Stelle kann anordnen, dass die Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist allgemein oder für einzelne Angelegenheiten abweichend von § 3 unmittelbar mit dem Ereignis beginnt, das dem Fristbeginn zugrunde liegt. Die Anordnung ist zu dokumentieren. Sie kann auch von einer übergeordneten Stelle erlassen werden.

§ 5 Aussetzung der Aussonderung, Aussonderung, Ablieferung und Vernichtung des Schriftguts(1) Die Leitung der für die Aktenaufbewahrung oder -speicherung zuständigen Stelle kann für eine Gruppe von Akten anordnen, dass deren Aussonderung bis zum Ablauf einer von ihr bestimmten Frist auszusetzen ist, wenn ein öffentliches Interesse dies erfordert. Die Frist darf höchstens vier Jahre betragen. Sie kann einmalig um bis zu zwei Jahre verlängert werden. Ein öffentliches Interesse besteht insbesondere dann, wenn Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass die Akten für einen parlamentarischen Untersuchungsausschuss von Bedeutung sein können.(2) Spätestens zwei Jahre nach der Anordnung nach Abs. 1 Satz 1 ist zu prüfen, ob die Voraussetzungen der Anordnung weiterhin vorliegen. Ist dies nicht der Fall, ist die Anordnung aufzuheben.(3) Entscheidungen nach den Abs. 1 und 2 sind zu begründen und zu dokumentieren. § 4 Satz 3 gilt entsprechend.

§ 6 ÜbergangsvorschriftFür zum Zeitpunkt des Inkrafttretens dieser Verordnung bereits weggelegte oder abgeschlossene Akten, Aktenregister, Karteien, Namens- und sonstige Verzeichnisse oder solche, deren Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist bereits begonnen hatte, gelten die Regelungen der Verordnung zur Aufbewahrung von Schriftgut der Justiz in der am 31. Dezember 2022 geltenden Fassung fort, soweit nicht § 2 Abs. 2 Anwendung findet.

§ 7 Inkrafttreten, AußerkrafttretenDiese Verordnung tritt am 1. Januar 2023 in Kraft. Sie tritt mit Ablauf des 31. Dezember 2030 außer Kraft.