AufbewVO — Verordnung zur Aufbewahrung von Schriftgut der Justiz

Anlage AufbewVO

Anlage (zu § 2 Abs. 1 Satz 1)

Abschnitt 1 AufbewVO

Abschnitt 1

Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen für das Schriftgut der ordentlichen
Gerichtsbarkeit, der Staatsanwaltschaften und der Justizvollzugsbehörden

1.: Amtsgericht

Lfd. Nr.	Registerzeichen	Angelegenheit	Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist	Vor der Vernichtung herauszunehmende Schriftstücke	Bemerkungen
1	2	3	4	5	6
1.1.1	-	Sammelakten mit den Unterlagen über die Wahl oder Berufung und Heranziehung der Schöffen und ehrenamtlichen Richter sowie sonstiges die Schöffen, die Schöffengeschäftsstelle und die ehrenamtlichen Richter betreffendes Schriftgut	20 Jahre	-
1.1.2	-	Sammelakten über Verfahren nach dem Schlichtungsgesetz	30 Jahre	-
1.1.3	II	Akten über
		a) sonstige Handlungen und Entscheidungen in Sachen der freiwilligen Gerichtsbarkeit, soweit diese auf Landesrecht beruhen, zum Beispiel Anordnungen und Genehmigungen nach den Polizei- und Verfassungsschutzgesetzen der Länder, soweit sie keine Freiheitsentziehung zum Gegenstand haben	30 Jahre	-
		b) Anträge nach dem Gesetz über Unschädlichkeitszeugnisse (früher UnschZ)	5 Jahre	-	Diese Bestimmung gilt, soweit sich nicht aus anderen Vorschriften keine andere Aktenbehandlung ergibt.
1.1.4	XIV	a) Akten über Freiheitsentziehungssachen/Unterbringungssachen nach den Polizei- und Vollzugsgesetzen der Länder, sofern nicht unter b) erfasst	30 Jahre
		b) Akten über Freiheitsentziehungssachen/Unterbringungssachen nach den Polizei- und Vollzugsgesetzen der Länder, in denen keine richterliche Entscheidung ergangen ist	5 Jahre
1.1.5	-	Akten über Stiftungen	30 Jahre	-
1.1.6	-	Generalakten (Abschnitt B GenAktVfg)
		a) über Rechtsnormen (Gesetze, Verordnungen, Observanzen, Privilegien usw.)	20 Jahre	-
		b) über sonstige Angelegenheiten mit Ausnahme der unter c) bezeichneten Beiakten	20 Jahre	-
		c) Beiakten über Vorgänge von untergeordneter oder vorübergehender Bedeutung, Presseäußerungen und dergleichen	5 Jahre	-
1.1.7	-	Sammelakten und Blattsammlungen (Abschnitt C GenAktVfg) über		-	Mit Ausnahme der Vorgänge, die wegen ihrer besonderen Bedeutung (§ 8 Absatz 5 GenAktVfg) zu den Generalakten (Nummer 1.1.6 b)) zu bringen sind. Werden Register geführt, so sind diese 30 Jahre aufzubewahren.
		a) Akten der Prüfungsstellen nach § 9 Absatz 1, 2 ZRHO, der Prüfungsbehörden nach Nummer 7 Absatz 1 Buchstabe b, Nummer 23 und Nummer 30 Absatz 1 RiVASt in Verbindung mit den Zuständigkeitsregelungen der Länder	3 Jahre
		b) Eingaben, Beschwerden und ähnliche Angelegenheiten von vorübergehender Bedeutung	5 Jahre
		c) Unterlagen über Bewerber, die nicht in Personalakten einmünden	6 Monate		sofern die betroffene Person in eine längere Datenspeicherung eingewilligt hat vgl. Nummer 1.1.7 d)
		d) Unterlagen über Bewerber, die nicht in Personalakten einmünden (mit Einwilligung in eine längere Datenspeicherung)	2 Jahre
		e) die von den Aufsichtsbehörden vorgenommenen Prüfungsverhandlungen	5 Jahre
		f) Anträge auf Ausstellung einer Apostille und Anträge auf Beglaubigungen zum Zwecke der Legalisation	2 Jahre	-	Die Register sind 50 Jahre aufzubewahren.
		g) Fortbildungsvorgänge	5 Jahre	-
		h) sonstige Verwaltungsangelegenheiten	10 Jahre	-
1.1.8	-	Nachweisungen über die Verteilung der Vordrucke zu Hypotheken-, Grundschuld- und Rentenschuldbriefen sowie zu Schiffsbriefen und Schiffszertifikaten	50 Jahre	-
1.1.9	-	Nachweisungen über die Verteilung der Vordrucke zu Hypotheken-, Grundschuld- und Rentenschuldbriefen sowie zu Schiffsbriefen und Schiffszertifikaten	100 Jahre	-
1.1.10	-	Bücher über Urkundenverwahrungen mit Ausnahme der Verwahrungsbücher über Verfügungen von Todes wegen sowie die dazugehörigen Belege	2 Jahre	-
1.1.11		Die an die Amtsgerichte abgelieferten Dienstregister und Akten der Gerichtsvollzieher	5 Jahre	-
1.1.12	HL	Hinterlegungsakten	5 Jahre	-
1.1.13	-	Schriftgut über die Erhebung von statistischen Daten
		a) Jahrestabellen nach dem Kalenderjahr	5 Jahre
		b) sonstige Tabellen und Durchschriften der Monatsübersichten	2 Jahre
1.1.14	-	Die lediglich zur Kontrolle des Geschäftsgangs dienenden Listen und Schriftstücke, namentlich die Kalender, Tagebücher, Eingangslisten, Posteingangsbücher, elektronische Sende- und Empfangsprotokolle von Faxnachrichten	5 Jahre	-

2.: Landgericht

Lfd. Nr.	Registerzeichen	Angelegenheit	Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist	Vor der Vernichtung herauszunehmende Schriftstücke	Bemerkungen
1	2	3	4	5	6
1.2.1	-	Sammelakten mit den Unterlagen über die Wahl oder Berufung und Heranziehung der Schöffen und ehrenamtlichen Richter sowie sonstiges die Schöffen, die Schöffengeschäftsstelle und die ehrenamtlichen Richter betreffendes Schriftgut	20 Jahre	-
1.2.2	-	Akten über Stiftungen	30 Jahre	-
1.2.3	BwH	Akten der hauptamtlichen Bewährungshilfe	6 Jahre	-
1.2.4	GerH	Sammelakten der Gerichtshilfe	5 Jahre	-
1.2.5	FA	Akten der Führungsaufsichtsstellen über Verurteilte	10 Jahre	-
1.2.6	-	Akten der Richterdienstgerichte über
		a) Disziplinarverfahren, in denen auf Entfernung aus dem Dienst erkannt worden ist	30 Jahre	-
		b) alle anderen Disziplinarverfahren	20 Jahre	-
		c) Versetzungs- und Prüfungsverfahren	20 Jahre	-
1.2.7	-	Generalakten (Abschnitt B GenAktVfg)
		a) über Rechtsnormen (Gesetze, Verordnungen, Observanzen, Privilegien usw.)	20 Jahre	-
		b) über sonstige Angelegenheiten mit Ausnahme der unter c) bezeichneten Beiakten	20 Jahre	-
		c) Beiakten über Vorgänge von untergeordneter oder vorübergehender Bedeutung, Presseäußerungen und dergleichen	5 Jahre	-
1.2.8	-	Sammelakten und Blattsammlungen (Abschnitt C der Anweisungen zum Generalaktenplan) über			Mit Ausnahme der Vorgänge, die wegen ihrer besonderen Bedeutung (§ 8 Absatz 5 GenAktVfg.) zu den Generalakten (Nummer 1.2.7 b)) zu bringen sind. Werden Register geführt, so sind diese 30 Jahre aufzubewahren.
		a) Akten der Prüfungsstellen nach § 9 Absatz 1, 2 ZRHO, der Prüfungsbehörden nach Nummer 7 Absatz 1 Buchstabe b, Nummer 23 und Nummer 30 Absatz 1 RiVASt in Verbindung mit den Zuständigkeitsregelungen der Länder	3 Jahre	-
		b) Eingaben, Beschwerden und ähnliche Angelegenheiten von vorübergehender Bedeutung	5 Jahre	-
		c) Unterlagen über Bewerber, die nicht in Personalakten einmünden	6 Monate	-	sofern die betroffene Person in die längere Datenspeicherung eingewilligt hat vgl. Nummer 1.2.8 d)
		d) Unterlagen über Bewerber, die nicht in Personalakten einmünden (mit Einwilligung in längere Datenspeicherung)	2 Jahre	-
		e) die von den Aufsichtsbehörden vorgenommenen Prüfungsverhandlungen	10 Jahre	-
		f) Anträge auf Ausstellung einer Apostille und Anträge auf Beglaubigungen zum Zwecke der Legalisation	2 Jahre	-	Die Register sind 50 Jahre aufzubewahren.
		g) Fortbildungsvorgänge	5 Jahre	-
		h) sonstige Verwaltungsangelegenheiten	10 Jahre	-
1.2.9	-	Sammelakten über Ehelicherklärungen	100 Jahre	-
1.2.10	-	Personalakten
		a) der Notare und Notariatsverwalter	10 Jahre	Schriftstücke, die sich auf die Amtsnachfolge, die Aktenverwahrung (§ 51 BNotO) bzw. auf die Notariatsverwalterschaft (§ 56 BNotO) beziehen, Siegel- und Unterschriftsproben (siehe Nummer 1.2.10 b))
		b) Schriftstücke, die sich auf die Amtsnachfolge, die Aktenverwahrung (§ 51 BNotO) bzw. auf die Notariatsverwalterschaft (§ 56 BNotO) beziehen, Siegel- und Unterschriftsproben	100 Jahre	-
1.2.11	-	Schriftgut über die Erhebung von statistischen Daten
		a) Jahrestabellen nach dem Kalenderjahr	5 Jahre	-
		b) sonstige Tabellen und Durchschriften der Monatsübersichten	2 Jahre	-
1.2.12	-	Die lediglich zur Kontrolle des Geschäftsgangs dienenden Listen und Schriftstücke, namentlich die Kalender, Tagebücher, Eingangslisten, Posteingangsbücher, elektronische Sende- und Empfangsprotokolle von Faxnachrichten	5 Jahre	-

3.: Oberlandesgericht

Lfd. Nr.	Registerzeichen	Angelegenheit	Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist	Vor der Vernichtung herauszunehmende Schriftstücke	Bemerkungen
1	2	3	4	5	6
1.3.1	-	Sammelakten mit den Unterlagen über die Wahl oder Berufung und Heranziehung der ehrenamtlichen Richter sowie sonstiges die ehrenamtlichen Richter betreffendes Schriftgut	20 Jahre	-
1.3.2	-	Akten über Stiftungen	30 Jahre	-
1.3.3	DG, DGH	Akten der Richterdienstgerichte über		-
		a) Disziplinarverfahren, in denen auf Entfernung aus dem Dienst erkannt worden ist	30 Jahre	-
		b) alle anderen Disziplinarverfahren	20 Jahre	-
		c) Versetzungs- und Prüfungsverfahren	20 Jahre	-
1.3.4	-	Generalakten (Abschnitt B GenAktVfg)
		a) über Rechtsnormen (Gesetze, Verordnungen, Observanzen, Privilegien usw.)	20 Jahre	-
		b) über sonstige Angelegenheiten mit Ausnahme der unter c) bezeichneten Beiakten	20 Jahre	-
		c) Beiakten über Vorgänge von untergeordneter oder vorübergehender Bedeutung, Berichtssammlungen, Presseäußerungen und dergleichen	5 Jahre	-
1.3.5	-	Sammelakten und Blattsammlungen (Abschnitt C der Anweisungen zum Generalaktenplan) über			Mit Ausnahme der Vorgänge, die wegen ihrer besonderen Bedeutung (§ 8 Absatz 5 GenAktVfg.) zu den Generalakten (Nummer 1.3.4 b)) zu bringen sind. Werden Register geführt, so sind diese 30 Jahre aufzubewahren.
		a) Akten der Prüfungsstellen nach § 9 Absatz 1, 2 ZRHO, der Prüfungsbehörden nach Nummer 7 Absatz 1 Buchstabe b, Nummer 23 und Nummer 30 Absatz 1 RiVASt in Verbindung mit den Zuständigkeitsregelungen der Länder	3 Jahre	-
		b) Eingaben, Beschwerden und ähnliche Angelegenheiten von vorübergehender Bedeutung	5 Jahre	-
		c) Listen der Empfänger von Geldauflagen in Ermittlungs-, Straf- und Gnadensachen und Liste der Empfänger von Geldbußen nebst den dazugehörigen Unterlagen	5 Jahre	-
		d) Unterlagen über Bewerber, die nicht in Personalakten einmünden	6 Monate	-	sofern die betroffene Person in die längere Datenspeicherung eingewilligt hat vgl. Nummer 1.3.5 e)
		e) Unterlagen über Bewerber, die nicht in Personalakten einmünden (mit Einwilligung in längere Datenspeicherung)	2 Jahre	-
		f) die von den Aufsichtsbehörden vorgenommenen Prüfungsverhandlungen	10 Jahre	-
		g) Fortbildungsvorgänge	5 Jahre	-
		h) sonstige Verwaltungsangelegenheiten	10 Jahre	-
1.3.6	-	Sammelakten über Ehelicherklärungen	100 Jahre	-
1.3.7	-	Sammelakten über die Anerkennung ausländischer Entscheidungen in Ehesachen
	-	a) Akten über Verfahren	2 Jahre	-
		b) Anträge und Entscheidungen	80 Jahre	-
1.3.8		Sammelakten über die Befreiung von der Beibringung des Ehefähigkeitszeugnisses für Ausländer	2 Jahre	-
1.3.9	-	Personalakten
		a) der Notare	10 Jahre	Schriftstücke, die sich auf die Amtsnachfolge, die Aktenverwahrung (§ 51 BNotO) bzw. auf die Notariatsverwalterschaft (§ 56 BNotO) beziehen, Siegel- und Unterschriftsproben (siehe Nummer 1.3.9 b)).
		b) Schriftstücke, die sich auf die Amtsnachfolge, die Aktenverwahrung (§ 51 BNotO) bzw. auf die Notariatsverwalterschaft (§ 56 BNotO) beziehen, Siegel- und Unterschriftsproben	100 Jahre
1.3.10	-	Akten über
		a) die Prüfung von Beamten einschließlich der Anlagehefte mit schriftlichen Prüfungsarbeiten	10 Jahre	-	zu a) und b)
		b) die Prüfung von Auszubildenden einschließlich der Anlagehefte mit schriftlichen Prüfungsarbeiten	5 Jahre	-	Anlagehefte mit schriftlichen Prüfungsarbeiten können nach 5 Jahren vernichtet werden
1.3.11	-	Akten über die Eintragung von Versorgungsanwärtern in ein Bewerberverzeichnis	5 Jahre	-
1.3.12	-	Schriftgut über die Erhebung von statistischen Daten
		a) Jahrestabellen nach dem Kalenderjahr	5 Jahre	-
		b) sonstige Tabellen und Durchschriften der Monatsübersichten	2 Jahre	-
1.3.13	-	Die lediglich zur Kontrolle des Geschäftsgangs dienenden Listen und Schriftstücke, namentlich die Kalender, Tagebücher, Eingangslisten, Posteingangsbücher, elektronische Sende- und Empfangsprotokolle von Faxnachrichten	5 Jahre	-

4.: Staatsanwaltschaft

Lfd. Nr.	Registerzeichen	Angelegenheit	Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist	Vor der Vernichtung herauszunehmende Schriftstücke	Bemerkungen
1	2	3	4	5	6
1.4.1	-	Generalakten (Abschnitt B GenAktVfg)
		a) über Rechtsnormen (Gesetze, Verordnungen usw.)	20 Jahre	-
		b) über sonstige Angelegenheiten mit Ausnahme der unter c) bezeichneten Beiakten	20 Jahre	-
		c) Beiakten über Vorgänge von untergeordneter oder vorübergehender Bedeutung, Berichtssammlungen, Presseäußerungen und dergleichen	5 Jahre	-
1.4.2	-	Sammelakten und Blattsammlungen (Abschnitt C der Anweisungen zum Generalaktenplan) über
		a) Akten der Prüfungsbehörden nach Nummer 7 Absatz 1 Buchstabe b, Nummer 23 und Nummer 30 Absatz 1 RiVASt in Verbindung mit den Zuständigkeitsregelungen der Länder	3 Jahre	-	mit Ausnahme der Vorgänge, die wegen ihrer besonderen Bedeutung (§ 8 Absatz 5 Gen AktVfg.) zu den Generalakten (Nummer 1.4.1 b)) zu bringen sind
		b) Eingaben, Beschwerden und ähnliche Angelegenheiten von vorübergehender Bedeutung	5 Jahre	-
		c) Unterlagen über Bewerber, die nicht in Personalakten einmünden	6 Monate	-	sofern die betroffene Person in die längere Datenspeicherung eingewilligt hat vgl. Nummer 1.4.2 d)
		d) Unterlagen über Bewerber, die nicht in Personalakten einmünden (mit Einwilligung in längere Datenspeicherung)	2 Jahre	-
		e) die von den Aufsichtsbehörden vorgenommenen Prüfungsverhandlungen	10 Jahre	-
		f) Fortbildungsvorgänge	5 Jahre	-
		g) sonstige Verwaltungsangelegenheiten	10 Jahre	-
		h) Berichtshefte sind wie die dazugehörige Sachakte aufzubewahren.	5 Jahre	-
1.4.3	-	Schriftgut über die Erhebung von statistischen Daten
		a) Jahrestabellen nach dem Kalenderjahr	5 Jahre	-
		b) sonstige Tabellen und Durchschriften der Monatsübersichten	2 Jahre	-

5.: Generalstaatsanwaltschaft

Lfd. Nr.	Registerzeichen	Angelegenheit		Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist	Vor der Vernichtung herauszunehmende Schriftstücke	Bemerkungen
1	2	3		4	5	6
1.5.1	-	Generalakten (Abschnitt B GenAktVfg)
		a)	über Rechtsnormen (Gesetze, Verordnungen usw.)	20 Jahre	-
		b)	über sonstige Angelegenheiten mit Ausnahme der unter c) bezeichneten Beiakten	20 Jahre	-
		c)	Beiakten über Vorgänge von untergeordneter oder vorübergehender Bedeutung, Berichtssammlungen, Presseäußerungen und dergleichen	5 Jahre	-
1.5.2	-	Sammelakten und Blattsammlungen (Abschnitt C der Anweisungen zum Generalaktenplan) über				mit Ausnahme der Vorgänge, die wegen ihrer besonderen Bedeutung (§ 8 Absatz 5 Gen AktVfg.) zu den Generalakten (Nummer 1.5.1 b)) zu bringen sind
		a)	Akten der Prüfungsbehörden nach Nummer 7 Absatz 1 Buchstabe b, Nummer 23 und Nummer 30 Absatz 1 RiVASt in Verbindung mit den Zuständigkeitsregelungen der Länder	3 Jahre	-
			Eingaben, Beschwerden und ähnliche Angelegenheiten von vorübergehender Bedeutung	5 Jahre	-
		b)	Unterlagen über Bewerber, die nicht in Personalakten einmünden	6 Monate	-	sofern die betroffene Person in die längere Datenspeicherung eingewilligt hat vgl. Nummer 1.5.2 d)
		c)	Unterlagen über Bewerber, die nicht in Personalakten einmünden (mit Einwilligung in längere Datenspeicherung)	2 Jahre	-
		d)	die von den Aufsichtsbehörden vorgenommenen Prüfungsverhandlungen	10 Jahre	-
		e)	Fortbildungsvorgänge	5 Jahre	-
		f)	sonstige Verwaltungsangelegenheiten	10 Jahre	-
		g)	Berichte der Staatsanwaltschaften	20 Jahre	-
1.5.3	-	Akten über
		a)	die Prüfung von Beamten einschl. der Anlagehefte mit schriftlichen Prüfungsarbeiten	10 Jahre	-	zu a) und b) Anlagehefte mit schriftl. Prüfungsarbeiten können nach 5 Jahren vernichtet werden.
		b)	die Prüfung von Amtsanwälten einschl. der Anlagehefte mit schriftlichen Prüfungsarbeiten	10 Jahre	-
1.5.4	-	Schriftgut über die Erhebung von statistischen Daten
		a)	Jahrestabellen nach dem Kalenderjahr	5 Jahre	-
		b)	sonstige Tabellen und Durchschriften der Monatsübersichten	2 Jahre	-
1.5.5	StrEs	Akten über Ansprüche auf Entschädigung nach dem StrEG		5 Jahre	-

6.: Justizvollzugsbehörden

Lfd. Nr.	Registerzeichen	Angelegenheit	Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist	Vor der Vernichtung herauszunehmende Schriftstücke	Bemerkungen
1	2	3	4	5	6
1.6.1	-	Die lediglich zur Kontrolle des Geschäftsgangs dienenden Listen und Schriftstücke, namentlich die Kalender, Tagebücher, Eingangslisten und Posteingangsbücher	5 Jahre	-
1.6.2	-	a) Generalakten (Abschnitt B GenAktVfg) mit Ausnahme der unter b) bezeichneten Beiakten	20 Jahre	-
		b) Beiakten über Vorgänge von untergeordneter oder vorübergehender Bedeutung	5 Jahre	-
1.6.3	-	Sammelakten und Blattsammlungen (Abschnitt C GenAktVfg) über
		a) Eingaben, Beschwerden und ähnliche Angelegenheiten von vorübergehender Bedeutung	5 Jahre	-
		b) Unterlagen über Bewerber, die nicht in Personalakten einmünden	6 Monate	-	sofern die betroffene Person in die längere Datenspeicherung eingewilligt hat vgl. Nummer 1.6.3 c)
		c) Unterlagen über Bewerber, die nicht in Personalakten einmünden (mit Einwilligung in längere Datenspeicherung)	2 Jahre	-
		d) sonstige Verwaltungsangelegenheiten	10 Jahre	-
1.6.4	-	Akten über das Auswahlverfahren bei der Einstellung von Beamten und über die Prüfung von Beamten einschließlich der Anlagehefte mit schriftlichen Prüfungsarbeiten	10 Jahre	-	Anlagehefte mit schriftlichen Prüfungsarbeiten können nach 5 Jahren vernichtet werden.
1.6.5	-	Akten über Unfallfürsorge für Gefangene, Untergebrachte und Arrestierten	20 Jahre	-

7.: Besondere Bestimmungen für Justizvollzugsanstalten

Lfd. Nr.	Registerzeichen	Angelegenheit	Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist	Vor der Vernichtung herauszunehmende Schriftstücke	Bemerkungen
1	2	3	4	5	6
1.7.1	-	Gefangenenbücher, Untergebrachtenbücher, Gefangenenkarteien, Untergebrachtenkarteien und Transportbücher	10 Jahre	-	zu Nummern 1.7.1 bis 1.7.4:
1.7.2	-	a) Zugangsbücher, Abgangsbücher, Belegungsbücher, Abgangskalender, Verzeichnisse der Freistellungen, Verzeichnisse der Entweichungen, Verzeichnisse über Freigang, Verzeichnisse über Ausgang, Verzeichnisse der Disziplinarmaßnahmen, Verzeichnisse der besonderen Sicherungsmaßnahmen	2 Jahre	-	Bei Vorliegen besonderer Umstände kann (nur) unter den Voraussetzungen der §§ 65 Abs. 6 HStVollzG; 61 Abs. 7 HUVollzG; § 65 Abs. 6 HessJStVollzG bzw. § 65 Abs. 6 HSVVollzG eine längere Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist angeordnet werden.
		b) die Nachweise über die den Gefangenen und den Untergebrachten abgenommenen Gegenstände und Gelder, Krankenbücher	5 Jahre	-
1.7.3	-	Personalakten der Gefangenen und der Untergebrachten	10 Jahre	-
1.7.4	-	Gesundheitsakten und Krankenblätter über Gefangene und Untergebrachte	20 Jahre	-
1.7.5	-	Akten des Kriminologischen Dienstes	30 Jahre	-
1.7.6	-	Sammelakten mit den Begleitumschlägen der eingehenden Briefe an Untersuchungsgefangene, soweit auf ihnen keine Verfügung über etwaige Einlagen getroffen worden ist, und gerichtlich erteilte Besuchserlaubnisse der Gefangenen	1 Jahr	-	Auf Anordnung der Behördenleitung können Begleitumschläge statt in Sammelakten auch in Kartons oder anderen Behältnissen geordnet aufbewahrt werden.

8.: Besondere Bestimmungen für Jugendarresteinrichtungen

Lfd. Nr.	Registerzeichen	Angelegenheit	Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist	Vor der Vernichtung herauszunehmende Schriftstücke	Bemerkungen
1	2	3	4	5	6
1.8.1	-	Jugendarrestbücher für Jugendarresteinrichtungen, Namenverzeichnisse	10 Jahre	-
1.8.2	-	a) Zu- und Abgangsbücher, Belegungsbücher, Jugendarrestkalender	2 Jahre	-
		b) die Nachweise über die den Arrestierten abgenommenen Gegenstände und Gelder	2 Jahre	-
1.8.3	-	Personalakten der Arrestierten	10 Jahre	-

Abschnitt 2 AufbewVO

Abschnitt 2

Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen für das Schriftgut der Gerichte der Arbeitsgerichtsbarkeit, des Hessischen Finanzgerichts,
der Gerichte der Sozialgerichtsbarkeit, der Gerichte der Verwaltungsgerichtsbarkeit, der Aus- und Fortbildungseinrichtungen, der IT-Stelle der hessischen Justiz
und des ministeriellen Schriftguts des Landes Hessen

1.: Gerichte der Arbeitsgerichtsbarkeit

Lfd. Nr.	Registerzeichen	Angelegenheit	Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist	Vor der Vernichtung herauszunehmende Schriftstücke	Bemerkungen
1	2	3	4	5	6
2.1.1	-	Sammelakten mit den Unterlagen über die Wahl oder Berufung und Heranziehung der ehrenamtlichen Richter sowie sonstiges die ehrenamtlichen Richter betreffendes Schriftgut	20 Jahre	-
2.1.2		Generalakten (Akten in Gerichtsverwaltungsangelegenheiten von allgemeiner Bedeutung)
		a) von besonderer Bedeutung, z. B. über Rechtsnormen (Gesetze, Verordnungen), Verträge betr. wichtige Rechte und Verpflichtungen	20 Jahre	-
		b) über sonstige Angelegenheiten mit Ausnahme der unter c) bezeichneten Beiakten	20 Jahre	-
		c) Beiakten über Vorgänge von untergeordneter oder vorübergehender Bedeutung, Presseäußerungen und dergleichen	5 Jahre	-
2.1.3		Sammelakten und Blattsammlungen (Einzelsachen in Gerichtsverwaltungsangelegenheiten) über			Mit Ausnahme der Vorgänge, die wegen ihrer besonderen Bedeutung (§ 8 Absatz 5 GenAktVfg.) zu den Generalakten (Nummer 2.1.2 b)) zu bringen sind. Werden Register geführt, so sind diese 30 Jahre aufzubewahren.
		a) Akten der Prüfungsstellen nach § 9 Absatz 1, 2 ZRHO in Verbindung mit den Zuständigkeitsregelungen der Länder	3 Jahre	-
		b) Eingaben, Beschwerden, Warenangebote und ähnliche Angelegenheiten von vorübergehender Bedeutung	5 Jahre	-
		c) Unterlagen über Bewerber, die nicht in Personalakten einmünden	6 Monate	-	sofern die betroffene Person in die längere Datenspeicherung eingewilligt hat vgl. Nummer 2.1.3 c)
		d) Unterlagen über Bewerber, die nicht in Personalakten einmünden (mit Einwilligung in längere Datenspeicherung)	2 Jahre	-
		e) Fortbildungsvorgänge	5 Jahre	-
		f) die von den Aufsichtsbehörden aufgenommenen Prüfungsverhandlungen	10 Jahre	-
		g) sonstige Verwaltungsangelegenheiten	10 Jahre	-
2.1.4		Prüfungsakten	10 Jahre	-
2.1.5		Schriftgut über die Erhebung von statistischen Daten
		a) Jahrestabellen nach dem Kalenderjahr	5 Jahre	-
		b) Sonstige Tabellen und Durchschriften der Monatsübersichten	2 Jahre	-

2.: Hessisches Finanzgericht

Lfd. Nr.	Registerzeichen	Angelegenheit	Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist	Vor der Vernichtung herauszunehmende Schriftstücke	Bemerkungen
1	2	3	4	5	6
2.2.1	-	Sammelakten mit den Unterlagen über die Wahl oder Berufung und Heranziehung der ehrenamtlichen Richter sowie sonstiges die ehrenamtlichen Richter betreffendes Schriftgut	20 Jahre	-
2.2.2		Generalakten (Abschnitt B GenAktVfg)
		a) von allgemeiner Bedeutung, z. B. über Rechtsnormen (Gesetze, Verordnungen)	20 Jahre	-
		b) über sonstige Angelegenheiten mit Ausnahme der unter c) bezeichneten Beiakten	20 Jahre	-
		c) Beiakten über Vorgänge von untergeordneter oder vorübergehender Bedeutung, Presseäußerungen und dergleichen	5 Jahre	-
2.2.3		Sammelakten und Blattsammlungen (Abschnitt C der Anweisungen zum Generalaktenplan) über			Mit Ausnahme der Vorgänge, die wegen ihrer besonderen Bedeutung (§ 8 Absatz 5 GenAktVfg.) zu den Generalakten (Nummer 2.2.2 b)) zu bringen sind. Werden Register geführt, so sind diese 30 Jahre aufzubewahren.
		a) Eingaben, Beschwerden, Warenangebote und ähnliche Angelegenheiten von vorübergehender Bedeutung	5 Jahre	-
		b) Unterlagen über Bewerber, die nicht in Personalakten einmünden	6 Monate	-	sofern die betroffene Person in die längere Datenspeicherung eingewilligt hat vgl. Nummer 2.2.3 c)
		c) Unterlagen über Bewerber, die nicht in Personalakten einmünden (mit Einwilligung in längere Datenspeicherung)	2 Jahre	-
		d) Fortbildungsvorgänge	5 Jahre	-
		e) die von der Aufsichtsbehörde aufgenommenen Prüfungsverhandlungen	10 Jahre	-
		f) sonstige Verwaltungsangelegenheiten	10 Jahre	-
2.2.4		Schriftgut über die Erhebung von statistischen Daten
		a) Jahrestabellen nach dem Kalenderjahr	10 Jahre	-
		b) sonstige Tabellen und Durchschriften der Monatsübersichten	10 Jahre	-

3.: Gerichte der Sozialgerichtsbarkeit

Lfd. Nr.	Registerzeichen	Angelegenheit	Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist	Vor der Vernichtung herauszunehmende Schriftstücke	Bemerkungen
1	2	3	4	5	6
2.3.1	-	Sammelakten mit den Unterlagen über die Wahl oder Berufung und Heranziehung der ehrenamtlichen Richter sowie sonstiges die ehrenamtlichen Richter betreffendes Schriftgut	20 Jahre	-
2.3.2		Generalakten (Akten von allgemeiner Bedeutung
		a) von besonderer Bedeutung, z. B. über Rechtsnormen (Gesetzte, Verordnungen), Verträge betr. wichtige Rechte und Verpflichtungen	20 Jahre	-
		b) über sonstige Angelegenheiten mit Ausnahme der unter c) bezeichneten Beiakten	20 Jahre	-
		c) Beiakten über Vorgänge von untergeordneter oder vorübergehender Bedeutung, Presseäußerungen und dergleichen	5 Jahre	-
2.3.3		Sammelakten und Blattsammlungen (Einzelsachen in Gerichtsverwaltungsangelegenheiten) über			Mit Ausnahme der Vorgänge, die wegen ihrer besonderen Bedeutung (§ 8 Absatz 5 GenAktVfg.) zu den Generalakten (Nummer 2.3.2 b)) zu bringen sind. Werden Register geführt, so sind diese 30 Jahre aufzubewahren.
		a) Eingaben, Beschwerden, Warenangebote und ähnliche Angelegenheiten von vorübergehender Bedeutung	5 Jahre	-
		b) Unterlagen über Bewerber, die nicht in Personalakten einmünden	6 Monate	-	sofern die betroffene Person in die längere Datenspeicherung eingewilligt hat vgl. Nummer 2.3.3 c)
		c) Unterlagen über Bewerber, die nicht in Personalakten einmünden (mit Einwilligung in längere Datenspeicherung)	2 Jahre	-
		d) Fortbildungsvorgänge	5 Jahre	-
		e) die von der Aufsichtsbehörde aufgenommenen Prüfungsverhandlungen	10 Jahre	-
		f) Sonstige Verwaltungsangelegenheiten	10 Jahre	-
2.3.4		Prüfungsakten	10 Jahre	-
2.3.5		Schriftgut über die Erhebung von statistischen Daten
		a) Jahrestabellen nach dem Kalenderjahr	5 Jahre	-
		b) Sonstige Tabellen und Durchschriften der Monatsübersichten	2 Jahre	-
2.3.6		Akten über Prozessagenten
		a) Personalakten	20 Jahre	-
		b) Anlagehefte mit Prüfungsarbeiten	10 Jahre	-

4.: Gerichte der Verwaltungsgerichtsbarkeit

Lfd. Nr.	Registerzeichen	Angelegenheit	Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist	Vor der Vernichtung herauszunehmende Schriftstücke	Bemerkungen
1	2	3	4	5	6
2.4.1	-	Sammelakten mit den Unterlagen über die Wahl oder Berufung und Heranziehung der ehrenamtlichen Richter sowie sonstiges die ehrenamtlichen Richter betreffendes Schriftgut	20 Jahre	-
2.4.2		Akten über Flurbereinigungssachen, Disziplinarsachen, berufsgerichtliche Verfahren nach Landesgesetzen	30 Jahre
2.4.3		Akten über personalvertretungsrechtliche Verfahren nach Landesgesetzen	30 Jahre
2.4.4		Generalakten (Abschnitt B GenAktVfg)
		a) von besonderer Bedeutung, z. B. über Rechtsnormen (Gesetze, Verordnungen), Verträge betr. wichtige Rechte und Verpflichtungen	20 Jahre	-
		b) über sonstige Angelegenheiten mit Ausnahme der unter c) bezeichneten Beiakten	20 Jahre	-
		c) Beiakten über Vorgänge von untergeordneter oder vorübergehender Bedeutung, Presseäußerungen und dergleichen	5 Jahre	-
2.4.5		Sammelakten und Blattsammlungen (Abschnitt C der Anweisungen zum Generalaktenplan) über			Mit Ausnahme der Vorgänge, die wegen ihrer besonderen Bedeutung (§ 8 Absatz 5 GenAktVfg.) zu den Generalakten (Nummer 2.4.4 b)) zu bringen sind. Werden Register geführt, so sind diese 30 Jahre aufzubewahren.
		a) Eingaben, Beschwerden, Warenangebote und ähnliche Angelegenheiten von vorübergehender Bedeutung	5 Jahre	-
		b) Unterlagen über Bewerber, die nicht in Personalakten einmünden	6 Monate	-	sofern die betroffene Person in die längere Datenspeicherung eingewilligt hat vgl. Nummer 2.4.5 c)
		c) Unterlagen über Bewerber, die nicht in Personalakten einmünden (mit Einwilligung in längere Datenspeicherung)	2 Jahre	-
		d) Fortbildungsvorgänge	5 Jahre	-
		e) die von der Aufsichtsbehörde aufgenommenen Prüfungsverhandlungen	10 Jahre	-
		f) sonstige Verwaltungsangelegenheiten	10 Jahre	-
2.4.6		Akten über die Prüfung von Auszubildenden einschließlich der Anlagehefte mit schriftlichen Prüfungsarbeiten	5 Jahre	-
2.4.7		Schriftgut über die Erhebung von statistischen Daten		-
		a) Jahrestabellen nach dem Kalenderjahr	10 Jahre
		b) sonstige Tabellen und Durchschriften der Monatsübersichten	10 Jahre

5.: Aus- und Fortbildungseinrichtungen

Lfd. Nr.	Registerzeichen	Angelegenheit	Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist	Vor der Vernichtung herauszunehmende Schriftstücke	Bemerkungen
1	2	3	4	5	6
2.5.1	-	Generalakten (Abschnitt B GenAktVfg)
		a) über Rechtsnormen (Gesetze, Verordnungen, Observanzen, Privilegien usw.)	20 Jahre	-
		b) über sonstige Angelegenheiten mit Ausnahme der unter c) bezeichneten Beiakten	20 Jahre	-
		c) Beiakten über Vorgänge von untergeordneter oder vorübergehender Bedeutung, Berichtssammlungen, Presseäußerungen und dergleichen	5 Jahre	-
2.5.2	-	Sammelakten und Blattsammlungen (Abschnitt C der Anweisungen zum Generalaktenplan) über			Mit Ausnahme der Vorgänge, die wegen ihrer besonderen Bedeutung (§ 8 Absatz 5 GenAktVfg.) zu den Generalakten (Nummer 2.5.1 b)) zu bringen sind. Werden Register geführt, so sind diese 30 Jahre aufzubewahren.
		a) Eingaben, Beschwerden und ähnliche Angelegenheiten von vorübergehender Bedeutung	5 Jahre	-
		b) Unterlagen über Bewerber, die nicht in Personalakten einmünden	6 Monate	-	sofern die betroffene Person in die längere Datenspeicherung eingewilligt hat vgl. Nummer 2.5.2 c)
		c) Unterlagen über Bewerber, die nicht in Personalakten einmünden (mit Einwilligung in längere Datenspeicherung)	2 Jahre	-
		d) Fortbildungsvorgänge	5 Jahre	-
		e) sonstige Verwaltungsangelegenheiten	10 Jahre	-

6.: IT-Stelle der hessischen Justiz

Lfd. Nr.	Registerzeichen	Angelegenheit	Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist	Vor der Vernichtung herauszunehmende Schriftstücke	Bemerkungen
1	2	3	4	5	6
2.6.1		Generalakten (Abschnitt B GenAktVfg) über
		a) über Rechtsnormen (Gesetze, Verordnungen, Observanzen, Privilegien usw.)	50 Jahre	-
		b) über sonstige Angelegenheiten mit Ausnahme der unter c) bezeichneten Beiakten	20 Jahre	-
		c) Beiakten über Vorgänge von untergeordneter oder vorübergehender Bedeutung, Berichtssammlungen, Presseäußerungen und dergleichen	5 Jahre	-
2.6.2	-	Sammelakten und Blattsammlungen (Abschnitt C der Anweisungen zum Generalaktenplan) über			Mit Ausnahme der Vorgänge, die wegen ihrer besonderen Bedeutung (§ 8 Absatz 5 GenAktVfg.) zu den Generalakten (Nummer 2.6.1 b)) zu bringen sind. Werden Register geführt, so sind diese 30 Jahre aufzubewahren.
		a) Eingaben, Beschwerden, Rechtshilfesachen und ähnliche Angelegenheiten von vorübergehender Bedeutung	5 Jahre	-
		b) Unterlagen über Bewerber, die nicht in Personalakten einmünden	6 Monate	-	sofern die betroffene Person in die längere Datenspeicherung eingewilligt hat vgl. Nummer 2.6.2 c)
		c) Unterlagen über Bewerber, die nicht in Personalakten einmünden (mit Einwilligung in längere Datenspeicherung)	2 Jahre	-
		d) die von den Aufsichtsbehörden vorgenommenen Prüfungsverhandlungen	10 Jahre	-
		e) Fortbildungsvorgänge	5 Jahre	-
		f) sonstige Verwaltungsangelegenheiten	10 Jahre	-
2.6.3		Schriftgut über die Erhebung von statistischen Daten
		a) Jahrestabellen nach dem Kalenderjahr	5 Jahre	-
		b) sonstige Tabellen	2 Jahre	-

7.: Ministerium der Justiz

Lfd. Nr.	Registerzeichen	Angelegenheit		Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist	Vor der Vernichtung herauszunehmende Schriftstücke	Bemerkungen
1	2	3		4	5	6
2.7.1		Generalakten (Abschnitt B GenAktVfg) über
		a)	Bundes- und Landesgesetzgebung mit Federführung der Justiz	dauernd	-
		b)	Gesetzgebung der Verwaltungs- und Finanzgerichtsbarkeit	dauernd	-
		c)	Ausbildungs- und Prüfungsordnungen für die Justizfachangestellten, den mittleren Justizdienst, den gehobenen Justizdienst, den Amtsanwaltsdienst, den Gerichtsvollzieherdienst, den Justizvollstreckungsdienst, den Justizwachtmeisterdienst sowie den allgemeinen Vollzugsdienst, den Werkdienst, den mittleren Verwaltungsdienst bei Justizvollzugsanstalten und den gehobenen Vollzugs- und Verwaltungsdienst	dauernd	-
		d)	Errichtung des Gemeinsamen Prüfungsamtes der Länder Hessen, Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz und Thüringen für die EU-Eignungsprüfung	dauernd	-
			Errichtung des Gemeinsamen Prüfungsamtes der Länder Baden-Württemberg, Berlin, Brandenburg, Bremen, Hamburg, Hessen, Mecklenburg-Vorpommern, Niedersachsen, Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz, Saarland, Sachsen-Anhalt und Schleswig-Holstein für die Amtsanwaltsprüfung
			Errichtung des Gemeinsamen Prüfungsamtes der Länder Bremen, Hessen, Niedersachsen, Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz, Saarland, Schleswig-Holstein und Thüringen für die Prüfung der Beamtinnen und Beamten der Laufbahn des gehobenen Vollzugs- und Verwaltungsdienstes
		e)	EU-Sachen auf dem Gebiet des Zivilrechts mit Federführung der Justiz	dauernd	-
		f)	Rechtsnormen (Gesetze, Verordnungen, Observanzen, Privilegien usw.)	50 Jahre	-
		g)	sonstige Angelegenheiten mit Ausnahme der unter h) bezeichneten	20 Jahre	-
		h)	Beiakten über Vorgänge von untergeordneter oder vorübergehender Bedeutung, Berichtssammlungen, Presseäußerungen und dergleichen	5 Jahre	-
2.7.2		Sammelakten und Blattsammlungen (Abschnitt C der Anweisungen zum Generalaktenplan) über				Mit Ausnahme der Vorgänge, die wegen ihrer besonderen Bedeutung (§ 8 Absatz 5 GenAktVfg.) zu den Generalakten (Nummer 2.6.1 g)) zu bringen sind. Werden Register geführt, so sind diese 30 Jahre aufzubewahren.
		g)	Eingaben, Beschwerden, Rechtshilfesachen und ähnliche Angelegenheiten von vorübergehender Bedeutung	5 Jahre	-
		h)	Unterlagen über Bewerber, die nicht in Personalakten einmünden	6 Monate	-	sofern die betroffene Person in die längere Datenspeicherung eingewilligt hat vgl. Nummer 2.6.2 c)
		i)	Unterlagen über Bewerber, die nicht in Personalakten einmünden (mit Einwilligung in längere Datenspeicherung)	2 Jahre	-
		j)	die von den Aufsichtsbehörden vorgenommenen Prüfungsverhandlungen	10 Jahre	-
		k)	Ordensangelegenheiten	10 Jahre	-
		l)	Fortbildungsvorgänge	5 Jahre	-
		m)	sonstige Verwaltungsangelegenheiten	10 Jahre	-
2.7.3		Sammelakten über Anerkennung ausländischer Entscheidungen in Ehesachen
		a)	Akten über Verfahren	2 Jahre	-
		b)	Anträge und Entscheidungen	50 Jahre	-
2.7.4		Akten über
		b)	die Prüfung von Rechtskandidatinnen und Rechtskandidaten, Rechtsreferendarinnen und Rechtsreferendaren sowie die EU-Eignungsprüfung für die Zulassung zur Rechtsanwaltschaft			Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen für Beiakten über Vorgänge von untergeordneter Bedeutung bestimmt der/die Präsident/in des Justizprüfungsamtes.
			aa) schriftliche Prüfungsarbeiten	5 Jahre	-
			bb) sonstige Prüfungsunterlagen	50 Jahre	-
		c)	die Prüfung von Beamten einschließlich der Anlagehefte mit schriftlichen Prüfungsarbeiten	10 Jahre	-	Anlagehefte mit schriftlichen Prüfungsarbeiten können nach 5 Jahren vernichtet werden.
2.7.5		Schriftgut über die Erhebung von statistischen Daten
		a)	Jahrestabellen nach dem Kalenderjahr	5 Jahre	-
		b)	sonstige Tabellen	2 Jahre	-

Abschnitt 3 AufbewVO

Abschnitt 3

Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen für das Schriftgut der Notarkammern, der Rechtsanwaltskammern und des Versorgungswerks der Rechtsanwälte im Lande Hessen

1.: Notarkammern

Lfd. Nr.	Registerzeichen	Angelegenheit	Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist	Vor der Vernichtung herauszunehmende Schriftstücke	Bemerkungen
1	2	3	4	5	6
3.1.1	-	Personalakten der Notarinnen und Notare	10 Jahre	Schriftstücke, die sich auf die Amtsnachfolge, die Aktenverwahrung (§ 51 BNotO) oder auf die Notariatsverwalterschaft (§ 56 BNotO) beziehen sowie Siegel- und Unterschriftsproben (siehe Nr. 3.1.2)	Für Eintragungen über einen Verweis, eine Geldbuße, eine Ermahnung oder eine Missbilligung gilt § 110a BNotO
3.1.2.	-	Schriftstücke, die sich auf die Amtsnachfolge, die Aktenverwahrung (§ 51 BNotO) oder auf die Notariatsverwalterschaft (§ 56 BNotO) beziehen sowie Siegel- und Unterschriftsproben	100 Jahre	-

2.: Rechtsanwaltskammern

Lfd. Nr.	Registerzeichen	Angelegenheit		Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist	Vor der Vernichtung herauszunehmende Schriftstücke	Bemerkungen
1	2	3		4	5	6
3.2.1	-	Mitgliederakten			Schriftstücke, die sich auf die Abwicklung einer Kanzlei (§ 55 BRAO) beziehen (siehe Nr. 3.2.3)	Für Eintragungen über eine Warnung, einen Verweis, eine Geldbuße oder eine Rüge des Vorstandes der Rechtsanwaltskammer und über sonstige Entscheidungen in Verfahren wegen der Verletzung von Berufspflichten nach der BRAO gilt § 205a BRAO
			der Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte sowie der Rechtsbeistände, sofern diese Mitglieder der Rechtsanwaltskammer sind	30 Jahre, soweit kein Fall der Sätze 2 bis 5 des § 58 Abs. 4 BRAO vorliegt
3.2.2	-	Schriftstücke der Berufsausübungsgesellschaften		30 Jahre, sofern kein Fall der Sätze 2 bis 5 des § 58 Abs. 4 BRAO vorliegt	Schriftstücke, die sich auf die Abwicklung einer Kanzlei (§ 55 BRAO) beziehen (siehe Nr. 3.2.3)	Für Eintragungen über eine Warnung, einen Verweis, eine Geldbuße oder eine Rüge des Vorstandes der Rechtsanwaltskammer und über sonstige Entscheidungen in Verfahren werden der Verletzung von Berufspflichten nach der BRAO gilt § 205a BRAO
3.2.3	-	Schriftstücke, die sich auf die Abwicklung einer Kanzlei (§ 55 BRAO) beziehen		100 Jahre	-

3.: Versorgungswerk der Rechtsanwälte im Lande Hessen

Lfd. Nr.	Registerzeichen	Angelegenheit	Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist	Vor der Vernichtung herauszunehmende Schriftstücke	Bemerkungen
1	2	3	4	5	6
3.3.1	-	Akten über Mitglieder	30 Jahre	-
3.3.2	-	Personalakten	5 Jahre	-
3.3.3	-	Wahlunterlagen der Vertreterversammlung	5 Jahre	-
3.3.4	-	Protokolle betreffend den Vorstand und die Ausschüsse	dauernd	-

Eingangsformel AufbewVO

Aufgrund des § 5 Abs. 3 und 4 in Verbindung mit § 7 des Gesetzes zur Errichtung der Informationstechnik-Stelle der hessischen Justiz (IT-Stelle) und zur Regelung justizorganisatorischer Angelegenheiten vom 16. Dezember 2011 (GVBl. I S. 778), zuletzt geändert durch Gesetz vom 7. Juli 2021 (GVBl. S. 346), und § 2 Abs. 3 des Justizaktenaufbewahrungsgesetzes vom 22. März 2005 (BGBl. I S. 837, 852), zuletzt geändert durch Gesetz vom 16. Oktober 2020 (BGBl. I S. 2187), verordnet der Minister der Justiz:

§ 1

Anwendungsbereich

§ 1 AnwendungsbereichDiese Verordnung regelt die Aufbewahrungsfristen für das Schriftgut nach § 5 Abs. 1 des Gesetzes zur Errichtung der Informationstechnik-Stelle der hessischen Justiz (IT-Stelle) und zur Regelung justizorganisatorischer Angelegenheiten, soweit sich aus Rechtsvorschriften des Bundes oder des Landes nichts anderes ergibt. Satz 1 gilt für Rechtssachen der Gerichte und Staatsanwaltschaften nur, soweit diese auf Landesrecht beruhen; für Rechtssachen, die nicht auf Landesrecht beruhen, gelten die Aufbewahrungsfristen der Justizaktenaufbewahrungsverordnung vom 8. November 2021 (BGBl. I S. 4834), geändert durch Gesetz vom 31. Oktober 2022 (BGBl. I S. 1966).

§ 2

Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen

§ 2 Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen(1) Die Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen bestimmen sich nach der Anlage, soweit sich nicht aus Abs. 2 oder § 6 etwas anderes ergibt. Für in der Anlage nicht ausdrücklich bezeichnete Akten gelten die für Akten in vergleichbaren Angelegenheiten bestimmten Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen.(2) Für die Akten, Aktenregister, Karteien, Namens- und sonstigen Verzeichnisse der Gerichte und Staatsanwaltschaften in Rechtssachen, die auf Bundesrecht beruhen und die bereits vor dem 1. Januar 2022 weggelegt worden sind, gelten die Bestimmungen der Verordnung zur Aufbewahrung von Schriftgut der Justiz vom 5. März 2012, zuletzt geändert durch Verordnung vom 19. April 2017 (GVBl. S. 79), in der am 31. Dezember 2021 geltenden Fassung fort.(3) Werden in Papierform geführte Teile einer Akte, für die jeweils unterschiedliche Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen gelten, in die elektronische Form oder in eine Mikroform übertragen und ist damit ihre jeweils fristgerechte Löschung nicht mehr oder nur noch mit unvertretbarem Aufwand möglich, so bestimmt sich die Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist nach der längsten Frist.(4) Die Leitung der für die Aktenaufbewahrung oder -speicherung zuständigen Stelle kann von Amts wegen im Einzelfall eine längere oder kürzere Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist für einzelne Akten oder Aktenteile anordnen, soweit dies aufgrund besonderer Umstände erforderlich ist. Die Anordnung kann auch auf Antrag einer am Verfahren beteiligten oder einer sonstigen Person erfolgen, sofern diese ein berechtigtes Interesse darlegt. Der Anordnung dürfen weder schutzwürdige Interessen von Verfahrensbeteiligten oder sonstigen Personen noch öffentliche Interessen entgegenstehen. Die Anordnung ist zu begründen und zu dokumentieren. Im Fall einer Verkürzung der Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist ist die Dokumentation bis zum Ablauf der ursprünglichen Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist aufzubewahren oder zu speichern.

§ 3

Beginn der Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen

§ 3 Beginn der Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen(1) Die Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die Weglegung der Akten angeordnet wurde. Für Personalakten beginnt sie mit deren Abschluss.(2) Als Jahr der Weglegung gilt1. bei Prüfungsarbeiten und sonstigen Prüfungsunterlagen das Jahr, in dem die Bekanntgabe des Prüfungsergebnisses an den Prüfling erfolgt ist, im Falle der Wiederholungsprüfung das Jahr, in dem das Ergebnis der letzten Prüfung bekannt gegeben worden ist;2. bei Hinterlegungen das Jahr, in dem die Hinterlegung beendet worden ist oder die nach dem Hinterlegungsgesetz vom 8. Oktober 2010 (GVBl. I 2010, 306), zuletzt geändert durch Gesetz vom 24. September 2022 (GVBl. S. 458), in der jeweils geltenden Fassung zu beachtenden Fristen abgelaufen sind;3. bei Büchern über Urkundenverwahrungen nach der Anlage, Abschnitt 1, Nr. 1.1.10 das Jahr, in dem alle darin verzeichneten Fälle erledigt sind;4. bei Gefangenen- und Untergebrachtenbüchern mit den dazugehörigen Gefangenen- und Untergebrachtenkarteien und bei den Listen über die den Gefangenen und Untergebrachten abgenommenen Gegenstände sowie bei Büchern und Nachweisen über die den Gefangenen und Untergebrachten abgenommenen Gelder das Jahr, in dem der Vollzug bezüglich aller darin aufgeführten Gefangenen und Untergebrachten beendet ist;5. für (Sammel)Akten mit den Unterlagen über die Wahl, Ernennung, Berufung oder Bestellung und Heranziehung ehrenamtlicher Richterinnen und Richter das Jahr des Ablaufs der jeweiligen Wahl- beziehungsweise Amtsperiode;6. für Akten über sonstige Angelegenheiten, für die die Weglegung nicht durch besondere Vorschrift geregelt ist, das Jahr, in dem die letzte Verfügung zur Sache ergangen ist.(3) Personalakten von Notarinnen und Notaren sind abgeschlossen, im Fall1. des Ausscheidens aus dem Amt oder dem Beruf, mit Ablauf des Jahres der Vollendung des 70. Lebensjahres,2. der Tätigkeit über das 70. Lebensjahr hinaus mit Ablauf des Jahres, in dem das Amts- oder Berufsverhältnis endet,3. des vorherigen Todes mit Ablauf des Todesjahres,4. einer Notariatsverwalterschaft nach § 56 der Bundesnotarordnung in der im Bundesgesetzblatt Teil III, Gliederungsnummer 303-1, veröffentlichten bereinigten Fassung, zuletzt geändert durch Gesetz vom 15. Juli 2022 (BGBl. I S. 1146), nach deren Abwicklung.(4) Bei elektronischer Schriftgutverwaltung kann die Behördenleitung anordnen, dass die Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist allgemein oder für einzelne Angelegenheiten abweichend von Abs. 1 unmittelbar mit dem Ereignis beginnt, das dem Fristbeginn zugrunde liegt. Die Anordnung ist zu dokumentieren.(5) Für Akten, die nach einem wieder aufgenommenen oder fortgesetzten Verfahren erneut weggelegt werden, beginnt mit Ablauf des Jahres der erneuten Weglegung eine neue Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist.(6) Beträgt die Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist weniger als ein Jahr, beginnt sie abweichend von Abs. 1 mit Ablauf des Monats, in dem die Weglegung der Akten angeordnet wurde oder die letzte Verfügung zur Sache ergangen ist. Abs. 5 gilt mit der Maßgabe, dass die neue Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist mit Ablauf des Monats der erneuten Weglegung beginnt.

§ 4

Abweichende Bestimmung des Beginns der Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen

§ 4 Abweichende Bestimmung des Beginns der Aufbewahrungs- und SpeicherungsfristenDie Leitung der für die Aktenaufbewahrung oder -speicherung zuständigen Stelle kann anordnen, dass die Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist allgemein oder für einzelne Angelegenheiten abweichend von § 3 unmittelbar mit dem Ereignis beginnt, das dem Fristbeginn zugrunde liegt. Die Anordnung ist zu dokumentieren. Sie kann auch von einer übergeordneten Stelle erlassen werden.

§ 5

Aussetzung der Aussonderung, Aussonderung, Ablieferung und Vernichtung des Schriftguts

§ 5 Aussetzung der Aussonderung, Aussonderung, Ablieferung und Vernichtung des Schriftguts(1) Die Leitung der für die Aktenaufbewahrung oder -speicherung zuständigen Stelle kann für eine Gruppe von Akten anordnen, dass deren Aussonderung bis zum Ablauf einer von ihr bestimmten Frist auszusetzen ist, wenn ein öffentliches Interesse dies erfordert. Die Frist darf höchstens vier Jahre betragen. Sie kann einmalig um bis zu zwei Jahre verlängert werden. Ein öffentliches Interesse besteht insbesondere dann, wenn Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass die Akten für einen parlamentarischen Untersuchungsausschuss von Bedeutung sein können.(2) Spätestens zwei Jahre nach der Anordnung nach Abs. 1 Satz 1 ist zu prüfen, ob die Voraussetzungen der Anordnung weiterhin vorliegen. Ist dies nicht der Fall, ist die Anordnung aufzuheben.(3) Entscheidungen nach den Abs. 1 und 2 sind zu begründen und zu dokumentieren. § 4 Satz 3 gilt entsprechend.

§ 6

Übergangsvorschrift

§ 6 ÜbergangsvorschriftFür zum Zeitpunkt des Inkrafttretens dieser Verordnung bereits weggelegte oder abgeschlossene Akten, Aktenregister, Karteien, Namens- und sonstige Verzeichnisse oder solche, deren Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist bereits begonnen hatte, gelten die Regelungen der Verordnung zur Aufbewahrung von Schriftgut der Justiz in der am 31. Dezember 2022 geltenden Fassung fort, soweit nicht § 2 Abs. 2 Anwendung findet.

§ 7

Inkrafttreten, Außerkrafttreten

§ 7 Inkrafttreten, AußerkrafttretenDiese Verordnung tritt am 1. Januar 2023 in Kraft. Sie tritt mit Ablauf des 31. Dezember 2030 außer Kraft.

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