Verordnung des Finanzministeriums über die technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen der elektronischen Aktenführung der Finanzämter in Straf- und Bußgeldverfahren (Finanzämter-E-Strafaktenverordnung - FAeStrAktVO) Vom 23. Februar 2026

Es wird verordnet aufgrund von1. § 32 Absatz 1 Sätze 2 und 3 sowie Absatz 2 Satz 1 der Strafprozessordnung in der Fassung vom 7. April 1987 (BGBl. I S. 1075, ber. S. 1319), die zuletzt durch Artikel 3 des Gesetzes vom 11. Januar 2026 (BGBl. 2026 I Nr. 9, S. 26) geändert worden ist,2. § 110a Absatz 1 Sätze 2 und 3 sowie Absatz 2 Satz 1 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten in der Fassung vom 19. Februar 1987 (BGBl. I S. 603), das zuletzt durch Artikel 21 des Gesetzes vom 22. Dezember 2025 (BGBl. 2025 I Nr. 349, S. 3) geändert worden ist, und3. § 1 der Verordnung der Landesregierung zur Übertragung von Ermächtigungen im Bereich der elektronischen Aktenführung der Finanzämter in Straf- und Bußgeldverfahren auf das Finanzministerium vom 22. Juli 2025 (GBl. 2025 Nr. 67):

§ 1 AnwendungsbereichDiese Verordnung ist anzuwenden auf elektronisch geführte Akten der Straf- und Bußgeldsachenstellen der Finanzämter in1. Ermittlungsverfahren nach § 386 Absatz 2 der Abgabenordnung und2. Verfahren wegen Steuerordnungswidrigkeiten nach § 409 der Abgabenordnung.

§ 10 Inkrafttreten, Außerkrafttreten(1) Diese Verordnung tritt am Tag nach ihrer Verkündung in Kraft.(2) § 2 Absatz 4 tritt am 1. Januar 2036 außer Kraft.

§ 2 Einführung der elektronischen Akte; Ermächtigung zum Erlass einer Verwaltungsvorschrift(1) Bei den Straf- und Bußgeldsachenstellen werden die Akten, die ab dem 1. März 2026 neu angelegt werden, im Ganzen elektronisch geführt.(2) Akten, die vor dem 1. März 2026 in Papierform angelegt wurden, werden in Papierform weitergeführt. Dies gilt entsprechend auch für in Papierform angelegte Akten in Verfahren, die von einer anderen Behörde übernommen werden. Das Finanzministerium kann durch Verwaltungsvorschrift regeln, dass Akten, die vor dem 1. März 2026 in Papierform angelegt wurden, ab einem bestimmten Stichtag in elektronischer Form weitergeführt werden. Dabei ist der Beginn der Weiterführung der Akten in elektronischer Form aktenkundig zu machen.(3) Ist die elektronische Weiterführung einer Akte oder eines Aktenteils insbesondere aufgrund technischer oder organisatorischer Gründe nicht möglich, kann die Amtsleitung des betroffenen Finanzamts oder ein von ihr beauftragter Amtsträger anordnen, dass eine Übertragung in Papier stattfindet.(4) Von der elektronischen Aktenführung ausgenommen sind Aktenbestandteile, die nach § 4 Absatz 2 Nummern 1 bis 3 des Landessicherheitsüberprüfungsgesetzes oder nach § 4 Absatz 2 Nummern 1 bis 3 des Sicherheitsüberprüfungsgesetzes als „STRENG GEHEIM“, „GEHEIM“ oder „VS-VERTRAULICH“ eingestuft sind.*

§ 3 Bildung der elektronischen Akte(1) In der elektronischen Akte werden zur Akte gebrachte elektronische Dokumente einschließlich zugehöriger Signaturdateien sowie sonstige zur Akte gebrachte Dateien und Informationen gespeichert. Elektronische Empfangsbekenntnisse sowie elektronische Formulare, die als strukturierte maschinenlesbare Datensätze übermittelt worden sind, werden als Datensätze in der elektronischen Akte gespeichert.(2) Elektronisch geführte Akten sind so zu strukturieren, dass sie die interne Bearbeitung sowie den Aktenaustausch unterstützen. Elektronische Dokumente sowie sonstige Dateien und Informationen gelten als zur Akte genommen, wenn sie bewusst und dauerhaft in der elektronischen Akte gespeichert worden sind.(3) Enthält eine elektronisch geführte Akte sowohl elektronische als auch in Papierform beibehaltene Bestandteile, muss beim Zugriff auf jeden der Teile ein Hinweis auf den jeweils anderen Teil enthalten sein.

§ 4 Übertragung von Papierdokumenten(1) Schriftstücke und sonstige Unterlagen, die zu einer elektronisch geführten Akte in Papierform eingereicht werden, sind in die elektronische Form zu übertragen und zur Akte zu nehmen. Ausgenommen sind in Papierform geführte Akten anderer Instanzen und Beiakten sowie Schriftstücke und sonstige Unterlagen, die als Beweismittel eingereicht werden oder deren Übertragung wegen ihres Umfangs oder ihrer sonstigen Beschaffenheit einen unvertretbaren Aufwand verursacht. § 3 Absatz 3 bleibt unberührt.(2) Beweismittel können in die elektronische Form übertragen und zur Akte genommen werden.(3) Es ist sicherzustellen, dass das elektronische Dokument mit den eingereichten Schriftstücken und sonstigen Unterlagen bildlich und inhaltlich übereinstimmt. Die Übertragung hat nach dem Stand der Technik zu erfolgen. Gescannte Dokumente müssen den Anforderungen der Technischen Richtlinie BSI TR-03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN) des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik in der zum Zeitpunkt der Übertragung geltenden Fassung entsprechen, die auf der Homepage des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (www.bsi.bund.de) abgerufen werden kann. Eingescannte Leerseiten werden nicht gespeichert.

§ 5 Führung und Aufbewahrung elektronischer AktenDie elektronische Akte ist mit einem elektronischen Datenverarbeitungssystem nach dem Stand der Technik zu führen und aufzubewahren, das insbesondere gewährleistet, dass1. die elektronische Akte benutzbar, lesbar und auffindbar ist,2. die Funktionen der elektronischen Akte nur genutzt werden können, wenn sich der Benutzer dem System gegenüber identifiziert und authentisiert,3. die eingeräumten Benutzungsrechte im System verwaltet werden,4. die eingeräumten Benutzungsrechte vom System geprüft werden,5. die Vornahme von Veränderungen und Ergänzungen der elektronischen Akte im System protokolliert wird,6. die Akteninhalte und Repräsentate durch eingesetzte Datensicherungssysteme ohne Sicherheitsrisiken wiederhergestellt werden können,7. etwaige Verfälschungen der gespeicherten Daten aufgrund Fehlfunktionen des Systems durch geeignete technische Prüfmechanismen rechtzeitig bemerkt werden können,8. die Funktionen des Systems fehlerfrei ablaufen und auftretende Fehlfunktionen unverzüglich gemeldet werden,9. der Austausch von Daten im System und bei Einsatz öffentlicher Netze sicher erfolgen kann.

§ 6 Repräsentat(1) Die in der elektronischen Akte gespeicherten Inhalte müssen jederzeit zusätzlich als elektronische Dokumente im Format PDF/A wiedergegeben werden können; diese Dokumente bilden das Repräsentat. Das Repräsentat muss den gesamten zur Akte gebrachten Inhalt mit Ausnahme der nur für die Datenverarbeitung notwendigen Struktur-, Definitions- und Schemadateien wiedergeben. Soweit die Wiedergabe eines Inhalts technisch nicht möglich ist, ist ein entsprechender Hinweis in das Repräsentat aufzunehmen. An die Stelle von Signaturdateien treten im Repräsentat Vermerke über das Ergebnis der Signaturprüfung. Das Repräsentat muss druckbar, kopierbar und durchsuchbar sein. Die Seiten des Repräsentats sind so zu nummerieren, dass sie eindeutig zitiert werden können.(2) Bei der elektronischen Aktenführung sind alle Daten vorzuhalten, die erforderlich sind, um den für die Übermittlung von elektronischen Dokumenten und Akten vorgesehenen strukturierten maschinenlesbaren Datensatz im Dateiformat XML nach § 2 Absatz 3 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung vom 24. November 2017 (BGBl. I S. 3803, S. 10), die zuletzt durch Artikel 6 des Gesetzes vom 22. Dezember 2025 (BGBl. 2025 I Nr. 349) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung zu erzeugen und die Bearbeitung zu unterstützen.

§ 7 Datenschutz und DatensicherheitDie aktenführende Stelle hat als verantwortliche Stelle zu gewährleisten, dass die technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Erfüllung der datenschutzrechtlichen Anforderungen und zur Gewährleistung der Datensicherheit getroffen werden.

§ 8 Ersatzmaßnahmen(1) Im Falle einer nicht nur vorübergehenden Störung beim Betrieb der elektronischen Akte kann die Amtsleitung des betroffenen Finanzamts oder ein von ihr beauftragter Amtsträger anordnen, dass eine Ersatzakte in Papierform oder ein Aktenteil in Papierform geführt wird. Die Ersatzakte oder der Aktenteil ist in die elektronische Form zu übertragen, sobald die Hinderungsgründe behoben sind.(2) Ist die Übertragung eines in Papier geführten Ermittlungs- oder Vorermittlungsvorgangs oder einer Akte in die elektronische Form nicht möglich, insbesondere aufgrund Beschaffenheit, Art, Umfang, der besonderen Eilbedürftigkeit des Verfahrens oder im Falle einer nicht nur vorübergehenden Störung beim Betrieb der Scaninfrastruktur, kann die Amtsleitung des betroffenen Finanzamts oder ein von ihr damit beauftragter Amtsträger anordnen, dass die entsprechende Akte in Papierform geführt wird. Diese ist in die elektronische Form zu übertragen, sobald die Hinderungsgründe behoben sind.(3) Im Fall von technischen Störungen kann die Amtsleitung des betroffenen Finanzamts oder ein von ihr damit beauftragter Amtsträger bei Eilbedürftigkeit anordnen, dass der Akteninhalt auf einem physischen Datenträger, über eine sichere Austauschplattform oder in Papierform zur Verfügung gestellt wird. Art und Dauer der Störung sind zu dokumentieren.(4) Bei technischen Störungen im Sinne der Absätze 1 bis 3 hat die Amtsleitung des betroffenen Finanzamts oder ein von ihr damit beauftragter Amtsträger die Oberfinanzdirektion Baden-Württemberg umgehend über diese zu unterrichten.

§ 9 BarrierefreiheitElektronische Akten und Verfahren zur elektronischen Aktenführung und -bearbeitung sollen technisch so gestaltet werden, dass sie, soweit technisch möglich, barrierefrei zugänglich und nutzbar sind.