Verordnung des Justizministeriums zur elektronischen Aktenführung bei den Gerichten und Staatsanwaltschaften (eAkten-Verordnung - eAktVO) Vom 29. Dezember 2025

Anlage (zu § 1 Absatz 1)Gerichte ohne elektronische Aktenführung1. Anwaltsgericht der Rechtsanwaltskammer Freiburg2. Anwaltsgericht der Rechtsanwaltskammer Karlsruhe3. Anwaltsgericht der Rechtsanwaltskammer Stuttgart4. Anwaltsgericht der Rechtsanwaltskammer Tübingen

Es wird verordnet aufgrund von1. § 46e Absatz 1 Satz 2 und § 112 Absatz 4 Sätze 1 und 2 des Arbeitsgerichtsgesetzes in der Fassung vom 2. Juli 1979 (BGBl. I S. 854, ber. S. 1036), das zuletzt durch Artikel 27 des Gesetzes vom 8. Dezember 2025 (BGBl. 2025 I Nr. 319, S. 9) geändert worden ist, in Verbindung mit den §§ 27 und 1 der Subdelegationsverordnung Justiz (SubVOJu) vom 2. April 2019 (GBl. S. 109), die zuletzt durch Verordnung vom 16. Dezember 2025 (GBl. 2025 Nr. 143) geändert worden ist,2. § 14 Absatz 1 Satz 2 und Absatz 4a Sätze 1 und 2 des Gesetzes über das Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit vom 17. Dezember 2008 (BGBl. I S. 2586, 2587), das zuletzt durch Artikel 4 des Gesetzes vom 10. Dezember 2025 (BGBl. 2025 I Nr. 320, S. 5) geändert worden ist, in Verbindung mit den §§ 20 und 1 SubVOJu,3. § 52b Absatz 1 Satz 2 der Finanzgerichtsordnung in der Fassung vom 28. März 2001 (BGBl. I S. 443, ber. S. 2262 und 2002 I S. 679), die zuletzt durch Artikel 32 des Gesetzes vom 8. Dezember 2025 (BGBl. 2025 I Nr. 319, S. 10) geändert worden ist, in Verbindung mit den §§ 30 und 1 SubVOJu,4. § 77b Absatz 1 Nummern 1 bis 5 und Absatz 2 Nummern 1 und 2 des Gesetzes über die internationale Rechtshilfe in Strafsachen in der Fassung vom 27. Juni 1994 (BGBl. I S. 1538), das zuletzt durch Artikel 24 des Gesetzes vom 8. Dezember 2025 (BGBl. 2025 I Nr. 319, S. 8) geändert worden ist, in Verbindung mit den §§ 14c und 1 SubVOJu,5. § 110a Absatz 1a Sätze 1 und 2 sowie Absatz 2 Satz 1 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten in der Fassung vom 19. Februar 1987 (BGBl. I S. 603), das zuletzt durch Artikel 12 des Gesetzes vom 8. Dezember 2025 (BGBl. 2025 I Nr. 319, S. 4) geändert worden ist, in Verbindung mit den §§ 63 und 1 SubVOJu,6. § 65b Absatz 1 Satz 2 und § 211 Absatz 2 des Sozialgerichtsgesetzes in der Fassung vom 23. September 1975 (BGBl. I S. 2536), das zuletzt durch Artikel 30 des Gesetzes vom 8. Dezember 2025 (BGBl. 2025 I Nr. 319, S. 10) geändert worden ist, in Verbindung mit den §§ 28 und 1 SubVOJu,7. § 32 Absatz 2 Satz 1 der Strafprozessordnung in der Fassung vom 7. April 1987 (BGBl. I S. 1075, ber. S. 1319), die zuletzt durch Artikel 1 des Gesetzes vom 8. Dezember 2025 (BGBl. 2025 I Nr. 319) geändert worden ist, in Verbindung mit den §§ 14 und 1 SubVOJu,8. § 15 Absatz 2 Sätze 1 und 2 des Einführungsgesetzes zur Strafprozessordnung in der im Bundesgesetzblatt Teil III, Gliederungsnummer 312-1, veröffentlichten bereinigten Fassung, das zuletzt durch Artikel 4 des Gesetzes vom 8. Dezember 2025 (BGBl. 2025 I Nr. 319, S. 2) geändert worden ist, in Verbindung mit den §§ 14a und 1 SubVOJu,9. § 110a Absatz 1a Sätze 1 und 2 sowie Absatz 2 Satz 2 des Strafvollzugsgesetzes vom 16. März 1976 (BGBl. I S. 581, ber. S. 2088 und 1977 I S. 436), das zuletzt durch Artikel 8 des Gesetzes vom 8. Dezember 2025 (BGBl. 2025 I Nr. 319, S. 3) geändert worden ist, in Verbindung mit den §§ 14b und 1 SubVOJu10. § 55b Absatz 1 Satz 2 der Verwaltungsgerichtsordnung in der Fassung vom 19. März 1991 (BGBl. I S. 687), die zuletzt durch Artikel 31 des Gesetzes vom 8. Dezember 2025 (BGBl. 2025 I Nr. 319, S. 10) geändert worden ist, in Verbindung mit den §§ 29 und 1 SubVOJu,11. § 298a Absatz 1 Satz 2 der Zivilprozessordnung in der Fassung vom 5. Dezember 2005 (BGBl. I S. 3205, ber. 2006 I S. 431 und 2007 I S. 1781), die zuletzt durch Artikel 8 des Gesetzes vom 10. Dezember 2025 (BGBl. 2025 I Nr. 320, S. 7) geändert worden ist, in Verbindung mit den §§ 8 und 1 SubVOJu und12. § 43 Absatz 2 Sätze 1 und 2 des Gesetzes, betreffend die Einführung der Zivilprozessordnung in der im Bundesgesetzblatt Teil III, Gliederungsnummer 310-2, veröffentlichten bereinigten Fassung, das zuletzt durch Artikel 17 des Gesetzes vom 8. Dezember 2025 (BGBl. 2025 I Nr. 319, S. 6) geändert worden ist, in Verbindung mit den §§ 8a und 1 SubVOJu:

Artikel 1Verordnung des Justizministeriums zur elektronischen Aktenführung bei den Gerichten und Staatsanwaltschaften (eAkten-Verordnung - eAktVO)

Artikel 2Diese Verordnung tritt am 1. Januar 2026 in Kraft. Gleichzeitig tritt die eAkten-Verordnung vom 29. März 2016 (GBl. S. 265), die zuletzt durch Verordnung vom 29. September 2025 (GBl. 2025 Nr. 93) geändert worden ist, außer Kraft.

§ 1 Aktenführung(1) Bei den in der Anlage zu dieser Verordnung bezeichneten Gerichten werden die Akten in Papierform geführt. Akten, die in Papierform angelegt wurden, werden im Ganzen in Papierform weitergeführt.(2) Akten, die in Papierform angelegt wurden, können auf Anordnung des Dienstvorstandes in elektronischer Form weitergeführt werden (Hybridaktenführung). Der Beginn der Weiterführung der Akten in elektronischer Form ist aktenkundig zu machen. Wird die Akte in Papierform geführt, werden elektronisch übermittelte Aktenteile elektronisch geführt (Hybridakte). Ist die elektronische Weiterführung eines Aktenteils insbesondere aufgrund technischer oder organisatorischer Gründe nicht möglich, kann der Dienstvorstand anordnen, dass eine Übertragung in Papier stattfindet.(3) Akten, Aktenteile oder Vorgänge in Papierform können auf Anordnung des Dienstvorstandes ganz oder teilweise in die elektronische Form übertragen werden.(4) Von der elektronischen Aktenführung ausgenommen sind Aktenbestandteile, die im Sinne des § 4 Absatz 2 Nummern 1 bis 3 des Landessicherheitsüberprüfungsgesetzes oder § 4 Absatz 2 Nummern 1 bis 3 des Sicherheitsüberprüfungsgesetzes als „STRENG GEHEIM“, „GEHEIM“ oder „VS-VERTRAULICH“ eingestuft oder die auf Anordnung des Dienstvorstandes aus anderen Gründen besonders schutzbedürftig sind oder wenn ein Zusammenhang mit der Abwehr terroristischer Gefahren besteht.

§ 2 Bildung elektronischer Akten(1) Elektronische Dokumente sowie in Papierform beibehaltene Schriftstücke und sonstige Unterlagen gemäß § 3 Absatz 1 Satz 2, die dieselbe Angelegenheit betreffen, sind zu elektronisch geführten Akten zu vereinigen. Elektronische Dokumente sowie sonstige Dateien und Informationen gelten als zur Akte genommen, wenn sie bewusst und dauerhaft in der elektronischen Akte gespeichert worden sind. In der elektronischen Akte werden zur Akte gebrachte elektronische Dokumente einschließlich zugehöriger Signaturdateien sowie sonstige zur Akte gebrachte Dateien und Informationen gespeichert. Elektronische Empfangsbekenntnisse sowie elektronische Formulare, die als strukturierte maschinenlesbare Datensätze übermittelt worden sind, werden als Datensätze in der elektronischen Akte gespeichert.(2) Enthält eine elektronisch geführte Akte sowohl elektronische als auch in Papierform beibehaltene Bestandteile, muss beim Zugriff auf jeden der Teile ein Hinweis auf den jeweils anderen Teil enthalten sein. Die nach Absatz 1 in der elektronischen Akte gespeicherten Inhalte müssen jederzeit zusätzlich als elektronische Dokumente im Format PDF/A wiedergegeben werden können; diese Dokumente bilden das Repräsentat. Das Repräsentat muss den gesamten zur Akte gebrachten Inhalt mit Ausnahme der nur für die Datenverarbeitung notwendigen Struktur-, Definitions- und Schemadateien wiedergeben. Soweit die Wiedergabe eines Inhalts technisch nicht möglich ist, ist ein entsprechender Hinweis in das Repräsentat aufzunehmen. An die Stelle von Signaturdateien treten im Repräsentat Vermerke über das Ergebnis der Signaturprüfung. Das Repräsentat muss druckbar, kopierbar und, soweit technisch möglich, durchsuchbar sein. Die Seiten des Repräsentats sind so zu nummerieren, dass sie eindeutig zitiert werden können.(3) Elektronisch geführte Akten sind so zu strukturieren, dass sie die interne Bearbeitung sowie den Aktenaustausch unterstützen. Bei der elektronischen Aktenführung sind alle Daten vorzuhalten, die erforderlich sind, um den für die Übermittlung von elektronischen Akten vorgesehenen strukturierten maschinenlesbaren Datensatz im Dateiformat XML gemäß der jeweils anwendbaren und durch die Bundesregierung bekannt gemachten technischen Anforderungen an die Übermittlung elektronischer Dokumente und Akten zu erzeugen und die Bearbeitung zu unterstützen.(4) Bei nachlassgerichtlichen Verfahren erfolgt die Eröffnung von Verfügungen von Todes wegen unter dem Registerzeichen VI. Eingereichte Verfügungen von Todes wegen, die sich nicht in der besonderen amtlichen Verwahrung befanden, werden unter dem Registerzeichen VI registriert. Zudem wird die Verfügung von Todes wegen mit dem für die Nutzung von forumSTAR erforderlichen Datenbestand zur letztwilligen Verfügung und zu dem oder den Testatoren unter dem Registerzeichen IV registriert. Für unter dem Registerzeichen IV nach den Sätzen 1 und 2 registrierte Vorgänge werden keine elektronischen Akten geführt.(5) Die Registerakten werden elektronisch geführt. Registerakten, die in Papierform angelegt wurden, werden elektronisch weitergeführt (Hybridakte).

§ 3 Übertragung von Papierdokumenten(1) Schriftstücke und sonstige Unterlagen, die zu einer elektronisch geführten Akte in Papierform eingereicht werden, sind in die elektronische Form zu übertragen. Ausgenommen sind in Papierform geführte Akten anderer Instanzen und Beiakten sowie Schriftstücke und sonstige Unterlagen, die als Beweismittel eingereicht werden.(2) Es ist sicherzustellen, dass das elektronische Dokument mit den eingereichten Schriftstücken und sonstigen Unterlagen bildlich und inhaltlich übereinstimmt. Die Übertragung hat nach dem Stand der Technik zu erfolgen. Dies ist insbesondere der Fall, wenn den Anforderungen der Technischen Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN) des Bundeamtes für Sicherheit in der Informationstechnik genügt wird. Eingescannte Leerseiten werden nicht gespeichert.(3) Die in Papierform eingereichten Schriftstücke und sonstigen Unterlagen sind sechs Monate nach ihrer Übertragung zu vernichten, sofern sie nicht rückgabepflichtig sind oder die Aufbewahrung im Einzelfall angeordnet ist. Von einer Rückgabe kann ebenfalls abgesehen werden, wenn darauf verzichtet wurde oder eine Aufbewahrung aus anderen Gründen erfolgt.

§ 4 Führung und Aufbewahrung elektronischer AktenDie elektronische Akte ist mit einem elektronischen Datenverarbeitungssystem nach dem Stand der Technik zu führen und aufzubewahren, das insbesondere gewährleistet, dass1. die elektronische Akte benutzbar, lesbar und auffindbar ist (Verfügbarkeit),2. die Funktionen der elektronischen Akte nur genutzt werden können, wenn sich der Benutzende dem System gegenüber identifiziert und authentisiert (Identifikation und Authentisierung),3. die eingeräumten Benutzungsrechte im System verwaltet werden (Berechtigungsverwaltung),4. die eingeräumten Benutzungsrechte vom System geprüft werden (Berechtigungsprüfung),5. die Vornahme von Veränderungen und Ergänzungen der elektronischen Akte im System protokolliert wird (Beweissicherung),6. eingesetzte Datensicherungssysteme ohne Sicherheitsrisiken wiederhergestellt werden können (Wiederaufbereitung),7. etwaige Verfälschungen der gespeicherten Daten durch Fehlfunktionen des Systems durch geeignete technische Prüfmechanismen rechtzeitig bemerkt werden können (Unverfälschtheit),8. die Funktionen des Systems fehlerfrei ablaufen und auftretende Fehlfunktionen unverzüglich gemeldet werden (Verlässlichkeit) und9. der Austausch von Daten im System und bei Einsatz öffentlicher Netze sicher erfolgen kann (Übertragungssicherheit).

§ 5 Datenschutz und DatensicherheitDas Justizministerium ergreift dem jeweiligen Stand der Technik entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit und zur Sicherstellung des Datenschutzes nach Maßgabe der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) (ABl. L 119 vom 4.5.2016, S. 1, zuletzt ber. ABl. L 74 vom 4.3.2021, S. 35), des Landesdatenschutzgesetzes sowie besonderer Rechtsvorschriften des Bundes oder des Landes, die auf personenbezogene Daten anzuwenden sind. Zur Erfüllung seiner Verpflichtung nach Satz 1 erstellt es ein Sicherheitskonzept, das festlegt, mit welchen technischen und organisatorischen Maßnahmen die Vorgaben des Landesdatenschutzgesetzes und dieser Verordnung gewährleistet werden.

§ 6 Ersatzmaßnahmen(1) Im Falle einer nicht nur vorübergehenden Störung beim Betrieb der elektronischen Akte oder aus organisatorischen Gründen kann der Dienstvorstand der betroffenen Dienststelle anordnen, dass eine Ersatzakte in Papierform oder ein Aktenteil (Hybridakte) in Papierform geführt wird. Die Ersatzakte oder der Aktenteil können auf Anordnung des Dienstvorstands in die elektronische Form übertragen werden, sobald die Hinderungsgründe behoben sind.(2) Ist die Übertragung eines in Papierform geführten Ermittlungs- oder Vorermittlungsvorgangs oder einer Akte in die elektronische Form nicht möglich, insbesondere aufgrund Beschaffenheit, Art, Umfang, der besonderen Eilbedürftigkeit des Verfahrens oder im Falle einer nicht nur vorübergehenden Störung beim Betrieb der Scaninfrastruktur, kann der Dienstvorstand anordnen, dass die entsprechende Akte in Papierform geführt wird. Diese kann auf Anordnung des Dienstvorstands in die elektronische Form übertragen werden, sobald die Hinderungsgründe behoben sind.

§ 7 Geltung der AktenordnungenIm Übrigen bleiben die Anweisung für die Verwaltung des Schriftguts bei den Geschäftsstellen der Gerichte der ordentlichen Gerichtsbarkeit und der Staatsanwaltschaften, die Aktenordnung für die Gerichte für Arbeitssachen, die Aktenordnung für die Gerichte der Sozialgerichtsbarkeit, die Aktenordnung der Finanzgerichtsbarkeit und die Aktenordnung für die Geschäftsstellen der Gerichte der Verwaltungsgerichtsbarkeit unberührt.

§ 8 BarrierefreiheitElektronische Akten und Verfahren zur elektronischen Aktenführung und Aktenbearbeitung sollen technisch so gestaltet werden, dass sie, soweit technisch möglich, barrierefrei zugänglich und nutzbar sind.