Verordnung über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Schulwesen (Schuldatenverordnung - SchuldatenV) Vom 13. Oktober 1994

§ 6 Grundsätze zu Schülerunterlagen(1) Personenbezogene Daten von Schülerinnen und Schülern, deren Verarbeitung in der Schule für die Unterrichts- und Erziehungsarbeit sowie für die notwendigen Verwaltungsarbeiten erforderlich ist, dürfen insbesondere in den Unterlagen über Schülerinnen und Schüler (Schülerunterlagen) nach Maßgabe dieses Abschnitts verarbeitet werden.(2) Folgende Schülerunterlagen werden an der Schule geführt:1. an allgemeinbildenden Schulen Schülerbögen (§ 7); anstelle dessen an beruflichen Schulen Schülerpersonalblätter (§ 8 Absatz 1 und 2) und an Einrichtungen des Zweiten Bildungswegs Schülerakten (§ 8 Absatz 1 und 3),2. Schülerkarteien (§ 9),3. Klassenbücher (§ 10 Absatz 1); bei Kursunterricht anstelle dessen Kursbücher und Anwesenheitsnachweise (§ 10 Absatz 2 und 3),4. bei Förderunterricht in der Grundschule das Unterrichtsbuch für Fördermaßnahmen (§ 11),5. in der gymnasialen Oberstufe Akten der Oberstufenkoordinierenden und an beruflichen Gymnasien Akten der Abteilungsleiterin oder des Abteilungsleiters (§ 12),6. bei sonderpädagogischem Förderbedarf sonderpädagogische Förderbögen (§ 13),7. in Schulen mit Ganztagsbetrieb oder ergänzender Förderung und Betreuung im Sinne von § 19 Absatz 6 des Schulgesetzes Akten des pädagogischen Fachpersonals (§ 14).(3) Schülerunterlagen können im Ermessen der Schule sowohl in Papierform nach Maßgabe des Absatzes 4 als auch in digitaler Form nach Maßgabe des Absatzes 5 geführt werden, sofern in den §§ 7 bis 14 nichts Abweichendes geregelt ist. Schülerunterlagen sind vertraulich zu behandeln und durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor unberechtigtem Zugriff zu schützen. Die Schülerunterlagen sind stets auf dem aktuellen Stand zu halten.(4) Bei Führung in Papierform bewahrt die aktenführende Person die Schülerunterlagen für Unbefugte unzugänglich auf.(5) Bei Führung in digitaler Form speichert die aktenführende Person die Schülerunterlagen in einer für Unbefugte nicht zugänglichen Form. In regelmäßigen Abständen wird eine Sicherheitskopie in digitaler Form oder als Ausdruck erstellt. Die Vorgaben der Artikel 25 und 32 der Datenschutz-Grundverordnung sowie des § 26 des Berliner Datenschutzgesetzes sind insbesondere durch folgende Maßnahmen einzuhalten:1. Erfolgt die Verarbeitung durch einen Auftragsverarbeiter, ist dieser sorgfältig gemäß Artikel 28 Absatz 1 der Datenschutz-Grundverordnung auszuwählen. Über die Auftragsverarbeitung ist ein Vertrag gemäß Artikel 28 und 29 der Datenschutz-Grundverordnung abzuschließen.2. Ein Rollen- und Berechtigungskonzept ist zu erstellen und umzusetzen.3. Der Zugang zu digital geführten Schülerunterlagen ist nur zulässig mit einem dienstlichen digitalen Endgerät gemäß § 17.4. Die Authentifizierung der Nutzerin oder des Nutzers erfolgt mittels einer Kombination von mindestens zwei verschiedenen und unabhängigen Komponenten (Zwei-Faktor-Authentifizierung).(6) Die Aufsicht über die Führung der Schülerunterlagen und die Entscheidung über Aufnahme oder Entfernung von Unterlagen in Zweifelsfällen obliegt der Schulleiterin oder dem Schulleiter. Sie oder er ist berechtigt, selbst Eintragungen vorzunehmen.(7) Schulische Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dürfen die Schülerunterlagen einer Schülerin oder eines Schülers, die oder den sie selbst unterrichten, fördern oder betreuen, einsehen, soweit dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist. Das Recht auf Einsichtnahme durch die zuständige Schulaufsichtsbehörde oder die zuständige Schulbehörde bleibt unberührt. Die Einsichtnahme durch Personen, die nicht dem in Satz 1 oder 2 genannten Personenkreis angehören, ist in der jeweiligen Schülerunterlage zu vermerken. Ist eine begrenzte Einsicht nicht möglich, weil sich benötigte und nicht benötigte Angaben nicht trennen lassen, sind von der die jeweilige Unterlage führenden Person die erforderlichen Auskünfte zu erteilen.(8) Ersatzschulen führen Unterlagen über ihre Schülerinnen und Schüler sowie den Unterricht, die den in Absatz 2 genannten Schülerunterlagen gleichwertig sind. Gleichwertig sind Unterlagen, wenn sie die Dokumentation des Lernerfolgs insbesondere im Hinblick auf einen Schulwechsel gewährleisten. Abweichend von Satz 1 führen Ersatzschulen sonderpädagogische Förderbögen nach den Anforderungen des § 13. Abweichend von Satz 1 führen anerkannte Ersatzschulen Akten der Oberstufenkoordinierenden nach den Anforderungen des § 12. Für Ersatzschulen gelten die §§ 15 und 16 entsprechend.

Anlage 1Daten, die im Fachverfahren nach § 64a Absatz 1 des Schulgesetzes (Berliner Lehrkräfte-Unterrichts-Schul-Datenbank) verarbeitet werden dürfen

Anlage 2Daten, die im Fachverfahren nach § 64c Absatz 1 des Schulgesetzes (Identitätsmanagement) verarbeitet werden dürfen

Auf Grund von § 64a Absatz 10 Satz 2 und § 66 des Schulgesetzes vom 26. Januar 2004 (GVBl. S. 26), das zuletzt durch Artikel 1 des Gesetzes vom 12. Juni 2023 (GVBl. S. 226) geändert worden ist, verordnet die Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie:

§ 1 Anwendungsbereich(1) Diese Verordnung gilt für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Schülerinnen und Schülern, ihren Erziehungsberechtigten, Lehrkräften und sonstigen schulischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, soweit nicht die Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung von digitalen Lehr- und Lernmitteln und sonstigen digitalen Instrumenten, die vorwiegend pädagogischen Zwecken dienen, betroffen ist, durch folgende Stellen:1. öffentliche Schulen im Sinne von § 6 Absatz 2 des Schulgesetzes einschließlich der Einrichtungen des Zweiten Bildungswegs gemäß § 40 Absatz 1 und 2 des Schulgesetzes,2. Ersatzschulen im Sinne von § 97 des Schulgesetzes nach Maßgabe des Absatzes 4,3. die Schulaufsichtsbehörde, soweit sie die Fachverfahren nach § 64a Absatz 1 und § 64c Absatz 1 des Schulgesetzes betreibt, die Schulstatistik gemäß § 65 Absatz 4 des Schulgesetzes führt oder Maßnahmen zum Übergang in den Beruf gemäß § 4 Absatz 7 und § 5 Absatz 5 in Verbindung mit § 64 Absatz 8 des Schulgesetzes durchführt,4. die schulpsychologischen und inklusionspädagogischen Beratungs- und Unterstützungszentren gemäß § 107 des Schulgesetzes,5. die Schulbehörde, sofern ihr im Rahmen des Aufnahme- und Übergangsverfahrens gemäß § 64a Absatz 8 des Schulgesetzes Zugriffsrechte auf das Fachverfahren nach § 64a Absatz 1 des Schulgesetzes eingeräumt werden,6. schulgesetzlich vorgesehene Gremien sowie Eltern- und Schülerversammlungen.(2) Der persönliche Anwendungsbereich dieser Verordnung umfasst neben aktuell beschulten Personen auch Schulbewerberinnen und -bewerber, Einzuschulende sowie ehemalige Schülerinnen und Schüler. Schülerinnen und Schüler im Sinne dieser Verordnung sind auch die Teilnehmerinnen und Teilnehmer der im Zweiten Bildungsweg angebotenen Lehrgänge sowie Studierende an Fachschulen im Sinne von § 34 Absatz 1 des Schulgesetzes. Auf Nichtschülerinnen und Nichtschüler im Sinne der Verordnung über die Prüfung zum Erwerb der allgemeinen Hochschulreife von Nichtschülerinnen und Nichtschülern vom 3. November 2009 (GVBl. S. 497), die zuletzt durch Artikel 5 der Verordnung vom 17. Dezember 2021 (GVBl. S. 1390) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung, die an Prüfungen auf Grund des Schulgesetzes teilnehmen, finden die §§ 2 bis 5 und § 16 Absatz 1 Anwendung.(3) Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Schulen umfasst auch die Verarbeitung durch Personen, die gemäß § 64 Absatz 2 Satz 2 und 3 des Schulgesetzes am internen Geschäftsbetrieb der Schule teilnehmen.(4) Auf Ersatzschulen im Sinne von § 97 des Schulgesetzes finden die Vorschriften dieser Verordnung entsprechende Anwendung, soweit sich nicht aus den Garantien der Privatschulfreiheit ein anderes ergibt. Für die Führung von Schülerunterlagen durch Ersatzschulen gilt § 6 Absatz 8. Die §§ 17 und 18 finden auf Ersatzschulen keine Anwendung.

§ 10 Klassenbücher, Kursbücher und Anwesenheitsnachweise(1) Die Klassenbücher dienen der Dokumentation des Unterrichts und der An- oder Abwesenheit der Schülerinnen und Schüler. Sie enthalten die Namen und Geburtsdaten der Schülerinnen und Schüler, den Stundenplan, die Namen der unterrichtenden Lehrkräfte, den erteilten Unterricht einschließlich der Angaben über Unterrichtsausfälle und besondere Veranstaltungen, die entschuldigten und unentschuldigten Fehlzeiten der Schülerinnen und Schüler einschließlich Verspätungen und Beurlaubungen sowie Angaben über besondere Vorkommnisse. Sie werden von der Klassenlehrkraft geführt.(2) In der gymnasialen Oberstufe, in den beruflichen Bildungsgängen der Sekundarstufe II und in der Sekundarstufe I werden für den Unterricht außerhalb des Klassenverbandes von den kursleitenden Lehrkräften anstelle der Klassenbücher Kursbücher geführt. Absatz 1 Satz 1 und 2 gilt entsprechend. Hinzu kommen die Angabe, welche Lehrkraft Tutorin oder Tutor oder Klassenlehrkraft der Schülerin oder des Schülers ist, und in der gymnasialen Oberstufe Angaben dazu, ob der Kurs ein Prüfungsfach betrifft.(3) In der gymnasialen Oberstufe, im Abendgymnasium und in Kollegs werden von der Oberstufentutorin oder vom Oberstufentutor anstelle der Klassenbücher Anwesenheitsnachweise geführt. Sie dokumentieren die Teilnahme am Unterricht in den verschiedenen Kursen und dienen als Grundlage für pädagogisch veranlasste Kontaktaufnahmen. Die Anwesenheitsnachweise enthalten Name und Geburtsdatum, gewählte Kurse sowie Angaben über den Besuch der Kurse einschließlich entschuldigter oder unentschuldigter Fehlzeiten und Verspätungen.(4) Die Noten der mündlichen, schriftlichen und sonstigen Leistungen sind durch die Lehrkräfte in geeigneter Weise zu dokumentieren. Sofern unterjährig erteilte Zwischennoten digital verarbeitet werden, darf dies nur lokal auf einem dienstlichen digitalen Endgerät im Sinne von § 17 Absatz 1 erfolgen.

§ 11 Unterrichtsbuch für Fördermaßnahmen(1) Das Unterrichtsbuch für Fördermaßnahmen dient der Dokumentation schulischer Fördermaßnahmen außerhalb des Klassenverbandes in Einzel- oder Gruppenunterricht wie sonderpädagogische Förderung, Sprachförderung oder Förderung von Hochbegabungen.(2) Im Unterrichtsbuch für Fördermaßnahmen werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet: Namen und Geburtsdaten der Schülerinnen und Schüler, Namen der unterrichtenden Lehrkräfte sowie entschuldigte und unentschuldigte Fehlzeiten der Schülerinnen und Schüler. Zudem enthält es Angaben zu erteiltem Unterricht, Stundenumfang und besonderen Vorkommnissen.

§ 12 Akten der Oberstufenkoordinierenden, Akten der Abteilungsleiterin oder des Abteilungsleiters(1) Die oder der Oberstufenkoordinierende, an beruflichen Gymnasien die Abteilungsleiterin oder der Abteilungsleiter, führt über jede von ihr oder ihm betreute Schülerin und über jeden von ihr oder ihm betreuten Schüler besondere Akten, um gewährleisten zu können, dass die organisatorischen Rahmenbedingungen für die Erfüllung der Zulassungsvoraussetzungen zur Abiturprüfung unter Beachtung der Wahl der Prüfungsfächer und der sonstigen Belegverpflichtungen erfüllt werden können, und um die betroffenen Schülerinnen und Schüler bei der Kurswahl beraten zu können.(2) Die Akten der Oberstufenkoordinierenden enthalten Informationen über absolvierte Kurse, Leistungen in den Kursen, Kursplanungen, Beratungen in Bezug auf die Kursplanung und weitere nach den Bestimmungen der Verordnung über die gymnasiale Oberstufe vom 18. April 2007 (GVBl. S. 156), die zuletzt durch Artikel 2 der Verordnung vom 17. Dezember 2021 (GVBl. S. 1390) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung erforderliche Informationen über die Schullaufbahn in der gymnasialen Oberstufe und das Abitur.

§ 13 Sonderpädagogische Förderbögen(1) Für Schülerinnen und Schüler, für die ein Antrag auf Feststellung eines sonderpädagogischen Förderbedarfs gemäß § 31 Absatz 1 und 2 der Sonderpädagogikverordnung vom 19. Januar 2005 (GVBl. S. 57), die zuletzt durch Artikel 3 der Verordnung vom 7. Juli 2022 (GVBl. S. 492) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung gestellt wird, wird ein sonderpädagogischer Förderbogen angelegt. Er dient als Grundlage für die Feststellung eines sonderpädagogischen Förderbedarfs und für gegebenenfalls erforderliche sonderpädagogische Fördermaßnahmen.(2) Der sonderpädagogische Förderbogen wird bei der besuchten Schule von der für die sonderpädagogische Förderung zuständigen Lehrkraft geführt. Die Schulpsychologischen und Inklusionspädagogischen Beratungs- und Unterstützungszentren dürfen zur Durchführung der ihnen gemäß § 107 Absatz 3 Nummer 2 bis 5 des Schulgesetzes zugewiesenen Aufgaben in den sonderpädagogischen Förderbogen ohne Einwilligung der betroffenen Person oder der Erziehungsberechtigten Einsicht nehmen.(3) Der sonderpädagogische Förderbogen enthält:1. den Antrag auf sonderpädagogische Diagnostik,2. die Vorklärung,3. soweit vorhanden die Dokumentation der Maßnahmen zur lernprozessbegleitenden Diagnostik und Förderung in Kopie aus dem Schülerbogen,4. gegebenenfalls erforderliche Erklärungen über die Entbindung von der Schweigepflicht,5. die für die schulische Entwicklung erforderlichen schul- und fachärztlichen Hinweise,6. eine sonderpädagogische Stellungnahme oder ein sonderpädagogisches Gutachten, Empfehlungen zum Nachteilsausgleich und zur Förderplanung sowie das Protokoll des Abschlussgesprächs der sonderpädagogischen Diagnostik,7. weitere Unterlagen, die für das Verfahren zur Feststellung eines sonderpädagogischen Förderbedarfs erforderlich sind,8. die Entscheidung der Schulaufsichtsbehörde über die Feststellung eines sonderpädagogischen Förderbedarfs,9. Schriftwechsel im Rahmen des Verfahrens zur Feststellung eines sonderpädagogischen Förderbedarfs.(4) Die Dokumentation des Verfahrens zur Feststellung eines sonderpädagogischen Förderbedarfs und die Anlage des sonderpädagogischen Förderbogens erfolgt nach Maßgabe der Schulaufsichtsbehörde.(5) Die in den sonderpädagogischen Förderbogen aufgenommenen Unterlagen können bei einem erneuten Verfahren zur Feststellung eines sonderpädagogischen Förderbedarfs mit herangezogen werden.(6) Abweichend von § 6 Absatz 3 Satz 1 ist die Führung des sonderpädagogischen Förderbogens in digitaler Form ausgeschlossen. Der in Papierform zu führende sonderpädagogische Förderbogen ist besonders vor der Einsichtnahme durch Unbefugte gesichert und getrennt von den übrigen Schülerunterlagen an der jeweils besuchten Schule aufzubewahren. Die Erstellung der in den sonderpädagogischen Förderbogen aufzunehmenden Dokumente kann auf einem dienstlichen digitalen Endgerät gemäß § 17 vorgenommen werden.

§ 14 Akten des pädagogischen Fachpersonals(1) Zum Zweck der Durchführung der ergänzenden Förderung und Betreuung im Sinne von § 19 Absatz 6 des Schulgesetzes oder im Rahmen der außerunterrichtlichen Förderung und Betreuung an Schulen mit Ganztagsbetrieb oder der verlässlichen Halbtagsgrundschule werden Akten des pädagogischen Fachpersonals im Sinne von § 16 der Schülerförderungs- und -betreuungsverordnung vom 24. Oktober 2011 (GVBl. S. 506), die zuletzt durch Artikel 1 der Verordnung vom 7. Juli 2022 (GVBl. S. 492) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung angelegt.(2) In den Akten des pädagogischen Fachpersonals dürfen folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:1. Name und Geburtsdatum der Schülerin oder des Schülers,2. Namen, Anschrift und Telefonnummer der Erziehungsberechtigten,3. der Betreuungsumfang,4. Angaben zu Personen, die das Kind abholen dürfen,5. Inhalte des Förderplans der Schule, deren Kenntnis für die ergänzende oder die außerunterrichtliche Förderung und Betreuung erforderlich sind,6. besondere Vorkommnisse, insbesondere Abwesenheiten,7. erforderliche Gesundheitsdaten wie insbesondere Allergien oder chronische Erkrankungen zur Vermeidung von Notfällen und zur zielgerichteten Information der in Notfällen helfenden Personen,8. Vorhandensein, Gültigkeitsdauer und Anspruchsgrundlage eines Berlinpass „Bildung und Teilhabe“ (BuT).(3) Die Akten des pädagogischen Fachpersonals werden unter Aufsicht der koordinierenden Fachkraft von der pädagogischen Fachkraft geführt, die die Schülerin oder den Schüler oder die Gruppe betreut.(4) Die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung von Aufsichts- und Kontrollaufgaben ist zulässig, soweit sie zur Erfüllung dieser Aufgaben erforderlich ist. Diese Daten dürfen nur zum Zweck der jeweiligen Aufsichts- und Kontrollmaßnahme verarbeitet werden. Im Übrigen gilt § 65 des Achten Buches Sozialgesetzbuch - Kinder- und Jugendhilfe - in der Fassung der Bekanntmachung vom 11. September 2012 (BGBl. I S. 2022), das zuletzt durch Artikel 1 des Gesetzes vom 21. Dezember 2022 (BGBl. I S. 2824) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung entsprechend.

§ 15 Weitergabe von Schülerunterlagen und Datenübermittlung an andere Schulen(1) Verlässt eine Schülerin oder ein Schüler die bisher besuchte Schule, verbleiben die Schülerunterlagen bei dieser Schule, soweit in den folgenden Absätzen nichts Abweichendes geregelt ist. Ein Wechsel im Sinne der nachfolgenden Absätze liegt auch dann vor, wenn sich der Besuch der neuen Schule nicht unmittelbar an den Besuch der bisher besuchten Schule anschließt, sondern der Besuch der neuen Schule innerhalb einer Frist von zwei Jahren nach Ablauf des Schuljahres beginnt, in dem die bisher besuchte Schule verlassen wurde. Schülerunterlagen müssen so versandt werden, dass Unbefugte keine Einsicht erlangen können.(2) Bei einem Wechsel innerhalb Berlins von einer allgemeinbildenden Schule auf eine andere allgemeinbildende Schule werden übersandt:1. der Schülerbogen,2. der sonderpädagogische Förderbogen, wenn weiterhin sonderpädagogischer Förderbedarf besteht.(3) Bei einem Wechsel innerhalb Berlins von einer allgemeinbildenden Schule auf eine berufliche Schule werden übersandt:1. Abschriften der Zeugnisse aus der Sekundarstufe I,2. weiterhin gültige Entscheidungen zu Nachteilsausgleich und Notenschutz,3. weiterhin gültige Förderpläne,4. der sonderpädagogische Förderbogen, wenn weiterhin sonderpädagogischer Förderbedarf besteht.Der Schülerbogen ist der aufnehmenden beruflichen Schule nur auf begründetes Verlangen zur Einsichtnahme zu übersenden. Das Fortbestehen sonderpädagogischen Förderbedarfs teilt die abgebende Schule schon im Anmeldeverfahren mit.(4) Bei einem Wechsel innerhalb Berlins zwischen beruflichen Schulen werden übersandt:1. das Schülerpersonalblatt,2. der sonderpädagogische Förderbogen, wenn weiterhin sonderpädagogischer Förderbedarf besteht.(5) Bei einem Wechsel innerhalb Berlins zwischen gymnasialen Oberstufen werden übersandt:1. der Schülerbogen oder das Schülerpersonalblatt,2. der sonderpädagogische Förderbogen, wenn weiterhin sonderpädagogischer Förderbedarf besteht,3. auf begründetes Verlangen der aufnehmenden Schule die schülerbezogenen Angaben aus den Kurs- und Anwesenheitsnachweisen sowie den Akten der Oberstufenkoordinierenden.(6) Bei einem Wechsel auf eine öffentliche Schule oder eine anerkannte Ersatzschule eines anderen Landes der Bundesrepublik Deutschland gelten die Absätze 2 bis 5 mit der Maßgabe, dass Unterlagen nur auf begründetes Verlangen der aufnehmenden Schule oder auf Antrag der Schülerin oder des Schülers oder der Erziehungsberechtigten übersandt werden.(7) Wird die Schülerin oder der Schüler vorübergehend in eine Schule für Kranke im Sinne von § 15 Absatz 2 Satz 1 der Sonderpädagogikverordnung aufgenommen, übersendet die Stammschule den Schülerbogen und den sonderpädagogischen Förderbogen zum Verbleib für die Dauer des Aufenthalts der Schülerin oder des Schülers an die Schule für Kranke. Die Stammschule bleibt verantwortlich für Eintragungen in den Schülerbogen und den sonderpädagogischen Förderbogen. Die Schule für Kranke übersendet der Stammschule ihren dokumentierten Bericht über die während des Aufenthalts erkennbare Lern- und Leistungsentwicklung sowie den fortbestehenden Unterstützungsbedarf der Schülerin oder des Schülers unter Beachtung der ärztlichen Schweigepflicht.(8) Bei einem Wechsel auf eine nicht anerkannte Ersatzschule im Inland oder auf eine Schule im Ausland wird der aufnehmenden Schule auf ihr begründetes Verlangen oder auf Antrag der Schülerin oder des Schülers oder der Erziehungsberechtigten ein pädagogisches Gutachten über den Leistungsstand übersandt.(9) Die elektronische Übermittlung von Schülerunterlagen darf nur unter Verwendung einer dem aktuellen Stand der Technik entsprechenden Ende-zu-Ende-Verschlüsselung erfolgen.(10) Bei einem Wechsel zwischen an das Fachverfahren nach § 64a Absatz 1 des Schulgesetzes angeschlossenen Schulen geht die Berechtigung zum Zugriff auf die Schülerdaten von der abgebenden Schule auf die aufnehmende Schule über. Mit der Aufnahme in die neue Schule gehen alle Rechte und Pflichten eines Verantwortlichen auf die aufnehmende Schule über. Ein weiterer Zugriff der abgebenden Schule ist unzulässig. Die Schulaufsichtsbehörde schließt einen weiteren Zugriff der abgebenden Schule durch ein Rollen- und Berechtigungskonzept aus.

§ 16 Aufbewahrungsdauer und Löschfristen(1) Personenbezogene Daten sind zu löschen, sobald und soweit ihre Speicherung zur Erfüllung der schulischen Aufgaben nicht mehr erforderlich ist. Dies gilt entsprechend für Daten, die in Akten gespeichert sind. Die in den Absätzen 2 und 3 bezeichneten Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.(2) Es sind aufzubewahren: 1. Durchschriften von Abgangs- und Abschlusszeugnissen sowie Protokolle über die Teilnahme an Prüfungen; sofern solche Unterlagen nicht vorhanden sind, an ihrer Stelle Unterlagen, mit deren Hilfe der Schulbesuch nachgewiesen werden kann, ohne die zu diesen Unterlagen genommenen Anlagen 60 Jahre, 2. Prüfungsunterlagen zehn Jahre, 3. sonderpädagogische Förderbögen fünf Jahre, 4. Schülerbögen oder sie ersetzende Unterlagen, Akten des pädagogischen Fachpersonals zwei Jahre, 5. Akten der Oberstufenkoordinierenden zwei Jahre, oder, wenn die Schülerin oder der Schüler die Schule vor dem Abitur verlässt, fünf Jahre, 6. Schülerkarteien ein Jahr.Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Schuljahres, in dem die Schülerin oder der Schüler die Schule, die die Unterlagen angelegt hat, verlassen hat. Sie endet in den Fällen der Nummern 2, 3 und 4 jedoch nicht vor Ablauf der allgemeinen Schulpflicht.(3) Es sind aufzubewahren: 1. Klassenbücher, soweit nicht Klassenbücher nach Nummer 2 betroffen sind, Kursbücher und Unterrichtsbücher für Fördermaßnahmen zwei Jahre, 2. Klassenbücher im Bildungsgang Integrierte Berufsausbildungsvorbereitung (§ 29 Absatz 3 des Schulgesetzes) bei öffentlicher Förderung zehn Jahre, 3. Anwesenheitsnachweise der gymnasialen Oberstufe zwei Jahre.Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Schuljahres, in dem die Unterlagen erstellt wurden.(4) Die Bildungsgangempfehlung oder die Förderprognose und die Dokumentation des Beratungsgespräches in der Grundschule werden bis zum Ende der Jahrgangsstufe 10 aufbewahrt.(5) Die Aufbewahrungsdauer ist bei Beginn der Aufbewahrungsfrist von der aktenführenden Person auf dem Aktendeckel oder in der digital geführten Schülerunterlage zu vermerken.(6) Daten, die in hohem Maß das Persönlichkeitsrecht der betroffenen Person berühren, sind während des Laufs der Aufbewahrungsfrist von Amts wegen zu löschen, soweit ihre Verarbeitung nicht mehr zwingend erforderlich ist.(7) Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die Unterlagen jahrgangsweise zu vernichten. Hiervon kann im Einzelfall abgewichen werden, wenn die weitere Aufbewahrung einer Unterlage erforderlich ist.(8) Auf Antrag der betroffenen Person oder ihrer Erziehungsberechtigten ist zu prüfen, ob in den Schülerunterlagen festgehaltene personenbezogene Daten noch benötigt werden. § 5 Absatz 1 gilt entsprechend. Unterlagen über Ordnungsmaßnahmen werden in der Regel nach Ablauf von drei Schuljahren nicht mehr benötigt, wenn nach der getroffenen Ordnungsmaßnahme keine weiteren Ordnungsmaßnahmen ergriffen worden sind. Begründungen für Fehlzeiten sind nur bis zum Ablauf des Schuljahres aufzubewahren, das auf das Schuljahr folgt, in dem die Fehlzeiten entstanden sind.

§ 17 Digitale Endgeräte(1) Sofern einer schulischen Mitarbeiterin oder einem schulischen Mitarbeiter von der Schulaufsichtsbehörde oder von der Schulbehörde ein dienstliches digitales Endgerät zur Verfügung gestellt wurde, darf die Verarbeitung personenbezogener Daten zu dienstlichen Zwecken nur auf diesem Endgerät erfolgen.(2) Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt lokal oder im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Artikel 28 und 29 der Datenschutz-Grundverordnung.(3) Eine schulische Mitarbeiterin oder ein schulischer Mitarbeiter, der oder dem ein mobiles dienstliches digitales Endgerät zur Verfügung gestellt wurde, ist verpflichtet, dieses Endgerät vor dem Zugriff Unbefugter zu schützen. Hierbei sind geeignete Maßnahmen wie insbesondere die Vergabe eines sicheren Passworts und die Aufbewahrung des Endgeräts an einem vor dem Zugriff Unbefugter sicheren Ort zu treffen.(4) Die Schulaufsichtsbehörde stellt durch technische Maßnahmen wie Datenträgerverschlüsselung den Schutz der mobilen dienstlichen digitalen Endgeräte vor unbefugtem Zugriff sicher.(5) Die Genehmigung des Einsatzes eines privaten digitalen Endgeräts zur Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß § 64 Absatz 2 Satz 5 des Schulgesetzes darf nur erteilt werden, solange und soweit der schulischen Mitarbeiterin oder dem schulischen Mitarbeiter für einen nicht unerheblichen Zeitraum kein dienstliches digitales Endgerät nach Absatz 1 zur Verfügung steht. Für die Erteilung der Genehmigung ist das Einvernehmen mit der Schulaufsichtsbehörde herzustellen.

§ 18 Dienstliche Kommunikation(1) Sofern einer schulischen Mitarbeiterin oder einem schulischen Mitarbeiter von der Schulaufsichtsbehörde ein dienstliches E-Mail-Konto eingerichtet wurde, darf dienstliche Kommunikation mittels E-Mail, bei der personenbezogene Daten Dritter verarbeitet werden, nur über dieses dienstliche E-Mail-Konto erfolgen. Andere, insbesondere private E-Mail-Konten dürfen nicht für die dienstliche Kommunikation unter Verarbeitung personenbezogener Daten genutzt werden. Dienstliche Kommunikation im Sinne dieser Vorschrift umfasst sowohl die Kommunikation schulischer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter untereinander als auch die Kommunikation dieser Personen mit Schülerinnen und Schülern oder deren Erziehungsberechtigten sowie Dritten, soweit sie zu dienstlichen Zwecken erfolgt.(2) Darüber hinaus können für die dienstliche Kommunikation, bei der personenbezogene Daten digital verarbeitet werden, sonstige von der Schulaufsichtsbehörde zur Verfügung gestellte oder genehmigte Dienste und von der Schulbehörde zur Verfügung gestellte Kommunikationsgeräte genutzt werden.(3) Andere als in Absatz 1 und 2 genannte Kommunikationsdienste dürfen nicht für die dienstliche Kommunikation, bei der personenbezogene Daten digital verarbeitet werden, genutzt werden. Hiervon ausgenommen ist die fernmündliche Kommunikation mittels privater Telefone zwischen schulischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und weiteren schulischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Erziehungsberechtigten oder Schülerinnen und Schülern, soweit dies erforderlich ist. Dabei dürfen Telefonnummern nicht im Adressbuch gespeichert werden.(4) Besonders schutzbedürftige personenbezogene Daten wie insbesondere Gesundheitsdaten müssen mit einer dem aktuellen Stand der Technik entsprechenden Ende-zu-Ende-Verschlüsselung übermittelt werden.(5) Im Rahmen dienstlicher Kommunikation ist die Übermittlung personenbezogener Daten über externe Speichermedien wie insbesondere Festplatten und USB-Sticks untersagt, es sei denn, das Speichermedium wird mittels Verschlüsselung vor Kenntnisnahme durch Unbefugte gesichert.

§ 19 Elternvertretung und Schülervertretung(1) Eine Schule darf die Namen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen der Klassenelternsprecherinnen und Klassenelternsprecher verarbeiten und an die Erziehungsberechtigten der Klasse und an die Vorsitzende oder den Vorsitzenden der Gesamtelternvertretung übermitteln. Die Namen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen der oder des Vorsitzenden und stellvertretenden Vorsitzenden der Gesamtelternvertretung einer Schule dürfen verarbeitet und an die Mitglieder der Gesamtelternvertretung der jeweiligen Schule übermittelt werden. Die Sätze 1 und 2 gelten an Oberstufenzentren mit der Maßgabe, dass an die Stelle der Gesamtelternvertretung die Abteilungselternvertretung tritt.(2) Personenbezogene Daten nach Absatz 1 dürfen grundsätzlich nur für die Dauer der Amtszeit des Empfängers verarbeitet werden. Sie sind zu löschen, sobald die Amtszeit abgelaufen ist.(3) Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch gewählte Vertreterinnen und Vertreter der Erziehungsberechtigten oder der Schülerinnen und Schüler im Rahmen der gesetzlich vorgesehenen Mitwirkung in schulischen und überschulischen Gremien ist zulässig, sofern dies im Rahmen der Aufgabenerfüllung der gesetzlich vorgesehenen Gremien erforderlich ist.(4) Die allgemeinbildenden Schulen dürfen die Namen, Anschriften, E-Mail-Adressen und Telefonnummern der in den jeweiligen Bezirksausschuss gewählten Vertreterinnen und Vertreter sowie deren Stellvertreterinnen und Stellvertreter verarbeiten und an die für die Gremienarbeit der Bezirksausschüsse gemäß § 110 des Schulgesetzes bei den Bezirksämtern eingerichteten Geschäftsstellen übermitteln. Die beruflichen Schulen dürfen die personenbezogenen Daten nach Satz 1 der in die Ausschüsse für berufliche Schulen gemäß § 112 des Schulgesetzes gewählten Vertreterinnen und Vertreter sowie deren Stellvertreterinnen und Stellvertreter verarbeiten und an die bei der für das Schulwesen zuständigen Senatsverwaltung eingerichtete Geschäftsstelle übermitteln. Die Geschäftsstellen der wählenden Gremien und der benennenden Stellen dürfen die personenbezogenen Daten nach Satz 1 der gewählten und der benannten Mitglieder des Beirats Berufliche Schulen gemäß § 113 des Schulgesetzes, der Landesausschüsse gemäß § 114 des Schulgesetzes und des Landesschulbeirats gemäß § 115 des Schulgesetzes sowie der für ihre Vertretung bei Abwesenheit gewählten oder benannten Personen verarbeiten und an die bei der für das Schulwesen zuständigen Senatsverwaltung eingerichtete Geschäftsstelle übermitteln.

§ 2 Datenverarbeitung und Auskunftspflicht der betroffenen Personen(1) Soweit dies zur Erfüllung der ihnen durch Rechtsvorschriften zugewiesenen schulbezogenen Aufgaben erforderlich ist, dürfen die in § 1 Absatz 1 genannten Stellen personenbezogene Daten gemäß § 64 Absatz 1 Satz 1 des Schulgesetzes einschließlich der dort genannten sensitiven Daten auch in automatisierten Dateien verarbeiten.(2) Zur Erfüllung der Auskunftspflicht gemäß § 64 Absatz 1 Satz 3 des Schulgesetzes sind die betroffenen Personen verpflichtet, der datenverarbeitenden Stelle auf Nachfrage Auskunft über personenbezogene Daten entsprechend Anlage 1 zu dieser Verordnung in Textform zu erteilen, soweit die Verarbeitung dieser Daten zur Erfüllung von der datenverarbeitenden Stelle durch Rechtsvorschriften zugewiesenen schulbezogenen Aufgaben erforderlich ist. Auf Anforderung sind entsprechende Unterlagen vorzulegen. Die Auskunftspflicht besteht insoweit, als die personenbezogenen Daten nicht durch die datenverarbeitende Stelle selbst erzeugt werden. Nachträgliche Änderungen der Grunddaten gemäß Abschnitt A I. der Anlage 1 zu dieser Verordnung haben die betroffenen Personen unaufgefordert in Textform mitzuteilen.

§ 20 Schulsozialarbeiterinnen und Schulsozialarbeiter sowie Psychologinnen und PsychologenEine Schulsozialarbeiterin oder ein Schulsozialarbeiter und die an einer Schule tätige Psychologin oder der an einer Schule tätige Psychologe darf die Schulleiterin oder den Schulleiter oder die zuständige pädagogische Dienstkraft darüber informieren, dass sie oder er zu einer bestimmten Zeit von einer bestimmten Schülerin oder einem bestimmten Schüler aufgesucht wurde, wenn diese Information zur Erfüllung der Aufsichtspflicht der Schule benötigt wird. Wenn die von der Schülerin oder dem Schüler aufgesuchte Person der Dienstaufsicht des Landes Berlin untersteht, ist sie befugt, auf Verlangen der oder des Vorgesetzten Angaben zu Zeit und Anlass dienstlicher Tätigkeiten außerhalb der Schule zu machen.

§ 21 Bildung und Teilhabe(1) Schulische Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die im Zusammenhang mit der Planung, Durchführung und Abrechnung von Schülerfahrten oder Schulausflügen an der Erbringung von Sozialleistungen mitwirken oder an der Bewilligung, Organisation und Begleitung von ergänzender Lernförderung im Sinne von § 28 Absatz 5 des Zweiten Buches Sozialgesetzbuch - Bürgergeld, Grundsicherung für Arbeitsuchende - in der Fassung der Bekanntmachung vom 13. Mai 2011 (BGBl. I S. 850, 2094), das zuletzt durch Artikel 1 des Gesetzes vom 16. Dezember 2022 (BGBl. I S. 2328) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung oder § 34 Absatz 5 des Zwölften Buches Sozialgesetzbuch - Sozialhilfe - (Artikel 1 des Gesetzes vom 27. Dezember 2003, BGBl. I S. 3022, 3023), das zuletzt durch Artikel 5 des Gesetzes vom 16. Dezember 2022 (BGBl. I S. 2328) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung beteiligt sind, dürfen sich den Berlinpass „Bildung und Teilhabe“ (BuT) oder einen anderen Nachweis der Berechtigung vorlegen lassen. Bei der Ausgabe eines in schulischer Verantwortung angebotenen Mittagessens ist die Offenlegung von Sozialdaten gegenüber Dritten zu vermeiden.(2) In Veranstaltungen der ergänzenden Lernförderung erstellte Anwesenheitslisten, die Grundlage für die Abrechnung mit dem Anbieter sind, dürfen bis zur Prüfung der Rechnungslegung durch die Schulleiterin oder den Schulleiter unter Verschluss und getrennt von den sonstigen Schülerunterlagen aufbewahrt und anschließend verschlossen an die zuständige Abrechnungsstelle der Schulaufsichtsbehörde weitergeleitet werden.

§ 22 Schülerausweise(1) Die Datenverarbeitung bei Erstellung elektronisch auslesbarer Schülerausweise in einem von der Schulaufsichtsbehörde bereitgestellten Verfahren ist mit Einwilligung der betroffenen Person oder ihrer Erziehungsberechtigten zulässig. In diesem Zusammenhang übermittelte Bilddaten der betroffenen Person dürfen im Fachverfahren nach § 64a Absatz 1 des Schulgesetzes gespeichert werden.(2) Wenn eine Schule ein privatwirtschaftliches Unternehmen mit der Herstellung von Schülerausweisen beauftragt, ist zwischen der Schule und dem Unternehmen ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Maßgabe der Artikel 28 und 29 der Datenschutz-Grundverordnung abzuschließen. In dem Vertrag sind die technischen Abläufe der Datenverarbeitung einschließlich der Speicherung, Bearbeitung und Übermittlung etwaiger hergestellter Fotos durch das Unternehmen ebenso darzustellen wie die von dem Unternehmen zum Schutz der Vertraulichkeit und Integrität der personenbezogenen Daten ergriffenen technisch-organisatorischen Maßnahmen. Der Schulleiterin oder dem Schulleiter sind Kontroll- und Weisungsrechte einzuräumen. Die Erteilung von Unteraufträgen durch das Unternehmen, auch in Gestalt der Nutzung von Webdiensten, bedarf der Genehmigung durch die Schulleiterin oder den Schulleiter. Personenbezogene Daten der Schülerinnen und Schüler sind spätestens drei Monate nach der Erhebung zu löschen. Eine Nutzung personenbezogener Daten zu Werbezwecken ist auszuschließen.

§ 23 Vertretungspläne(1) Vertretungspläne, die öffentlich zugänglich gemacht werden, dürfen vorbehaltlich von Satz 2 keine personenbezogenen Daten, insbesondere keine Namen der zu vertretenden Personen oder der Vertretung, enthalten. Die Kennzeichnung der Vertretung mit einem Pseudonym ist zulässig. Die Liste mit den Zuordnungen der Pseudonyme zu den Namen darf nicht öffentlich zugänglich gemacht werden.(2) Vertretungspläne, die nur einem begrenzten Adressatenkreis innerhalb der Schulgemeinschaft gegenüber bekannt gemacht werden, unterliegen nicht den Einschränkungen von Absatz 1 Satz 1. Nur einem begrenzten Adressatenkreis innerhalb der Schulgemeinschaft gegenüber bekannt gemacht werden insbesondere Vertretungspläne, die im Schulgebäude ausgehangen werden, sowie Vertretungspläne, die webbasiert mit einem sicheren Passwort versehen sind, das nur der Schulgemeinschaft gegenüber bekannt gemacht wird.

§ 24 Berliner Lehrkräfte-Unterrichts-Schul-Datenbank(1) Im Fachverfahren nach § 64a Absatz 1 des Schulgesetzes werden die in Anlage 1 zu dieser Verordnung aufgeführten personenbezogenen Daten durch die Schulaufsichtsbehörde als Auftragsverarbeiter der Schulen verarbeitet. Die Schulaufsichtsbehörde setzt als Unterauftragsverarbeiter insbesondere das IT-Dienstleistungszentrum Berlin gemäß § 24 Absatz 1 des E-Government-Gesetzes Berlin vom 30. Mai 2016 (GVBl. S. 282), das zuletzt durch Gesetz vom 27. September 2021 (GVBl. S. 1122) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung ein. Die personenbezogenen Daten werden nur über die besonders gesicherte zentrale Schulverwaltungsumgebung von den Schulen als den Verantwortlichen an den Auftragsverarbeiter übermittelt. Der Auftragsverarbeiter gewährleistet nach Maßgabe des von der jeweiligen Schule mit ihm geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrages im Sinne der Artikel 28 und 29 der Datenschutz-Grundverordnung die Zugangskontrolle zum Rechenzentrum, die Belastbarkeit der Systeme sowie die Integrität, Verfügbarkeit und Vertraulichkeit der Daten. Die verwendete Software protokolliert, ob die Eingabe automatisch oder manuell erfolgt ist, und die Änderungen gespeicherter personenbezogener Daten unter Speicherung von Zeitstempel und Nutzerbezeichnung.(2) Die Schulen als für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten Verantwortliche halten den Datenbestand aktuell und berichtigen Fehler. Die Schulen schließen beim Anschluss an das Fachverfahren nach § 64a Absatz 1 des Schulgesetzes mit dem Auftragsverarbeiter eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung entsprechend den Artikeln 28 und 29 der Datenschutz-Grundverordnung.(3) Innerhalb einer Schule obliegt der Schulleiterin oder dem Schulleiter die Wahrnehmung folgender Aufgaben:1. Durchführung des Berechtigungsmanagements gemäß § 64a Absatz 6 Satz 2 bis 4 des Schulgesetzes,2. Erfüllung von Auskunftsansprüchen einer betroffenen Person bezüglich der Speicherung ihrer Daten im Fachverfahren nach § 64a Absatz 1 des Schulgesetzes gemäß § 16 des Berliner Datenschutzgesetzes in Verbindung mit § 64 Absatz 6 des Schulgesetzes,3. Ausübung des Weisungsrechts gemäß Artikel 29 der Datenschutz-Grundverordnung gegenüber dem Auftragsverarbeiter.(4) Durch technisch-organisatorische Maßnahmen wird gewährleistet, dass für Zwecke der Schulstatistik nur die in § 27 Absatz 4 und 5 genannten Schülermerkmale exportiert werden können. Hierfür gewährt die für das Fachverfahren nach § 64a Absatz 1 des Schulgesetzes zuständige Stelle der Schulaufsichtsbehörde der für Schulstatistik zuständigen Stelle der Schulaufsichtsbehörde eine ausschließlich für schulstatistische Zwecke zur Verfügung gestellte Ansicht auf die im Fachverfahren nach § 64a Absatz 1 des Schulgesetzes gespeicherten schülerbezogenen Merkmale. Ein direkter Zugriff der für Schulstatistik zuständigen Stelle der Schulaufsichtsbehörde auf die Datenbank des Fachverfahrens nach § 64a Absatz 1 ist ausgeschlossen.

§ 25 Identitätsmanagement(1) Von den im Fachverfahren nach § 64a Absatz 1 des Schulgesetzes gemäß Anlage 1 zu dieser Verordnung verarbeiteten personenbezogenen Daten der Schülerinnen und Schüler sowie der schulischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dürfen die in Anlage 2 zu dieser Verordnung aufgeführten personenbezogenen Daten an das Fachverfahren nach § 64c Absatz 1 des Schulgesetzes übermittelt werden.(2) Erfolgt zur Durchführung der Authentifizierung eine Auftragsverarbeitung durch Dritte, dürfen an diese nur pseudonymisierte Daten übermittelt werden, sofern nicht im Hinblick auf die Funktionsfähigkeit des vom Auftragsverarbeiter zur Verfügung gestellten Dienstes die Übermittlung von nicht-pseudonymisierten personenbezogenen Daten erforderlich ist.(3) Durch technisch-organisatorische Maßnahmen ist zu gewährleisten, dass keine Übermittlung personenbezogener Daten zwischen den an das Identitätsmanagement angeschlossenen digitalen Diensten erfolgt. Die angeschlossenen Dienste verwenden unterschiedliche, im Identitätsmanagement hinterlegte und nicht miteinander in Beziehung stehende Identifikationen, sodass eine Zuordnung eines Nutzenden nur dem Identitätsmanagement möglich ist. Sofern dies bei bestimmten Daten im Hinblick auf die Funktionsfähigkeit der angeschlossenen Dienste nicht möglich ist, ist eine Übermittlung vertraglich auszuschließen.(4) Der Schulleiterin oder dem Schulleiter obliegt die Freigabe eines an das Identitätsmanagement angeschlossenen Dienstes für die Schule. Die Freigabe der Nutzerinnen und Nutzer der jeweiligen Schule erfolgt durch eine von der Schulleiterin oder dem Schulleiter beauftragte Person.

§ 26 Schulpsychologische und Inklusionspädagogische Beratungs- und Unterstützungszentren(1) Die Inanspruchnahme von Beratung, Unterstützung und Diagnostik sowie die Teilnahme an Tests auf Grundlage von § 107 Absatz 2 Satz 1 Nummer 1 bis 5 des Schulgesetzes (Tätigkeit des Schulpsychologischen Dienstes im Fachbereich Schulpsychologie) und die Inanspruchnahme von Leistungen nach § 107 Absatz 3 Nummer 2 (individuelle pädagogische und sonderpädagogische Diagnostik und Beratung durch den Fachbereich Inklusionspädagogik) sind freiwillig. Für die Verarbeitung personenbezogener Daten, insbesondere durch Anlage einer Akte oder Übermittlung der Daten an Dritte, ist eine auf die konkrete Verarbeitung bezogene Einwilligung der betroffenen Person gemäß § 3 erforderlich. Wird keine Einwilligung erteilt, erfolgt eine Beratung ohne Verarbeitung personenbezogener Daten der betroffenen Person.(2) Für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von Tätigkeiten auf Grundlage von § 107 Absatz 3 Nummer 3 bis 5 des Schulgesetzes ist keine Einwilligung der betroffenen Person erforderlich.(3) Bei Tätigkeiten auf Grundlage von § 107 Absatz 2 Satz 1 Nummer 4 des Schulgesetzes (Präventionsberatung und -unterstützung), § 107 Absatz 2 Satz 2 des Schulgesetzes (systembezogene Beratung und Unterstützung) und § 107 Absatz 3 Nummer 1 des Schulgesetzes (systemische Inklusionsberatung und -unterstützung) sind Befragungen oder ähnliche Erhebungen an Schulen anonymisiert durchzuführen, soweit dadurch der Zweck der Erhebung nicht beeinträchtigt wird. Werden zur Sicherung der Aussagekraft oder Repräsentativität der Ergebnisse personenbezogene Daten erhoben, ist das Ausmaß der Erhebung auf das notwendige Minimum zu beschränken und sind die personenbezogenen Daten frühestmöglich zu löschen.(4) Werden personenbezogene Daten, die auf Grundlage des § 107 des Schulgesetzes verarbeitet werden, digital gespeichert, erfolgt eine Verarbeitung auf dienstlichen Geräten, die über die Informations- und Kommunikationsinfrastruktur des Trägers der Schulpsychologischen und Inklusionspädagogischen Beratungs- und Unterstützungszentren oder einen besonders gesicherten Teil des Landesnetzes mit dem Internet verbunden sind. Die Kenntnisnahme Unbefugter ist nach dem Stand der Technik auszuschließen.(5) Schülerbezogene Akten der Schulpsychologischen und Inklusionspädagogischen Beratungs- und Unterstützungszentren sind in der Regel bis zum Ablauf des Schuljahres aufzubewahren, in dem die betroffene Person das 21. Lebensjahr vollenden würde. Nach Ablauf der Frist sind die Akten jahrgangsweise zu vernichten.

§ 27 Schulstatistik(1) Zu den Aufgaben der Statistikstelle in der für das Schulwesen zuständigen Senatsverwaltung gehört es insbesondere,1. die statistischen Einzelangaben und Daten von den Schulen und den Schulbehörden zu erheben, auf ihre Plausibilität zu prüfen und statistisch aufzubereiten,2. die Ergebnisse bereitzustellen und zu veröffentlichen sowie dem Amt für Statistik Berlin-Brandenburg, dem statistischen Bundesamt und der Kultusministerkonferenz zu übermitteln,3. die Grundsätze der Neutralität, Objektivität und wissenschaftlichen Unabhängigkeit bei der Erfassung, Aufbereitung, Darstellung und Analyse zu wahren sowie die Erhebungsmethoden verbindlich festzulegen,4. die statistische Geheimhaltung nach § 16 des Landesstatistikgesetzes vom 9. Dezember 1992 (GVBl. S. 365), das zuletzt durch Artikel 50 des Gesetzes vom 12. Oktober 2020 (GVBl. S. 807) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung sicherzustellen,5. Daten, die auf Grund eines Gesetzes für andere als statistische Zwecke erhoben oder im Schulbetrieb auf gesetzlicher Grundlage für andere Zwecke erzeugt worden sind, auf Anforderung der für das Schulwesen zuständigen Senatsverwaltung als Statistiken im Verwaltungsvollzug im Sinne von § 4 Absatz 3 des Landesstatistikgesetzes für die in Absatz 2 genannten Zwecke aufzubereiten und6. ein Verzeichnis der einzelnen Statistiken der Schulstatistik einschließlich der Statistiken im Verwaltungsvollzug zu führen und zu veröffentlichen.(2) Für Zwecke der Schulverwaltung und der Schulaufsicht erstellt die für das Schulwesen zuständige Senatsverwaltung Statistiken (Schulstatistik als Landesstatistik). Die Statistikstelle der für das Schulwesen zuständigen Senatsverwaltung führt jährlich folgende Erhebungen durch:1. Erfassung aller Schülerinnen und Schüler allgemeinbildender Schulen Berlins vier Wochen nach dem Ende der Sommerferien, wobei Schulanfängerinnen und Schulanfänger sowie Schülerinnen und Schüler in Willkommensklassen besonders ausgewiesen werden,2. Erfassung aller Schülerinnen und Schüler beruflicher Schulen Berlins in der ersten Oktoberwoche, wobei Schülerinnen und Schüler in Willkommensklassen besonders ausgewiesen werden,3. Voraberhebung zur Ausbildungsplatzsituation durch Erfassung aller Schülerinnen und Schüler des ersten Ausbildungsjahres sowie der zu Beginn des Schuljahres neu aufgenommenen Schülerinnen und Schüler beruflicher Schulen zwei Wochen nach dem Ende der Sommerferien,4. Erfassung der Teilnehmenden an allgemeinbildenden Lehrgängen der Einrichtungen des Zweiten Bildungswegs am 1. November mit zusätzlicher Erhebung in der Mitte des darauffolgenden Februars,5. Erfassung der Schülerinnen und Schüler, die Abendlehrgänge an beruflichen Schulen besuchen, in der ersten Oktoberwoche,6. Erfassung der die Schule verlassenden Schülerinnen und Schüler zum 31. Juli unter den Gesichtspunkten erreichter Abschluss im Vergleich zu Förderprognose der Grundschule und Geburtsjahr.(3) Für die Erstellung der auf Schülerinnen und Schüler bezogenen Statistiken dürfen nur solche schülerbezogenen Merkmale erhoben und verarbeitet werden, die in Absatz 6 und 7 oder einer anderen Rechtsvorschrift aufgeführt sind, sofern dies für die Durchführung der jeweiligen Erhebung erforderlich ist. Weitere schul- und unterrichtsbezogene Einzeldaten können als Statistiken im Verwaltungsvollzug im Sinne von § 2 Absatz 1 Satz 2 Nummer 4 des Landesstatistikgesetzes von den Schulen oder der für das Schulwesen zuständigen Senatsverwaltung, bei denen oder bei der die Daten anfallen oder vorliegen, verarbeitet werden. Sofern der Zweck der jeweiligen Erhebung nicht beeinträchtigt wird, sind die von den Schulen zu übermittelnden Erhebungsmerkmale vor Übermittlung an die Schulaufsichtsbehörde zu pseudonymisieren oder zu aggregieren.(4) Die Statistikstelle der Schulaufsichtsbehörde erhebt von den Schulen unter Verwendung eines standardisierten Online-Fragebogens Summenangaben der Schülerinnen und Schüler einer Klasse oder einer Jahrgangsstufe. Die ausgefüllten Online-Fragebögen werden in dem Fachverfahren nach § 64a Absatz 1 des Schulgesetzes gespeichert. Die Statistikstelle der Schulaufsichtsbehörde darf auf die gespeicherten Online-Fragebögen zugreifen, um sie statistisch aufzubereiten.(5) Anstelle der durch die Schulen nach Absatz 4 auszufüllenden Online-Fragebögen darf die Statistikstelle die Einzelangaben zu Schülerinnen und Schülern im Wege des Verfahrens nach § 24 Absatz 4 aus dem Fachverfahren nach § 64a Absatz 1 des Schulgesetzes entnehmen und statistisch aufbereiten.(6) Schülerbezogene Erhebungsmerkmale der Schulstatistik sind:1. Geburtsmonat und -jahr,2. Geburtsland (Staat),3. bei nichtdeutschem Geburtsland das Jahr des Zuzuges nach Deutschland,4. Geschlecht,5. Wohnort (Ortsteil),6. Staatsangehörigkeit,7. Erstsprachen,8. Lernmittelzuzahlungsbefreiung gemäß § 50 Absatz 2 Satz 2 des Schulgesetzes und § 7 der Lernmittelverordnung vom 16. Dezember 2010 (GVBl. S. 662), die zuletzt durch Artikel 4 der Verordnung vom 3. August 2018 (GVBl. S. 506) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung; für Jahrgangsstufen, für die keine gesetzliche Lernmittelzuzahlungspflicht besteht, ersatzweise Anspruchsberechtigung für Leistungen aus dem Bildungs- und Teilhabepaket gemäß §§ 28 und 29 des Zweiten Buches Sozialgesetzbuch, § 6b des Bundeskindergeldgesetzes in der Fassung der Bekanntmachung vom 28. Januar 2009 (BGBl. I S. 142, 3177), das zuletzt durch Artikel 10 des Gesetzes vom 16. Dezember 2022 (BGBl. I S. 2328) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung, §§ 34 und 34a des Zwölften Buches Sozialgesetzbuch sowie § 3 Absatz 4 des Asylbewerberleistungsgesetzes in der Fassung der Bekanntmachung vom 5. August 1997 (BGBl. I S. 2022), das zuletzt durch Artikel 4 des Gesetzes vom 23. Mai 2022 (BGBl. I S. 760) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung,9. sonderpädagogischer Förderbedarf,10. Unterrichtsfächer und Lernfelder,11. Teilnahme an anderen schulischen oder schulisch initiierten Angeboten wie zum Beispiel Ganztagsbetreuung, Betriebspraktikum und Religionsunterricht,12. Status und Organisation des Unterrichts wie zum Beispiel Wahlpflichtunterricht, Arbeitsgemeinschaften, Förderunterricht und Klassenteilung,13. Angaben zur Schullaufbahn,14. überregionale Herkunft bei Neuzugängen,15. Ausbildungsberuf, Ausbildungsschwerpunkt, beruflicher Bildungsgang und Sitz des Ausbildungsbetriebes.(7) Schülerbezogene Erhebungshilfsmerkmale sind die Schulnummer und die Klassen- oder Kursbezeichnung. Bei Durchführung des in Absatz 5 in Verbindung mit § 24 Absatz 4 beschriebenen Verfahrens kommt als weiteres Hilfsmerkmal eine interne Zuordnungsnummer hinzu.(8) Die Angaben unterliegen der statistischen Geheimhaltung gemäß § 16 des Landesstatistikgesetzes. Personenbezogene Daten sind nach Maßgabe von § 5 des Landesstatistikgesetzes zu verarbeiten.(9) Die Zusammenführung von Einzelangaben der Schulstatistik mit anderen Angaben für die Herstellung eines Personenbezuges ist untersagt. Die mit der Erstellung der Schulstatistik beauftragte Organisationseinheit in der für das Schulwesen zuständigen Senatsverwaltung ist als Statistikstelle organisatorisch, personell und räumlich von anderen Organisationseinheiten getrennt zu halten.

§ 28 Übergang in den Beruf(1) Die Verarbeitung personenbezogener Daten von Schülerinnen und Schülern, die eine Schule im Land Berlin besuchen, im Rahmen der Beratung beim Übergang in den Beruf erfolgt durch von der Schulleitung beauftragte Personen. Zur Unterstützung bei der Wahl des Bildungsganges und zur Organisation von Bewerbungsverfahren um Plätze an beruflichen und anderen Schulen der Sekundarstufe II dürfen die in Absatz 2 genannten personenbezogenen Daten mit Einwilligung der betroffenen Person in einer von der Schulaufsichtsbehörde betriebenen Datenbank verarbeitet werden.(2) In der Datenbank gemäß Absatz 1 Satz 2 werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:1. Name,2. Geburtsdatum,3. Anschrift,4. Telefonnummer,5. E-Mail-Adresse,6. Zeitpunkt, Beteiligte, Verlauf und Ergebnisse der Beratungsgespräche einschließlich Ziele der zu beratenden Person,7. Dokumentation einer erteilten Einwilligung in die Offenlegung der Beratungsdokumentation im Rahmen der Jugendsozialarbeit gemäß § 13 Absatz 2 des Achten Buches Sozialgesetzbuch, jeweils gesondert gegenüber der zuständigen Agentur für Arbeit, dem zuständigen Jobcenter und dem zuständigen Jugendamt.(3) Unter der Bezeichnung Jugendberufsagentur Berlin werden die Schulaufsichtsbehörde und einzelne berufliche Schulen jeweils als selbstständige datenverarbeitende Stellen tätig, auch wenn sie miteinander oder mit einer Regionaldirektion der Bundesagentur für Arbeit, einem Jobcenter oder im Rahmen der Jugendsozialarbeit gemäß § 13 Absatz 2 des Achten Buches Sozialgesetzbuch mit einem Jugendamt kooperieren. Die Schulaufsichtsbehörde und die Schulen sind für die Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb ihrer gesetzlichen Zuständigkeit jeweils allein verantwortlich. Die Übermittlung personenbezogener Daten zwischen den in Satz 1 genannten Stellen bedarf der Einwilligung der betroffenen Person, sofern die Übermittlung nicht durch Rechtsvorschrift vorgesehen ist.(4) Die von der Schulaufsichtsbehörde in die Jugendberufsagentur Berlin entsandten Beraterinnen und Berater der beruflichen Schulen sowie die Netzwerkstelle der Jugendberufsagentur Berlin innerhalb der Schulaufsichtsbehörde dürfen auf die personenbezogenen Daten in der Datenbank gemäß Absatz 1 Satz 2 zugreifen, soweit dies zur Erfüllung ihrer dienstlichen Aufgaben, insbesondere der Beratung und Koordination der Vermittlung weiterführender Bildungsangebote, erforderlich ist.(5) Mit Einwilligung der betroffenen Person dürfen die personenbezogenen Daten gemäß Absatz 2 insbesondere übermittelt werden an1. die Schulen, bei denen die betroffene Person eine Bewerbung um einen Schulplatz betreibt, und die Schulen mit einem vergleichbaren Bildungsangebot innerhalb desselben Berufsfeldes sowie2. die in Absatz 2 Nummer 7 aufgeführten Sozialleistungsträger.(6) Die Beratungsdokumentation wird solange gespeichert, bis die betroffene Person das 21. Lebensjahr vollendet hat. Danach wird die Beratungsdokumentation gelöscht, sofern die betroffene Person nicht schriftlich in die weitere Speicherung höchstens bis zur Vollendung des 25. Lebensjahres einwilligt.

§ 29 Inkrafttreten, AußerkrafttretenDiese Verordnung tritt am Tage nach der Verkündung im Gesetz- und Verordnungsblatt für Berlin in Kraft. Gleichzeitig tritt die Schuldatenverordnung vom 13. Oktober 1994 (GVBl. S. 435), die zuletzt durch Verordnung vom 15. September 2010 (GVBl. S. 446) geändert worden ist, außer Kraft.

§ 3 Einwilligung in die Datenverarbeitung(1) Die Einholung einer datenschutzrechtlichen Einwilligung kommt nur dann in Betracht, wenn die Datenverarbeitung nicht ohnehin durch Rechtsvorschrift erlaubt ist und die Einwilligung freiwillig erteilt wird. Unbeschadet des § 64 Absatz 9 Satz 1 in Verbindung mit Absatz 6 Satz 2 Nummer 1 des Schulgesetzes (Übermittlung personenbezogener Daten an sonstige nicht-öffentliche Stellen) wird eine Einwilligung von den Erziehungsberechtigten einer Schülerin oder eines Schülers erteilt, insbesondere soweit personenbezogene Daten der betroffenen Person im Internet veröffentlicht werden sollen. Abweichend von Satz 2 kann die Einwilligung, soweit nicht personenbezogene Daten der betroffenen Person im Internet veröffentlicht werden sollen, ab Vollendung des 14. Lebensjahres auch von der betroffenen Person selbst erteilt werden, wenn schutzwürdige Belange der betroffenen Person wegen der Kategorien der personenbezogenen Daten, wegen der Zwecke der Verarbeitung, wegen der Dauer der Verarbeitung oder wegen ihrer Offenkundigkeit nicht entgegenstehen, die Datenverarbeitung im Interesse der betroffenen Person liegt und eine hinreichende Einsichtsfähigkeit im Hinblick auf die im konkreten Fall bestehenden Folgen, Risiken und Gefahren der Verarbeitung der personenbezogenen Daten vorliegt.(2) Eine im Anwendungsbereich dieser Verordnung einzuholende Einwilligung soll grundsätzlich in Schriftform erfolgen. Im Übrigen ist Artikel 7 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) (ABl. L 119 vom 4.5.2016, S. 1; L 314 vom 22.11.2016, S. 72 und L 127 vom 23.5.2018, S. 2) zu beachten.

§ 4 Verarbeitung personenbezogener Daten durch schulische Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter(1) Lehrkräfte und sonstige schulische Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (schulische Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter) sowie die in der Schulaufsichtsbehörde und der Schulbehörde beschäftigten Personen dürfen die in den Schülerunterlagen enthaltenen personenbezogenen Daten verarbeiten, soweit dies zur Erfüllung der ihnen durch Rechtsvorschrift oder Vertrag zugewiesenen Aufgaben erforderlich ist.(2) Schulische Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Sinne des Absatzes 1 sind auch solche Personen, deren Dienstherr oder Arbeitgeber nicht das Land Berlin ist, sofern diese Personen zu schulischen Zwecken an einer Schule tätig sind. Insbesondere ist die Verarbeitung personenbezogener Daten durch sozialpädagogisch qualifizierte Fachkräfte eines Trägers der freien Jugendhilfe, mit dem die Schule gemäß § 5 Absatz 4 des Schulgesetzes kooperiert, zulässig, soweit dies zur Erfüllung vertraglich zugewiesener Aufgaben erforderlich ist.

§ 5 Einsichts-, Auskunfts- und Aushändigungsrechte(1) Die Rechte der betroffenen Person auf Auskunft gemäß Artikel 15 der Datenschutz-Grundverordnung und auf Einsicht in über die betroffene Person geführte Akten gemäß § 24 Absatz 6 des Berliner Datenschutzgesetzes vom 13. Juni 2018 (GVBl. S. 418), das zuletzt durch Artikel 1 des Gesetzes vom 27. September 2021 (GVBl. S. 1121) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung nehmen die betroffene Person oder deren Erziehungsberechtigte nach Maßgabe der Vorschriften des bürgerlichen Rechts und nach Maßgabe von § 64 Absatz 9 des Schulgesetzes wahr.(2) Die in Absatz 1 genannten Rechte bezüglich der durch eine Schule verarbeiteten personenbezogenen Daten sind bei der Schulleiterin oder dem Schulleiter geltend zu machen.(3) Die in Absatz 1 genannten Rechte können in Bezug auf ein Prüfungsverfahren erst nach dessen Abschluss geltend gemacht werden. Schriftliche Prüfungsarbeiten sind dem Prüfling auf Antrag, frühestens jedoch fünf Jahre nach Abschluss der Prüfung, auszuhändigen.

§ 6 Grundsätze zu Schülerunterlagen(1) Personenbezogene Daten von Schülerinnen und Schülern, deren Verarbeitung in der Schule für die Unterrichts- und Erziehungsarbeit sowie für die notwendigen Verwaltungsarbeiten erforderlich ist, dürfen insbesondere in den Unterlagen über Schülerinnen und Schüler (Schülerunterlagen) nach Maßgabe dieses Abschnitts verarbeitet werden.(2) Folgende Schülerunterlagen werden an der Schule geführt:1. an allgemeinbildenden Schulen Schülerbögen (§ 7); anstelle dessen an beruflichen Schulen Schülerpersonalblätter (§ 8 Absatz 1 und 2) und an Einrichtungen des Zweiten Bildungswegs Schülerakten (§ 8 Absatz 1 und 3),2. Schülerkarteien (§ 9),3. Klassenbücher (§ 10 Absatz 1); bei Kursunterricht anstelle dessen Kursbücher und Anwesenheitsnachweise (§ 10 Absatz 2 und 3),4. bei Förderunterricht in der Grundschule das Unterrichtsbuch für Fördermaßnahmen (§ 11),5. in der gymnasialen Oberstufe Akten der Oberstufenkoordinierenden und an beruflichen Gymnasien Akten der Abteilungsleiterin oder des Abteilungsleiters (§ 12),6. bei sonderpädagogischem Förderbedarf sonderpädagogische Förderbögen (§ 13),7. in Schulen mit Ganztagsbetrieb oder ergänzender Förderung und Betreuung im Sinne von § 19 Absatz 6 des Schulgesetzes Akten des pädagogischen Fachpersonals (§ 14).(3) Schülerunterlagen können im Ermessen der Schule sowohl in Papierform nach Maßgabe des Absatzes 4 als auch in digitaler Form nach Maßgabe des Absatzes 5 geführt werden, sofern in den §§ 7 bis 14 nichts Abweichendes geregelt ist. Schülerunterlagen sind vertraulich zu behandeln und durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor unberechtigtem Zugriff zu schützen. Die Schülerunterlagen sind stets auf dem aktuellen Stand zu halten.(4) Bei Führung in Papierform bewahrt die aktenführende Person die Schülerunterlagen für Unbefugte unzugänglich auf.(5) Bei Führung in digitaler Form speichert die aktenführende Person die Schülerunterlagen in einer für Unbefugte nicht zugänglichen Form. In regelmäßigen Abständen wird eine Sicherheitskopie in digitaler Form oder als Ausdruck erstellt. Die Vorgaben der Artikel 25 und 32 der Datenschutz-Grundverordnung sowie des § 26 des Berliner Datenschutzgesetzes sind insbesondere durch folgende Maßnahmen einzuhalten:1. Erfolgt die Verarbeitung durch einen Auftragsverarbeiter, ist dieser sorgfältig gemäß Artikel 28 Absatz 1 der Datenschutz-Grundverordnung auszuwählen. Die Auftragsverarbeitung erfolgt ausschließlich und vollständig in dem Gebiet des Europäischen Wirtschaftsraumes. Über die Auftragsverarbeitung ist ein Vertrag gemäß Artikel 28 und 29 der Datenschutz-Grundverordnung abzuschließen.2. Ein Rollen- und Berechtigungskonzept ist zu erstellen und umzusetzen.3. Der Zugang zu digital geführten Schülerunterlagen ist nur zulässig mit einem dienstlichen digitalen Endgerät gemäß § 17.4. Die Authentifizierung der Nutzerin oder des Nutzers erfolgt mittels einer Kombination von mindestens zwei verschiedenen und unabhängigen Komponenten (Zwei-Faktor-Authentifizierung).(6) Die Aufsicht über die Führung der Schülerunterlagen und die Entscheidung über Aufnahme oder Entfernung von Unterlagen in Zweifelsfällen obliegt der Schulleiterin oder dem Schulleiter. Sie oder er ist berechtigt, selbst Eintragungen vorzunehmen.(7) Schulische Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dürfen die Schülerunterlagen einer Schülerin oder eines Schülers, die oder den sie selbst unterrichten, fördern oder betreuen, einsehen, soweit dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist. Das Recht auf Einsichtnahme durch die zuständige Schulaufsichtsbehörde oder die zuständige Schulbehörde bleibt unberührt. Die Einsichtnahme durch Personen, die nicht dem in Satz 1 oder 2 genannten Personenkreis angehören, ist in der jeweiligen Schülerunterlage zu vermerken. Ist eine begrenzte Einsicht nicht möglich, weil sich benötigte und nicht benötigte Angaben nicht trennen lassen, sind von der die jeweilige Unterlage führenden Person die erforderlichen Auskünfte zu erteilen.(8) Ersatzschulen führen Unterlagen über ihre Schülerinnen und Schüler sowie den Unterricht, die den in Absatz 2 genannten Schülerunterlagen gleichwertig sind. Gleichwertig sind Unterlagen, wenn sie die Dokumentation des Lernerfolgs insbesondere im Hinblick auf einen Schulwechsel gewährleisten. Abweichend von Satz 1 führen Ersatzschulen sonderpädagogische Förderbögen nach den Anforderungen des § 13. Abweichend von Satz 1 führen anerkannte Ersatzschulen Akten der Oberstufenkoordinierenden nach den Anforderungen des § 12. Für Ersatzschulen gelten die §§ 15 und 16 entsprechend.

§ 7 Schülerbögen(1) Der Schülerbogen soll die Lern- und Leistungsentwicklung der Schülerin oder des Schülers dokumentieren und zum besseren Verständnis der Persönlichkeit beitragen. Er dient zugleich als Unterlage für die Zusammenarbeit zwischen der Schule und den Erziehungsberechtigten. Angaben über die persönlichen und häuslichen Verhältnisse dürfen nur dann aufgenommen werden, wenn sie im Zusammenhang der schulischen Entwicklung von Bedeutung sind.(2) Der Schülerbogen enthält folgende personenbezogene Daten:1. die Stammdaten der Schülerin oder des Schülers gemäß Abschnitt A I. 1. der Anlage 1 zu dieser Verordnung mit Ausnahme der Konfession,2. die Namen und Kontaktdaten der Erziehungsberechtigten sowie die Kontaktdaten einer zusätzlichen Person für den Notfall,3. die Schullaufbahn- und Organisationsdaten gemäß Abschnitt A II. der Anlage 1 zu dieser Verordnung,4. die Leistungsdaten der Schülerin oder des Schülers gemäß Abschnitt B der Anlage 1 zu dieser Verordnung,5. Angaben zu übereigneten oder zum leihweisen Gebrauch überlassenen Lernmitteln,6. einen Vermerk über die Vorlage eines Nachweises im Sinne von § 20 Absatz 9 Satz 1 des Infektionsschutzgesetzes vom 20. Juli 2000 (BGBl. I S. 1045), das zuletzt durch Artikel 8b des Gesetzes vom 20. Dezember 2022 (BGBl. I S. 2793) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung, nicht jedoch den Nachweis an sich oder eine Kopie hiervon,7. einen Hinweis auf die Anlage eines sonderpädagogischen Förderbogens.(3) Außerdem sind Bestandteile des Schülerbogens die sich auf die Schülerin oder den Schüler beziehenden in der Schule angefertigten Unterlagen, insbesondere Zeugnisausdrucke, die Bildungsgangempfehlung oder die Förderprognose und die Dokumentation des Beratungsgespräches in der Grundschule, die Dokumentation der Maßnahmen und Ergebnisse lernprozessbegleitender Beobachtung und Analyse, unterrichtsfachbezogene Dokumentationen der individuellen Kompetenzentwicklung, Förderpläne oder Maßnahmen zum Nachteilsausgleich, Unterlagen über gewährten Notenschutz sowie über Erziehungs- und Ordnungsmaßnahmen.(4) Vermerke über Kontakte mit den Erziehungsberechtigten und Einrichtungen, die die Schülerin oder den Schüler betreut oder aufgenommen haben, sowie der die Schülerin oder den Schüler betreffende Schriftverkehr oder die Ausdrucke elektronischer Korrespondenz sind Bestandteile des Schülerbogens, sofern die darin enthaltenen Informationen für die pädagogische Arbeit einschließlich der Zusammenarbeit mit den Erziehungsberechtigten und der Kooperation mit freien Trägern der Jugendhilfe oder für die Organisation des Schulbetriebs für die Dauer von voraussichtlich mindestens einem Schulhalbjahr benötigt werden.(5) Die Schülerbögen werden von der Klassenlehrkraft oder der Oberstufentutorin oder dem Oberstufentutor geführt.

§ 8 Schülerpersonalblätter, Schülerakten(1) Schülerpersonalblätter und Schülerakten dienen der Dokumentation des individuellen Bildungswegs als Grundlage für die bedarfsgerechte pädagogische Unterstützung und die Zeugniserstellung.(2) Das an beruflichen Schulen geführte Schülerpersonalblatt enthält folgende personenbezogene Daten:1. die Stammdaten der Schülerin oder des Schülers gemäß Abschnitt A I. 1. der Anlage 1 zu dieser Verordnung mit Ausnahme der Konfession,2. die Namen und Kontaktdaten der Erziehungsberechtigten sowie die Kontaktdaten einer zusätzlichen Person für den Notfall,3. die Schullaufbahn- und Organisationsdaten gemäß Abschnitt A II. der Anlage 1 zu dieser Verordnung,4. die Leistungsdaten gemäß Abschnitt B der Anlage 1 zu dieser Verordnung,5. Angaben zu übereigneten oder zum Gebrauch überlassenen Lernmitteln,6. wenn die Schule oder das Oberstufenzentrum überwiegend von minderjährigen Schülerinnen und Schülern besucht wird, die Angabe, dass und wann ein Nachweis im Sinne von § 20 Absatz 9 Satz 1 des Infektionsschutzgesetzes vorgelegt wurde, nicht jedoch den Nachweis an sich oder eine Kopie hiervon,7. einen Hinweis auf die Anlage eines sonderpädagogischen Förderbogens,8. Name, Anschrift und Telefonnummer des Ausbildungsbetriebes,9. Kopien der Zeugnisse aus der allgemein bildenden Schule, die über den dort erreichten Abschluss oder das Leistungsbild beim Schulabgang sowie über Art und Umfang des besuchten Fremdsprachenunterrichts Aufschluss geben,10. Angaben zu beruflicher Vorbildung oder Tätigkeit,11. den Tag der Aufnahme in die berufliche Schule (Schulart oder Bildungsgang),12. die Bezeichnung fortbestehenden sonderpädagogischen oder sonstigen Förderbedarfs oder den Grad und die Art einer Behinderung im Sinne von § 2 des Neunten Buches Sozialgesetzbuch vom 23. Dezember 2016 (BGBl. I S. 3234), das zuletzt durch Artikel 4 des Gesetzes vom 20. Dezember 2022 (BGBl. I S. 2560) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung, soweit für den Bildungsgang relevant,13. Zwischenzeugnisse und andere, für den Bildungsgang jeweils vorgeschriebene Nachweise, insbesondere über absolvierte Praktika,14. das Abgangszeugnis des Bildungsgangs,15. das schulische Abschlusszeugnis,16. die Meldung zur Zwischen- und Abschlussprüfung der für die Berufsausbildung zuständigen Stelle sowie den Termin und das Ergebnis der jeweiligen Prüfung.§ 7 Absatz 3 und 4 gilt entsprechend.(3) Die an Einrichtungen des Zweiten Bildungswegs geführte Schülerakte enthält folgende personenbezogene Daten:1. Name, Vorname, Geburtsdatum, Anschrift, Staatsangehörigkeiten und Telefonnummer der Schülerin oder des Schülers,2. den Tag der Aufnahme,3. den angestrebten Abschluss und die besuchten Klassen oder Kurse,4. Angaben zu zum leihweisen Gebrauch überlassenen Lernmitteln,5. Zwischenzeugnisse und das Abschluss- oder Abgangszeugnis.(4) § 7 Absatz 5 gilt entsprechend.

§ 9 Schülerkarteien(1) Die Schülerkartei dient der schnellen Ermittlung der für die laufenden Verwaltungsgeschäfte erforderlichen Informationen. Zu den laufenden Verwaltungsgeschäften gehört auch die Wahrnehmung der Aufsichtspflicht gemäß § 51 des Schulgesetzes und der Fürsorgepflicht gemäß § 4 Absatz 5 des Schulgesetzes.(2) Die Schülerkartei enthält folgende personenbezogene Daten:1. Name und Anschrift der Schülerin oder des Schülers,2. die insbesondere für die Organisation des Schulbetriebs benötigten Schullaufbahndaten des Schülerbogens oder der an seine Stelle tretenden Unterlagen,3. Name, Anschrift und Telefonnummer von Personen oder Einrichtungen, die bei einem Notfall verständigt werden sollen,4. die Religionszugehörigkeit,5. die Teilnahme am Religions- oder Weltanschauungsunterricht,6. die Teilnahme an freiwilligen Arbeitsgemeinschaften oder Kursen,7. die Praxisstelle oder der Ausbildungsbetrieb,8. für die Wahrnehmung der Fürsorgepflicht der Schule erforderliche Gesundheitsdaten wie insbesondere Allergien oder chronische Erkrankungen zur Vermeidung von Notfällen und zur zielgerichteten Information der in Notfällen helfenden Personen.(3) Die Schülerkartei wird von der Schulleiterin oder dem Schulleiter und den ihrer oder seiner Weisung unterliegenden Verwaltungskräften geführt.(4) Karteien oder Listen für besondere, insbesondere zeitlich begrenzte Verwendungszwecke wie zum Beispiel einzelne schulische Veranstaltungen dürfen nur die dafür erforderlichen Informationen enthalten. Daten aus der Schülerkartei gemäß Absatz 2 dürfen übernommen werden. Karteien oder Listen nach Satz 1 werden von der Schulleiterin oder dem Schulleiter oder der zuständigen Lehrkraft geführt. Sie sind zu vernichten, wenn sie für die Erfüllung des besonderen Verwendungszwecks nicht mehr erforderlich sind.(5) Bei Führung der Schülerkartei nach Absatz 1 in digitaler Form wird abweichend von § 6 Absatz 5 Satz 2 die Sicherheitskopie stets als Ausdruck erstellt.

§ 12 Automatisierte Sammlungen(1) Schülerunterlagen mit Ausnahme der sonderpädagogischen Förderbögen dürfen auch ganz oder teilweise als automatisierte Sammlungen geführt werden. Sonderpädagogische Förderzentren dürfen zum Zwecke der Bedarfsplanung und Koordinierung automatisierte personenbezogene Schülerlisten nach den Förderschwerpunkten der Sonderpädagogikverordnung vom 19. Januar 2005 (GVBl. S. 57), ergänzt um den quantitativen Förderbedarf, verarbeiten. (2) Automatisierte Sammlungen dürfen nur die in den §§ 2 bis 6 genannten Angaben enthalten. Für die Löschung der Daten gilt § 11 entsprechend. (3) Die Einrichtung automatisierter Sammlungen darf nur vom Schulleiter angeordnet werden. In der Anordnung sind der Zweck der Sammlung sowie Art und Umfang der zu speichernden Informationen festzulegen. (4) Verantwortlich für die automatisierte Verarbeitung ist der Klassenlehrer, Kerngruppenleiter, Oberstufentutor oder pädagogische Koordinator. Die auftragsgemäße Verarbeitung der Informationen durch andere Lehrer oder schulische Mitarbeiter ist nur im Rahmen der Weisungen des zuständigen Lehrers zulässig. (5) Die erforderliche Meldung zum Dateienregister beim Berliner Datenschutzbeauftragten ist vom Bezirksamt vorzunehmen, bei nachgeordneten Schulen der Hauptverwaltung von dieser. (6) Personenbezogene Daten von Schülern oder Erziehungsberechtigten dürfen nur mit Zustimmung des Schulleiters auf privaten Datenverarbeitungsgeräten verarbeitet werden; ausgeschlossen hiervon sind Daten, die in besonderem Maße das Persönlichkeitsrecht berühren. Der Schuldatenschutzbeauftragte ist zuvor zu hören. Die Zustimmung darf nur erteilt werden, wenn der Betreiber des Geräts schriftlich zugesichert hat, dem Berliner Datenschutzbeauftragten die Wahrnehmung seiner Kontrollaufgaben zu ermöglichen. Leistungsdaten von Schülern dürfen für die Dauer eines Schuljahres (Semesters, Kurses), in der gymnasialen Oberstufe für die Dauer des Kurssystems gespeichert werden. Sie sind unmittelbar nach Zeugnisausdruck nichtelektronisch zu dokumentieren und dann zu löschen. Verhaltensdaten von Schülern dürfen nur zum Ausdrucken von Zeugnissen vorübergehend gespeichert werden; sie sind danach unverzüglich zu löschen.

§ 15 Sonderpädagogisches Gutachten(1) Soweit die Schulaufsichtsbehörde zur Feststellung eines sonderpädagogischen Förderbedarfs eine Sonderpädagogin oder einen Sonderpädagogen mit der Erstellung eines sonderpädagogischen Gutachtens beauftragt, darf sie oder er die zur Erstellung eines Gutachtens erforderlichen sonderpädagogischen, medizinischen und psychologischen Daten entsprechend ihrer oder seiner Aufgaben nach der Sonderpädagogikverordnung verarbeiten.(2) Wird kein sonderpädagogischer Förderbedarf festgestellt, werden die Anträge mit den dazu gehörenden Unterlagen beim zuständigen Sonderpädagogischen Förderzentrum während der Dauer der allgemeinen Schulpflicht aufbewahrt. Innerhalb dieser Zeit können sie bei einem erneuten Verfahren zur Feststellung von sonderpädagogischem Förderbedarf mit herangezogen werden. Zur sonstigen Einsichtnahme ist außer den Betroffenen nur die Schulaufsicht befugt. Ein Hinweis auf die Unterlagen und deren Aufbewahrungsort ist in den Schülerbogen aufzunehmen. (3) Gutachten und Unterlagen des Schulpsychologischen Dienstes, des Jugendgesundheitsdienstes sowie anderer psychosozialer Dienste, die nicht Bestandteil des Fördergutachtens sind, werden bei diesen Diensten aufbewahrt.

§ 16 Schulstatistik(1) Die für das Schulwesen zuständige Senatsverwaltung führt die Schulstatistik. Der Umfang der schülerbezogenen Erhebungsmerkmale ist auf die nach dieser Verordnung und die nach der Lernmittelverordnung vom 3. Juli 2003 (GVBl. S. 270), zuletzt geändert durch Verordnung vom 28. Januar 2005 (GVBl. S. 137), zulässigerweise zu erhebenden Daten beschränkt. (2) Die Schulen übermitteln der für das Schulwesen zuständigen Senatsverwaltung für statistische Zwecke pro Erhebung höchstens zweimal jährlich Einzelangaben der Schüler. Die Übermittlung ist nur ohne die Hilfsmerkmale Name, Tag der Geburt und genaue Anschrift zulässig. Die Schulnummer und die Klassen- oder Kursbezeichnung dürfen zur Zuordnung der Einzelangaben verwendet werden. (3) Schülerbezogene Merkmale der Schulstatistik sind: 1. Geburtsmonat und -jahr,2. Geburtsland (Staat),3. bei nichtdeutschem Geburtsland das Jahr des Zuzuges nach Deutschland,4. Geschlecht,5. Wohnort (Ortsteil),6. Staatsangehörigkeit,7. Kommunikationssprache in der Familie,8. Status als Aussiedler,9. sonderpädagogischer Förderbedarf,10. Unterrichtsfächer,11. Teilnahme an anderen schulischen oder schulisch initiierten Angeboten (zum Beispiel Ganztagsbetreuung, Betriebspraktikum),12. Status und Organisation des Unterrichts (zum Beispiel Wahlpflichtunterricht, Arbeitsgemeinschaften, Förderunterricht, Klassenteilung),13. Angaben zur Schullaufbahn,14. überregionale Herkunft bei Neuzugängern,15. Ausbildungsberuf, Ausbildungsschwerpunkt, beruflicher Bildungsgang, Sitz des Ausbildungsbetriebes und16. Befreiung von der Verpflichtung zur Zahlung eines Eigenanteils für die Beschaffung der erforderlichen Lernmittel im Sinne von § 50 Abs. 2 Satz 2 des Schulgesetzes. Das in Satz 1 Nr. 16 genannte Merkmal ist durch die Schulleiterin oder den Schulleiter zu erheben. Sie oder er kann diese Aufgabe ausschließlich auf eine schulische Mitarbeiterin oder einen schulischen Mitarbeiter übertragen, die oder der ohnehin Kenntnis von diesem Merkmal hat. (4) Die Angaben unterliegen der statistischen Geheimhaltung gemäß § 16 des Landesstatistikgesetzes vom 9. Dezember 1992 (GVBl. S. 365). (5) Die Zusammenführung von Einzelangaben der Schulstatistik mit anderen Angaben für die Herstellung eines Personenbezuges ist untersagt. Die mit der Erstellung der Schulstatistik beauftragte Organisationseinheit in der für das Schulwesen zuständigen Senatsverwaltung ist als Statistikstelle organisatorisch, personell und räumlich von anderen Organisationseinheiten zu trennen.

§ 6 Akten des pädagogischen Koordinators der gymnasialen OberstufeDer pädagogische Koordinator führt über jeden von ihm betreuten Schüler besondere Akten, aus denen Informationen über absolvierte Kurse, Leistungen in den Kursen, Kursplanungen des Schülers, Beratung in bezug auf die Kursplanung sowie weitere nach den Bestimmungen der Verordnung über die gymnasiale Oberstufe vom 26. April 1984 (GVBl. S. 723, 1170), zuletzt geändert durch Verordnung vom 18. März 2004 (GVBl. S. 180), erforderliche Informationen über die Schullaufbahn in der gymnasialen Oberstufe und das Abitur ersichtlich sind.

§ 7 Sonderpädagogischer Förderbogen(1) Der sonderpädagogische Förderbogen ergänzt den Schülerbogen um die Unterlagen, die sich aus der Behinderung und dem daraus resultierenden sonderpädagogischen Förderbedarf des Schülers ergeben. Er ist Grundlage für behinderungsspezifische Fördermaßnahmen, das Feststellungsverfahren und die notwendige Förderplanung. Er ist unabhängig von der Art der Beschulung zu führen, solange ein sonderpädagogischer Förderbedarf besteht. (2) Bei gemeinsamem Unterricht von Schülern mit und ohne sonderpädagogischem Förderbedarf wird der sonderpädagogische Förderbogen beim Sonderpädagogischen Förderzentrum, im Übrigen bei den Sonderschulen (Grund- und Oberschulen mit sonderpädagogischem Schwerpunkt) geführt. Die allgemeine Schule erhält bei gemeinsamem Unterricht aus dem sonderpädagogischen Förderbogen Abschriften des Ergebnisses des Verfahrens zur Feststellung des sonderpädagogischen Förderbedarfs (Bescheid) einschließlich eines gegebenenfalls eingeholten sonderpädagogischen Gutachtens, des individuellen Förderplanes und seiner Fortentwicklung sowie erforderliche Hinweise auf besondere Gesundheitsrücksichten. Der sonderpädagogische Förderbogen wird von dem für die sonderpädagogische Förderung zuständigen Lehrer geführt. Seine Führung wird von dem Leiter des Sonderpädagogischen Förderzentrums bzw. dem Schulleiter der Sonderschule kontrolliert. (3) Der sonderpädagogische Förderbogen gibt Auskunft über den individuellen Förderbedarf des Schülers sowie insbesondere über 1. die Entscheidung der Schulaufsicht zur Feststellung des sonderpädagogischen Förderbedarfs und zur Organisationsform der sonderpädagogischen Förderung,2. die für die schulische Entwicklung erforderlichen schul- und fachärztlichen Hinweise,3. die Förderpläne zur Unterstützung der individuellen Entwicklung,4. die vom Schüler erreichten und zu erwartenden individuellen Lern- und Erziehungsziele. Ihm sind ein gegebenenfalls eingeholtes sonderpädagogisches Gutachten zu Umfang, Grad und Art des sonderpädagogischen Förderbedarfs beizufügen. Zur Dokumentation des Verfahrens zur Feststellung des sonderpädagogischen Förderbedarfs sowie zur Anlage des sonderpädagogischen Förderbogens sind einheitliche Vordrucke der für das Schulwesen zuständigen Senatsverwaltung zu verwenden. (4) Beim Einsatz von Ambulanzlehrern und bei der Tätigkeit von Lehrern als Begleiter und Übergangshelfer werden zusätzlich Unterrichtsbücher als Nachweis über Art, Inhalt und Umfang der Förderung geführt. Sie sind getrennt vom Schülerbogen aufzubewahren. (5) Im übrigen gilt § 2 entsprechend.

§ 8 Akten der Sozialpädagogen(1) Informationen über Schüler, die im Zusammenhang mit der außerunterrichtlichen Betreuung von Sozialpädagogen an Schulen mit Ganztagsbetrieb gesammelt werden, sind in besondere Akten getrennt vom Schülerbogen aufzunehmen. Diese Akten werden von dem Sozialpädagogen geführt, der den Schüler betreut. (2) Die Verwendung personenbezogener Daten zur Erfüllung von Aufsichts- und Kontrollaufgaben ist zulässig, soweit sie zur Erfüllung dieser Aufgaben erforderlich ist. Diese Daten dürfen nur zur jeweiligen Aufsichts- und Kontrollmaßnahme verwendet werden. Im übrigen gilt § 65 des Achten Buches Sozialgesetzbuch in der Fassung vom 8. Dezember 1998 (BGBl. I S. 3546), zuletzt geändert durch Artikel 1 des Gesetzes vom 8. September 2005 (BGBl. I S. 2729), entsprechend.

§ 1 Schülerunterlagen(1) Informationen über Schüler und den Unterricht, die in der Schule über einen längeren Zeitraum für die Unterrichts- und Erziehungsarbeit sowie für die notwendigen Verwaltungsarbeiten benötigt werden, sind schriftlich festzuhalten. (2) Schulen im Sinne dieser Verordnung sind auch Einrichtungen des Zweiten Bildungsweges nach § 40 des Schulgesetzes, Schülerinnen und Schüler auch Hörerinnen und Hörer sowie Kollegiaten. Schulen sind datenverarbeitende Stellen im Sinne des § 4 Abs. 3 Nr. 1 des Berliner Datenschutzgesetzes in der Fassung vom 17. Dezember 1990 (GVBl. 1991 S. 16, 54), zuletzt geändert durch Artikel V des Gesetzes vom 2. Oktober 2003 (GVBl. S. 486). (3) Folgende Unterlagen werden in der Schule geführt: 1. Schülerbögen,2. Schülerkarteien,3. Klassenbücher. (4) Dazu kommen 1. bei Kursunterricht Kursbücher oder Kurs- und Anwesenheitsnachweise,2. bei Förderunterricht in der Grundschule Unterrichtsbücher,3. in der gymnasialen Oberstufe die Akten des pädagogischen Koordinators,4. bei sonderpädagogischem Förderbedarf sonderpädagogische Förderbögen,5. in Schulen mit Ganztagsbetrieb zusätzliche, von den Sozialpädagogen geführte Akten. (5) In den berufsbildenden Schulen einschließlich der Fachschulen treten an die Stelle der Schülerbögen die Schülerpersonalblätter, in den Einrichtungen des Zweiten Bildungsweges die Schülerakten. In der Gesamtschule treten an die Stelle der Klassenbücher die Kerngruppenbücher.

§ 11 Aufbewahrungsfristen(1) Die Aufbewahrungsdauer beträgt für 1. die Schülerbögen, die Schülerpersonalblätter, die Schülerakten, die sonderpädagogischen Förderbögen und die Akten der Sozialpädagogen zwei Jahre; sie endet jedoch nicht vor Ablauf der allgemeinen Schulpflicht,2. die Akten des pädagogischen Koordinators zwei Jahre oder, wenn der Schüler vor dem Abitur die Schule verläßt, fünf Jahre,3. die Schülerkarteien ein Jahr,4. die Klassen- oder Kerngruppenbücher, die Kursbücher und die Unterrichtsbücher für Fördermaßnahmen drei Jahre,5. die Kurs- und Anwesenheitsnachweise (gymnasiale Oberstufe) fünf Jahre. Die Frist beginnt für die in Satz 1 Nr. 1 bis 3 genannten Unterlagen mit Ablauf des Schuljahres, in dem der Schüler die Schule verlassen hat, die die Unterlagen angelegt hat. Die Frist für die übrigen Unterlagen beginnt mit Ablauf des Schuljahres, für das sie angelegt worden sind. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen sind die Unterlagen zu vernichten. (2) Auf Antrag der Erziehungsberechtigten oder volljähriger Schüler ist zu prüfen, ob im Schülerbogen oder sonderpädagogischen Förderbogen festgehaltene Informationen noch benötigt werden. Unterlagen über Ordnungsmaßnahmen werden in der Regel nach Ablauf von drei Schuljahren nicht mehr benötigt, wenn danach keine weiteren Ordnungsmaßnahmen ergriffen worden sind. Begründungen für Fehlzeiten sind nur bis zum Ablauf des Schuljahres aufzubewahren, das auf das Schuljahr folgt, in dem die Fehlzeiten aufgetreten sind. (3) Die Empfehlung zum Schulanfang wird nur bis zum Ende der Klassenstufe 6, das Gutachten für den Übergang in die Oberschule bis zum Ende der Klassenstufe 10 aufbewahrt. (4) Sind in der Vergangenheit Durchschriften von Abgangs- und Abschlußzeugnissen nicht gefertigt worden, so sind die Unterlagen, mit deren Hilfe der Schulbesuch nachgewiesen werden kann, abweichend von Absatz 1 fünfzig Jahre aufzubewahren; dies gilt nicht für etwaige zu diesen Unterlagen genommene Anlagen.

§ 2 Schülerbogen(1) Der Schülerbogen soll zum besseren Verständnis der Persönlichkeit des Schülers beitragen und dient zugleich als Unterlage für die Zusammenarbeit zwischen Schule und Elternhaus. Angaben über die persönlichen und häuslichen Verhältnisse des Schülers dürfen nur dann aufgenommen werden, wenn sie im Zusammenhang mit seiner schulischen Entwicklung von Bedeutung sind. (2) Der Schülerbogen enthält folgende Angaben: 1. Name,2. Vornamen,3. Geschlecht,4. Geburtsdatum, Geburtsort und -land (Staat),5. bei nichtdeutschem Geburtsland das Jahr des Zuzuges nach Deutschland,6. Staatsangehörigkeit,7. Kommunikationssprache in der Familie,8. Status als Aussiedler,9. Anschrift,10. Telefonnummer,11. Name, Vornamen, Anschrift und Telefonnummer der oder des Erziehungsberechtigten,12. Beginn der Schulpflicht,13. Angaben über die Schullaufbahn in der allgemein bildenden Schule,14. Vermerke über Kontakte mit den Erziehungsberechtigten und Einrichtungen, die die Schülerin oder den Schüler betreuen, sowie15. übereignete oder zum Gebrauch überlassene Lernmittel. (3) Das Merkmal Aussiedler ist beim Wegfall des Förderbedarfs, spätestens jedoch vier Jahre nach Zuzug zu löschen. (4) Die über den Schüler in der Schule entstandenen Unterlagen werden bei dem Schülerbogen aufbewahrt, insbesondere Zeugnisabschriften, Empfehlung zum Schulanfang, Oberschulempfehlung, Unterlagen über das Verhalten des Schülers in der Schule einschließlich etwaiger Erziehungs- und Ordnungsmaßnahmen. Darüber hinaus wird dort der den Schüler betreffende Schriftverkehr gesammelt. Der sonderpädagogische Förderbogen bzw. die der allgemeinen Schule davon überlassenen Kopien sind getrennt vom Schülerbogen aufzubewahren. (5) Schülerbögen werden vom Klassenlehrer, Kerngruppenleiter oder Oberstufentutor geführt. Der Schulleiter kontrolliert die Führung der Schülerbögen, entscheidet im Zweifelsfall, ob eine Eintragung vorgenommen oder Unterlagen zum Schülerbogen genommen werden sollen, und ist berechtigt, selbst Eintragungen vorzunehmen.

§ 5 Klassenbücher und vergleichbare Unterlagen(1) Klassenbücher, Kerngruppenbücher und die in § 1 Abs. 4 Nr. 1 und 2 genannten Unterlagen enthalten Namen und Geburtsdaten der Schüler, Stundenplan, unterrichtende Lehrer, erteilten Unterricht (einschließlich der Angaben über Unterrichtsausfälle und besondere Veranstaltungen), Fehlzeiten von Schülern (einschließlich Verspätungen und Beurlaubungen) sowie besondere Vorkommnisse. Bei Kerngruppenbüchern wird als Anlage ein Anwesenheitsnachweis geführt, in den neben den Fehlzeiten der Schüler in der Kerngruppe auch die Fehlzeiten in den Kursen aufgenommen werden. (2) In der gymnasialen Oberstufe, im Abendgymnasium und in Kollegs werden vom Oberstufentutor gesonderte Anwesenheitsnachweise geführt. Sie enthalten Name, Anschrift, Telefonnummer und Staatsangehörigkeit der Schüler und Erziehungsberechtigten sowie den Zeitpunkt des Eintritts in die gymnasiale Oberstufe und Angaben über den Besuch der Kurse. (3) Die Noten der mündlichen, schriftlichen und sonstigen Leistungen sind durch die Lehrkräfte in geeigneter Weise zu dokumentieren.

§ 1 Schülerunterlagen(1) Informationen über Schüler und den Unterricht, die in der Schule über einen längeren Zeitraum für die Unterrichts- und Erziehungsarbeit sowie für die notwendigen Verwaltungsarbeiten benötigt werden, sind schriftlich festzuhalten. (2) Schulen im Sinne dieser Verordnung sind auch Einrichtungen des Zweiten Bildungsweges nach § 40 des Schulgesetzes, Schülerinnen und Schüler auch Hörerinnen und Hörer sowie Kollegiaten. Schulen sind datenverarbeitende Stellen im Sinne des § 4 Abs. 3 Nr. 1 des Berliner Datenschutzgesetzes in der Fassung vom 17. Dezember 1990 (GVBl. 1991 S. 16, 54), zuletzt geändert durch Artikel V des Gesetzes vom 2. Oktober 2003 (GVBl. S. 486). (3) Folgende Unterlagen werden in der Schule geführt: 1. Schülerbögen,2. Schülerkarteien,3. Klassenbücher. (4) Dazu kommen 1. bei Kursunterricht Kursbücher oder Kurs- und Anwesenheitsnachweise,2. bei Förderunterricht in der Grundschule Unterrichtsbücher,3. in der gymnasialen Oberstufe die Akten des pädagogischen Koordinators,4. bei sonderpädagogischem Förderbedarf sonderpädagogische Förderbögen,5. in Schulen mit Ganztagsbetrieb zusätzliche, von den Sozialpädagogen geführte Akten. (5) In den beruflichen Schulen einschließlich der Fachschulen treten an die Stelle der Schülerbögen die Schülerpersonalblätter, in den Einrichtungen des Zweiten Bildungsweges die Schülerakten. In der Gesamtschule treten an die Stelle der Klassenbücher die Kerngruppenbücher.

§ 10 Weitergabe von Schülerunterlagen und Datenübermittlung(1) Schülerunterlagen werden nach Maßgabe der folgenden Absätze an andere Schulen weitergegeben. Sie müssen so versandt werden, daß Unbefugte keine Einsicht erlangen können. (2) Verläßt ein Schüler die Schule, verbleiben die über ihn geführten Schülerunterlagen grundsätzlich bei der bisher besuchten Schule. (3) Innerhalb Berlins wird bei einem Wechsel von einer allgemeinbildenden Schule oder entsprechenden Sonderschule in eine andere allgemeinbildende Schule oder entsprechende Sonderschule der Schülerbogen und der sonderpädagogische Förderbogen übersandt, bei einem Wechsel zwischen beruflichen Schulen ist das Schülerpersonalblatt zu übersenden. Bei einem Wechsel von einer allgemeinbildenden Schule auf eine berufliche Schule ist der aufnehmenden Schule der Stand der Schullaufbahn mitzuteilen; der Schülerbogen ist ihr nur auf Verlangen zur Einsichtnahme zu übersenden. Bei einem Wechsel eines Schülers von einer Sonderschule auf eine allgemeinbildende Schule kann die aufnehmende Schule zusätzlich ein pädagogisches Gutachten über die Eignung des Schülers für die aufnehmende Schule anfordern. Bei einem Wechsel eines Schülers auf eine andere gymnasiale Oberstufe sind der aufnehmenden Schule auf Verlangen die schülerbezogenen Angaben aus den Kurs- und Anwesenheitsnachweisen und den Akten des pädagogischen Koordinators zu übermitteln. (4) Wechselt ein Schüler auf eine öffentliche Schule eines anderen Landes der Bundesrepublik Deutschland, gilt Absatz 3 mit der Maßgabe, daß Unterlagen nur auf Antrag übersandt werden. (5) Beim Wechsel auf anerkannte Privatschulen gelten die Absätze 2 bis 4 entsprechend. (6) Wechselt ein Schüler auf eine Schule im Ausland oder auf eine nicht anerkannte Privatschule, so ist der aufnehmenden Schule auf Antrag ein pädagogisches Gutachten über den Leistungsstand des Schülers zu übersenden. (7) Namen, Anschriften und Telefonnummern der Elternvertreter können an die Erziehungsberechtigten der Schüler ihrer Klasse oder Kerngruppe sowie an den Vorsitzenden der Gesamtelternvertretung weitergegeben werden, wie umgekehrt die des Vorsitzenden an die Elternvertreter.

§ 11 Aufbewahrungsfristen(1) Die Aufbewahrungsdauer beträgt für 1. die Schülerbögen, die Schülerpersonalblätter, die Schülerakten, die sonderpädagogischen Förderbögen und die Akten der Sozialpädagogen zwei Jahre; sie endet jedoch nicht vor Ablauf der allgemeinen Schulpflicht,2. die Akten des pädagogischen Koordinators zwei Jahre oder, wenn der Schüler vor dem Abitur die Schule verläßt, fünf Jahre,3. die Schülerkarteien ein Jahr,4. die Klassen- oder Kerngruppenbücher, die Kursbücher und die Unterrichtsbücher für Fördermaßnahmen drei Jahre,5. die Kurs- und Anwesenheitsnachweise (gymnasiale Oberstufe) fünf Jahre. Die Frist beginnt für die in Satz 1 Nr. 1 bis 3 genannten Unterlagen mit Ablauf des Schuljahres, in dem der Schüler die Schule verlassen hat, die die Unterlagen angelegt hat. Die Frist für die übrigen Unterlagen beginnt mit Ablauf des Schuljahres, für das sie angelegt worden sind. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen sind die Unterlagen zu vernichten. (2) Auf Antrag der Erziehungsberechtigten oder volljähriger Schüler ist zu prüfen, ob im Schülerbogen oder sonderpädagogischen Förderbogen festgehaltene Informationen noch benötigt werden. Unterlagen über Ordnungsmaßnahmen werden in der Regel nach Ablauf von drei Schuljahren nicht mehr benötigt, wenn danach keine weiteren Ordnungsmaßnahmen ergriffen worden sind. Begründungen für Fehlzeiten sind nur bis zum Ablauf des Schuljahres aufzubewahren, das auf das Schuljahr folgt, in dem die Fehlzeiten aufgetreten sind. (3) Die Bildungsgangempfehlung oder die Förderprognose und die Dokumentation des Beratungsgespräches in der Grundschule wird bis zum Ende der Jahrgangsstufe 10 aufbewahrt. (4) Sind in der Vergangenheit Durchschriften von Abgangs- und Abschlußzeugnissen nicht gefertigt worden, so sind die Unterlagen, mit deren Hilfe der Schulbesuch nachgewiesen werden kann, abweichend von Absatz 1 fünfzig Jahre aufzubewahren; dies gilt nicht für etwaige zu diesen Unterlagen genommene Anlagen.

§ 16 Automatisierte Schülerdatei(1) Die Verarbeitung und Nutzung der in § 64a Absatz 2 Satz 1 des Schulgesetzes genannten Daten an den Schulen zum Zwecke der Einrichtung und Führung der automatisierten Schülerdatei ist der Schulleiterin oder dem Schulleiter oder der Stellvertreterin oder dem Stellvertreter vorbehalten. Sie oder er kann diese Aufgabe einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter übertragen, welche oder welcher schriftlich zu benennen ist. (2) Datenverarbeitungsgeräte, welche zur Verarbeitung der in § 64a Absatz 2 Satz 1 des Schulgesetzes genannten Daten in der automatisierten Schülerdatei verwendet werden, dürfen nicht für Lehrzwecke verwendet werden. Diese Datenverarbeitungsgeräte sind von den Lehrzwecken dienenden Geräten getrennt zu halten. Eine Datenübermittlung zwischen diesen Geräten ist nicht zulässig. (3) Zur Sicherstellung, dass die in § 64a Absatz 2 Satz 1 Nummer 12 bis 15 des Schulgesetzes genannten Daten außerhalb der einzelnen Schule nur in nicht-personalisierter aggregierter Form verarbeitet werden können, sind diese Daten in der jeweiligen Schule durch eine spezielle Softwarekomponente, welche von der für das Schulwesen zuständigen Senatsverwaltung gestellt wird, in diese Form zu bringen. Die Übermittlung der in § 64a Absatz 2 Satz 1 Nummer 12 bis 15 des Schulgesetzes genannten Daten an die für die Statistik zuständige Organisationseinheit erfolgt gesondert als eigenständige Teildatei. Eine Zusammenführung dieser Teildatei mit den in der automatisierten Schülerdatei gespeicherten Daten darf nicht erfolgen. Die Möglichkeit der Überprüfung der Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen wird technisch gewährleistet. (4) Die Angaben zur Überwachung und Durchsetzung der Schulpflicht durch die Bezirke (§ 64a Absatz 2 Satz 1 Nummer 8 des Schulgesetzes) beinhalten 1. das Schulbesuchsjahr,2. eine bestehende Befreiung von der Schulbesuchspflicht und den Grund für die Befreiung,3. die von den Schulen an die Bezirke übermittelten Schulversäumnisanzeigen,4. zwangsweise Zuführungen nach § 45 des Schulgesetzes und5. Ordnungswidrigkeiten nach § 126 Absatz 1 Nummer 1 des Schulgesetzes. (5) Die Angaben über die Schulanmeldung (§ 64a Absatz 2 Satz 1 Nummer 10 des Schulgesetzes) beinhalten 1. die sich aus den Ein- und Umschulanträgen ergebenden Erst-, Zweit- und Drittwünsche und2. Daten über die Schülerin oder den Schüler, nach welchen im Fall eines Überschreitens der Aufnahmekapazität der Schule gemäß § 17a Absatz 5, §§ 55a, 56 und 57 des Schulgesetzes eine Auswahlentscheidung getroffen werden kann. (6) Die Angaben über Art und Umfang der außerunterrichtlichen Förderung und Betreuung (§ 64a Absatz 2 Satz 1 Nummer 12 des Schulgesetzes) beinhalten 1. den Abschluss eines Betreuungsvertrages,2. die gewählten Module der ergänzenden Betreuung nach § 19 Absatz 6 des Schulgesetzes und § 4a des Tagesbetreuungskostenbeteiligungsgesetzes in der Fassung der Bekanntmachung vom 23. April 2010 (GVBl. S. 250) in der jeweils geltenden Fassung und3. das Vorliegen der Voraussetzungen für die Gewährung von kindbezogenen Personalzuschlägen nach den Zumessungsrichtlinien für Erzieherinnen und Erzieher. (7) Die Angaben über die Teilnahme an der ärztlichen Schuleingangsuntersuchung, die nichtdeutsche Herkunftssprache sowie die Befreiung von der Zahlung eines Eigenanteils für Lernmittel (§ 64a Absatz 2 Satz 1 Nummer 11, 13 und 14 des Schulgesetzes) beschränken sich auf eine Bejahung oder Verneinung. (8) Die in der Schülerdatei gespeicherten Daten dürfen bei einem Schulwechsel einer Schülerin oder eines Schülers innerhalb Berlins von der abgebenden an die aufnehmende Schule übermittelt werden. (9) Der nach § 16 des Berliner Datenschutzgesetzes in der Fassung der Bekanntmachung vom 17. Dezember 1990 (GVBl. 1991 S. 16, 54), das zuletzt durch Artikel II des Gesetzes vom 30. November 2007 (GVBl. S. 598) geändert worden ist, in Verbindung mit § 64 Absatz 6 des Schulgesetzes bestehende Auskunftsanspruch der Betroffenen über die Speicherung ihrer Daten in der automatisierten Schülerdatei ist der Schulleiterin oder dem Schulleiter gegenüber geltend zu machen.

§ 17 Schulstatistik(1) Die für das Schulwesen zuständige Senatsverwaltung führt die Schulstatistik als Landesstatistik. Der Umfang der schülerbezogenen Erhebungsmerkmale ist auf die nach dieser Verordnung und die nach der Lernmittelverordnung vom 3. Juli 2003 (GVBl. S. 270), zuletzt geändert durch Verordnung vom 28. Januar 2005 (GVBl. S. 137), zulässigerweise zu erhebenden Daten beschränkt. Weitere schul- und unterrichtsbezogene Einzeldaten können als Statistik im Verwaltungsvollzug im Sinne des § 2 Absatz 1 Satz 2 Nummer 4 des Landesstatistikgesetzes vom 9. Dezember 1992 (GVBl. S. 365), das zuletzt durch § 2 des Gesetzes vom 30. März 2006 (GVBl. S. 300) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung von den Schulen oder der für das Schulwesen zuständigen Senatsverwaltung, bei denen oder bei der die Daten anfallen oder vorliegen, geführt werden. (2) Die Schulen übermitteln der für das Schulwesen zuständigen Senatsverwaltung für statistische Zwecke pro Erhebung höchstens zweimal jährlich Einzelangaben der Schüler. Die Übermittlung ist auf diejenigen Einzelangaben beschränkt, welche nicht durch Verwendung der in der automatisierten Schülerdatei gespeicherten Daten verfügbar sind. Die Übermittlung ist nur ohne die Hilfsmerkmale Name, Tag der Geburt und genaue Anschrift zulässig. Die Schulnummer und die Klassen- oder Kursbezeichnung dürfen zur Zuordnung der Einzelangaben verwendet werden. Soweit die Schulstatistik aus der automatisierten Schülerdatei übermittelt wird, ist sie eine Registerstatistik im Sinne des § 2 Absatz 3 Satz 2 des Landesstatistikgesetzes.(3) Schülerbezogene Merkmale der Schulstatistik sind: 1. Geburtsmonat und -jahr,2. Geburtsland (Staat),3. bei nichtdeutschem Geburtsland das Jahr des Zuzuges nach Deutschland,4. Geschlecht,5. Wohnort (Ortsteil),6. Staatsangehörigkeit,7. nichtdeutsche Herkunftssprache und Kommunikationssprache in der Familie,8. Status als Aussiedler,9. sonderpädagogischer Förderbedarf,10. Unterrichtsfächer,11. Teilnahme an anderen schulischen oder schulisch initiierten Angeboten (zum Beispiel Ganztagsbetreuung, Betriebspraktikum),12. Status und Organisation des Unterrichts (zum Beispiel Wahlpflichtunterricht, Arbeitsgemeinschaften, Förderunterricht, Klassenteilung),13. Angaben zur Schullaufbahn,14. überregionale Herkunft bei Neuzugängern,15. Ausbildungsberuf, Ausbildungsschwerpunkt, beruflicher Bildungsgang, Sitz des Ausbildungsbetriebes und16. Befreiung von der Verpflichtung zur Zahlung eines Eigenanteils für die Beschaffung der erforderlichen Lernmittel im Sinne von § 50 Abs. 2 Satz 2 des Schulgesetzes. Das in Satz 1 Nr. 16 genannte Merkmal ist durch die Schulleiterin oder den Schulleiter zu erheben. Sie oder er kann diese Aufgabe ausschließlich auf eine schulische Mitarbeiterin oder einen schulischen Mitarbeiter übertragen, die oder der ohnehin Kenntnis von diesem Merkmal hat. (4) Für die Erhebung der in Absatz 1 Satz 2 und Absatz 3 genannten schülerbezogenen Merkmale der Schulstatistik können die in § 64a Absatz 2 Satz 1 Nummer 1 bis 11 und Nummer 16 des Schulgesetzes genannten Daten in pseudonymisierter Form, die in § 64a Absatz 2 Satz 1 Nummer 12 bis 15 des Schulgesetzes genannten Daten in nicht-personalisierter aggregierter Form verarbeitet werden. (5) Die Angaben unterliegen der statistischen Geheimhaltung gemäß § 16 des Landesstatistikgesetzes. (6) Die Zusammenführung von Einzelangaben der Schulstatistik mit anderen Angaben für die Herstellung eines Personenbezuges ist untersagt. Die mit der Erstellung der Schulstatistik beauftragte Organisationseinheit in der für das Schulwesen zuständigen Senatsverwaltung ist als Statistikstelle organisatorisch, personell und räumlich von anderen Organisationseinheiten zu trennen. (7) Aufgabe der Statistikstelle in der für das Schulwesen zuständigen Senatsverwaltung ist es insbesondere, 1. die statistischen Einzelangaben und Daten von den Schulen und den Schulbehörden zu erheben, auf ihre Plausibilität zu prüfen und statistisch aufzubereiten,2. die Ergebnisse bereitzustellen und zu veröffentlichen sowie dem Amt für Statistik Berlin-Brandenburg und der Kultusministerkonferenz zu übermitteln,3. die Grundsätze der Neutralität, Objektivität und wissenschaftlichen Unabhängigkeit bei der Erhebung, Aufbereitung, Darstellung und Analyse zu wahren sowie die Erhebungsmethodiken verbindlich festzulegen,4. die statistische Geheimhaltung nach § 16 des Landesstatistikgesetzes zu sichern und5. ein Verzeichnis der einzelnen Statistiken der Schulstatistik einschließlich eines Merkmalskataloges zu führen und zu veröffentlichen.

§ 18 InkrafttretenDiese Verordnung tritt am Tage nach der Verkündung im Gesetz- und Verordnungsblatt für Berlin in Kraft. Berlin, den 13. Oktober 1994Senatsverwaltung für Schule, Berufsbildung und Sport Jürgen Klemann

§ 2 Schülerbogen(1) Der Schülerbogen soll zum besseren Verständnis der Persönlichkeit des Schülers beitragen und dient zugleich als Unterlage für die Zusammenarbeit zwischen Schule und Elternhaus. Angaben über die persönlichen und häuslichen Verhältnisse des Schülers dürfen nur dann aufgenommen werden, wenn sie im Zusammenhang mit seiner schulischen Entwicklung von Bedeutung sind. (2) Der Schülerbogen enthält folgende Angaben: 1. Name,2. Vornamen,3. Geschlecht,4. Geburtsdatum, Geburtsort und -land (Staat),5. bei nichtdeutschem Geburtsland das Jahr des Zuzuges nach Deutschland,6. Staatsangehörigkeit,7. nichtdeutsche Herkunftssprache und Kommunikationssprache in der Familie,8. Status als Aussiedler,9. Anschrift,10. Telefonnummer,11. Name, Vornamen, Anschrift und Telefonnummer der oder des Erziehungsberechtigten,12. Beginn der Schulpflicht,13. Angaben über die Schullaufbahn in der allgemein bildenden Schule,14. Vermerke über Kontakte mit den Erziehungsberechtigten und Einrichtungen, die die Schülerin oder den Schüler betreuen, sowie15. übereignete oder zum Gebrauch überlassene Lernmittel. (3) Das Merkmal Aussiedler ist beim Wegfall des Förderbedarfs, spätestens jedoch vier Jahre nach Zuzug zu löschen. (4) Die über den Schüler in der Schule entstandenen Unterlagen werden bei dem Schülerbogen aufbewahrt, insbesondere Zeugnisabschriften, Bildungsgangempfehlung oder Förderprognose und Dokumentation des Beratungsgespräches in der Grundschule, Unterlagen über das Verhalten des Schülers in der Schule einschließlich etwaiger Erziehungs- und Ordnungsmaßnahmen. Darüber hinaus wird dort der den Schüler betreffende Schriftverkehr gesammelt. Der sonderpädagogische Förderbogen bzw. die der allgemeinen Schule davon überlassenen Kopien sind getrennt vom Schülerbogen aufzubewahren. (5) Schülerbögen werden vom Klassenlehrer, Kerngruppenleiter oder Oberstufentutor geführt. Der Schulleiter kontrolliert die Führung der Schülerbögen, entscheidet im Zweifelsfall, ob eine Eintragung vorgenommen oder Unterlagen zum Schülerbogen genommen werden sollen, und ist berechtigt, selbst Eintragungen vorzunehmen.

§ 7 Sonderpädagogischer Förderbogen(1) Der sonderpädagogische Förderbogen ergänzt den Schülerbogen um die Unterlagen, die sich aus der Behinderung und dem daraus resultierenden sonderpädagogischen Förderbedarf des Schülers ergeben. Er ist Grundlage für behinderungsspezifische Fördermaßnahmen, das Feststellungsverfahren und die notwendige Förderplanung. Er ist unabhängig von der Art der Beschulung zu führen, solange ein sonderpädagogischer Förderbedarf besteht. (2) Bei gemeinsamem Unterricht von Schülern mit und ohne sonderpädagogischem Förderbedarf wird der sonderpädagogische Förderbogen beim Sonderpädagogischen Förderzentrum, im Übrigen bei den Sonderschulen geführt. Die allgemeine Schule erhält bei gemeinsamem Unterricht aus dem sonderpädagogischen Förderbogen Abschriften des Ergebnisses des Verfahrens zur Feststellung des sonderpädagogischen Förderbedarfs (Bescheid) einschließlich eines gegebenenfalls eingeholten sonderpädagogischen Gutachtens, des individuellen Förderplanes und seiner Fortentwicklung sowie erforderliche Hinweise auf besondere Gesundheitsrücksichten. Der sonderpädagogische Förderbogen wird von dem für die sonderpädagogische Förderung zuständigen Lehrer geführt. Seine Führung wird von dem Leiter des Sonderpädagogischen Förderzentrums bzw. dem Schulleiter der Sonderschule kontrolliert. (3) Der sonderpädagogische Förderbogen gibt Auskunft über den individuellen Förderbedarf des Schülers sowie insbesondere über 1. die Entscheidung der Schulaufsicht zur Feststellung des sonderpädagogischen Förderbedarfs und zur Organisationsform der sonderpädagogischen Förderung,2. die für die schulische Entwicklung erforderlichen schul- und fachärztlichen Hinweise,3. die Förderpläne zur Unterstützung der individuellen Entwicklung,4. die vom Schüler erreichten und zu erwartenden individuellen Lern- und Erziehungsziele. Ihm sind ein gegebenenfalls eingeholtes sonderpädagogisches Gutachten zu Umfang, Grad und Art des sonderpädagogischen Förderbedarfs beizufügen. Zur Dokumentation des Verfahrens zur Feststellung des sonderpädagogischen Förderbedarfs sowie zur Anlage des sonderpädagogischen Förderbogens sind einheitliche Vordrucke der für das Schulwesen zuständigen Senatsverwaltung zu verwenden. (4) Beim Einsatz von Ambulanzlehrern und bei der Tätigkeit von Lehrern als Begleiter und Übergangshelfer werden zusätzlich Unterrichtsbücher als Nachweis über Art, Inhalt und Umfang der Förderung geführt. Sie sind getrennt vom Schülerbogen aufzubewahren. (5) Im übrigen gilt § 2 entsprechend.

Auf Grund des § 5 a Abs. 6 des Schulgesetzes für Berlin in der Fassung vom 20. August 1980 (GVBl. S. 2103), zuletzt geändert durch Artikel XIII des Gesetzes vom 26. Januar 1993 (GVBl. S. 40), wird verordnet:

§ 10 Weitergabe von Schülerunterlagen und Datenübermittlung(1) Schülerunterlagen werden nach Maßgabe der folgenden Absätze an andere Schulen weitergegeben. Sie müssen so versandt werden, daß Unbefugte keine Einsicht erlangen können. (2) Verläßt ein Schüler die Schule, verbleiben die über ihn geführten Schülerunterlagen grundsätzlich bei der bisher besuchten Schule. (3) Innerhalb Berlins wird bei einem Wechsel von einer allgemeinbildenden Schule oder entsprechenden Sonderschule in eine andere allgemeinbildende Schule oder entsprechende Sonderschule der Schülerbogen und der sonderpädagogische Förderbogen übersandt, bei einem Wechsel zwischen berufsbildenden Oberschulen ist das Schülerpersonalblatt zu übersenden. Bei einem Wechsel von einer allgemeinbildenden Schule auf eine berufsbildende Oberschule ist der aufnehmenden Schule der Stand der Schullaufbahn mitzuteilen; der Schülerbogen ist ihr nur auf Verlangen zur Einsichtnahme zu übersenden. Bei einem Wechsel eines Schülers von einer Sonderschule auf eine allgemeinbildende Schule kann die aufnehmende Schule zusätzlich ein pädagogisches Gutachten über die Eignung des Schülers für die aufnehmende Schule anfordern. Bei einem Wechsel eines Schülers auf eine andere gymnasiale Oberstufe sind der aufnehmenden Schule auf Verlangen die schülerbezogenen Angaben aus den Kurs- und Anwesenheitsnachweisen und den Akten des pädagogischen Koordinators zu übermitteln. (4) Wechselt ein Schüler auf eine öffentliche Schule eines anderen Landes der Bundesrepublik Deutschland, gilt Absatz 3 mit der Maßgabe, daß Unterlagen nur auf Antrag übersandt werden. (5) Beim Wechsel auf anerkannte Privatschulen gelten die Absätze 2 bis 4 entsprechend. (6) Wechselt ein Schüler auf eine Schule im Ausland oder auf eine nicht anerkannte Privatschule, so ist der aufnehmenden Schule auf Antrag ein pädagogisches Gutachten über den Leistungsstand des Schülers zu übersenden. (7) Namen, Anschriften und Telefonnummern der Elternvertreter können an die Erziehungsberechtigten der Schüler ihrer Klasse oder Kerngruppe sowie an den Vorsitzenden der Gesamtelternvertretung weitergegeben werden, wie umgekehrt die des Vorsitzenden an die Elternvertreter.

§ 13 Zeugnisse und PrüfungsunterlagenPrüfungsunterlagen sind zehn Jahre nach Abschluß der Prüfung, Durchschriften von Abschluß- oder Abgangszeugnissen und von Zeugnissen über die Teilnahme an Prüfungen sind fünfzig Jahre nach Abschluß des Jahres, in dem sie ausgestellt wurden, aufzubewahren. Nach Ablauf dieser Fristen sind die Unterlagen jahrgangsweise zu vernichten. Schriftliche Prüfungsarbeiten sind den Prüfungsteilnehmern auf Antrag, frühestens jedoch fünf Jahre nach Abschluß der Prüfung, auszuhändigen.

§ 14 Schulpsychologischer Dienst(1) Die vom Schulpsychologischen Dienst erhobenen Daten dürfen ohne Zustimmung des volljährigen Schülers oder - bei einem minderjährigen Schüler - seiner Erziehungsberechtigten nur zu dem Zweck verarbeitet werden, zu dem sie erhoben worden sind. (2) Die bei der schulpsychologischen Tätigkeit anfallenden personenbezogenen Daten unterliegen besonderer Vertraulichkeit und sind entsprechend sicher aufzubewahren. (3) Akten des Schulpsychologischen Dienstes sind bis zum Ablauf von zwei Jahren nach dem Verlassen der Schule aufzubewahren. Diese Frist endet jedoch nicht vor Ablauf der allgemeinen Schulpflicht. Nach Ablauf der Frist sind die Akten zu vernichten.

§ 17 InkrafttretenDiese Verordnung tritt am Tage nach der Verkündung im Gesetz- und Verordnungsblatt für Berlin in Kraft. Berlin, den 13. Oktober 1994Senatsverwaltung für Schule, Berufsbildung und Sport Jürgen Klemann

§ 3 Schülerpersonalblatt, SchülerakteIn das Schülerpersonalblatt sind Name, Anschrift und Telefonnummer des Ausbildungsbetriebes, Angaben zur schulischen Vorbildung, Zeugnisnoten, Bemerkungen auf Zeugnissen und Nachweise über den Schulbesuch aufzunehmen, in die Schülerakte Angaben zur Schullaufbahn (Aufnahme- und Abgangsdatum, besuchte Klassen und Kurse); im übrigen gelten für das Schülerpersonalblatt § 2, für die Schülerakte § 2 Abs. 5 sowie § 4 entsprechend.

§ 4 Schülerkarteien(1) Die Schülerkarteien dienen der schnellen Ermittlung der für die laufenden Verwaltungsgeschäfte erforderlichen Informationen. (2) In die allgemeine Schülerkartei dürfen nur die Adreßdaten und die insbesondere für die Organisation benötigten Schullaufbahndaten des Schülerbogens oder der an seine Stelle tretenden Unterlagen aufgenommen werden sowie Name, Anschrift und Telefonnummer von Personen oder Einrichtungen, die bei einem unvorhersehbaren Ereignis verständigt werden sollen, die Praxisstelle, Religionszugehörigkeit und Teilnahme am Religionsunterricht, Teilnahme an freiwilligen Arbeitsgemeinschaften oder Kursen, gesundheitliche Rücksichten und Versendungsvermerke. (3) Karteien oder Listen für besondere, insbesondere zeitlich begrenzte Verwendungszwecke, dürfen nur die dafür erforderlichen Informationen enthalten; Daten aus der allgemeinen Schülerkartei dürfen übernommen werden.

§ 9 Einsichtnahme in Schülerunterlagen(1) Schülerunterlagen sind so aufzubewahren, daß Unbefugte keine Einsicht erlangen können. (2) Lehrer und sonstige in der Schule und der Schulverwaltung beschäftigte Personen dürfen in sie nur insoweit Einsicht nehmen, als dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist. Die Einsichtnahme anderer Berechtigter als der die jeweilige Unterlage führenden Person ist dort zu vermerken. Ist eine begrenzte Einsicht nicht möglich, weil sich benötigte und nicht benötigte Angaben nicht trennen lassen, so sind von der die jeweilige Unterlage führenden Person die erforderlichen Auskünfte zu erteilen.